Мероприятия по переводу в цифровую (электронную) форму материалов и данных фкгф, в том числе по переводу в электронную форму вновь поступающих материалов на бумажных носителях

Общие положения

Порядок перекомплектования иперевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (далее – Порядок перевода) разработан для обеспечения реализации мероприятия «Проведение работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел» федеральной целевой программы «Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014 - 2019 годы)», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 10.10.2013 № 903.

Порядок перевода разработан с целью регламентации проведения в архивах территориальных органов Росреестра и филиалов
ФГБУ «ФКП Росреестра» по субъектам Российской Федерации работ по созданию электронного хранилища документов в электронной форме в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Порядок перевода описывает общие подходы и принципы проведения работ по подготовке и передаче документов из архива на сканирование, перекомплектования, обеспечения процесса сканирования и последующего хранения документов в электронной форме.

Определения и сокращения

Агент Платформы, Агент ‑ Агент программно-аппаратной платформы хранения электронных документов. Программа, поддерживающая протокол взаимодействия УC с Платформой, а так же выполняющая ряд функций по первичному вводу электронных документов в Платформу и манипуляции этими документами.

АРМ оператора - программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности оператора по сканированию документов.

 

Архив – место хранения дел правоустанавливающих документов (далее – ДПД) в территориальных органах по субъектам Российской Федерации, а также место хранения кадастровых дел (далее – КД) в филиалах Федерального государственного бюджетного учреждения «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии».

Дело – дело правоустанавливающих документов, кадастровое дело.

Документ в электронной форме –документ, в котором информация представлена в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации, допускающая преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.

Журнал учёта дел, переданных на сканирование - журнал для регистрации передачи/приема дел в бумажном виде.

Оператор сканирующего устройства – сотрудник, управляющий работой сканирующего оборудования.

Оцифровка – преобразование документа из традиционной, присущей ему формы (в аналоговом виде), в цифровую (компьютерную) форму в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Платформа ‑ Аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий базовый набор сервисов, необходимых для высоконадежного хранения файлов в интересах управляющих систем. Краткое наименование системы: Программно-аппаратная Платформа хранения электронных документов.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе), посредством специального устройства – сканера.

Сотрудник – штатные сотрудники территориальныхорганов Росреестра либо филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» по субъектам РФ, на которых возложен функционал по переводу в электронную форму дел.

УКЭП – Усиленная квалифицированная электронная подпись.

УС – Учетная система. Для Росреестра УС являются ПК ИС ЕГРП, и АИС «Юстиция» (ПК ИС ЕГРП ‑ Программный комплекс информационной системы ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним. АИС «Юстиция» ‑ Автоматизированная информационная система «Юстиция», предназначена для регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним. Назначение ПК ИС ЕГРП и АИС «Юстиция» совпадают), АИС ГКН – Автоматизированная информационная система «Государственный кадастр недвижимости». С 01.01.2017 – Федеральная государственная информационная система ведения единого государственного реестра недвижимости (ФГИС ЕГРН).

ЭВМ – электронно-вычислительная машина

Электронный образ документа – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный файл – в контексте данного документа, файл содержащий электронную копию документа или электронный документ. Формат файла предусматривает хранение в одном файле многостраничных документов.

Планирование работ

До момента проведения работ в территориальном органе Росреестра и в филиале ФГБУ «ФКП Росреестра» по каждому архиву (где запланированы работы) должен быть разработан и утвержден план-график проведения работ, включающий в себя сведения об общем количестве дел, планируемых к перекомплектованию и переводу в электронную форму в отчетном периоде, как по состоянию на отчетную дату, так и ежемесячно, а также список сотрудников, привлекаемых к выполнению работ.

Примерный состав функций сотрудников, привлекаемых к выполнению работ:

Сотрудник отдела ведения архива - обеспечение перекомплектование дел бумажных документов с учетом требований к составу документов, соответствующим требованиям приказов Минэкономразвития России от 09.07.2014 № 435 «Об утверждении Порядка и сроков хранения содержащихся в государственном кадастре недвижимости дел» и Росреестра от 24.07.2014 № П/349 «Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», передача архивных дел на сканирование, ведение учета дел, переданных на сканирование и полученных после сканирования, контроль сохранности подлинников дел после сканирования.

