Философия, социология, психология и правовые науки.

6.2.1. Цивилизационные перемены в современной России: духовные процессы, ценности и идеалы.

… … …

6.2.10. Проблемы развития массового сознания

… … …

 

Вместе с тем, указанный фрагмент не дает ответа на принципиальный вопрос – возможны ли кардинальные изменения в сфере информационных технологий, в связи с чем их следует ожидать, в какой области они лежат, а также будут ли эти изменения носить эволюционный характер или революционный? Какого рода исследования способны привести к революционным изменениям в информационных технологиях и какие направления исследований ограничены эволюционным развитием в рассматриваемой сфере?

РАЗДЕЛ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ И СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Глава 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Предметная область использования информационных технологий

Определяющим фактором для создания и практического использования информационных технологий является сфера деятельности субъекта управления, а также область деятельности организации (предприятия, ведомства). Сфера деятельности субъекта управления отображается в предметную область использования информационных технологий. Некоторое представление о предметных областях информационных технологий, используемых в интересах различных уровней управления, а также организаций, функционирующих в разных сферах, дает Таблица 3.

Таблица 3

Сфера деятельности организации	Уровень управления (детализация сферы деяте-льности)	Краткая характеристика важнейших фрагментов предметной области использования информационных технологий
Органы власти	Федеральные     Региональные     Муниципаль-ные	Обобщенная информация, отражающая макроэкономические, социально-экономические и социально-политические процессы, происходящие в стране Социально-экономические и социально-политические процессы, происходящие в регионе (прежде всего, обобщенная информация); Влияние на мировоззрение и настроения населения специфичных для конкретного региона факторов и т.д. Социально-экономические и социально-политические процессы, происходящие в городе (прежде всего, обобщенная информация); Информация, необходимая для организации социального обеспечения и социальной защиты граждан и т.д.
Государственные службы	Налоговая служба	Налоги и платежи; Объекты налогообложения; Налоговые льготы; Штрафные санкции и т.д.
Правоохранительные органы	Органы МВД     Органы ФСБ   Финансовая разведка	Лица, совершившие уголовные преступления; Лица и организации, в деятельности которых имеются признаки нарушения уголовного закона; Орудия совершения уголовных преступлений; Угнанные автомобили; Утраченные паспорта и т.д. Лица и организации, деятельность которых может нанести ущерб интересам национальной безопасности; Признаки деятельности, наносящей ущерб интересам национальной безопасности и т.д. Механизмы легализации незаконных доходов; Лица и организации, в деятельности которых имеются признаки легализации незаконных доходов; Конкретные факты легализации незаконных доходов и т.д.
Организации инфраструктуры рыночной экономики	Коммерческие банки Страховые компании   Государствен-ные и коммер-ческие службы занятости (Биржи труда)     Рекламные агентства   Консалтнговые фирмы   Транспорт	Вкладчики, получатели кредитов; Объекты инвестирования капитала банка; Валютные курсы; Финансовые схемы и т.д.; Страховщики; Страхователи; Объекты страхования; Страховые полисы; Статистические данные по страховым случаям и т.д. Конъюнктура на рынке труда; Потребность организаций различной формы собственности в рабочей силе, сведения об имеющихся вакансиях; Квалификационные требования по профессиям; Сведения о лицах, заинтересованных в получении работы или перемене места и характера профессиональной деятельности; Информация об организациях – клиентах службы занятости и т.д. Рекламодатели; Методы и приемы рекламы; Осуществленные рекламные мероприятия (временной период проведения, средства рекламы, стоимость, эффективность и т.д.); Характеристики аудиторий, на которые направлена реклама и т.д. Алгоритмы профессиональной деятельности; Тексты нормативно-правовых документов различного уровня; Специализированные базы данных и т.д. Транспортные средства (вид, марка, грузоподъемность, год выпуска, оценка состояния, стоимость, профилактические и ремонтные мероприятия и т.д.); Гаражное хозяйство; Работники, допущенные к управлению транспортными средствами; Расценки на транспортные услуги; Маршруты движения; Выполненные перевозки и т.д.
Производственные предприятия	Строительные   Промышлен-ные     Нефтедобыва-ющие   Сельскохозяйс-твенные	Характеристики производственные мощностей; Номенклатура строительных материалов; Характеристики карьеров (уровень запасов, качество, доступность, себестоимость добычи и т.д.); План-графики строительства объектов; Параметры и состояние строящихся объектов и т.д. Характеристики производственные мощностей; Параметры производимой продукции; Конъюнктура рынка производимой продукции; Кадры предприятия; Поставщики; Потребители производимой продукции и т.д. Характеристики месторождений нефти (возможности транспортировки морским, речным, железнодорожным трубопроводным транспортом; Параметры трубопроводов; Нефтедобывающее оборудование; Потребители нефти; Компании, осуществляющие транспортировку нефти и т.д. Характеристики посевных площадей; Посевные сорта растений, животные и птица; Состояние почвы, погода на полях; Корма для животных; Удобрения; Водоемы; Номенклатура сельскохозяйственной техники; Сельскохозяйственные постройки; Цены на сельскохозяйственную продукцию; Предприятия по переработке сельскохозяйственной продукции; Государственные сельскохозяйственные программы и т.д.
Предприя-тия связи		Клиентская база, тарифы и т.д.

