Порядок перевода в электронную форму документов при первичной (входной) конверсии

Электронные образы документов могут быть сформированы операторами офисов приема-выдачи документов

Согласно процессу, метаданные документов (электронных документов, электронных образов документов) вносятся в базу данных УС, им средствами СУБД присваиваются ID.

После завершения государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета, для имеющихся электронных образов документов на основании их ID формируются необходимые GUID, электронные образы документов подписываются УКЭП ответственного сотрудника территориального органа Росреестра и филиала
ФГБУ «ФКП Росреестра» и помещаются в хранилище Платформы. Дальнейшее хранение этих электронных образов документов в базе данных УС не требуется. При необходимости документ может быть запрошен из Платформы.

Сформированные GUID каждого образа документов сохраняются в УС для дальнейшего использования при формировании дальнейших запросов в Платформу.

Если из офисов приема-выдачи документы поступают в бумажном виде, то процедура проводится по следующему правилу.

В рамках операции в УС бумажные документы сканируются и сохраняются в базе данных УС.

По завершении процедуры государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета для электронного образа документа выполняются процедуры формирования GUID, подписания УКЭП ответственного сотрудника территориального органа Росреестра и филиала ФГБУ «ФКП Росреестра», после чего он направляется для размещения в хранилище Платформы.

Сформированные GUID каждого образа документов сохраняются в УС для дальнейшего использования при формировании дальнейших запросов в Платформу.

Электронные документы (образы документов), считанные из Платформы по запросу пользователей УС, помещаются в базу данных УС и сохраняются там, временно. Время хранения документа определяется размером файлового хранилища УС. При заполнении хранилища новые документы, извлеченные из Платформы вытесняют документы в наибольшим сроком хранения в УС, т.е. в УС создается кэш-хранилище для снижения нагрузки на платформу.

 

Требования к используемому оборудованию для сканирования

Документы дела, имеющие заверительную подпись и/или печать, расшивке не подлежат, и могут быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с сотрудником отдела архива при полной невозможности качественно отсканировать такой документ.

Соответственно для самостоятельного перевода в электронную форму дел, областные управления и районные отделы Росреестра, а также филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра» должны оснащаться сканерами, предусматривающими высококачественное сканирование переплетенных документов без расшивки.

Требования к используемым сканерам:

1) Бережное сканирование:

- высокое качество отсканированных электронных образов, возможность качественно отсканировать сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и «кальки» без нанесения ущерба оригиналу;

- деликатное сканирование сброшюрованных документов, имеющих жесткий корешок или плотную сшивку;

- бесконтактный способ, исключающий механическое воздействие на оригинал.

2) Универсальность:

- сканирование различных оригиналов: документов небольшого формата, сброшюрованных документов, чертежей и карт формата А2;

- оцифровка как совершенно новых, так и старых, ветхих, поврежденных оригиналов;

- сканирование бумаги любого качества ‑ глянцевой, ламинированной, полупрозрачной, с тиснением.

3) Требования к техническим, функциональным и иным характеристикам сканирующего оборудования:

