Этап №11. Решение проблемы перегрузки ресурсов

Просматривая проект в режиме использования ресурсов вы, вероятно, обратили внимание на то, что менеджер выделен в таблице красным цветом, а в информационном поле i каждый он отмечен специальным значком .

Переключитесь в режим Использование ресурсов, если у вас выбран другой режим.

Установите указатель мыши на значке в строке ресурса менеджер. На экране появится сообщение о том, что данный ресурс перегружен, и рекомендация исправить эту ситуацию.

Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объем работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.

В вашем проекте для каждой работы должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объем работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно все-таки неизбежна.

Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие работы они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать один из двух вариантов:

ü изменить количество рабочего времени, необходимое ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

ü изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.

В нашем проекте перегрузка менеджера обусловлена тем, что он назначен на два вида одновременно выполняющихся работ со 100% занятостью. Это - Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций, которые по графику должны выполняться 20-27 ноября 2008 года. Обратите внимание: в эти рабочие дни менеджер должен работать 14-16 часов (рис.35).

 

Рис. 35. Сообщение о перегрузке ресурса Менеджер

Решить проблему перегрузки менеджера можно, назначив каждому виду работ, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а 50% - что отражает реальную ситуацию.

Сделайте это следующим образом:

Переключитесь в режим диаграммы Гантта.

Щелчком мыши выделите в таблице работу Разработка содержания.

Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Информация о задаче.

Щелкните мышью на ярлычке Ресурсы, чтобы перейти на нужную вкладку.

Назначьте ресурсу Менеджер количество единиц - 50%.

Щелкните мышью на вкладке Дополнительно. В диалоге появятся элементы управления этой вкладки.

В открывающемся списке Тип задачи выберите Фиксированная длительность.

Это необходимо сделать, так как в противном случае будет сокращена на 50% длительность работы.

Закройте диалог Информация о задаче с помощью кнопки ОК. На диаграмме, справа от названия ресурса Менеджер, назначенного работе Разработка содержания, появится отметка о количестве единиц ресурса - [50%].

Самостоятельно уменьшите до 50% количество единиц ресурса Менеджер для работы Разработка эскизов иллюстраций.

Снова переключитесь в режим использования ресурсов и убедитесь, что перегрузка менеджера ликвидирована.

Сохраните проект без базового плана.

При возникновении проблемы перегрузки ресурсов Вы можете также:

• переместить перегруженный ресурс для выполнения работы в другое время или изменить график данной работы так, чтобы она выполнялась, когда ресурс будет свободен;

• уменьшить объем работы, которую должен выполнять перегруженный ресурс;

• изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он имел большее количество рабочих часов;

• задержать начало выполнения работы до тех пор, пока перегруженный ресурс не сможет приступить к ней;

• назначить данному виду работ дополнительные ресурсы. Это позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;

• разделить работу, которую должен выполнять перегруженный ресурс, на части так, чтобы он мог выполнять ее в другое время.

В зависимости от конкретных обстоятельств вы можете применять любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.

Этап № 12. Определение предварительной стоимости проекта (по ресурсам)

Есть несколько методик планирования стоимости проекта: по аналогии, «сверху вниз», по параметрам и «снизу вверх». Определение стоимости проекта по аналогии можно применять, когда планируемый проект аналогичен ряду других, выполнявшихся в организации ранее. В таком случае общая стоимость проекта определяется исходя из накопленного опыта, а затем общая стоимость распределяется между задачами. Этот метод наименее точен, но его применение занимает меньше всего времени. Как правило, стоимость проекта оценивается таким образом только на начальном этапе планирования, когда объем работ еще окончательно не определен и нельзя использовать более точные методики

Определение стоимости проекта по параметрам является довольно популярной методикой. Типичным примером является оценка стоимости строящегося дома по площади или определение стоимости мебели по погонным метрам. Точность этого метода и, соответственно, трудозатраты на его использование зависят от числа оцениваемых параметров.

