Этап №5. Создание графика работ

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий задач - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта – 18 ноября 2008 года. Но это, как вы понимаете, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Например, верстка не может начаться прежде, чем будет написан текст и созданы все иллюстрации, а корректура должна выполняться только после окончания верстки. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно, например, создание иллюстраций и написание текста.

В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если же работы выполняются параллельно, то должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

 

Существует четыре типа возможных связей:

ü Окончание – начало: последующая работа начинается после окончания предыдущей;

ü Начало – начало: работы начинаются одновременно;

ü Окончание – окончание: работы заканчиваются одновременно;

ü Начало – завершению: одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Рассмотрим, как устанавливаются связи между работами.

Щелкните мышью на ячейке Разработка содержания, чтобы выделить ее.

Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке Написание текста, зависящей от первой.

Отпустите клавишу <Ctrl>. Оба вида работ будут выделены.

Нажмите кнопку (Связать задачи) на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание-начало, которая отобразит­ся на диаграмме в виде стрелки (рис. 13).

Рис. 13. Связь типа Окончание- начало

 

Как уже указывалось выше, этот тип связи означает, что работа Написание текста будет начинаться после окончания работы Разработка содержания. Это наглядно показано на диаграмме, где левый край гори­зонтальной полоски-работы Написание текста находится на одной вертикальной линии с правым краем полоски-работы Разработка содержания, а стрелка, направленная от конца полоски-работы Написание текста к началу - Разработка содержания, указывает тип связи Окончание-начало. Этот тип связи Microsoft Project устанавливает по умолчанию.

Как и большинство операций, установка связей между видами работ может быть отменена.

Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. Предыдущая команда будет отменена.

Теперь установим связь между этими же видами работ, выделив их в обратном порядке, чтобы увидеть, как зависит вид установленной связи от порядка выбора работ.

Щелкните мышью на ячейке Написание текста, чтобы выделить ее.

Нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>

Не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкните мышью на ячейке Разработка содержания.

Отпустите клавишу <Ctrl>. Ячейки с указанными работами будут выделены.

Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. Между выделенными видами работ снова будет установлена связь (рис. 14).

Рис. 14. Неправильно созданная связь

 

Но теперь работа Разработка содержания будет начинаться только после окончания работы Написание текста. Как видите, вид установленной связи зависит от порядка выделения работ. Конечно же, эта связь неправильна. Такие ошибочные связи в любой момент можно удалить.

Не отменяя выделения видов работ в таблице, нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. Связь между указанными видами работ будет удалена. Диаграмма примет свой первоначальный вид.

Создадим связь между видами работ Разработка содержания и Разработка иллюстраций.

Выделите сначала название работы Разработка содержания, а затем - Разработка эскизов иллюстраций.

Создайте связь между ними, нажав кнопку на панели инструментов Стандартная.

Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Поэтому тип связи между ними нужно изменить.

Дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Зависимость работ (рис. 15).

Рис. 15. Диалог Зависимость работ

 

В верхней части диалога указаны названия работ, между которыми установлена связь, а в поле открывающегося списка Тип - тип этой связи. В данном случае – Окончание-окончание. При не­обходимости вы можете удалить эту связь нажатием кнопки Удалить.

Выберите в открывающемся списке Тип связь Окончание-окончание.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Зависимость работ. Установленная связь отобразится на диаграмме (рис. 19).

Проверим, будут ли указанные виды работ заканчиваться к одному и тому же времени, если изменить длительность одной из них.

Рис. 16. Связь Окончание – окончание

 

Щелкните мышью на поле Длительность в строке с работой Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

Используя счетчик, увеличьте длительность работы до 15 дней и нажмите клавишу <Enter>.

Просмотрите диаграмму, воспользовавшись горизонтальной полосой прокрутки, и убедитесь, что тип связи между видами работ не изменился: они заканчиваются одновременно.

Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку на па­нели инструментов Стандартная.

 

Теперь рассмотрим еще один способ создания множественных связей.

Выделите в таблице работу Написание текста.

Нажмите кнопку (Сведения о задаче) на панели инструментов Стандартная или дважды щелкните мышью на ячейке с названием работы. На экране появится диалог Сведения о задаче.

