Тема 9. Визит иностранной делегации

Цель практического занятия: изучить процессы встречи делегации, порядок проведения визита вежливости и пресс-конференции.

План занятия:

9.1 Встреча делегации.

9.2 Визит вежливости.

9.3 Пресс-конференция.

Задания:

1. На основании лекционного материала дайте ответы на следующие вопросы:

­ В чем заключаются сущность понятия «дипломатический этикет» в контексте делового общения?

­ В чем заключаются сущность понятия «деловой протокол»?

­ Какие документы, связанные с приемом иностранных гостей, необходимо оформить в ходе приема иностранной делегации?

­ Какие существуют виды программ приема иностранных делегаций?

­ Что означает деловая часть визита? Какие составляющие в нее входят?

2. Деловая игра «Деловой официальный визит иностранной делегации»

Цель: разработка программы делового официального визита зарубежных партнеров по бизнесу с учетом максимального количества этикетных (протокольных) правил и этнокультурной специфики состава делегации.

Ход игры:

1. Разделить аудиторию на несколько групп (5-7 человек), каждая из которых должна придумать название своей фирме, определить профиль деятельности, распределить должностные обязанности и представить свою фирму аудитории.

2. Каждой команде (фирме) получить задание на встречу деловых партнеров из какой-либо страны (по выбору преподавателя, с учетом специфики профиля деятельности фирмы).

3. Уточнить основные понятия («этикет», «протокол», «виды визитов»), определить основные разделы Программы пребывания делегации.

Основные этапы и разделы программы пребывания гостей. Встреча гостей. Размещение (в гостинице). Визит вежливости. Деловая часть визита (беседы, переговоры и т.п.). Приемы (официальные и неофициальные). Завтраки, ланчи, фуршеты, коктейли, обеды, ужины и т.п. Как и чем угостить иностранных гостей. Культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи и т.п.). Подарки и сувениры. Проводы.

4. Разработать Программу пребывания иностранной делегации по следующей схеме:

№ пп	Мероприятие	Когда		Где	Кто присутствует		Необходимая техника, оборудование, дополнительные атрибуты и пр.		Ответственные
I. Встреча в аэропорту (ж/д вокзале)
II. Визит вежливости
III. Основная часть переговоров
IV. Культурная программа
V. Заключительный банкет
VI. Подарки и сувениры
VII. Заключительный банкет
VIII. Отъезд гостей

 

5. Презентовать программу делового официального визита иностранной делегации аудитории (каждая команда).

6. Подвести итоги деловой игры.

3.  Круглый стол.

Тема. Планирование, подготовка и организация переговорного процесса

Стратегическое, тактическое и административное планирование переговоров. Подготовка к переговорам. Переговоры переговорах. Организационные аспекты подготовки к переговорам.

4. Кейс.

Анализируйте и изучайте техники, выстраивайте свою оптимальную стратегию выигрыша, совершенствуйте ее и применяйте на практике.

Кейс № 1. «Уважение к партнеру – залог успешной сделки»

Кейс из личной практики Льва Лестера, консультанта, бизнес-тренера, американского теоретика и практика деловых переговоров.

Российская компания «АвтоДизель» проводила тендер на закупку термических печей, аналогичных тем, которые производила американская компания HOTCROFT. Я выступал в роли представителя американской компании и вылетел в Ярославль для переговоров.

На встрече присутствовали ведущие специалисты завода, профессионалы с многолетним стажем работы. Они более двадцати лет эксплуатировали наше оборудование. Так как в тендере по правилам должны участвовать три компании, американскую сторону пригласили третьей – в дополнение к польской и немецкой фирмам. Вопрос уже был практически решен: победителем должна стать австрийская компания AICHELIN. Уже стояли их подписи в документах, поставщик был выбран.

На встрече мы говорили о нашем оборудовании, об изменениях в технологическом процессе, которые были внедрены за последние годы. Незаметно прошел первый день переговоров.

