Руководитель:  Адмакина О.Н.

ОТЧЕТ ПО САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «IT -архитектура предприятия»

Тема: «Разработка стратегического плана автоматизации компании»

Выполнили студенты гр.437332/0301:                              Лукашова В.А.

                                                                                                  Тарасенко Е.С.

Руководитель:                                                                        Адмакина О.Н.

Санкт-Петербург

2018

СОДЕРЖАНИЕ

Этап 1. Разработка стратегического плана автоматизации компании 1

1.1.Описание цели и задач бизнеса компании 2

2.Описание цели автоматизации, соответствующие целям бизнеса компании 3

3. Выбор способа автоматизации компании 4

3.1. Возможные способы автоматизации 5

Описание существующего в компании способа автоматизации и недостатков данного способа автоматизации для компании

3.3. Выбор подходящего для организации способа автоматизации. 6

 

 

 

Этап 1. Разработка стратегического плана автоматизации компании

 

Описание цели и задач бизнеса компании

DNS — российская компания, владелец розничной сети, специализирующейся на продаже компьютерной, цифровой и бытовой техники, а также производитель компьютеров, ноутбуков, планшетов (сборочное производство). В 1998 году компания DNS открыла свой первый компьютерный магазин в городе Владивосток.

Сеть DNS «закрасила» торговыми точками почти всю карту России, открыв около 700 супермаркетов с ожидаемой в 2013 году выручкой около 130 млрд рублей (в 2012 году — 86,4 млрд рублей). Лишь номинально присутствуя на московском рынке, она почти догнала по оборотам лидера рынка — сеть «М.Видео» с 20-летней историей. Выручка DNS растет быстрее, чем у конкурентов, — на 65% в 2012 году, на 50% в 2013 году, — в основном за счет открытия новых торговых точек. Эксперты оценили, что бизнес DNS может стоить более 18 млрд рублей.

Цель компании - максимально охватить города и населенные пункты для облегчения доступа покупателей к большому выбору качественной техники по низким ценам. Кроме компьютерной и цифровой техники товарами также являются комплектующие, сотовые телефоны, записывающие аудио- и видео-устройства, игры на дистанционном управлении, различные аксессуары к ним от сумок до батареек.

Основная задача всех подразделений федерального офиса, производства и магазинов федеральной розничной сети группы компаний DNS – эффективные продажи и прибыль.

В 2013 году сеть DNS объединяла 700 магазинов компьютерной и цифровой техники в 240 городах России. В основном это торговые точки площадью 300–500 m², также действуют 25 гипермаркетов до 1000 m². Помимо магазинов у компании есть 10 распределительных центров общей площадью 30 000 m², завод компьютеров и ноутбуков в Артёме, а также сборочные производства в Подмосковье (Новая Купавна) и Новосибирске.

Проблема данной компании состоит в том, что единого офиса у DNS нет — 500 человек сидят в четырех помещениях в разных концах Владивостока. Однако в этом году основатели обещают всех соединить в одном помещении. А также растет штат сотрудников, вследствие этого необходимо автоматизировать систему управления кадрами предприятия, чтобы менеджеры по кадрам сокращали до минимума рутинные операции и значительно повышали долю интеллектуального труда в своей работе.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера. Автоматизация проекта будет происходить из собственного бюджета.

Выбор способа автоматизации компании.

Автоматизация по участкам.

Данный способ подразумевает под собой процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь выбирается, если:

§ инвестиционные ресурсы фирмы недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме;

§ существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект;

§ технология производства не позволяют обходиться без автоматизированных систем. Наиболее часто он применяется для автоматизации производственных участков.

Для того чтобы автоматизация по участкам была эффективна необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план должен периодически пересматриваться, например, раз в год.

Приобретение ИС.

Проблема выбора системы автоматизации управления предприятием возникает практически тогда, когда руководство ощущает потребность в современном инструменте управления, но в тоже время не может четко сформулировать основные требования к системе.