Наименование	Требуемый параметр	Требуемое значение*
1. Книжный сканер А3 с автоподатчиком	Максимальный формат документа (на встроенном планшете и через автоподатчик)	А3
	сканер обладает специально адаптированной планшетной частью формата А3 для сканирования книг	наличие
	расстояние между корпусом сканера и оптической системой в целях съемки изображения максимально близко к «корешку» книги	Не более 30 мм
	оптическое разрешение	Не менее 600 точек на дюйм
	Тип оптической системы сканера	CCD
	Емкость встроенного автоподатчика	не менее 200 листов
	Поддерживаемая плотность бумаги документов;	В диапазоне не менее от 31 до 209 г/м2
	Поддержка глубины цвета цветного сканирования	24 bit
	Время сканирования на планшетной части сканера черно-белого и цветного документа формата А3 при разрешении 200 dpi	не более 1,3 сек
	Время сканирования на планшетной части сканера черно-белого и цветного документа формата А3 при разрешении 300 dpi	не более 1,4 сек
	скорость сканирования через автоподатчик (ADF) сканера черно-белого документа формата А3 при разрешении 200 dpi	Не менее 42 Стр./мин.
	скорость сканирования через автоподатчик (ADF) сканера черно-белого документа формата А3 при разрешении 300 dpi	Не менее 45 Стр./мин.
	возможность отправки отсканированных изображений в «папку» на сервере и рабочей станции;	наличие
	Ширина области сканирования планшетной части	Не менее 304,8 мм
	Длина области сканирования планшетной части	Не менее 457 мм
	автоматическое определение формата документа	наличие
	автоматическое устранения перекоса получаемого изображения	наличие
	отсечение нечитаемого фона	наличие
	возможность сохранения отсканированных изображений в следующих форматах: PDF, TIFF, JPEG, BMP, GIF без закупки дополнительного лицензионного программного обеспечения	наличие
	Максимальная ежедневная нагрузка	Не менее 5000 листов
	Интерфейс подключения к ПК	USB 2.0
	комплект драйверов TWAIN и ISIS для Windows ХР, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1;	наличие
	драйверы обеспечивают работу устройства при использовании непривилегированной учетной записи пользователя Windows	соответствие
2. Книжный сканер А3	Максимальный формат документа	А3
	сканер обладает специально адаптированной проекционной системой для сканирования книг формата А3	Соответствие
	Дистанционное сканирование отдельных и сшитых страниц, книг, журналов, а также ветхих и требующих бережного обращения документов.	Соответствие
	Максимальное оптическое разрешение при горизонтальном сканировании	Не менее 285 точек на дюйм
	Максимальное оптическое разрешение при вертикальном сканировании	Не менее 283 точек на дюйм
	Тип сканирующего устройства	Проекционный
	Время одностороннего сканирования 1200 точек на дюйм (монохромный режим), на страницу А3	Не более 3 сек.
	Время одностороннего сканирования 600 точек на дюйм (цветной режим), на страницу А3	Не более 3 сек.
	Максимальный размер сканируемого документа	Не менее 432х300 мм
	Минимальный размер сканируемого документа	Не более 26х26 мм
	Максимальная толщина документа	Не менее 30 мм
	Устройство должно быть предназначено для осуществления автоматического непрерывного сканирования документов.	Соответствие
	Автоматическое определение множества документов сканируемых одновременно и их обрезка.	Соответствие
	Автоматический поворот изображения (текстовые документы).	Соответствие
	Коррекция изображения книги.	Соответствие
	Автоматическое определение режима сканирования.	Соответствие
	Непрерывное сканирование с определением переворота страниц.	Соответствие

 

Требования к оборудованию и материалам для штрих-кодирования бумажных дел

Для самостоятельной печати штрих-кодов на самоклеющихся этикетках рекомендуется настольный принтер с шириной печатаемой этикетки до 60 мм, подходящий для создания различных видов штрих-кода.

Требования к принтеру:

скорость печати до 127 мм/сек;

память: Flash ROM (1MB), DRAM (2MB);

метод печати: термо;

разрешение печати: 203 DPI;

ширина печати: 56 мм;

интерфейс подключения: USB, RS-232.

Для печати на принтере могут быть использованы этикетки, намотанные на втулку внутренним диаметром 25 мм - 37 мм.

Для печати этикеток используются рулоны, вставляемые в принтер.

Намотка: 2000 шт

Ширина: 30 мм

Длина: 20 мм

Диаметр втулки: 40 мм

Тип печати: термо

Цвет: белый

Программное обеспечение позволяет задать тип штрих-кода, структуру штрих-кода, параметры приращения. Печать одного рулона, 2000 этикеток составляет приблизительно 6 минут.

Допускается использовать монохромные принтеры струйной печати, или принтеры термотрансферной печати, подходящие для использования в сфере маркировки.

