Мета роботи: закріплення навичок створення однотабличних та багатотабличних запитів на вибірку та запитів з корегування таблиць

План:

1. Поняття про запити. Види запитів

2. Створення однотабличних та багатотабличних запитів на вибірку за допомогою Конструктора запросов.

3. Створення запитів на корегування баз даних.

 

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Поняття про запити. Види запитів. Запити (запрос ы ) створюються користувачами для вибірки і обробки даних в таблицях бази даних. Запити використовуються для аналізу, перегляду і зміни даних. Результат виконання запиту – це нова, зазвичай, тимчасова таблиця, яка існує до закриття запиту. Структура такої таблиці визначається полями, вибраними з однієї або декількох таблиць. Запити формуються шляхом об'єднання записів таблиць, що беруть участь в запиті. Спосіб об'єднання записів різних таблиць указується при визначенні їх зв'язків. Під час виконання в Access 2007 запиту результати ві­дображаються у формі динамічного набору даних. Динамічний набір даних має майже такий самий вигляд, як і таблиця, але він не є таблицею. Річ у тому, що при створені запиту створюється програма, і в результаті виконання цієї програми створюється динамічний набір даних. Запит можна зберегти, тобто зберегти не динамічний набір даних, а програму. При по­вторному завантаженні запиту запускається програма, і можна знову оде­ржати динамічний набір даних. Якщо між двома завантаженнями од­ного запиту зробити зміни в базі даних, то отримується інший динамічний набір даних. Динамічний набір даних містить живі дані. Якщо їх змінити, то зміни будуть занесені до бази даних.

Засобами запиту можна:

· вибрати записи, які задовольняють умови вибору;

· включити в таблицю відбору потрібні поля;

· провести обчислення в кожному з одержаних записів;

· згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або кількох полях і виконати над ними групові функцію;

· провести оновлення полів у вибраній підмножині записів;

· створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;

· вилучити вибрані підмножини записів з таблиці бази даних;

· додати вибрану підмножину в іншу таблицю записів.

Послідовне виконання ряду запитів дозволяє вирішувати досить складні завдання, не звертаючись до програмування.

В Access 2007 використовується чотири способи створення нового запиту:

• створення запиту з використанням Мастера запросов;

• створення запиту за допомогою Конструктора запросов;

• створення запиту в режимі SQL-редактора;

• створення запиту на основі існуючого фільтру.

Створення однотабличних та багатотабличних запитів на вибірку за допомогою Конструктора запросов. Для створення запитів в вікні бази даних за допомогою конструктора потрібно скористатись вкладкою Создание (група Другие, кнопка Конструктор запросов):

Рис.4.1. Бланк запиту в Конструкторі

 

Вікно конструктора запиту поділено на дві частини. У верхній частині міститься вікно таблиць і запитів, які використовуються у створюваному запиті, а нижня частина містить бланк запиту QBE, в якому задаються поля, ім'я таблиці (чи таблиць), порядок сортування, умови відбору.

Для додавання полів у запит переміщуємо їх з вікна таблиць у рядок Поле. Потім у рядку Уcловия отбора задаємо умови відбору у вигляді виразів. У полях Сортировка задаємо порядок сортування По возрастанию або По убыванию. В рядку Вывод на зкран можна управляти виводом на екран полів.

Користувачеві баз даних рідко коли доводиться буду­вати запити, в яких указувалися б лише потрібні поля та порядок сортування. Найчастіше доводиться мати справу з запитами на вибірку за умовами. Це найпоширеніший вид запитів, які дають змогу вибрати потрібні дані та дістати відповідь, яка задовольняє умови запиту.

Види умов, які можна вводити в запити:

• текстові умови; числові умови; умови для дат;

• умови з логічною операцією И;

• умови з логічною операцією Или;

• умови з комбінацією логічних операцій И та Или.

Текстові умови в запитах. Допускається використаннярізних способів уведення текстових виразів: Київ,”Київ”. Access автоматично візьме текстовий фрагмент у лапки і поставить знак рівності: =”Киів”. При завданні текстових умов можна використовувати оператор „Like” разом із символами „*” та „?”. Символ „*” використовується для заміни невизначеної кількості символів, а символ „?”- для заміни одного символу. Наприклад, клад; Like«К*»— будуть вибрані всі записи зполями з відповідною умовою, в яких значення починаються з літери К; Like «??р*» — будуть вибрані всі записи з відповідними умові поля­ми, в яких третя літера буде р (наприклад, Харків, Херсон, Переяслав-Хмельницький, Пирново і т. д.).

Числові умови. Допускається використання операторів =, <, > <=, >=, <>, between… and…, наприклад =25,00, <=30, >=45, between 17 and 23.