 

Решение широкого круга проблем использования информационных технологий в управлении, в частности, построения и функционирования систем информационного обеспечения возможно лишь тогда, «когда определены или выделены из внешнего мира объекты или явления, для которых строится системы; определено положение наблюдателя (исследователя, плановика, работника управления); точно сформулирована задача исследования, планирования, управления.»[27] Эта мысль прослеживается и в документации автоматизированных систем управления, в работах, посвященных компьютерным технологиям. В этих работах указывается, что основу предметной области системы составляют объекты деятельности организации, в интересах которой проектируется система.[28] Указанным объектам в информационной системе соответствуют «единицы учета информации», «системные объекты» - документ, оборудование, предмет, лицо, действие, событие, организация и т.д.

Так, основу предметной области автоматизированных банковских технологий составляют следующие объекты учета: документ (договор, заявка, ордер, распоряжение и т.д.), операция, клиент, финансовый инструмент, счет и план счетов, банковский продукт (услуга), пользователь.

Автоматизированная информационная система «Налог», созданная в системе управления органами госналогслужбы РФ, использует единую систему классификации и кодирования информации, которая строится на основе применения:

А) общероссийских классификаторов: стран мира (ОКСМ), экономических районов (ОКЭР), объектов административно-территориального деления и населенных пунктов (СОАТО), органов государственного управления (СООГУ), отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП), валют (ОКВ), единиц измерений (СОЕИ).

Б) ведомственных классификаторов: форм собственности (КФС), организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ), доходов и расходов бюджета в РФ (КДРБ), типовых банковских счетов (КБС), банков (КБ).

В) системных классификаторов: налогов и платежей (КНП), объектов налогообложения (КОН), налоговых льгот (КНЛ), типов льгот по налогам (КТНЛ), штрафных санкций (КШС), идентификационных номеров налогоплательщиков (ИНН), системы обозначения Государственных налоговых инспекций (СОГНИ).

Для предметной области информационных систем правоохранительных органов характерно выделение в составе предметной области «физического лица» и «социальной организации» как основных объектов учета.

Одно и то же физическое лицо при определенных условиях может стать объектом учета в различных информационных системах: органов медицинского обеспечения (при наличии заболевания), органов социального страхования, образовательных учреждений, органов прописки и паспортного контроля, органов регистрации актов гражданского состояния, налоговых органов, таможенной службы, правоохранительных органов (прежде всего, органов МВД – в случае нарушения уголовного закона), финансовых и кредитных учреждений (например, в случае обращения лица за получением кредита), кадровых подразделений предприятий, учреждений, организаций, органов регистрации предпринимательских и иных организаций и т.д.

