Осуществление работы с внутренними документами

 

Основную часть всего документооборота в ПУМБ составляет документопоток внутренней документации. Внутреннюю документацию узкопрофильного характера банка составляют:

–  Устав ПУМБ

–  Изменения №1, вносимые в Устав ПУМБ

–  Положение о порядке созыва и проведения Общего собрания акционеров ПУМБ

–  Положение о Наблюдательном совете ПУМБ

–  Положение о Правлении ПУМБ

–  Положение о Ревизионной комиссии ПУМБ

–  Положение а Кредитном совете ПУМБ

–  Корпоративный кодекс ПУМБ

–  Положение о процедурах, направленных на предотвращение неправомерного использования служебной информации при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

–  Положение о мерах по предотвращению конфликта интересов при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

–  Положение о мерах по предупреждению манипулирования ценами при осуществлении ПУМБ профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг

–  Положение о мерах по снижению рисков, связанных с профессиональной деятельностью ПУМБ на рынке ценных бумаг.

Помимо документов, связанных непосредственно с деятельностью банка, создается организационно-распорядительная документация:

приказы об увольнении или принятии на работу;

приказы о переводе работников в другое отделение;

приказы о предоставлении очередного и бесплатного отпуска;

приказы общего характера по учреждению;

распоряжения Главы / Зам. Главы Правления;

служебные записки;

справки;

должностные инструкции;

документация бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Еще немаловажной внутренней документацией являются электронные письма, бухгалтерские отчеты, которые отправляются высшему руководству.

Характеристика исходящей документации

 

Данное учреждение, как и любой субъект хозяйственной деятельности имеет поток исходящей документации.

ПУМБ создает и отправляет следующие виды исходящей документации:

1. Документы, которые направляются в налоговую инспекцию (квартальные отчеты о финансовой деятельности предприятия, баланс предприятия, формы 1,2,3 бухгалтерского учета, налоговые накладные о выплате каждого налога);

2. Статистические отчеты, которые передаются в областной отдел статистики: ежемесячные, полугодовые, годовые (отчеты по заработной плате, отчет по кадровым вопросам и др.)

3. Письма-ответы на запросы других предприятий или государства.

4. Письма-запросы на предоставление каких-либо услуг.

5. Договоры и контракты, которые банк заключает с другими юридическими и физическими лицами (договоры купли-продажи, договоры о предоставлении услуг и др.)

На рис. 2.1. изображены этапы работы с исходящими документами.

Организация работы с входящей документацией

 

Объем входящей документациивбанке наименьший, по сравнению с внутренним и исходящим документооборотом.

Внешнюю документацию составляют: письма, налоговые накладные, счета, приходные кассовые ордера и др.

Хранение документов

 

Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Система хранения документов в ПУМБ строится следующим образом: на основании организационной структуры банка утверждается классификатор индексов. Оргструктура строится таким образом, чтобы в последующем Классификатор можно было лишь дополнять, а не переделывать заново. Так, например, Главе Правление присваивают индекс 1, а всем его подчиненным (Зам. Главы Правления, главному бухгалтеру и др.) - от 2 до Х.

На основе Классификатора индексов в банке издается номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. Каждая папка номенклатуры дел имеет сбоку наклейку с указанием индекса.

В начале каждого года начинается формирование документов в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в ПУМБ формируются децентрализовано в структурных подразделениях. Номенклатуру дел формируют следующим образом: используют разную служебную информацию, например дату начала дела или порядковый номер тома: 2-1-1-01001/1 - первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, том 1;

-1-1-010104/1 - первый исходящий документ операционного отдела с индексом в номенклатуре 01, дело начато в январе 2004 г.

По истечении 1 года после завершения дел проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив. Однако не все из них поступают на хранение в архив. В архиве хранятся документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет. Документы, имеющие временный срок хранения, хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.