Мета заняття: отримати знання про процес клопотання.

Короткий зміст теми заняття:

Процес клопотання

Методика підготовки звернення за допомогою

Переконання донора про допомогу

планування церемонії вручення допомоги.

 

Клопотання - це безпосереднє прохання допомоги та її отримання.

Прохання є найвищою точкою, вершиною, до якої спрямована вся пiдготовча робота бiблiотеки та з якої витiкають усi позитивнi моменти. Вмiння переконати, довести необхiднiсть допомоги, визначити прiоритети є вирiшальними. В залежностi вiд можливостей донора розробляється методика роботи з ним. В Америцi визначається рейтинг донора, тобто його потенцiйнi фiнансовi можливостi. Але це ще тiльки здатнiсть, але не схильнiсть. Можливiсть та бажання дати пожертву виробляє прохач, який добре обiзнаний з фiнансовим становищем донора i визначає попередньо можливу суму пожертви, яка в бесiдi може бути змiнена. Певною мiрою прохач виступає як консультант з оподаткування та планування капiталовкладень. Вiн повинен умiти вiдповiдати на основнi запитання i знати, коли вичерпується його обiзнанiсть та коли потрiбно запросити юриста, щоб довести вигiднiсть допомоги i здiйснити вiрне юридичне оформлення допомоги.

Для потенцiйного донора гарний прохач, хоча спершу є сторонньою людиною, у подальшому стає поважним порадником та другом, який говорить його мовою та розумiє, що вiддати значну частину свого багатства само по собi є мистецтвом зi складними естетичними, моральними та фiлософськими аспектами, не рахуючи чисто фiнансових.

Переконання донора в вигiдностi допомоги саме для нього, добра аргументованiсть є вирiшальними для прийняття рiшення про допомогу.

При зверненнi до українських донорів бібліотекарі враховують, що 4% прибутку, переданi на культуру, знiмаються з суми податку на прибуток, а головне, що вiн може передати цi кошти не безадресно, а знати конкретно, як вони витраченi. Треба пам'ятати, що ми маємо справу з конкретними людьми, а вони для прийняття рiшення про допомогу потребують переконливої мотивацiї.

Не бажано просити кошти на бiблiотеку взагалi, а необхiдно обгрунтовувати конкретну програму або тi кроки, якi бiблiотека вважає першочерговими, якi сприятимуть полiпшенню її роботи i якi будуть важливими для читачiв та суспiльства в цiлому.

Вiд чiткостi i конкретностi, на що просити грошi, залежить рiшення про їх видiлення.

Звернення може бути безпосередньо при бесiдi з донором, а може бути у письмовому виглядi. В першому випадку треба детально пiдготуватися до бесiди, продумати всi аргументи, мотивацiю допомоги i методи переконання донора. В другому випадку до пiдготовки листа-звернення треба пiдходити також дуже серйозно.

Ретельно треба продумати форму звернення, в якому нiколи не просити тiльки для бiблiотеки, а вiднайти аргументи i показати, що це важливо для всього суспiльства. Також бажано продумати, на що конкретно необхiдна допомога, людина повинна знати, на що пiдуть грошi.

Деякi важливi моменти: лист повинен бути коротким, лаконiчним, конкретним, велике значення має i його оформлення. При наявностi комп'ютерної технiки, лазерного принтеру бажано їх використовувати при пiдготовцi листа. Кожен лист повинен бути зверненим до конкретної особи.

Процес клопотання в мiжнароднi фонди вимагає рiзного пiдходу. В залежностi вiд їх вимоги деякi фонди оголошують програми з конкретним строком подання заявок з визначеною формою-подання. Iншi фонди передбачають спочатку зустрiтися або поговорити по телефону з тим, хто буде подавати заявку. Бiльшiсть фондiв вiддає перевагу поданню спочатку листа-запиту з коротким викладенням проекту i описом заявника. Якщо невiдомо, як звертатися, то треба подзвонити у фонд i пояснити суть проекту, пiдготувати i провести зустрiч з представниками фонду, якщо це неможливо, направити до фонду лист-запит з коротким описом проекту та бiблiотеки.