Основные требования:

· Выбор возможного поставщика. Самая большая проблема может возникнуть при выборе фирмы- поставщика. На отечественном рынке существует большое количество устойчивых и зарекомендованных компаний, занимающихся разработкой системы автоматизации управления персоналом.

· Поиск информации и удобство работы пользования. Простота и удобство работы с информацией позволяет ускорить поиск необходимой нам ИС. К тому же практично при сравнении. Также количество представляемой информации может косвенно свидетельствует о квалификации компании-разработчика.

· Гибкость системы. Данный фактор является основополагающим при выборе нужной ИС. Отсутствие данного показателя приводит к необходимости постоянно привлекать дорогостоящих специалистов или компании интегратора для настойки системы, что непосредственно снижает финансовую эффективность данной ИС.

· Легкость внедрения. Этот показатель имеет смысл учитывать в том случае, когда предприятие жестко ограничено во временных и денежных рамках. ОАО «DNS» относится к такому предприятию

· Тиражируемость системы. Является весомым показателем, который свидетельствует об уровне продаваемости данной системы автоматизации

 

Покупка готовой ИС.

Покупка готового продукта позволяет минимизировать издержки до внедрения предлагаемой системы автоматизации. До произведения покупки имеется возможность выбора конкретного набора возможностей, которые будут входить в пакет (модуль), и удовлетворяющие требованиям организации. К тому же появляется возможность наглядной демонстрации функциональных возможностей системы автоматизации; высококачественные программы хорошо отлажены. При покупке готового продукта предоставляется полный пакет документации. Последующее обновление не требует больших денежных и временных затрат.

Однако существует ряд недостатков, возникающих при покупке готовой продукции. К ним относится:

o Может не удовлетворять потребностям компании;

o Наличие вероятности, что разработчик прекратит свою деятельность, а соответственно и обслуживание предоставленной им ИС;

o Выбор и оценка готовых решений требует затрат дополнительных ресурсов;

o Ограниченные возможности для решения проблемы.

Немало разработчиков программного обеспечения специализирующихся на определенной отрасли и даже поставляющих информационные системы вместе с компьютерами “под ключ”. По оценкам, около 80% компаний предпочитают покупать программное обеспечение, а не разрабатывать его. Однако и в этом случае организации приходится проходить жизненный цикл разработки системы, за исключением только некоторых шагов физической разработки, связанных с программированием.

Наиболее гибкий подход к приобретению системы - модификация готового программного обеспечения. Он сочетает достоинства других подходов, однако сопровождается и своими рисками, обусловленными тем, что программное обеспечение при этом как бы меняет своего разработчика.

Покупка и доработка ИС

В этом случае покупается ядро системы, а остальное покупается.

Преимущества:

§ покупаемое ядро является отлаженным и законченным компонентом;

§ возможная доработка именно требуемой функциональности;

§ не надо платить за то, что компании не нужно.

Недостатки:

§ необходим отдел информационных технологий;

§ схема эффективна, если объем работ по доведению относительно невелик;

§ часто можно доработать только в рамках информационной модели ядра.

 Аутсорсинг ИС

Использование услуг сторонней организации (outsourcing) - это практика найма сторонней компании для проведения части или всей деятельности организации по обработке своих данных. На практике существуют две разновидности таких услуг.

В одном варианте (mainframe outsourcing agreement) подрядчик нанимает всех или часть служащих клиента, занятых обработкой данных, а затем эксплуатирует всю систему, используя свои компьютеры или компьютеры, купленные у клиента. Такие контракты заключаются на длительное время, обычно на 10 лет. Клиент вносит фиксированную годовую оплату и дополнительные выплаты в зависимости от объемов обработки данных. Благодаря специализации такое сотрудничество оказывается взаимовыгодным.

В другом варианте (client/server outsourcing agreement) организация отдает на обслуживание лишь часть своей деятельности по обработке данных, поручает выполнять какую-то отдельную функцию, например, установку и техническое обслуживание компьютеров, обучение и консультирование обслуживающего персонала или обновление программного и аппаратного обеспечения на регулярной основе. Такие соглашения заключаются на срок до пяти лет и позволяют каждому партнеру сосредоточиться на своих задачах.