Умови для дат. Дати можна вводити в таких форматах-28/5/2001, #28/5/2001#, Май 28 2001, 28-Май-2001. Можна також вживати оператор between… and…. Наприклад: between1/1/2001 and1/6/2001, between date () and date ()+7.

Логічні умови. Якщо потрібно використати оператор AND(И), то не менше двох умов перебувають у різних стовпчиках. Якщо потрібно використати оператор OR(ИЛИ), то не менше двох умов буде для одного поля.

Для відбору запитів з таблиці Співробітники тих рядків, в яких поле піб починається з літери «Т» бланк конструктора матиме вигляд:

Після встановлення, таким чином, параметрів слід натиснути Enter. Створений запит можна виконати (завантажити). Для цього використовується кнопка (на вкладці Конструктора запросов).

Запит відбирає дані і відображає результати в динамічному наборі:

Рис. 4.2. Підсумки завантаження однотабличного запиту на вибірку

Закривши вікно за допомогою кнопки , можна зберегти умови запиту.

Багатотабличні запити на вибірку. Створимо запит на вибірку із зв’язаних таблиць Співробітники і Зарплата тих записів, в яких поле піб починається на літеру Т, дата народження – пізніше 01.01.1970тає пільги при нарахуванніподатку. Вікно конструктора цього запиту та підсумки виконання матимуть вигляд:

Рис. 4.3. Бланк багатотабличного запиту

 

Підсумки завантаження цього запиту мають вигляд:

 

Рис. 4.3.а. Підсумки завантаження багатотабличного запиту

Після збереження запиту, його завжди можна змінити. Для цього необхідно відкрити його в режимі конструктора.

Створення запитів на корегування баз даних. Запит на створення нових таблиць використовується для збереження результатів запиту. Він заснований на запиті на вибірку, але на відміну від нього зберігає таблицю, що містить результати запиту. Необхідність в збереженні результатів запиту виникає, наприклад, у тому випадку, коли один і той же запит виконується неодноразово, а початкові дані для нього не змінюються. Використовуючи замість запиту таблицю, можна значно прискорити доступ до даних, особливо якщо запит побудований на декількох таблицях великого об'єму.

Запит на оновлення. Внесення однакових змін у велику кількість записів займає багато часу і може з’явитись причиною численних помилок. Запити оновлення автоматично виконують зміну даних у ряді записів. Щоб його створити необхідно в запиті-виборці ввести критерії для вибору змінюваних записів, а потім переглянути на екрані - чи всі записи обрані правильно за критерієм. Після цього перетворити запит - вибірку в запит заміни, скориставшись кнопкою ; в рядку Обновление ввести нові вирази для змінних записів. Тип даних повинен збігатися з типом даних поля вихідної таблиці.

Розглянемо технологію створення запиту на оновлення записів таблиці «Зарплата». Змінимо значення поля «місяць нарахування» на «березень» для співробітників з «таб_ном» >50.

Для цього створимо запит вибірку:

 

Рис. 4.4. Бланк конструктора із запитом на оновлення

 

Щоб перевірити підсумки оновлення даних таблиць, необхідно їх переглянути в звичайному режимі:

 

Рис. 4.4.а. Підсумки запиту на оновлення

 

Після збереження цього запиту в області переходів з’явиться рядок, який використовується для завантаження цього запиту.

Запит на додавання проводить додавання записів з таблиці в таблицю бази даних з результатами запиту. Тому в цьому запиті повинні бути сформульовані записи з полями, відповідними полям в доповнюваній записами таблиці БД. Структура запису таблиці запиту може не повністю співпадати із структурою запису таблиці, в яку додаються записи. В записі запиту може бути менше полів, якщо на поля в таблиці, куди додаються записи, не накладена вимога обов'язковості їх заповнення. Для створення такого запиту використовується кнопка, .

Запит на видалення. Видалення великої кількості записів вручну за допомогою команди Удалить строку займає дуже багато часу. У результаті деякі записи можуть виявитися вилученими через необережність. У цьому випадку користувач може скласти запит видалення, який видалить усі записи за певним критерієм. Для цього необхідно вибрати таблицю, у якій згодом буде проводитись видалення. Далі - створити запит вибору і переглянути результат на екрані – чи всі записи обрані за визначеним критерієм. Якщо в результаті запиту присутні тільки записи, які підлягають видаленню, слід перетворити запит вибору в запит видалення. Для цього в рядку меню виконуються кнопка . Програма залишає в бланку запити для всіх полів рядка. Після виконання запиту з’являється повідомлення про кількість записів, які будуть вилучені у вихідній таблиці.