Найбiльш розповсюдженим є лист-звернення. Вiн короткий (1-3 сторiнки) i пояснює, чому саме звертаються до даного фонду, аргументує необхiднiсть проекту i сутнiсть проблеми, яку вiн вирiшує, характеризує мету проекту, його результати, методи виконання та кошторис, а також доводить спроможнiсть бiблiотеки виконати проект, її кадровий потенцiал i коротко характеризує бiблiотеку. Лист-звернення або попередня розмова з вiдповiдальним за бiблiотечнi програми передбачає створення зацiкавленостi у нього в органiзацiї, з ним пiдтримується постiйний зв'язок в ходi подання, розглядання та, можливо, i затвердження проекту.

Навiть в разi непiдтримки проекту з'ясовуються причини вiдмови та визначаються всi прорахунки, щоб у наступному проектi уникнути попереднiх помилок. Постiйний зв'язок з координатором бiблiотечних програм дає змогу органiзацiї в майбутньому стати вiдомою, тобто збiльшує її шанси на успiх.

Кульмiнацiйним моментом роботи з мiжнародними фондами є складання заявки (проекту) на отримання гранту. Найголовнiшим є визначення iдеї, яка б спiвпадала з прiоритетами фонду, вирiшувала б не тiльки проблеми бiблiотеки. Бiльшiсть фондiв, вкладаючи грошi, передбачають якусь вигоду для своєї держави, тому акцентувати треба на вирiшеннi суспiльних проблем, розширеннi доступу до iнформацiї, в т.ч. для науковцiв держави, яка надає допомогу. Наприклад, подано 2 проекти: по створенню в бiблiотецi автоматизованої бази даних читачiв i виданню пластикового квитка з штрих-кодом i по пiдключенню бiблiотеки до мережi Інтернет зі своєю web-сторiнкою або зi своїм web-сервером. У другого проекта бiльше шансiв на успiх, бо вiн сприяє iнформацiйнiй iнтеграцiї, а у першого - менше, бо вирiшує проблеми тiльки окремої бiблiотеки.

Написання проекту - це своєрiдне мистецтво, але є деякi загальнi моменти, якi треба враховувати.

Як при поданнi заявки в фонд, так i при зверненнi до органiзацiй або приватних осiб, важливим моментом є наполегливiсть. Рiдко хто дає грошi зразу. Треба багато звернень до одного донора, повторення їх через певний час. В Америцi говорять, що бiльшiсть людей приймає рiшення про допомогу тому, що їм набридають.

До переконання про необхiднiсть допомоги треба пiдходити iндивiдуально, враховуючи всi попереднi вiзити, детально продумати i знайти влучний момент. Не всi звернення є результативнi, в США на 3-4 клопотання можлива одна допомога. Просять завжди бiльше, нiж можливо реально отримати.

Чому, коли донор може та має бажання дати, потрiбно стiльки таланту для того, щоб зробити його готовим дати? Це залежить вiд оволодiння мистецтвом збирання коштiв на благодiйнi справи, вiд пiдготовленостi кадрiв.

Пiсля згоди донора настає етап передачi допомоги. Треба зробити так, щоб донор це запам'ятав, що спонукатиме його до наступної допомоги.

В США пiдходять до прохання про субсидування капiталом таким чином. Це не рутинне передавання пiдносу або збiр чекiв, а чутлива демократична церемонiя - двостороннє спiлкування, кiнцевою метою якої є збiр коштiв. Проте вона вважається невдалою, якщо цим обмежується, якщо не вдається встановити та закрiпити, посилити тiсний зв'язок мiж бiблiотекою та донором.