Использование услуг сторонней организации - скорее организационный прием, чем решение, касающееся основ ИС. Его преимущества: лучшее использование основных фондов, получение доступа к опыту специализированных компаний и современным технологиям, понижение затрат, сокращение времени разработок, сглаживание проблем сезонности бизнеса, а также проблем роста или сокращения организации. К рискам можно отнести потерю контроля за делегированными функциями, трудность прекращения таких взаимоотношений, их негибкость, потерю исключительных свойств ИС компании.

 

БОСС-Кадровик

 Это автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

       БОСС-Кадровик позволяет:

§ планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

§ производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;

§ вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

§ рекрутинг персонала на вакантные должности;

§ ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права санкционированного доступа к данным и справочникам.

1С: Кадровое агентство

Программа «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» предназначена для повышения достоверности информации о соискателях, сокращения времени обработки данных по специалистам для их трудоустройства, уменьшения трудозатрат на обработку заявок заказчиков агентства. Основные возможности:

1. Работа с кандидатами:

· загрузка и хранения резюме, заполненного на сайте кадрового агентства или полученного по электронной почте (в том числе – распознавание неструктурированного текста, интеграция с системой Resumagic.ru);

· подбор подходящих вакансий из всех, имеющихся в информационной базе.

2. Работа с предприятиями – заказчиками:

· хранение реквизитов и контактных лиц;

· учет договоров и заявок от кандидатов;

· подбор кандидатов, подходящих по параметрами и предпочтениям конкретного заказчика.

3. Хранение истории взаимоотношений «Агентство-Заказчик», «Агентство-Кандидат», «Заказчик-Кандидат».

4. Учет событий, состояний заказчиков, кандидатов, договоров, заявок, резюме.

5. Контроль прохождения испытательного срока кандидатом.

6. Управление работой менеджеров по подбору персонала:

· календарь событий, система напоминаний;

· формирование отчетов о работе менеджеров, состоянии взаимоотношений с заказчиками и кандидатами.

В программу «1С:Предприятие 8. Кадровое агентство» включены подсистемы «Тестирование знаний» и «Психодиагностика».

Реализованы возможности web-сервиса, обеспечивающие интеграцию программы и сайта кадрового агентства. Налажено взаимодействие программы с популярными работными сайтами (SuperJob, HeadHunter, Rabota.ru, Job.ru, Zarplata.ru, Rabota.Mail.ru, MoiKrug.ru).

Отдел Кадров Плюс

ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС - удобная программа для отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость работы отдела кадров. Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников. Внедрение программы существенно снижает время, необходимое на обработку информации и оформление кадровых приказов и документов.

ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС:

1. Сохранение кадровых приказов, отчетов и документов в редактируемых форматах XLS и DOC (MS Office)
2. Совместимость с Open Office

3. Возможность обмена персональными данными по сотруднику с 1С

4. Возможность загрузки данных по сотруднику в базу данных программы из Excel (и обратно)
5. Гибкое штатное расписание:
- без ограничений количества уровней
- возможность включения филиалов с собственной структурой и реквизитами
6. Возможность кадрового учета неограниченного количества организаций в
одной программе
7. График отпусков
8. Возможность хранения внутри программы внешних документов в различных
форматах (Word, Excel, изображения и т.д.).
Например: трудовой договор, должностные инструкции.
Количество документов не ограничено.
9. Табель учета рабочего времени. Автоматически формируется на основании
существующих приказов по сотруднику и его графика работы.
С удобным интерфейсом редактирования и ввода отработанных часов.
Формируются печатные формы Т-12 и Т-13
10. Возможность редактирования табеля сразу по подразделению или всей
организации.
11. Все изменения внесенные в табель сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов
12. Удобный, структурированный журнал приказов
13. Хранение информации о кандидатах и уволенных сотрудников
14. Возможность приема нескольких сотрудников по различным ставкам на одну штатную единицу
15. Возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках
одной организации на различных ставках

Данная программа позволяет решить многие кадровые проблемы, упростить рутинные операции и т.п.