Предметная область во многом определяет основные направления использования информационных технологий. Так, в интересах управления предприятиями транспорта с использованием информационных технологий осуществляется: минимизация затрат, связанных с перевозками (в терминах линейного программирования – решение транспортной задачи); составление расписания и учет работы водителей; ведение массива информации о состоянии транспортных средств и гаражного хозяйства; минимизация затрат на обновление парка транспортных средств и др.

Спектр задач, решаемых с использованием информационных технологий в интересах управления сельскохозяйственными организациями, ориентировочно выглядит следующим образом: диагностика заболеваний растений и животных; прогнозирование погоды на полях; определение уровня влажности, нагрева почвы, уровня солнечной радиации и т.д.; прогнозирование состояния посевов, угроз со стороны вредителей (с учетом долгосрочных прогнозов); идентификация животных с целью индивидуальной дозировки питания, отделения молока больных коров и т.д.; оценка качества сельскохозяйственной продукции, состояния водоемов и т.д.; оптимизация продажи скота, выбора цен на зерно, овощи и т.д.; учет при планировании деятельности сельскохозяйственных правительственных программ и др.

Управление строительными организациями предполагает, в числе других, следующие направления использования информационных технологий: сбор и ведение информации о материалах и оборудовании для строительства; анализ стоимости затрат на строительство; компьютерное проектирование объектов с учетом требований заказчика; планирование строительства (в том числе, составление сетевых графиков) с учетом имеющейся рабочей силы, строительной техники, состава подрядчиков и т.д.; контроль выполнения графиков строительства (выполнение функции оперативного управления); ведение информации о подрядчиках и т.д.

В интересах управления кадрами на предприятии (кадровых подразделений предприятий и организаций) информационные технологии применяются, в частности, при:

- накоплении и обработке информации, касающейся найма персонала (прогнозирование потребности в кадрах, привлечение персонала в нужный момент времени, учет профессий и специальностей, востребованных в организации, подготовка информации о профессиях, требующихся для осуществления программ организации и т.д.);

- психологическом компьютерном тестировании работников на предмет их профессиональной пригодности, психологической совместимости, наличия признаков девиантного поведения и т.д.;

- ведении работы по учету кадров;

- работе с наличными кадрами (планирование карьеры, формирование резерва выдвижения, контроль действующих норм выработки, учет поощрений, учет освобождений от служебных обязанностей и т.д.);

- выявлении работников, отвечающих заданным требованиям (по уровню образования, возрасту, трудовому стажу, владеющих иностранными языками, имеющих в частном пользовании автомобиль и т.д.);

- получении статистической информации о работе с кадрами и т.д.

Для управления деятельностью внешнеторговых подразделений важное значение имеют следующие направления использования информационных технологий: оценка и прогноз конъюнктуры на внешних рынках; расчет мировых цен на продукцию предприятия; оптимизация продаж продукции предприятия на внешнем рынке; технико-экономическое обоснование создания совместных предприятий; получение оперативной информации, характеризующей деятельность предприятия на внешних рынках; ведение заключенных договоров; автоматизированный учет иностранных организаций и физических лиц и др.

 

3.2. Понятие и структура информационной базы управления

Информационная база управления представляет собой совокупность упорядоченной информации, циркулирующей в автоматизированной системе при ее функционировании. Упорядоченность информации в системе базируется на совокупности реализованных решений по ее составу, размещению и формам организации. Для принятия такого рода решений необходимы, с одной стороны, знания, относящиеся к информационным технологиям (принципы построения, средства и методы и т.д.), а с другой – знания сферы деятельности, в которой предполагается их использование. В числе требований, предъявляемых к информационной базе управления, следующие.