Процес отримання допомоги детально продумується в залежностi вiд спонсора i виду допомоги. Вручення можна органiзувати на якомусь зiбраннi бiблiотеки або заходi, який проводиться в її cтiнах, у святковiй обстановцi з запрошенням преси тощо. Це буде першим кроком до наступного етапу.

 

Подайте відповіді на питання:

1. Окресліть ваші дії по переконанню донора

2. Яким чином ви будете приймати допомогу?

Питання для обговорення:

1. Чому, на ваш погляд, допомогу необхідно приймати у відповідній обстановці?

Практичне завдання:

Розробіть лист-звернення до донора.

 

Заняття 12. Опiкунство

Мета заняття: навчитись дякувати за допомогу.

Короткий зміст теми заняття:

Види подяки за допомогу

 

Опікунство - подяка спонсорам та їх залучення до нових пожертв у майбутньому.

Кожна людина бажає, щоб її належним чином вiддячили, i якщо фандрейзинг проводити без цього етапу, то сподiватись на успiх марно. Всi спонсори хочуть знати, як витрачаються кошти, використовується подарована технiка або лiтература. Незалежно вiд розмiру допомоги необхiдно подякувати (листом, особистим дзвiнком).

Система вiддячення планується таким же чином, як i клопотання, i охоплює всiх без винятку донорiв.

Кожен, хто надав допомогу, отримує лист-подяку, пiдписаний керiвником установи. Вiд розмiру вкладу залежить i технiка виконання листа. Для тих, хто дає незначнi внески, листи друкуються на звичайних фiрмових бланках. Але для тих, хто внiс великi суми, виготовляються спецiальнi листи-подяки на комп'ютерi або друкуються типографським засобом. Для тих, хто зробив найбiльшi внески, їх виготовляють за спецiальним замовленням з участю художникiв, дизайнерiв. Дуже розповсюджено в Америцi також виготовлення листiв на шершавому паперi, що вважається бiльш коштовним i який приємно взяти в руки i показати друзям. Також подяка виготовляється i у настiнному варiантi, який бiльшiсть американцiв вiшають на стiну (текст набирається великими лiтерами i має привабливий вигляд).

Заздалегiдь до передачi листа-подяки, який може направлятись поштою, передаватись особисто або в урочистiй обстановцi, обов'язково необхiдним елементом є попередня телефонна розмова, яка є найпершим етапом у вiддяченнi.

Iменем спонсора називають виставку, вiддiл, всю бiблiотеку, для цього виготовляються спецiальнi пам'ятнi дошки, на технiцi або книжках, якi подарованi, робиться напис, хто їх подарував.

“Дякуйте i ще раз дякуйте” - з таким девiзом працюють американцi. Але вони вважають, що дякувати надто часто непристойно, тому треба бути винахiдливим, щоб це сприймалося кожного разу по-рiзному. Щорiчно керiвництво бiблiотеки вшановує найсолiднiших спонсорiв та тих, хто збирав кошти на престижних святах. Методика їх рiзна. Ось деякi приклади. Виготовляються плакати призерiв, де зазначено їхнi прiзвища та наданi суми. До свята закуповуються повiтрянi кулi, забарвленi в усi кольори веселки, якi випускаються в зал, де проводиться свято з музикою, вишуканими стравами, танцями та спiлкуванням. На свята запрошуються вiдомi артисти, спiваки, спортсмени, готується програма з конкурсами i елементами шоу. Для донорiв, якi зробили внески по 10000 доларiв i бiльше, щороку готуються особливi програми, кожного року рiзнi. В Атлантi, наприклад, одного разу їх зiбрали в ротундi, вiдбудованiй компанiєю “Соса-Cola”; iншого - влаштували пiкнiк за мiстом, що закiнчився катанням на мулах у лузi (запрошення було видруковано на кухаревому фартусi i представлене чарiвним поросятком). Наступного разу спонсори будуть першими, хто насолоджуватиметься блиском Променаду, нової споруди, побудованої представництвом компанiї АТ&T в Атлантi для проведення урочистих заходiв. До подiбних вечорiв готуються видання з повним перелiком всiх донорiв i зазначенням суми пожертв вiд найбiльшої до одного долара. Подiбнi перелiки друкуються в газетах, журналах, включаються в друкованi рiчнi звiти для населення.