5. Технологическая схема загрузки образов документов, ранее отсканированных при плановой ретроконверсии, в Программно-аппаратную платформу хранения электронных документов

 

Приложение 2

к Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел и материалов федерального картографо-геодезического фонда

Дополнительные требования, предъявляемые к условиям хранения и выдачи материалов и данных ФКГФ, относящихся к сведениям ограниченного распространения

– наличие лицензии ФСБ России;

– обособленность помещений с материалами ФКГФ и рабочих помещений от других площадей архивохранилища (отдельный вход);

– наличие режимных помещений для хранения материалов ограниченного доступа;

– наличие в штатной структуре режимно-секретного подразделения
и подразделения по защите информации;

– наличие постов охраны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.08.1992 № 587 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 02.11.2009 № 886);

– наличие оборудования, аттестованного по требованиям безопасности информации (компьютеры, сканеры, плоттеры и т.д.), наличие сертифицированных средств защиты информации;

– хранилища должны соответствовать действующим типовым нормам и правилам проектирования помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, и работы с ними.

Учитывая специфику основного объема материала, находящегося
на хранении в ФКГФ (листовые карты), хранилища должны быть оснащены специальным оборудованием (стеллажи для хранения книг брошюр форматов А5-А3, стеллажи с выдвижными ящиками для хранения листовых материалов форматов А2-А0), шкафы для хранения цифровой информации.

Необходимо отметить, что в связи с тем, что основная часть материалов относится к сведениям ограниченного распространения, перевозка данных материалов осуществляется подразделениями фельдъегерской связи либо специальной связи в соответствии с действующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

[1] Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 50 (ч. 6), ст. 7088; 2013, № 13, ст. 1605, № 34, ст. 4484; 2014, № 15, ст. 1795, № 28, ст. 4102, № 29, ст. 4195.

[2]

[3] Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059

[4] Зарегистрировано в Минюсте России 7 сентября 2015 г. N 38830

[5] Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 30, ст. 3594; 2001, № 11, ст. 997; № 16, ст. 1533; 2002, № 15, ст. 1377; 2003, № 24, ст. 2244; 2004, № 27, ст. 2711; № 30, ст. 3081; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 15, 22, 40, 43; № 50, ст. 5244; 2006, № 1, ст. 17; № 17, ст. 1782; № 23, ст. 2380; № 27, ст. 2881; № 30, ст. 3287; № 50, ст. 5279; № 52, ст. 5498; 2007, № 31, ст. 4011; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; № 48, ст. 5812; 2008, № 20, ст. 2251; № 27, ст. 3126; № 30, ст. 3597, 3616; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3611; № 52, ст. 6410, 6419; 2010, № 15, ст. 1756; № 25, ст. 3070; № 49, ст. 6424; 2011, № 1, ст. 47; № 13, ст. 1688; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4562, 4594; № 48, ст. 6730; № 49 ст. 7056, 7061; № 50, ст. 7347, 7359, 7365; № 51, ст. 7448; 2012, № 24, ст. 3078; № 27, ст. 3587; № 29, ст. 3998; № 31, ст. 4322; № 53, ст. 7619, 7643; 2013, № 14, ст. 1651; № 19, ст. 2328;

№ 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; № 44, ст. 5633; № 51, ст. 6699; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3377; № 30, ст. 4218,4225.

[6] Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 31, ст. 4017; 2008, № 30, ст. 3597, 3616; 2009, № 1, ст. 19; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3582; № 52, ст. 6410, 6419; 2011, № 1, ст. 47; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4563, 4594, 4605; № 49, ст. 7024, 7061; № 50, ст. 7365; 2012, № 31, ст. 4322; 2013, № 14, ст. 1651; № 23, ст. 2866; № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4083; 2014, № 26, ст. 3377; № 30, ст. 4211,4218

[7] Зарегистрирован в Минюсте России 14.03.2012, регистрационный № 23481.

^[8] Зарегистрирован Минюстом России 01.08.2014, регистрационный № 33401.

^[9] Зарегистрирован Минюстом России 31.03.2010, регистрационный № 16771.

^[10] Зарегистрировано в Минюсте России 25 августа 2014 г. N 33857

[11] Зарегистрирован в Минюсте России 18.11.2014, регистрационный № 34757.