1. Представление полной, достоверной и своевременной информации для реализации всех расчетов и процессов выработки управленческих решений в функциональных подсистемах информационных технологий с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

2. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3. Эффективная организация хранения и поиска данных, позволяющая формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в различных режимах обслуживания.

4. Обеспечение совместной деятельности управленческих работников и компьютера в режиме диалога с учетом требований эргономики.

Организационно-методические принципы построения информационной базы автоматизированной системы управления: общесистемное единство элементов информационной базы; типизация проектных решений по информационной базе; информационная совместимость подсистем и организационных звеньев системы; возможность реализации новых информационных задач, соответствующих изменяющимся информационным потребностям абонентов; сохранение непрерывности процесса информационного обеспечения субъектов управления в ходе развития и совершенствования информационной базы; допустимость наличия в информационной базе подсистемы, организационного звена особенностей, определяемых спецификой решаемых ими задач; всесторонний учет в ходе разработки, развития и совершенствования информационной базы конкретной системы опыта создания и эксплуатации информационных систем данного предприятия, других предприятий и организаций конкретного ведомства, других министерств и ведомств в соответствующей части.

В составе информационной базы принято выделять ее внемашинную и внутримашинную части. Внемашинная информационная база включает в себя систему показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, систему документации. Эта часть информационной базы учитывает особенности взаимодействия пользователя с компьютером.

Внутримашинная информационная база представляет сбой систему организованных данных в виде массивов, баз и банков данных, баз знаний, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия и использования техническими средствами. Эта часть информационной базы специализируется на организации в компьютере информационных массивов и передачи данных.

Информация, входящая в состав информационной базы управления, подразделяется на содержательную, служебную информацию, а также метаданные. Содержательная информация отражает состояние и развитие различных элементов складывающей деловой обстановки и соответствует специфике сферы деятельности субъекта управления и предметной области информационной системы. Служебная информация отражает результаты реализации процедур функционирования системы и необходима для обеспечения наиболее эффективной и бесперебойной переработки содержательной информации в условиях автоматизированного контура системы управления. Метаданные определяют и описывают содержательную и служебную информацию и являются основой построения средств их переработки. Метаданные включают в себя данные о составе и структуре содержательной и служебной информации, о порядке переработке содержательной и служебной информации, о критериях отбора и централизации содержательной информации. Данные о составе и структуре содержательной и служебной информации представлены в системе в виде языковых средств, а также средств документирования информации (документов). Данные о порядке переработки содержательной и служебной информации представлены в виде соответствующих алгоритмов (в частности, алгоритмы идентификации информационных объектов).

При рассмотрении структуры информации выделяют ее элементы, которые могут быть простыми и сложными. Простые элементы (иначе говоря, информационные единицы) не поддаются дальнейшему расчленению без потери смысла содержащейся в них информации с позиций данной системы управления. Сложные элементы (информационные совокупности) образуются как сочетание нескольких простых или совокупности простых и сложных элементов.

На основе логического подхода обычно выделяют следующие структурные элементы информации (и информационной базы управления), в зависимости от ее функционального назначения и особенностей: реквизит, показатель, информационное сообщение, информационный массив, информационный поток, информационная база данных, информационный банк данных, информационная подсистема, информационная система. Общее представление о логической структуре данных и их соответствии предметам и явлениям внешнего мира и традиционного делопроизводства, подлежащего автоматизации, дает Таблица 4.[29]

Таблица 4

 

Уровень логических единиц	Логическая структура внешнего мира	Логическая структура традиционного делопроизводства	Логическая структура данных в вычислительной системе
	Область внешнего мира	Информационный фонд	Банк данных
	Фрагмент области внешнего мира	Картотека	Информационная база данных
	Класс объектов	Рубрика	Массив (файл)
	Объект (предмет, процесс, явление или событие внешнего мира)	Документ (анкета или другой текст, отображающий объект)	Запись (логическая)
- 1	Свойство объекта (признак, атрибут)	Реквизит, (характеристика, позиция)	Поле признака
- 2	Процедура определения свойства	Название (имя) реквизита	Поле имени реквизита
- 3	Результат определения свойства	Значение реквизита	Поле значения реквизита

 

В соответствии с общепринятым представлением, реквизиты являются простыми элементами информации, отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих определенное смысловое содержание и не подлежащие дальнейшему расчленению. При компьютерной обработке синонимами этого понятия являются «элемент», «поле», атрибут», «признак».

