Организация работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму документов в бумажном виде.

Основные процедуры перекомплектования и перевода в электронную форму

Перекомплектование и перевод бумажных документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела (далее – также дела), в электронную форму осуществляется посредством создания электронных образов документов (полностью воспроизводящих информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей, преобразования в цифровую форму (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой на Платформу.

Порядок перевода определяет процедуру плановой ретроконверсии - перекомплектование и постепенный перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел, первичной (входной) конверсии (сканирования) - перевод в электронную форму подаваемых заявителями документов на государственную регистрацию прав, государственный кадастровый учет, а также ретроконверсии по запросу - перекомплектование и перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел при обращении (запросе) должностного лица (работника) структурного подразделения к делу, находящемуся на хранении и не переведенному в электронную форму».

Работы по перекомплектованию и переводу в электронную форму документов в бумажном виде (далее работы) осуществляются силами сотрудников территориальных органов Росреестра и филиалов
ФГБУ «ФКП Росреестра».

Основные процедуры по перекомплектованию и переводу в электронную форму документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела:

- планирование работ;

- подготовка, наклейка штрих-кода на обложку (титульный лист) дела, перекомплектование и передача дел на сканирование;

- перевод в электронную форму (сканирование) документов, помещенных в дела;

- контроль качества документов в электронной форме;

- формирование структуры файлов дела, тома дела;

- присвоение имен файлов документам по заданным правилам;

- хранение дел в электронной форме на серверах технологического участка сканирования;

- установление соответствия документов в электронной форме к записям УС;

- подпись документов в электронной форме УКЭП и их загрузка на Платформу (в части кадастровых дел выполняется после внедрения ФГИС ЕГРН).

Планирование работ

До момента проведения работ в территориальном органе Росреестра и в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по каждому архиву (где запланированы работы) должен быть разработан и утвержден план-график проведения работ, включающий в себя сведения об общем количестве дел, планируемых к перекомплектованию и переводу в электронную форму в отчетном периоде, как по состоянию на отчетную дату, так и ежемесячно, а также список сотрудников, привлекаемых к выполнению работ.

Примерный состав функций сотрудников, привлекаемых к выполнению работ:

Сотрудник отдела ведения архива - обеспечение перекомплектование дел бумажных документов с учетом требований к составу документов, соответствующим требованиям приказов Минэкономразвития России от 09.07.2014 № 435 «Об утверждении Порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел» и Росреестра от 24.07.2014 № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», передача архивных дел на сканирование, ведение учета дел, переданных на сканирование и полученных после сканирования, контроль сохранности подлинников дел после сканирования.

Брошюровщик - разделение документов на три части (не подлежащие сканированию, подлежащие изъятию из дела после сканирования, подлежащие хранению в деле), разделение документов специальными листами - разделителями, расшивка и сшивка дел, в случаях, допускающих эту операцию, штрих - кодирование, подготовка к поточному сканированию.

Технолог - определение последовательности и разделение операций по подготовке документов к сканированию, разделение потоков документов по местам сканирования, определение правил применения сканеров различных типов в зависимости от сканируемого материала, определении параметров и настройки сканеров.

Оператор сканирующего устройства - получение архивных дел на сканирование, проведение процедуры сканирования, присвоение имени электронной папки дела, электронной папки тома дела и документов в электронной форме, передача архивных дел после сканирования в полной сохранности подлинников.

Контролер качества - просмотр и контроль качества отсканированного материала с целью выявления брака и передача бракованных материалов на повторное сканирование, контроль достоверности и соответствия отсканированных дел делам в бумажном виде, подписание электронного документа УКЭП, возврат в архив архивных дел после сканирования в полной сохранности подлинников, передача дел в электронной форме для последующей загрузки в электронное хранилище.

Примерный перечень оборудования и программного обеспечения, необходимого для выполнения работ

Для осуществления работ должны быть созданы «места сканирования», которые располагаются по месту нахождения бумажных документов в архивах, где будет размещено сканирующее оборудование и автоматизированное рабочее место оператора (рабочие места) с установленным программным обеспечением.