Брошюровщик - разделение документов на три части (не подлежащие сканированию, подлежащие изъятию из дела после сканирования, подлежащие хранению в деле), разделение документов специальными листами - разделителями, расшивка и сшивка дел, в случаях, допускающих эту операцию, штрих - кодирование, подготовка к поточному сканированию.

Технолог - определение последовательности и разделение операций по подготовке документов к сканированию, разделение потоков документов по местам сканирования, определение правил применения сканеров различных типов в зависимости от сканируемого материала, определении параметров и настройки сканеров.

Оператор сканирующего устройства - получение архивных дел на сканирование, проведение процедуры сканирования, присвоение имени электронной папки дела, электронной папки тома дела и документов в электронной форме, передача архивных дел после сканирования в полной сохранности подлинников.

Контролер качества - просмотр и контроль качества отсканированного материала с целью выявления брака и передача бракованных материалов на повторное сканирование, контроль достоверности и соответствия отсканированных дел делам в бумажном виде, подписание электронного документа УКЭП, возврат в архив архивных дел после сканирования в полной сохранности подлинников, передача дел в электронной форме для последующей загрузки в электронное хранилище.

Примерный перечень оборудования и программного обеспечения, необходимого для выполнения работ

Для осуществления работ должны быть созданы «места сканирования», которые располагаются по месту нахождения бумажных документов в архивах, где будет размещено сканирующее оборудование и автоматизированное рабочее место оператора (рабочие места) с установленным программным обеспечением.

Для этих целей необходимо следующее оборудование:

- сканирующее оборудование (формата А4, А3, А2 (при наличии)), которое обеспечивает высокое качество отсканированных электронных образов, а также позволяет качественно отсканировать сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и кальки без нанесения ущерба оригиналу;

- для сканирования документов формата А1 и А0 требуется определение их количества и целесообразности приобретения подобных сканеров, ввиду их высокой стоимости, возможна временная передача документов данного формата на сканирование в одно из областных управлений Росреестра, которое будет оснащено сканерами данного формата;

- возможно применение программной технологии получения документов формата А0 и А1 из отсканированных фрагментов меньшего формата и последующей объединения либо с использование оборудования фотокопирования.

- компьютерное оборудование – персональная ЭВМ
(АРМ оператора), монитор, источник бесперебойного питания;

- серверное оборудование – сервер технологического участка сканирования, источник бесперебойного питания;

- программное обеспечение – операционные системы Windows XP или выше, необходимые драйверы для сканирующих устройств, подключенных к компьютерам, операционные системы для серверов Windows Server 2008 и выше, программа для просмотра документов в формате PDF Adobe Acrobat Reader.

Все перечисленное оборудование должно быть смонтировано в единый аппаратно-программный комплекс создания и хранения электронных копий архивных документов.

Рекомендуется все перечисленное оборудование использовать в целях подготовки электронных копий документов. В случае дефицита оборудования, допускается его совместное использование для других процессов.

При проведении работ в обязательном порядке требуется организация защиты массива электронных копий документов от несанкционированного доступа.

АРМ оператора и сервера хранения данных не могут иметь выход в информационно-телекоммуникационную сеть Интернет.

 

Подготовка, перекомплектование и передача документов на сканирование

При подготовке дел в бумажном виде проверяется физическое состояние находящихся в нем документов.

Передача дела на сканирование оператору сканирующего устройства осуществляется сотрудником отдела архива с занесением сведений в журнал учёта дел, переданных на сканирование.

Оператор сканирования на АРМ Агента Платформы вводит номер дела или считывает штрих-код с обложки дела.

Штрих-коды предназначены для ускорения идентификации бумажного дела в процессе его обработки. Структура штрих-кода обеспечивает уникальность идентификации дела, но не несет семантической информации.