Реквизиты принято разделять на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки отражают качественную сторону объекта, тогда как реквизиты-основания – количественную его сторону. Так, наименование подразделения – это реквизит–признак, а количество работающих в этом подразделении – реквизит-основание. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке, а реквизиты-основания – арифметической. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (номенклатура продукции).

Каждый реквизит имеет наименование и содержание. Одному наименованию реквизита может соответствовать несколько его значений. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель. Показатель – логическое высказывание, содержащее количественную и качественную характеристики отображаемого явления. Так, показатель выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае 2006 года в количестве 200 тонн может быть структурно представлен следующим образом:

Реквизиты-признаки: Май, 2006 год, чугун, номенклатурный номер 824,

тонн

Реквизит-основание: 200

 

Показатель – это минимальная по составу информационная совокупность для образования самостоятельного документа. Классификации экономических показателей осуществляется по следующим основаниям: 1) в зависимости от положенных в основу измерителей - стоимостные и натуральные; 2) в зависимости от того, какая сторона процессов оценивается – количественные и качественные; 3) в зависимости от того, применяются отдельно взятые показатели или их соотношения – объемные и удельные. Стоимостные показатели в настоящее время наиболее распространены, в их числе показатель реализованной продукции (показатель валовой продукции, применявшийся в СССР, утратил свое первостепенное значение, хотя и не исключается из числа используемых при анализе). Показатель товарной продукции – в него входят готовые изделия, реализуемые полуфабрикаты, выполненные работы и оказанные услуги промышленного характера.

Натуральные показатели используются в плановой и учетно-аналитической практике. В промышленности – это количественная характеристика выпускаемой и реализуемой продукции в ее материально-вещественном содержании. Измеритель зависит от физических свойств продукции. Так, продукция обувной промышленности измеряется в парах обуви (по видам, размерам, сортам). Прядильного производства – в тоннах пряжи. Ткацкого производства – в погонных и квадратных метрах ткани.

Условно-натуральные показатели используются при планировании и анализе деятельности предприятий, выпускающих изделия разнообразного ассортимента, для обобщающей характеристики объема производства, для сравнительного изучения выпуска в течение ряда лет. Так, для обувных предприятий в расчетах фигурируют условные пары (ведется перерасчет всей продукции в условные пары на основе коэффициентов трудоемкости). Для сельского хозяйства – зачетный вес реализуемой продукции, кормовая единица, с помощью которой сравнительно оценивается экономичность производства кормов (кукурузы, кормовой свеклы, овса и т.д.). В общественном питании – условное блюдо и т.д.

Количественныепоказатели используются для выражения абсолютных и относительных величин, характеризующих объем производства и реализации продукции, его структуру и другие стороны деятельности предприятия. Они могут выражаться как в стоимостном, так и в натуральном измерителях: объем реализованной продукции в рублях, процент выполнения производственной программы (в натуральном или денежном выражении) объем розничного товарооборота и т.д.

Качественные показатели используются для оценки выпущенной продукции с точки зрения ее соответствия установленным требованиям (стандартам, техническим условиям, образцам), для оценки экономической эффективности трудовых, материальных и денежных затрат и т.д. Эти показатели разнообразны и во многом зависят от технологических особенностей производства. Так, в текстильной, легкой и пищевой промышленности практикуется деление продукции на сорта; иногда продукция подразделяется на стандартную и нестандартную (стройматериалы). В маслодельной промышленности качество продукции определяется по бальной системе. В сельском хозяйстве важнейшими показателями качества являются урожайность с 1 га и продуктивность одной головы домашних животных.

