Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета.

Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного.

Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводные, сгруппированные данные, полученные а результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяется способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам:

1. По смысловому содержанию.

2. По способам использования.

3. По назначению.

4. По организации.

5. По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:

6. Постоянные массивы.

7. Текущие (переменные) массивы.

8. Промежуточные массивы.

9. Выходные массивы.

10. Хранимые массивы.

11. Поисковые (информационные) массивы.

12. Служебные массивы.

Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющей собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о файле.

База данных – это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных – автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, то есть специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т. д. Удовлетворение их информационных потребностей – это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:

1. Повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей.

2. Централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных.

3. Развитая организация базы данных позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые предложения.

4. Снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в аккуратном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточных и дублирование.

Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки и т. д.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета относятся ряд типовых отечественных информационно – справочных систем (ИСС): СПС «КонсультантПлюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др.

В настоящее время на рынке информационно – справочных систем работает довольно много компаний – создателей ИСС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых баз. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

1. «Гарант» (НПП «Гарант –Сервис»).

2. «КонсультантПлюс» (Компания «Консультант Плюс»).

3. «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует отметить:

1. «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:

2. «Эталон» (НЦ ПИ при Министерстве юстиции РФ).

3. «ЮСИС» (фирма «Интралекс»).

4. «Юридический мир» (издательство «Дело и право»).

5. «Референт» (фирма «Референт – Сервис»).

6. «Ваше право» и «Юристконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»).

7. Системы «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (фирма «1С»).

Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее среди частных компьютерных фирм, которые разрабатывают и предлагают на рынке правовые базы, можно выделить несколько наиболее популярных компаний: «КонсультантПлюс» и «Гарант».

СПС «КонсультантПлюс».

СПС «КонсультантПлюс» разработана АО «Консультант Плюс» и внедряется с 1992 г. За первые три года с основания Сети «КонсультантПлюс» были выпущены такие системы, как «РегиональныеВыпуски», «ДеловыеБумаги», «КонсультантБухгалтер», «КонсультантПлюс: ВерсияПроф», «КонсультантПлюс: БазоваяВерсия», «КонсультантПлюс: МосковскийВыпуск». Уже тогда все информационные банки (ИБ) «КонсультантПлюс» актуализировались по уникальной технологии «кусочного» пополнения и обладали такой передовой на тот момент возможностью, как гипертекст. Итоги почти трехлетнего развития Сети были подведены на втором семинаре региональных информационных центров Сети, которых к 1995 г. насчитывалось 230, а установленных у пользователей систем было 30 000.