Структура штрих-кода:

 

Цифровой код субъекта РФ - 2 символа	Служебный признак 1 символ	Порядковый номер дела - 7 символов
хх (пример 33)	х (пример 2)	ххххххх (пример 1234567)

 

 

Служебный признак получения электронной копии	Расшифровка
	Управление Росреестра
	Филиал ФГБУ «ФКП Росреестра»
	ФГБУ «Центр геодезии. картографии и ИПД»

 

Из УС по номеру дела или ШК считывается опись дела и на форме выводится список документов, которые содержатся в любых делах.

Оператор напротив каждого документа может указать, что:

– документ сканируется и сам бумажный документ остается на хранении в архиве;

– документ сканируется и оставляется только электронный образ документа, а бумажный документ подлежит уничтожению;

– документ не сканируется и бумажная версия документа уничтожается.

Оператор сканирует те документы, для которых требуются электронные образы.

Признаки каждого документа дела затем переносятся в УС вместе с образами.

Во избежание повторного сканирования одних и тех же дел сотрудник отдела архива обязан перед передачей дел на сканирование убедиться в том, что дела прежде не проходили процедуру сканирования. Для этого с использованием АРМ Агента платформы или АРМ УС сотрудник отдела архива вводит номер дела или считывает штрих-код с обложки дела. Из УС по номеру дела или ШК считывается опись дела и на форме выводится список документов, которые содержатся в деле. Если в списке документов присутствуют так же имена файлов, содержащие документы, то такое дело не подлежит сканированию.

У сотрудника Архива должен иметься список отсканированных дел в электронном виде. В этом случае проверка может осуществляться средствами электронной таблицы (Excel) или текстового редактора (Word).

Требования общего характера.

Единицы хранения – дела, содержащие отдельные документы, сканируются в полном объеме, с учетом проведенного переукомплектования, включая обложки, опись дела, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п., сканируется каждый разворот, последовательность страниц в формируемом электронном файле должна соответствовать последовательности страниц в документе.

Неразброшюрованные документы дела сканируются полистно, включая оборотную сторону, если она заполнена символьной (текстом), графической и иной информацией, а также пронумерована.

В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги в качестве подложки под небольшие документы с тем, чтобы выступающие границы следующего документа большего размера не присутствовали на изображении.

Использование прижимного стекла сканеров нежелательно, в случае если дело или документ сшиты таким образом, что при их раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам.

Технические требования.

Сканирование документов производится с максимально возможными техническими параметрами:

- сканирование документов формата А5 и менее (А6, А7 и т.д.) выполняется с разрешением 600 dpi.

- сканирование документов форматов А4 и АЗ выполняется с разрешением 300 dpi.

- перевод бумажных документов форматов А0 - А2 в формат электронного образа документа может осуществляется посредством фотосканирования с разрешением 300 dpi.

- для сканирования документов необходимо использовать режим сканирования документа «черно-белый», а для документов в цвете - «цветной».

- в случаях, когда на документе имеется только синяя печать, подпись, документ сканируется в «черно-белом» режиме.

- файл сохраняется в формате многостраничного PDF.

Требования к используемому оборудованию для сканирования

Документы дела, имеющие заверительную подпись и/или печать, расшивке не подлежат, и могут быть расшиты только в исключительных случаях по согласованию с сотрудником отдела архива при полной невозможности качественно отсканировать такой документ.

Соответственно для самостоятельного перевода в электронную форму дел, областные управления и районные отделы Росреестра, а также филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра» должны оснащаться сканерами, предусматривающими высококачественное сканирование переплетенных документов без расшивки.

Требования к используемым сканерам:

1) Бережное сканирование:

- высокое качество отсканированных электронных образов, возможность качественно отсканировать сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и «кальки» без нанесения ущерба оригиналу;

- деликатное сканирование сброшюрованных документов, имеющих жесткий корешок или плотную сшивку;

- бесконтактный способ, исключающий механическое воздействие на оригинал.

2) Универсальность:

- сканирование различных оригиналов: документов небольшого формата, сброшюрованных документов, чертежей и карт формата А2;

- оцифровка как совершенно новых, так и старых, ветхих, поврежденных оригиналов;

- сканирование бумаги любого качества ‑ глянцевой, ламинированной, полупрозрачной, с тиснением.