Вечером я пригласил коллег в престижный ресторан. Мы беседовали в неформальной обстановке, играли в бильярд, разговаривали на разные темы – это было веселое застолье в русских традициях, продолжавшееся до глубокой ночи. Мне очень хотелось заинтересовать их в нашем проекте: я обещал пригласить их в США, чтобы показать современное термическое оборудование, которое применяют аналогичные американские заводы. Я знал, что мнение этих специалистов учитывается в принятии решений, но окончательный «вердикт» выносили другие люди.

На следующий день переговоры шли легко и непринужденно, а к вечеру заключение было согласовано и подписано. Победителем тендера стала американская компания HOTCROFT. Только после этого представители российской компании показали мне предыдущее заключение о несостоявшейся победе австрийской компании.

Я спросил:

– Почему Вы изменили свое решение?

Российские специалисты ответили:

– Вы проявили к нам больше уважения.

Вопрос: В чем была ошибка австрийской фирмы?

Источник: https://premiummanagement.com/blog/iskusstvo-peregovorov

5. Выполните тест для контроля знаний по теме.

1. Какие из приведенных продолжений фразы Вы считаете правильными: “Соблюдение правил протокола…":

а) предопределено принципом суверенного равенства государств;

б) зависит от авторитета государства на международной арене;

в) основывается на принципе взаимности.

2. Договариваясь о предстоящем визите; Вы:

а) назовете сроки визита;

б) предложите зарубежному партнеру назвать удобное для него время;

в) сроки визита определяются по взаимной договоренности.

3. Какая программа визита предназначается для гостей:

а) общая;

б) рабочая;

в) специальная.

4. Чем обусловлен состав лиц; встречающих зарубежную делегацию:

а) характером отношений между партнерами;

б) официальным статусом приезжающего главы делегации;

в) состав лиц не имеет принципиального значения.

5. Как планируется культурная программа визита:

а) по усмотрению хозяев;

б) с учетом пожелания гостей?

в) с учетом пожеланий обеих сторон.

6. Какие подарки вручают членам зарубежной делегации:

а) равноценные;

б) в зависимости от ранга члена делегации;

в) вопрос не принципиален.

7. Когда вручают подарки членам зарубежной делегации:

а) в начале визита;

б) в конце визита;

в) время вручения не принципиально.

8. Какими правилами регулируется количественный и персональный состав делегаций на переговорах:

а) гости имеют преимущество;

б) соблюдается принцип равенства;

в) преимуществом обладает принимающая сторона.

9. Встретить делегацию партнеров по переговорам должен:

а) глава делегации хозяев;

б) заместитель главы делегации хозяев;

в) работник протокольной службы.

10. Выберите из перечисленных вариантов правильный порядок ведения переговоров:

а) каждый из присутствующих вступает в разговор по мере необходимости;

б) до начала переговоров члены делегаций договариваются; кто; когда и о чем будет говорить;

в) переговоры ведут главы делегаций; остальные берут слово после приглашения своего руководителя.

Тема 10. Деловые приемы

Цель практического занятия: изучить порядок и правила проведения деловых приемов.

План занятия:

10.1 Назначение и виды деловых приемов.

10.2 Организация приемов.

10.3 Правила размещения за столом.

10.4 Этика поведения на приемах.

10.5 Правила делового обеда с партнером.

10.6 Правила приема пищи.

10.7 Ошибки деловой женщины и делового мужчины во время приёма.

Задания:

1. На основании лекционного материала дайте ответы на следующие вопросы:

­ В чем заключаются сущность понятия «деловой прием» и как происходит процесс его организации?

­ Какие существуют правила размещения за столом?

­ В чем заключается сущность этичного поведения за столом?

­ Какие существуют правила делового обеда с партнером и приема пищи?

­ Какие существуют ошибки деловой женщины и делового мужчины во время приёма?

2. Практическое задание «Разработка схемы рассадки делегации за столом переговоров.

