Нормативно-методическое регулирование делопроизводства в шахтоуправлении ПУМБ

автоматизация банк управление финансовый

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

–  правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

–  организовать документооборот;

–  обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных, правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности предприятия, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. З аконодательные акты Украины в сфере документации и информации;

2. Указы и распоряжения Президента Украины, постановления Кабинета министров Украины в сфере делопроизводства;

3. Нормативные правовые акты областных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. Национальные классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6. Унифицированные системы документации;

7. Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Документооборот учреждения

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах « движение документов », то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Единицей документооборота является документ.

Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

В ПКМБ документооборот достаточно велик, поэтому объем документооборота достаточно сложно подсчитать хотя бы приблизительно, потому что в частном учреждении учет за данными показателями не такой строгий как на государственном.

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции, служебные записки, акты и т.д.)

. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована его руководителю и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)