3) Требования к техническим, функциональным и иным характеристикам сканирующего оборудования:

Наименование	Требуемый параметр	Требуемое значение*
1. Книжный сканер А3 с автоподатчиком	Максимальный формат документа (на встроенном планшете и через автоподатчик)	А3
	сканер обладает специально адаптированной планшетной частью формата А3 для сканирования книг	наличие
	расстояние между корпусом сканера и оптической системой в целях съемки изображения максимально близко к «корешку» книги	Не более 30 мм
	оптическое разрешение	Не менее 600 точек на дюйм
	Тип оптической системы сканера	CCD
	Емкость встроенного автоподатчика	не менее 200 листов
	Поддерживаемая плотность бумаги документов;	В диапазоне не менее от 31 до 209 г/м2
	Поддержка глубины цвета цветного сканирования	24 bit
	Время сканирования на планшетной части сканера черно-белого и цветного документа формата А3 при разрешении 200 dpi	не более 1,3 сек
	Время сканирования на планшетной части сканера черно-белого и цветного документа формата А3 при разрешении 300 dpi	не более 1,4 сек
	скорость сканирования через автоподатчик (ADF) сканера черно-белого документа формата А3 при разрешении 200 dpi	Не менее 42 Стр./мин.
	скорость сканирования через автоподатчик (ADF) сканера черно-белого документа формата А3 при разрешении 300 dpi	Не менее 45 Стр./мин.
	возможность отправки отсканированных изображений в «папку» на сервере и рабочей станции;	наличие
	Ширина области сканирования планшетной части	Не менее 304,8 мм
	Длина области сканирования планшетной части	Не менее 457 мм
	автоматическое определение формата документа	наличие
	автоматическое устранения перекоса получаемого изображения	наличие
	отсечение нечитаемого фона	наличие
	возможность сохранения отсканированных изображений в следующих форматах: PDF, TIFF, JPEG, BMP, GIF без закупки дополнительного лицензионного программного обеспечения	наличие
	Максимальная ежедневная нагрузка	Не менее 5000 листов
	Интерфейс подключения к ПК	USB 2.0
	комплект драйверов TWAIN и ISIS для Windows ХР, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1;	наличие
	драйверы обеспечивают работу устройства при использовании непривилегированной учетной записи пользователя Windows	соответствие
2. Книжный сканер А3	Максимальный формат документа	А3
	сканер обладает специально адаптированной проекционной системой для сканирования книг формата А3	Соответствие
	Дистанционное сканирование отдельных и сшитых страниц, книг, журналов, а также ветхих и требующих бережного обращения документов.	Соответствие
	Максимальное оптическое разрешение при горизонтальном сканировании	Не менее 285 точек на дюйм
	Максимальное оптическое разрешение при вертикальном сканировании	Не менее 283 точек на дюйм
	Тип сканирующего устройства	Проекционный
	Время одностороннего сканирования 1200 точек на дюйм (монохромный режим), на страницу А3	Не более 3 сек.
	Время одностороннего сканирования 600 точек на дюйм (цветной режим), на страницу А3	Не более 3 сек.
	Максимальный размер сканируемого документа	Не менее 432х300 мм
	Минимальный размер сканируемого документа	Не более 26х26 мм
	Максимальная толщина документа	Не менее 30 мм
	Устройство должно быть предназначено для осуществления автоматического непрерывного сканирования документов.	Соответствие
	Автоматическое определение множества документов сканируемых одновременно и их обрезка.	Соответствие
	Автоматический поворот изображения (текстовые документы).	Соответствие
	Коррекция изображения книги.	Соответствие
	Автоматическое определение режима сканирования.	Соответствие
	Непрерывное сканирование с определением переворота страниц.	Соответствие

 

Требования к оборудованию и материалам для штрих-кодирования бумажных дел

Для самостоятельной печати штрих-кодов на самоклеющихся этикетках рекомендуется настольный принтер с шириной печатаемой этикетки до 60 мм, подходящий для создания различных видов штрих-кода.

Требования к принтеру:

скорость печати до 127 мм/сек;

память: Flash ROM (1MB), DRAM (2MB);

метод печати: термо;

разрешение печати: 203 DPI;

ширина печати: 56 мм;

интерфейс подключения: USB, RS-232.