Детализация этапов работ.

Обследование компании.

1.1 Планирование проекта. Топ - менеджеры компании должны сформулировать свои бизнес - цели и стратегию на ближайшие 1-3 года. Это задачи именно высшего руководства. Пока они не дадут своих ответов, всякая автоматизация бесполезна, ибо неясна не только её цель, но цель хозяйственной деятельности предприятия. Думаю, что ни для кого не секрет, что, как правило, цели впервые ясно и четко формулируются как раз в результате этого этапа.

1.2 Предпроектное обследование - некий аудит того, а что, собственно говоря, на предприятии сейчас есть, что делается. Если привлекаются внешние консультанты, это этап первого знакомства с предприятием, который позволяет понять объем задач, дать адекватное предложение по решению, оценить сроки, назвать цены.

1.3 Анализ и проектирование бизнес – структуры предприятия. После понимания задач в бизнесе можно переходить к началу постановки задач на автоматизацию. Кратко, понятно для топ - менеджеров должно быть описано, какие задачи будут автоматизированы и как. В ходе этапа начинается бизнес – моделирование и составляется несколько схем (моделей) «as is». На этом этапе в работе принимают участие топ - менеджеры, ведущие специалисты, начальники подразделений и IT-менеджер.

После завершения предыдущего шага (этапа 1) мы получаем формализованное представление тех целей, которые ставит руководство и тех бизнес - процессов, которые должны привести к достижению этих целей. Обычно это первое системное и реальное представление о структурах предприятия. А значит, почти всегда неоптимальное. На этом этапе в ходе бизнес – моделирования разрабатывается ряд моделей «to be».
Обычно в результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры предприятия либо бизнес - процессов – реструктуризация и реинжиниринг соответственно. В результате этого этапа цели руководства будут сформулированы на языке конкретных функций и задач всех подразделений фирмы.

Проектирование

2.1 Техническое задание (ТЗ). Опираясь на утверждённую постановку (этап 2), можно разрабатывать ТЗ. Иными словами, постановка задачи отвечает на вопрос: "Что надо автоматизировать?", а ТЗ – "Как конкретно надо автоматизировать?". ТЗ представляет собой набор требований со стороны бизнеса к системе и составляется с IT-менеджерами и начальниками отделов – “собственниками бизнес - процессов".
В нём детально описываются все объекты информационной системы, их поведение и т.д. И чем детальнее будет ТЗ, тем лучше!

2.2 Создание концепции информационного решения(архитектуры решения), выбор программной платформы (или платформ).

2.3 Разработка Технического проекта (ТП) на систему автоматизации - это совокупность решений и заданий о том, как требования из ТЗ осуществить при помощи конкретного программного продукта. Это один из самых трудоемких этапов, часто объединяют с разработкой (реализацией решения).

Ввод в действие.

3.1 Реализация программного комплекса. После утверждения ТЗ можно приступать к непосредственной настройке программного комплекса (и программированию, если это требуется). Это дело команды специалистов, знающих выбранное базовое программное обеспечение (команда может быть собственной или внедряющей организации).

3.2 Разработка должностных инструкций. Лучше, чтобы этап 7 и 8 были параллельны. Их задача – подготовка этапа опытной эксплуатации - необходимо обучить пользователей работе с системой (а иногда и с ПК) и выдать им должностные инструкции. Без этого созданная система пропадёт, как бы хороша она не была.

3.3 Обучение пользователей. Совершенно необходимо. В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что сотрудники будут вынуждены работать по-новому. И проблема не только в том, что их нужно поставить в известность о грядущих изменениях и научить работе в новых условиях. Основное, пожалуй, в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам, позитивно настроить коллектив

3.4 Опытная эксплуатация. После кодирования начинается опытная эксплуатация. Это важный этап, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее. Система начинает работать не на бумаге.