Рассадка за столом переговоров, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам (рисунок 10.1).

Рисунок 10.1 – Рассадка за столом переговоров (руководители сидят во главе стола)

 

Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам (рисунок 10.2).

 

Рисунок 10.2 – Рассадка за столом переговоров (руководители делегаций сидят в центре, напротив друг друга)

 

Если в переговорах участвуют более двух сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола, согласно схеме, изображенной на рисунке 3.3. Председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.

Наконец, еще один вариант рассадки – когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними – остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон, и за обычный круглый стол усесться невозможно.

Рисунок 10.3 – Рассадка за круглым столом переговоров

(при участии трех сторон)

В рамках выполнения задания необходимо:

1. Составить 3 возможные схемы рассадки делегаций за столом переговоров (рисунки 10.1 – 10.3), в каждой из которых присутствует глава делегации, зам. по финансовым вопросам, зам. по юридическим вопросам, главный инженер (или маркетолог, дизайнер, менеджер и т.п.) и переводчик. Все члены делегаций, кроме переводчиков, мужчины.

2. Защитить свои программы возможные схемы рассадки делегаций за столом переговоров перед аудиторией группы. Формат: доклад и презентация Microsoft Power Point (12-15 слайдов).

3. Практическое задание «Разработка схемы рассадки делегации на торжественном приеме».

Составьте 2 схемы рассадки на торжественном приеме членов двух делегаций и приглашенных гостей в соответствии с рисунком 10.1 и 10.2. Состав делегаций см. в задании 2. Приглашенные гости: руководитель фирмы-партнера (женщина), руководитель отдела принимающей организации (женщина), секретарь директора (женщина).

Рассмотрим варианты схем рассадок на приеме с участием женщин, приведенные на рисунках 10.4 и 10.5.

Рисунок 10.4 – Рассадка на приеме с участием мужчин и женщин, где хозяин с хозяйкой занимают места по центру стола. Места женщин указаны цифрами в скобках

Рисунок 10.5 – Рассадка на приеме с участием мужчин и женщин, где хозяин с хозяйкой занимают места в торцевой части стола. Места женщин указаны цифрами в скобках

 

Источник: Источник: Тарко, Г.Н. Этика делового общения: пособие для практических занятий: / Г.Н. Тарко. – М.: Изд-во МГТУ«МАМИ», 2011. – С. 35–38.

4. Деловая игра «Переговоры как основа дипломатии».

Занятие проходит по следующему сценарию.

Студенческая группа разделятся на две подгруппы.

Каждая из двух подгрупп представляет на переговорах соответствующую сторону: 1-я группа ‒ сторону А и Б, 2-я группа ‒ сторону В и Г.

При этом имеется в виду, что 1-я группа ведет переговоры со 2-й группой.

Первая часть занятия проходит в форме имитации совещания оперативно-дипломатического состава.

На совещании решаются следующие организационные и другие вопросы:

1. Формирование делегации на переговорах: руководитель делегации и его заместитель, члены делегации, советники, секретарь делегации (в делегацию могут быть включены представители других ведомств).

2. Даются конкретные поручения сотрудникам членам делегации в связи с подготовкой к предстоящим переговорам.

При этом имеется в виду, что к очередному занятию соответствующие дипломаты должны представить в письменной форме свои предложения по следующим вопросам:

1. О позиции на переговорах (проект переговорной концепции);

2. Проект директив на переговоры;

3. Предложения по тактике на переговорах - сценарий;

4. Предложения по содержанию досье - список материалов и литературы, предлагаемый для включения в досье;

5. Основные тезисы аргументации по ключевым аспектам предмета переговоров;

6. Проект возможного итогового документа;

7. Проект краткого сообщения для печати;

8. Предложения секретаря делегации по протокольным вопросам (встреча делегации партнера, рассадка в зале заседаний, перерывы на кофе и протокольные мероприятия);

9. Другие возможности поручения по предложению руководителя группы и слушателей.