Для печати на принтере могут быть использованы этикетки, намотанные на втулку внутренним диаметром 25 мм - 37 мм.

Для печати этикеток используются рулоны, вставляемые в принтер.

Намотка: 2000 шт

Ширина: 30 мм

Длина: 20 мм

Диаметр втулки: 40 мм

Тип печати: термо

Цвет: белый

Программное обеспечение позволяет задать тип штрих-кода, структуру штрих-кода, параметры приращения. Печать одного рулона, 2000 этикеток составляет приблизительно 6 минут.

Допускается использовать монохромные принтеры струйной печати, или принтеры термотрансферной печати, подходящие для использования в сфере маркировки.

5. Технологическая схема загрузки образов документов, ранее отсканированных при плановой ретроконверсии, в Программно-аппаратную платформу хранения электронных документов

 

Приложение 2

к Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел и материалов федерального картографо-геодезического фонда

Дополнительные требования, предъявляемые к условиям хранения и выдачи материалов и данных ФКГФ, относящихся к сведениям ограниченного распространения

– наличие лицензии ФСБ России;

– обособленность помещений с материалами ФКГФ и рабочих помещений от других площадей архивохранилища (отдельный вход);

– наличие режимных помещений для хранения материалов ограниченного доступа;

– наличие в штатной структуре режимно-секретного подразделения
и подразделения по защите информации;

– наличие постов охраны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.08.1992 № 587 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 02.11.2009 № 886);

– наличие оборудования, аттестованного по требованиям безопасности информации (компьютеры, сканеры, плоттеры и т.д.), наличие сертифицированных средств защиты информации;

– хранилища должны соответствовать действующим типовым нормам и правилам проектирования помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, и работы с ними.

Учитывая специфику основного объема материала, находящегося
на хранении в ФКГФ (листовые карты), хранилища должны быть оснащены специальным оборудованием (стеллажи для хранения книг брошюр форматов А5-А3, стеллажи с выдвижными ящиками для хранения листовых материалов форматов А2-А0), шкафы для хранения цифровой информации.

Необходимо отметить, что в связи с тем, что основная часть материалов относится к сведениям ограниченного распространения, перевозка данных материалов осуществляется подразделениями фельдъегерской связи либо специальной связи в соответствии с действующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

[1] Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 50 (ч. 6), ст. 7088; 2013, № 13, ст. 1605, № 34, ст. 4484; 2014, № 15, ст. 1795, № 28, ст. 4102, № 29, ст. 4195.

[2]

[3] Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059

[4] Зарегистрировано в Минюсте России 7 сентября 2015 г. N 38830

[5] Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 30, ст. 3594; 2001, № 11, ст. 997; № 16, ст. 1533; 2002, № 15, ст. 1377; 2003, № 24, ст. 2244; 2004, № 27, ст. 2711; № 30, ст. 3081; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 15, 22, 40, 43; № 50, ст. 5244; 2006, № 1, ст. 17; № 17, ст. 1782; № 23, ст. 2380; № 27, ст. 2881; № 30, ст. 3287; № 50, ст. 5279; № 52, ст. 5498; 2007, № 31, ст. 4011; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; № 48, ст. 5812; 2008, № 20, ст. 2251; № 27, ст. 3126; № 30, ст. 3597, 3616; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3611; № 52, ст. 6410, 6419; 2010, № 15, ст. 1756; № 25, ст. 3070; № 49, ст. 6424; 2011, № 1, ст. 47; № 13, ст. 1688; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4562, 4594; № 48, ст. 6730; № 49 ст. 7056, 7061; № 50, ст. 7347, 7359, 7365; № 51, ст. 7448; 2012, № 24, ст. 3078; № 27, ст. 3587; № 29, ст. 3998; № 31, ст. 4322; № 53, ст. 7619, 7643; 2013, № 14, ст. 1651; № 19, ст. 2328;

№ 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; № 44, ст. 5633; № 51, ст. 6699; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3377; № 30, ст. 4218,4225.