Бiблiотечна полiтика направлена не тiльки на заохочення донорiв, а й на залучення волонтерiв. Участь бiльшостi з них в програмах бiблiотек по збиранню коштiв пов'язана з тим, що бiблiотеки рiзними формами намагаються показати волонтерам їхню необхiднiсть i висловити вдячнiсть за надану допомогу. Наприклад, в “Настольнiй книзi волонтера” перераховуються конкретнi переваги i можливостi добровільних помiчникiв: придбання нових навичок i конкретного досвiду; розширення свого соцiального горизонту; робота поблизу дому; отримання найновiших книг; цiкаве професiйне спiлкування; замовлення для себе книг у видавництвах зi знижкою; можливiсть користуватись всiма пiльгами штатних працiвникiв; можливiсть користуватися послугами бiблiотеки.

Вiддячення волонтерам проходить на окремих святах або разом з донорами, їм вручаються свiдоцтва, сувенiри тощо. Для жертводавцiв вигадуються рiзнi титули. Проходить нагородження, видача посвiдчень. В залежностi вiд суми пожертви їм видаються посвiдчення та звання: 50$-100$ - члени, понад 100$ - прихильники, 250$ - добродiї, 500$ - фундатори, 1000$ - меценати, понад 1000$ - почеснi фундатори.

Таким чином, до вiддячення донорiв та тих, хто збирає кошти, як в цiлому до всього процесу залучення коштiв на благодiйнi цiлi, пiдходять творчо, з винахiдливiстю, не повторюючись кожного разу.

Цiлий комплекс заходiв проводить Донецька ОУНБ. Лист-подяка - обов'язковий елемент, в незалежностi вiд розмiру допомоги, навiть якщо подарована одна книга. Бiблiотека отримала 7000 книжок з Америки, Канади вiд української дiаспори, i нiхто не залишився без уваги.

В Донецькiй ОУНБ отримана лiтература завжди експонується на спецiальних виставках з повiдомленням, хто її подарував. Щоб кожен, взявши в руку книжку, знав, хто надав можливiсть її читати, на кожнiй подарованiй книзi ставиться печатка: “подаровано” i дописується, вiд кого i звiдки надiйшла. Є спецiальнi стенди в бiблiотецi, вiддiлах з перелiком спонсорiв, створена сторiнка на Iнтернет. Обов'язково подається перелiк спонсорiв в рiзноманiтних статтях, iнформацiях про бiблiотеку. При солiдних внесках проводиться комплекс заходiв. Так, пiсля отримання гранту вiд Фонду “Євразiя” проведено прес-конференцiю, розроблено прес-релiз, пiзнiше проведено презентацiю сектора Iнтернет.

Вiд рiвня проведення останього етапу фандрейзингу залежить розширення кола спонсорiв та постiйнiсть їх допомоги.

Пiдбиваючи пiдсумок, зауважимо, що фандрейзинг - перспективний напрям роботи, який буде все активнiше використовуватись бiблiотеками України. Тому на перший план виходить вироблення теоретичної концепцiї фандрейзингу, його методики та узагальнення практики. Ця тема - широке поле для дослiдников.

 

Подайте відповіді на питання:

1. Окресліть види подяки, що можна використовувати і доповніть їх.

2. Яким чином ви будете залучати донорів до допомоги у наступному?

Питання для обговорення:

1. Чому, на ваш погляд, важливо дякувати людям?

Практичне завдання:

1. Розробіть лист-подяки донору.

2. Розробіть стратегічний план презентації бібліотеки перед донорами.