Щелкните мышью на вкладке Предшественники

 

В верхней части диалога в поле ввода Название указано название выбранной работы - Написание текста. Справа от него, в поле открывающегося списка Длительность - ее продолжительность - 14 дней. В нижней части диалога находится таблица.

Щелкните мышью на поле Название задачи в первой строке таблицы диалога. Выбранная ячейка превратится в открывающийся список.

Откройте этот список и выберите предшествующую работу, которую нужно связать с выделенной. В нашем случае это - Разработка содержания. Ее название отобразится в строке ввода над таблицей.

Нажмите клавишу <Enter>. В поле Тип появится название типа связи Окончание-начало, предлагаемое по умолчанию.

Закройте диалог Информация о задаче нажатием кнопки ОК. Установленная связь отобразится на диаграмме.

Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой (Lag) или опережением (Lead) по отношению к предшествующим. Например, следующая операция по обработке окрашенной детали должна начинаться с задержкой на время, необходимое для полного высыхания краски. Или, в нашем проекте, Создание иллюстраций может начинаться не после Написания текста, а с некоторым опережением: когда текст закончен только на 70%. Установим эту связь.

Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Создание иллюстраций. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники.

Щелкните мышью на поле Название задачи таблицы диалога и в открывающемся списке выберите предшествующую работу Написание текста.

Нажмите клавишу . В поле Тип отобразится тип связи Окончание-начало, а в поле Запаздывание - время задержки - Od (0 дней).

Щелкните мышью в ячейке первой строки поля Запаздывание, чтобы выделить ее. У правого края ячейки появятся кнопки счетчика

В поле Запаздывание введите с клавиатуры -30% (рис. 17).

Рис. 17. Вкладка Предшественники с установленным временем опережения

Знак «минус» здесь означает, что Создание иллюстраций должно начинаться с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Написание текста - будет выполнена на 70%.

В этом поле время задержки можно вводить также в любых других допустимых единицах, например: 1 неделя, 3 дня, 2 часа, 30 минут.

Работа Литературное редактирование должна начинаться после окончания Написание текста.

Выделите последовательно работы Написание текста и Литературное редактирование.

Нажмите кнопку на панели инструментов Standard (Стандартная). Между выделенными видами работ будет установлена связь типа Окончание-начало, которая отобразится на диаграмме.

Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций. Эта связь множественная. Посмотрим, как ее установить.

Дважды щелкните мышью на ячейке названия работы Верстка. На экране появится диалог Сведения о задаче с открытой вкладкой Предшественники.

Щелчком мыши выделите ячейку первой строки поля Название задачи.

В открывающемся списке выберите предшествующую работу Литературное редактирование.

Нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован. Выделение переместится во вторую строку поля Название задачи.

В открывающемся списке второй строки выберите Создание иллюстраций и нажмите клавишу <Enter>. Выбор будет зафиксирован, а тип связи отобразится в поле Тип.

Закройте диалог Информация о задаче, нажав кнопку ОК. Установленные связи отобразятся на диаграмме.

Измените длительность Литературного редактирования и Создания иллюстраций и убедитесь, что Верстка не начнется, пока эти работы не будут закончены.

Отмените изменение длительности Литературного редактирования и Создания иллюстраций.

Создайте связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Остальные связи установите самостоятельно.

Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

Последний вид работы - Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

 

В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Начало проекта и Окончание проекта.

Создание графика работ закончено. Но установленный по умолчанию масштаб времени, при котором на диаграмме отображаются все календарные дни, не позволяет видеть график на экране полностью. Поэтому масштаб нужно уменьшить.

Нажмите кнопку на панели Стандартная. Теперь масштаб времени уменьшился в три раза.

Используя горизонтальную полосу прокрутки диаграммы, добейтесь, чтобы диаграмма была видна на экране полностью.

 

Если же вам не удается полностью отобразить всю диаграмму на правой панели, сделайте следующее.

Выберите команду меню Вид > Масштаб > Весь проект. Теперь диаграмма полностью отображается на правой панели (рис.18).

Рис. 18. Созданный график работ

С помощью кнопок и на панели инструментов Стандартная просмотрите диаграмму в различных масштабах.