Методика определения стоимости проекта «снизу вверх» заключается в расчете стоимости отдельных задач проекта и формировании общей стоимости проекта из суммарной стоимости всех работ. Именно эта методика является наиболее точной, и именно на ее использование ориентирована программа MS Project. Правда, для ее применения требуется больше всего времени, поскольку ее точность во многом зависит от степени детализации состава работ и ресурсов.

Прямо противоположна ей методика определения затрат «сверху вниз», при которой рассчитываются общие затраты на проект или фазу, и исходя из этого определяются возможные затраты на составляющие проекта или фазы. Обычно эта методика используется при ограничении проекта по бюджету либо в сочетании с методом оценки по аналогии.

Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая, в свою очередь, определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса.

В данном примере мы рассмотрим расчет стоимости проекта по стоимости ресурсов и задач.

Переключитесь в режим диаграммы Гантта,

Выберите в меню Вид > Таблица ввод> Затраты. Содержание левой части диаграммы Гантта изменится (рис.36)

Рис.36.Затраты на задачи проекта

 

В графе «Общие затраты» можно увидеть затраты на каждую задачу. Для определения общих затрат на проект:

Выберите в меню Сервис > Параметры. В нижней части окна диалога «Параметры» отметьте «Суммарная задача проекта».

Полученная диаграмма Гантта отражает сроки выполнения проекта, его содержание, общие затраты на проект и задачи проекта (рис.37)

 

Рис.37. Диаграмма Гантта

 

Предварительные выводы по проекту:

1. проект начинается 18.11.08 и заканчивается 03.01.09.

2. предварительные затраты на проект (по ресурсам) – 206800 руб.

Библиографический список

1. Компьютер для менеджера / Под ред. Комягина В.Б. / Практическое пособие в 2 т. – М.: Изд-во ТРИУМФ, 1998. 416 с.

2. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2000. 360 с.

3. Управление проектами И.И.Мазур, В.Д.Шапиро, Н.Г.Ольдерогге. М.: Высшая школа, 2001. 875 с.

4. Путеводитель в мир управления проектами: Пер. с англ./ Под ред. Ю.Л.Эткинда. Екатеринбург: УГТУ, 1998. 191 с.

5. Стэнли И.Портни. Управление проектами для «чайников». – М., СПб, Киев: Диалектика, 2004. 360 с.

 

 

Приложение

 

Пример оформления листа «Содержание»

 

Введение. 5

1. Информационные технологии в высшем профессиональном образовании………... 6

1.1 Особенности современного высшего профессионального образования 6

1.2 Современные технологии и средства обучения для профессионального образования. 7

1.3 Технология и средства дистанционного обучения. 9

2. Автоматизированные учебные комплексы в современном профессиональном образовании.. 23

2.1 Исходная концепция, достоинства и недостатки. 23

2.2 Структура автоматизированного учебного комплекса (АУК) 26

2.3 Основные этапы проектирования АУК. 27

2.4 Отбор и структурирование учебного материала для АУК. 28

2.5 Мультимедиа технологии в создании АУК. 30

Заключение. 90

Список литературы.. 91

 

 

Приложение

Пример оформления библиографических источников

Описание книги (1-3 автора)

1. Солонин С.И. Управление качеством. Конспект лекций: Учебное пособие. Екатеринбург, Изд-во УМЦ-УПИ, 2001. 112 с.

2. Федюкин В.К. Методы оценки и управления качеством промышленной продукции

3. Глуханюк Н.С., Белова Д.Е. Психодиагностика (практикум): Учебное пособие. М.: Академический Проект; Екатеринбург: Деловая книга, 2005. – 272 с.

Описание книги (более 3 авторов)

Введение в теорию групп и ее применение в физике твердого тела/ Иванов П.С., Сидоров К.Т., Соколов М.И. и др. М.: Высшая школа, 1980. 300 с.

Описание статьи из журнала

Орлов А.И. Об оптимизации выборочного контроля качества продукции// Стандарты и качество. 1992. №4. с.76-78.

Описание стандарта

ГОСТ 15.011-82. Система разработки в постановке продукции на производство. Порядок проведения патентных исследований. М.: Изд-во стандартов, 1983. 23 с. УДК 62.002.354. Группа Т52.