К числу объемных показателей относятся величина оптового и розничного товарооборота, оборотных средств, издержек обращения, прибыли, выпуск продукции, количество рабочих и т.д.

Удельные показатели – это вторичные, производные показатели от объемных, в частности, выработка продукции на одного рабочего (как отношение выпуска продукции к количеству рабочих); выпуск продукции на один станок, на один квадратный метр производственной площади, урожайность с 1 га, продуктивность одной головы скота. В торговле и общественном питании – оборот на 1 работника, на 1 кв. метр торговой площади, на 1 кубический метр складской или холодильной емкости, товарные запас в днях оборота; уровень издержек и т.д.

На практике в одном документе содержится, как правило, несколько показателей. Совокупность показателей составляет информационное сообщение (сообщение, документ, запись). Группа однородных информационных сообщений (документов), объединенных по определенному признаку, образует информационный массив. В свою очередь, массивы объединяются в информационную базу и информационный поток, ориентированные на конкретный субъект управления и используемые при решении конкретного набора задач управления. Несколько информационных баз в совокупности с соответствующими программными средствами их обработки рассматриваются как банк данных.

Совокупность информационных потоков, относящихся к определенной функции управления, обеспечивающих определенный участок деятельности, элемент организационной структуры управления, принято обозначать как информационную подсистему. Информационная система охватывает всю формализуемую информацию, циркулирующую в организации (ведомстве) и обрабатываемую с помощью информационных технологий.

Если любой из показателей рассматривать отдельно, изолированно от других, то окажется, что они страдают определенной ограниченностью, поэтому решение практических задач предполагает комплексное,системное использование показателей. Система показателей является основой для построения как внемашинного, так и внутримашинного обеспечения, представляя собой совокупность взаимосвязанных социально-экономических, экономических, технико-экономических и иных показателей, используемых для решения задач информационной системы.

Информационные технологии опираются на систематизированные своды однородных наименований (классификационных признаков) и их кодовых обозначений - классификаторы. Систематизация экономической информации требует применения различного рода классификаторов, в частности, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК, создана по постановлению правительства в 1970-х годах). ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

- общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые и поддерживаемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для все страны;

- отраслевые, единые для определенной отрасли народного хозяйства;

- региональные, единые для конкретного региона страны;

- локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для определенного предприятия, организации.

Конкретная информационная технология, конкретная автоматизированная система могут использовать все необходимые виды классификаторов в различных сочетаниях.

Классификаторы общефедерального значения (их всего более 40) условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например, ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП), ОК строительной продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются: структурные подразделения, поставщики и потребители продукции, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, детали, соединения, полуфабрикаты, операции технологического процесса, основные средства, специальности и др.

Разработка классификаторов включает в себя следующие основные этапы:

1. Установление перечня и оценка количества объектов, подлежащих кодированию, в частности, тенденций и перспектив увеличения количества объектов.

2. Выбор системы классификации и систематизация объектов по классификационным признакам.

3. Выбор системы кодирования (определение правил обозначения объектов кодирования).

4. Присвоение кодовых обозначений объектам (кодирование). Оформление классификатора в виде справочника.

5. Разработка положений (инструкций) по ведению классификатора (внесению в него изменений).

Классификаторы применяются:

- для проставления кодов в документах вручную при подготовке первичных и сводных документов к компьютерной обработке. Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс предприятия, отчет о прибылях и убытках и др.) с заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся организации: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма по КОПФ, орган управления государственным имуществом по ОКПО, единица измерения по ОКЕИ;

- для хранения условно-постоянной информации в памяти компьютера, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда. Наличие классификаторов в памяти компьютера позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Так, при расчете заработной платы с первичных документов по начислениям и удержаниям в компьютер вводится только табельный номер работника и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество берутся из классификатора, а в расчетно-платежной ведомости печатается информация о работнике в полном объеме, в том числе, фамилия, имя и отчество.