[6] Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 31, ст. 4017; 2008, № 30, ст. 3597, 3616; 2009, № 1, ст. 19; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3582; № 52, ст. 6410, 6419; 2011, № 1, ст. 47; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4563, 4594, 4605; № 49, ст. 7024, 7061; № 50, ст. 7365; 2012, № 31, ст. 4322; 2013, № 14, ст. 1651; № 23, ст. 2866; № 27, ст. 3477; № 30, ст. 4083; 2014, № 26, ст. 3377; № 30, ст. 4211,4218

[7] Зарегистрирован в Минюсте России 14.03.2012, регистрационный № 23481.

^[8] Зарегистрирован Минюстом России 01.08.2014, регистрационный № 33401.

^[9] Зарегистрирован Минюстом России 31.03.2010, регистрационный № 16771.

^[10] Зарегистрировано в Минюсте России 25 августа 2014 г. N 33857

[11] Зарегистрирован в Минюсте России 18.11.2014, регистрационный № 34757.

Мероприятия по переводу в цифровую (электронную) форму материалов и данных ФКГФ, в том числе по переводу в электронную форму вновь поступающих материалов на бумажных носителях

Перевод материалов и данных ФКГФ из аналогового вида в цифровой (электронный) осуществляется посредством создания электронных образов материалов (материалов и данных в цифровом (электронном) виде, полностью воспроизводящих информацию подлинного материала
в аналоговом виде) путем сканирования носителей информации в аналоговом виде (бумага, пластик, фотопленка и др.).

Перевод хранимых в аналоговом виде материалов и данных ФКГФ
в цифровую (электронную) форму должен происходить по трем основным направлениям:

первичная (входная) конверсия (сканирование) – перевод
в электронную форму поступающих в настоящий момент в аналоговом виде материалов и данных, подлежащих включению в ФКГФ;

плановая ретроконверсия - постепенный перевод в цифровой (электронный) вид уже хранящихся в настоящее время материалов и данных ФКГФ;

ретроконверсия по запросам заинтересованных лиц – перевод
в цифровой (электронный) вид уже хранящихся в настоящее время материалов и данных ФКГФ в аналоговом виде при предоставлении копий данных материалов заинтересованным лицам в рамках предоставления государственной услуги.

Подлежат сканированию все материалы и данные ФКГФ в аналоговом виде, включая материалы, относящиеся к материалам ограниченного распространения, в том числе и материалы содержащие сведения составляющие государственную тайну.

Перевод в цифровой (электронный) вид материалов и данных ФКГФ ограниченного распространения, в том числе содержащих сведения, составляющие государственную тайну осуществляется в строгом соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации в области защиты государственной тайны, технической защиты информации и противодействия иностранным техническим разведкам.

Не подлежат сканированию:

копии материалов и данных ФКГФ, поступивших от органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических и физических лиц по истечения срока прав их использования;

материалы и данные, не подлежащие включению в ФКГФ;

экземпляры материалов и данных ФКГФ, уже имеющих копии в цифровом (электронном) виде, полученные при сканировании аналогичных экземпляров;

материалы и данные, подлежащие включению в ФКГФ, поступающие в настоящий момент с приложением копии этих материалов в цифровом (электронном) виде.

Выполнение работ по переводу материалов и данных ФКГФ из аналогового в цифровой (электронный) вид должно осуществляться на специальном сканирующем оборудовании, которое обеспечивает высокое качество отсканированных электронных образов, позволяющее качественно выполнять при их использовании работы при осуществлении геодезической и картографической деятельности.

Выполнение работ по переводу материалов и данных ФКГФ из аналогового в цифровой (электронный) вид должно производиться без нанесения ущерба оригиналу.

Результатом сканирования должно являться наличие электронного документа (электронного образа документа).

Электронные образы документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа, осуществляющего формирование и ведение ФКГФ.

Выполнение работ по переводу документов в бумажной форме в электронный документ должно осуществляться на сканирующем оборудовании, которое обеспечивает высокое качество отсканированных электронных образов, а также должно позволять качественно оцифровывать объемные тома дел и сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и «кальки» без нанесения ущерба оригиналу.