Для этих целей необходимо следующее оборудование:

- сканирующее оборудование (формата А4, А3, А2 (при наличии)), которое обеспечивает высокое качество отсканированных электронных образов, а также позволяет качественно отсканировать сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и кальки без нанесения ущерба оригиналу;

- для сканирования документов формата А1 и А0 требуется определение их количества и целесообразности приобретения подобных сканеров, ввиду их высокой стоимости, возможна временная передача документов данного формата на сканирование в одно из областных управлений Росреестра, которое будет оснащено сканерами данного формата;

- возможно применение программной технологии получения документов формата А0 и А1 из отсканированных фрагментов меньшего формата и последующей объединения либо с использование оборудования фотокопирования.

- компьютерное оборудование – персональная ЭВМ
(АРМ оператора), монитор, источник бесперебойного питания;

- серверное оборудование – сервер технологического участка сканирования, источник бесперебойного питания;

- программное обеспечение – операционные системы Windows XP или выше, необходимые драйверы для сканирующих устройств, подключенных к компьютерам, операционные системы для серверов Windows Server 2008 и выше, программа для просмотра документов в формате PDF Adobe Acrobat Reader.

Все перечисленное оборудование должно быть смонтировано в единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов.

Рекомендуется все перечисленное оборудование использовать в целях подготовки электронных копий документов. В случае дефицита оборудования, допускается его совместное использование для других процессов.

При проведении работ в обязательном порядке требуется организация защиты массива электронных копий документов от несанкционированного доступа.

АРМ оператора и сервера хранения данных не могут иметь выход в информационно-телекоммуникационную сеть Интернет.

 

Подготовка, перекомплектование и передача документов на сканирование

При подготовке дел в бумажном виде проверяется физическое состояние находящихся в нем документов.

Передача дела на сканирование оператору сканирующего устройства осуществляется сотрудником отдела архива с занесением сведений в журнал учёта дел, переданных на сканирование.

Оператор сканирования на АРМ Агента Платформы вводит номер дела или считывает штрих-код с обложки дела.

Штрих-коды предназначены для ускорения идентификации бумажного дела в процессе его обработки. Структура штрих-кода обеспечивает уникальность идентификации дела, но не несет семантической информации.

Структура штрих-кода:

 

Цифровой код субъекта РФ - 2 символа	Служебный признак 1 символ	Порядковый номер дела - 7 символов
хх (пример 33)	х (пример 2)	ххххххх (пример 1234567)

 

 

Служебный признак получения электронной копии	Расшифровка
	Управление Росреестра
	Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра»
	ФГБУ «Центр геодезии. картографии и ИПД»

 

Из УС по номеру дела или ШК считывается опись дела и на форме выводится список документов, которые содержатся в любых делах.

Оператор напротив каждого документа может указать, что:

– документ сканируется и сам бумажный документ остается на хранении в архиве;

– документ сканируется и оставляется только электронный образ документа, а бумажный документ подлежит уничтожению;

– документ не сканируется и бумажная версия документа уничтожается.

Оператор сканирует те документы, для которых требуются электронные образы.

Признаки каждого документа дела затем переносятся в УС вместе с образами.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же дел сотрудник отдела архива обязан перед передачей дел на сканирование убедиться в том, что дела прежде не проходили процедуру сканирования. Для этого с использованием АРМ Агента платформы или АРМ УС сотрудник отдела архива вводит номер дела или считывает штрих-код с обложки дела. Из УС по номеру дела или ШК считывается опись дела и на форме выводится список документов, которые содержатся в деле. Если в списке документов присутствуют так же имена файлов, содержащие документы, то такое дело не подлежит сканированию.

У сотрудника Архива должен иметься список отсканированных дел в электронном виде. В этом случае проверка может осуществляться средствами электронной таблицы (Excel) или текстового редактора (Word).