Код – это условное обозначение объекта учета знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Цель кодирования – однозначное обозначение объектов учета, а также обеспечение достоверности кодируемой информации. Назначение кодовсостоит в обеспечении группировки информации в компьютере; подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах; выполнении процедур поиска, хранения, выборки информации; передачи информации по каналам связи. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми (комбинированными).

Простейшая система кодирования – порядковая. К кодам предъявляются следующие основные требования: охват всех объекты, подлежащих кодированию; однозначное обозначение объектов; возможность расширения состава объектов кодирования без изменения правил их обозначения; единство кодов для разных задач внутри одного экономического объекта; простота заполнения бланков; удобство восприятия, запоминания, чтения; минимальность значности при максимальной информированности кода; возможность использования кода для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью выявления ошибок.

В процессе социального управления основным носителем информации до настоящего времени остается документ. При автоматизированной обработке по назначению принято выделять входные (первичные), выходные и внутрисистемные документы. Входные документы содержат исходные данные организации, являются формой фиксации содержательной информации, поступающей на вход системы, и предназначены для комплектования документальных массивов справочно-информационного фонда и ввода информации в компьютер (в автоматизированный контур). Выходные документы предназначены для отражения результатов обработки системой информации и представления ее в виде, удобном для восприятия субъектами управления различных уровней. Они нередко включают в себя сведения обобщающего характера и используются для принятия управленческих решений. Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителю (субъекту управления). Выходные документы, в зависимости от целей их дальнейшего использования, подготавливаются в печатном виде на бумажном носителе (сводки, таблицы, графики, отчеты и т.д.) или выводятся на компьютерный монитор (экран дисплея). Последняя форма особенно удобна при необходимости оперативно ознакомиться с информацией и скорректировать ее.

Внутрисистемные документы предназначены для фиксации промежуточных результатов обработки информации, носят вспомогательный характер и используются внутри автоматизированной системы. Если результаты решения одной задачи используются в качестве входной информации для другой задачи, то результатная информация представляется на машинных носителях. Так, нормативные данные, полученные в результате решения задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации для решения задач технико-экономического планирования, бухгалтерского учета.

Развитие информационной базы осуществляется с целью повышения эффективности функционирования и взаимодействия подсистем и организационных звеньев системы по следующим основным направлениям: повышение степени адекватности представления информации о предметной области системы; приближение языковых средств системы к естественному языку; снижение объема ручных операций по обработке информации в системе; повышение степени совместимости элементов информационной базы на различных уровнях организационно-функциональной структуры системы; совершенствование управления имеющимися в системе ресурсами информации.

В процессе развития информационной базы системы осуществляется совершенствование размещения и форм организации содержательной информации, развитие алгоритмов обработки содержательной информации, совершенствование языковых средств, разработка и развитие унифицированных систем документов, создание новых элементов информационной базы (базы знаний, общесистемных средств управления ресурсами информации и т.д.).

Формой организации содержательной, служебной информации, а также метаданных, является справочно-информационный фонд. Справочно-информационный фонд включает в себя массивы информации на печатных и на машинных носителя. Формирование, хранение и переработка указанных массивов осуществляется с помощью вычислительной техники, механизированных средств и организационной техники.

 

3.3. Информационные ресурсы и фонды

В современных условиях экономический потенциал стран, а также экономический потенциал предприятий во все возрастающей степени зависит от имеющихся в их распоряжении информационных ресурсов. Под информационными ресурсами понимаются сведения, вырабатываемые и накапливаемые в процессе развития науки и практической деятельности людей, которые можно использовать в процессах материального производства и управления как фактор роста производства и повышения его эффективности. В другом понимании – это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальном носите