Для осуществления ретроконверсии должны быть созданы «места сканирования», которые будут располагаться по месту постоянного хранения материалов и данных ФКГФ в аналоговом виде, где и будет размещено сканирующее оборудование, а также автоматизированные рабочие места с установленным специализированным лицензионным программным обеспечением, а также аттестованным по требованиям безопасности информации ограниченного распространения, в том числе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну., обеспечивающее выполнение следующих функций с возможностью:

использования функций сканирования, классификации, конвертации;

сканирования бумажных документов и преобразования в формат PDF для электронных документов (образов), который гарантирует, что документ (образ) может быть воспроизведён в том же виде и через несколько лет;

формирования и чтения штрих-кода;

классификации отсканированных изображений документов на типы и разбиения пакета изображений (образов) на документы;

снабжения изображений документов метаданными (карточкой отсканированного документа) и идентифицирующими документ атрибутами, необходимыми для помещения в электронный архив;

обработки изображений документов (конвертация в необходимые графические форматы, улучшение визуального качества, сжатие изображений и пр.);

разбиения изображений (при необходимости) одного отсканированного комплекта документов на отдельные файлы с целью формирования обособленных электронных документов;

экспорта изображений документов и метаданных в электронный архив;

взаимодействия с программно-аппаратной платформой системы архивного хранения документов в электронной форме;

использования распределенной клиент-серверной архитектуры
и локальной полнофункциональной обработки документов;

централизованного администрирования программных настроек процесса обработки (профили сканирования изображений, настройки форматов экспорта графических файлов
и метаинформации, настройки предусмотренных в программном обеспечении типов документов и т.п.).

Для обеспечения работы уполномоченного лица, выполняющего мероприятия по переводу документов и материалов (на различных основах)
в электронный вид, должны быть разработаны руководства и инструкции,
а также необходимые технологические, методические документы.

4.3. Мероприятия по созданию программно-аппаратной платформы системы архивного хранения электронных документов

Электронные документы (электронные образы документов) должны аккумулироваться в составе программно-аппаратной платформы системы архивного хранения электронных документов, позволяющей осуществлять постоянное хранение таких документов в электронной форме и поиск документов по их атрибутам. В свою очередь, программно-аппаратная платформа хранения электронных документов должна быть интегрирована в информационную систему Единый государственный реестр недвижимости и Единый геопортал.

Для успешного решения задачи перевода бумажных документов, материалов и данных ФКГФ архивного хранения в сферах государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета, геодезии и картографии в форму электронных документов и создания условий для ведения Единого государственного реестра недвижимости в электронной форме необходимо:

разработать архитектуру программно-аппаратной платформы автоматизированной информационной системы архивного хранения электронных документов (далее – САХД);

спроектировать и внедрить программно-аппаратную платформу САХД.

Проектирование и создание САХД должно быть выполнено с использованием стандартных и унифицированных методов, регламентированных государственными и/или национальными стандартами, с максимальным использованием типовых решений.

САХД должна обеспечивать единые принципы управления электронными архивами и представлять собой совокупность средств и систем телекоммуникаций, информатизации и информационной безопасности, имеющих единое методологическое и технологическое решение.

При создании САХД должны быть учтены функциональные требования к управлению контентом и хранению, к поиску и индексированию, к информационной безопасности.

Требования к управлению контентом и хранению:

предоставление по запросам документов и материалов в форме электронных документов (электронных образов документов);

возможность просмотра документов и материалов в форме электронных документов (электронных образов документов), предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов;

предоставление копий электронных документов по запросу, в том числе подготовка автоматического ответа на запрос (прикрепление к ответу электронных документов и материалов) с учетом наличия защищенных каналов для материалов, относящихся к сведениям ограниченного распространения;

хранение документов и материалов в форме электронных документов (электронных образов документов) в соответствии с утверждёнными форматами с использованием автоматизированной информационной системы, а также обеспечение форматно-логического контроля идентифицирующих параметров;

возможность сбора и получение статистических данных (отчетов) о документах и материалах, работе САХД, выполненных запросах, запросах, находящихся в исполнении (с их статусом), за определенный период времени, а также возможность проведения технического аудита;

возможность организации комплектования, учета и хранения, включая архивное хранение документов и материалов в электронной форме;

полнофункциональная автоматизация процессов учета, поиска и использования свед