3.5 Доработки и промышленная эксплуатация.

 

2. Ресурсное планирование проекта автоматизации

План по кадрам

Целью разработки плана по труду и персоналу является определение рациональной (экономически обоснованной) потребности фирмы в персонале и обеспечение эффективного его использования в планируемом периоде времени. Процесс планирования труда является составной частью тактического планирования. Однако, если планирование материально-вещественных факторов производства не представляет собой трудности, то планирование персонала является наиболее сложным. Основными задачами данного анализа являются:

- оценка обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами;

- оценка эффективности использования трудовых ресурсов.

- планирование повышения квалификации работников предприятия.

- планирование роста и производительности труда

В соответствии с оперативным планом в процессе автоматизации компании ОАО «DNS» будут задействованы следующие специалисты (таб.2):

 

№	Должность	Планируемое количество задействованных сотрудников, чел	Заработная плата, тыс. руб	Финансовые затраты на выплату з/п за период внедрения АСУ
1	IT-специалист	3	20	30
2	Начальник отдела кадров	1	25	20
3	Специалист кадрового отдела	3	15	15
4	Финансовый 1директор	1	40	20
5	Исполнительный директор	1	45	30
6	Специалист аналитического отдела	2	20	10
7	Сотрудник отдела технической поддержки	3	25	20
8	Аутстаф	2		30

Исходя из надобностей, предприятию будет хватать внутренних ресурсов, за исключением специалиста по обучению и одного внешнего аналитика.

Перегруженные ресурсы.

После разработки плана по распределения ресурсов между этапами работ и планом по кадрам,  можно сделать вывод, что сильно перегруженных ресурсов не наблюдается. Однако есть необходимость подключать внешние источники трудовых ресурсов, так как внутренние источники не предполагают наличие данного вида специалистов.

Что касается материальных и финансовых ресурсов, то в данном случае они находятся в оптимальном количестве, необходимом для работы и внедрения «1С: Управление персоналом 8».

Стоимостной анализ проекта

Основные операции	Стоимость, тыс. руб
1С: Управление персоналом 8	70
Предпроектные операции	75
Опытная эксплуатация	15
Обучение персонала	60
Обслуживание ИС	15
Финансовые затраты на оплату з/п сотрудникам	175
Резервный фонд	50
Итого	460

 

 

 

ВЫВОД

 

 В процессе проектирования с помощью MC Project были получены следующие результаты: расходы на ЗП – 325995.79, что менее 600000. Общие расходы на проект – 838187.87млн., что менее 1500000 млн., экономия средств выделенных на проект – 661812,13. Сумма резервного времени составляет 33,95 дней, это 32% от всей длительности проекта. Все ограничения по проекту соблюдены и выполнены.  Оценивая эффективность внедрения автоматизированной системы управления, можно сделать вывод, что она является экономически эффективной, так как не требует больших временных, трудовых и финансовых затрат, что является немаловажным критерием выбора для внедряемой информационной системы.

 

 

 

Рис.1. Статистика проекта

 

Рис.2. Лист задач

 

Рис.3. Лист ресурсов

 

Рис.4. Диаграмма Ганта

 

 

Рис.5. Сетевой график

 

 

Рис.6. Временная шкала

 

ОТЧЕТ ПО САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «IT -архитектура предприятия»

Тема: «Разработка стратегического плана автоматизации компании»

Выполнили студенты гр.437332/0301:                              Лукашова В.А.

                                                                                                  Тарасенко Е.С.

Руководитель:                                                                        Адмакина О.Н.

Санкт-Петербург

2018

СОДЕРЖАНИЕ

Этап 1. Разработка стратегического плана автоматизации компании 1

1.1.Описание цели и задач бизнеса компании 2

2.Описание цели автоматизации, соответствующие целям бизнеса компании 3

3. Выбор способа автоматизации компании 4

3.1. Возможные способы автоматизации 5