Сохраните созданный проект.

 

Мы познакомились с приемами создания графика работ и научились устанавливать связи различных типов. Наша очередная задача - сделать график работ более наглядным.

Этап №6. Оформление графика работ и просмотр критического пути

Большинство видов работ в типичном проекте имеют тенденцию неко­торого замедления. В связи с этим все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выпол­нения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. В отличие от них вторая группа включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Та­кие работы называются критическими.

Группа критических работ, выполнение которых определяет срок окончания проекта, называется критическим путем. Дру­гими словами, критический путь состоит из взаимосвязанных работ, задержка выполнения каждой из которых может отодвинуть дату окон­чания проекта.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установлен­ных связей и длительности работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность от­дельных видов работ, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта, который запускается нажатием кнопки на панели инструментов Стандартная.

Но мы отформатируем наш проект и определим критический путь вручную. Это позволит нам лучше изучить возможности программы.

Начнем с форматирования таблицы. Сначала отформатируем названия контрольных точек.

Щелкните мышью на контрольной точке Начало проекта в поле Название задачи, чтобы выделить ее.

Выберите команду меню Формат > Шрифт. На экране появится диалог Шрифт.

В списке цветов выберите Бирюзовый, начертание – жрный курсив. ОК. Диалог закроется. Выбранный цвет названия контрольной точки отобразится на экране.

Аналогичные действия выполните для контрольной точки Окончание проекта.

Теперь выделим в таблице красным цветом, увеличенным размером и курсивным начертанием названия видов работ, образующих критический путь.

Выберите команду меню Формат > Стили текста. На экране появится диалог Стили текста.

В открывающемся списке Изменяемый элемент выберите Критические задачи.

В поле списка Стиль шрифта выберите Курсив

В поле списка Размер выберите 10.

В списке Цвет выберите Красный.

Нажмите кнопку ОК в диалоге Стили текста. Диалог будет закрыт. В таблице красным цветом, курсивным начертанием и увеличенным размером выделятся названия критических работ.

Теперь критический путь нужно отобразить на диаграмме.

Выберите команду меню Формат > Стили отрезков, или дважды щелкните мышью на свободном поле диаграммы. На экране появится диалог Стили отрезков (рис. 19).

 

Рис.19. Диалог Стили отрезков

В верхней части диалога выводится таблица, в которой содержится информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные элементы проекта: полоски-работы, контрольные точки и др. В нижней части диалога находятся две вкладки - Текст и Отрезки. С помощью вкладки Текст можно указать, какие текстовые показатели будут выводиться на диаграмме, а вкладка Полоски позволяет изменять форму, узор, цвет различных элементов диаграммы.

Чтобы отобразить на диаграмме критический путь, мы вставим в таблице новую строку для критических работ.

Щелкните мышью на ячейке первой строки таблицы диалога в поле Название, чтобы выделить ее.

Нажмите кнопку Добавить строку в верхней части диалога. В таблицу будет вставлена первая пустая строка.

В поле Название вставленной строки введите с клавиатуры Критический путь и нажмите клавишу TAB. Прямоугольник выделения переместится вправо, в поле Внешний вид.

В этой ячейке отобразится внешний вид элемента диаграммы, указанного в поле Название. В данном случае это - Критический путь. Заменим черный цвет, предлагаемый по умолчанию, на красный.

В открывающемся списке Цвет в группе элементов управления Отрезки - Середина выберите красный цвет.

Щелкните мышью на выделенной ячейке, чтобы зафиксировать выбранный цвет.

Щелкните мышью на ячейке в первой строке поля Отображать для следующих задач. Ячейка будет выделена. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .

В этом открывающемся списке выберите Критическая задача и нажмите клавишу . Прямоугольник выделения переместится в ячейку следующей, второй строки, в которой будет определяться внешний вид полосок некритических работ.

В открывающемся списке этой ячейки выберите Некритическая задача и нажмите клавишу .

Теперь на диаграмме критический путь будет отображаться красным цветом, а некритические работы – синим (рис.20).

 

Рис.20.Окончательный вид диаграммы

 

Созданные нами таблица и диаграмма понятны и наглядны. Однако для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение работ в группы.