Присвоение идентификационного номера электронному файлу дела, тому дела, электронному файлу документов

Основной принцип, который должен соблюдаться при идентификации электронных файлов – включение в структуру имени «папки» уникального номера дела либо условного номера.

Дело идентифицируется тем же номером, что и соответствующий раздел УС (кадастровым номером, а при его отсутствии - условным номером).

Агент платформы имеет функцию автоматической привязки файлов отсканированных документов к метаданным документов, которые хранятся в УС. Автоматическая привязка возможна при условии формирования имен файлов многостраничных документов в виде многостраничных PDF, как описано в Варианте 2. Автоматическая привязка выполняется для всех документов, входящих в папку дела (тома дела). Для автоматической привязки документа в Агенте к записи в описи дела в УС необходимо совпадение трех атрибутов:

– наименование документа;

– номер документа;

– дата документа.

При несоблюдении правил формирования имен документов имеется возможность ручной привязки документов. Она сводится к открытию документа, определению его содержания, соотнесению его с метаданными записи УС, и привязки этого документа к соответствующей записи.

К записи УС должны быть привязаны документы в формате многостраничного PDF. Привязка документа в виде набора отдельных файлов, соответствующих страницам документа, функционалом Агента не поддерживается и недопустима.

При формировании структуры дела в электронном виде исходные данные после сканирования могут быть представлены в двух вариантах:

Вариант 1. Этот вариант возможен при работе с делами, отсканированными в результате выполнения работ прошлых лет. При этом применяется следующий порядок:

- формируется папка с номером дела;

- в папке дела формируется папка тома дела;

- в папке тома дела формируется папка документа, которой присваивается имя в следующей последовательности:

- порядковый номер (арабские цифры) в соответствии с порядком хранения в бумажном виде (документу «Опись дела» всегда присваивается порядковый номер «0»);

- нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);

- буквенное наименование (буквы русского алфавита) в соответствии с типом документа. Формируется на основании словаря, допускаются сокращенные наименования;

- нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);

- дата документа в формате ДД.ММ.ГГГГ;

- нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);

- номер документа (символ «:» заменяется на «» (пробел), символ «/» заменяется на «!», например: номер 03/01/2012-145 заменяется на номер 03!01!2012-145), если отсутствует номер документа, то сведения о нем не указываются.

Вариант 1 может рассматриваться как промежуточный результат, предусматривающий переход к варианту 2.

Вариант 2 – для сохранения отсканированных документов в виде многостраничных PDF-файлов применяется следующий порядок:

- формируется папка с номером дела;

- в папке дела формируется папка тома дела;

В папку тома дела помещается документ в формате файла PDF (многостраничный), которому присваивается имя в следующей последовательности:

- порядковый номер (арабские цифры) в соответствии с порядком хранения в бумажном виде (документу «Опись дела» всегда присваивается порядковый номер «0»);

- нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);

- буквенное наименование (буквы русского алфавита) в соответствии с типом документа. Формируется на основании словаря, допускаются сокращенные наименования;

- нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);

- дата документа в формате ДД.ММ.ГГГГ;

- нижнее подчеркивание (разделитель в имени файла);

- номер документа (в номере символ «:» заменяется на «» (пробел), символ «/» заменяется на «!», например: номер 03/01/2013-145 заменяется на номер 03!01!2013-145), если отсутствует номер документа, то сведения о нем не указываются.

Формат файла – PDF. Соответственно расширение имени должно быть «PDF».

Для автоматической привязки документа в Агенте к записи в описи дела необходимо совпадение трех атрибутов:

- Наименование документа

- Номер документа

- Дата документа.

В качестве примера для двух вариантов на рисунках 1 и 2 представлена структура имени папки файловой системы.

Рис. 1. Вариант 1.

 

Рис. 2. Вариант 2.