Вторая часть занятия проводится в форме имитации совещания членов делегации (в том числе от других ведомств).

На совещании заслушиваются и обсуждаются предложения всех дипломатов, подготовленные в соответствии с поручениями, данными на первом занятии.

По итогам обсуждения даются дополнительные поручения по окончательной отработке подготовленных документов с учетом того, что официальные переговоры начинаются на следующем занятии.

Даются также поручения руководителю или соответствующим членам делегации о согласовании с представителями делегации партнера места, времени, предмета и повестки дня переговоров.

Третья часть занятия. Начало официальных переговоров. Имеется в виду, что стороны сделают соответствующие вступительные заявления, проведут взаимное уточнение позиций и зададут друг другу необходимые вопросы, а также, возможно, внесут свои предложения.

При этом руководитель делегации не только выступает сам, но и предоставляет по своему усмотрению слово другим членам своей делегации в целях вовлечения в дискуссию как можно большего числа слушателей.

Четвертая часть занятия. Дискуссионный этан переговоров. На основе прослушанного курса слушатели будут стремиться ввести в оборот всю имеющуюся у них аргументацию (в том числе международно-правовую) в подкрепление своей позиции и использовать возможно более широкий арсенал приемов и методов переговорного процесса в целях реализации задач, предусмотренных имеющимися директивами.

Стадия «тяжелой торговли». Делегации пытаются по возможности вывести друг друга на итоговый документ, предусмотрен формулировок.

Завершение работы. Стороны достигают приемлемой договоренности, окончательно согласовывают и парафируют итоговый документ. Они одобряют сообщение для СМИ и встречаются на протокольном мероприятии (в формате «бокал шампанского»).

Возможные встречи сторон с наблюдателями проходят в межсессионный период или, в случае необходимости, параллельно с двусторонними переговорами.

Все подготовленные в связи с переговорами документы за подписью исполнителя сдаются руководителю группы. При этом имеется в виду, что каждый слушатель в обязательном порядке должен подготовить один из документов. Слушатели, которые остались в ходе подготовки переговоров без конкретных поручений, готовят отчет о переговорах.

5. Выполните тест для контроля знаний по теме.

1. Определите среди перечисленных видов приемов наиболее почетный:

а) “коктейль”;

б) “завтрак”;

в) “бокал шампанского”;

г) “обед”;

д) “шведский стол”;

е) “жур фикс”.

2. Определите среди перечисленных ниже видов приемов приемы с рассадкой:

а) “ужин”;

б) “завтрак”;

в) “бокал шампанского”;

г) “обед”;

д) “а ля фуршет”;

е) “коктейль”.

3. Определите среди перечисленных ниже видов приемов вечерние приемы:

а) “ужин”;

б) “завтрак”;

в) “бокал шампанского”;

г) “обед”;

д) “шведский стол”;

е) “коктейль”.

5. Выберите из перечисленных видов приемов те, на которых время прибытия на прием и ухода с него этикетом не регламентированы:

а) “обед”;

б) “коктейль”;

в) “бокал шампанского”;

г) “завтрак”;

д) “а ля фуршет”;

е) “ужин”.

6. Как приглашают на официальный прием:

а) письменным приглашением;

б) по телефону;

в) визитной карточкой.

7. Получив приглашение на прием, гость обязан:

а) ответить на него, если принимает приглашение;

б) ответить независимо от того, принято ли приглашение;

в) руководствоваться принципом, что правила ответа на приглашение этикетом не регламентированы.

8. Какие места за столом является почетными:

а) слева от хозяина;

б) справа от хозяина;

в) напротив двери;

г) напротив окна;

д) в торце стола.

9. Кто имеет преимущество при равном протокольном статусе в рассадке за столом:

а) иностранные гости;

б) соотечественники;

10. По окончании приема хозяева провожают гостя:

а) до входа в здание;

б) до автомобиля;

в) до того места, где встречали гостя перед началом приема.