Проектна структура управління

 

Основним принципом побудови проектної структури є концепція проекту, під яким розуміється будь цілеспрямована зміна в системі, наприклад, освоєння і виробництво нового виробу, впровадження нових технологій, будівництво об'єктів і т. д. Діяльність підприємства розглядається як сукупність виконуваних проектів, кожний з яких має фіксоване початок і закінчення. Під кожен проект виділяються трудові, фінансові, промислові і т. д. ресурси, якими розпоряджається керівник проекту. Кожен проект має свою структуру, і управління проектом включає визначення його цілей, формування структури, планування і організацію робіт, координацію дій виконавців. Після виконання проекту структура проекту розпадається, її компоненти, включаючи співробітників, переходять у новий проект або звільняються (якщо вони працювали на контрактній основі). За формою структура управління по проектах може відповідати як бригадній (крос-функціональної) структури, так і дивізійної структурі, в якій визначений дивізіон (відділення) існує не постійно, а на термін виконання проекту.

Переваги структури управління по проектах:

 

• висока гнучкість;
• скорочення чисельності управлінського персоналу в порівнянні з ієрархічними структурами.

Недоліки структури управління по проектах:

• дуже високі вимоги кваліфікації, особистим і діловим якостям керівника проекту, який повинен не тільки керувати всіма стадіями життєвого циклу проекту, але і враховувати місце проекту в мережі проектів компанії;
• дроблення ресурсів між проектами;
• складність взаємодії великого числа проектів у компанії;
• ускладнення процесу розвитку організації як єдиного цілого.

Висновок: переваги переважують недоліки на підприємствах з невеликим числом одночасно виконуваних проектів. Можливості втілення принципів сучасної філософії якості визначаються формою управління проектами.

 

Матрична (програмно - цільова) структура управління

Така структура являє собою мережеву структуру, побудовану на принципі подвійного підпорядкування виконавців: з одного боку - безпосередньому керівнику функціональної служби, що надає персонал і технічну допомогу керівнику проекту, з іншого - керівнику проекту або цільової програми, який наділений необхідними повноваженнями для здійснення процесу управління. При такій організації керівник проекту взаємодіє з 2-ма групами підлеглих: з постійними членами проектної групи і з іншими працівниками функціональних відділів, що підкоряються йому тимчасово і по обмеженому колу питань. При цьому зберігається їх підпорядкування безпосереднім керівникам підрозділів, відділів, служб. Для діяльності, яка має чітко виражене початок і закінчення, формують проекти, для постійної діяльності - цільові програми.В організації та проекти, і цільові програми можуть співіснувати. Приклад матричної програмно - цільової структури управління (фірма "Тойота") наведено на Рис. 6. Ця структура була запропонована Каорі Ішикава в 70-х роках і з невеликими змінами функціонує до цього дня не тільки на фірмі "Тойота", але і на багатьох інших фірмах по всьому світу.
Управління за цільовими програмами здійснюється на "Тойоті" через функціональні комітети. Наприклад, при створенні функціонального комітету в області забезпечення якості головою комітету призначається уповноважений керівництва з якості. З практики фірми "Тойота", кількість членів комітету не повинно перевищувати п'яти. До складу комітету входять як співробітники відділу забезпечення якості, так і 1-2 співробітника інших відділів. Кожен комітет має секретаріат і призначає секретаря для ведення справ. Основні питання розглядаються комітетом на щомісячних засіданнях. Комітет також може створювати групи, що працюють над окремими проектами. Комітет з якості визначає права і обов'язки всіх відділів, пов'язаних з питаннями якості і встановлює систему їхніх взаємин. Щомісяця комітет з якості аналізує показники забезпечення якості і розбирається в причинах рекламацій, якщо такі є. У той же час комітет не несе відповідальності за забезпечення якості. Це завдання вирішується безпосередньо кожним відділом у рамках вертикальної структури. Обов'язком комітету є з'єднання вертикальної і горизонтальної структури для покращення діяльності всієї організації

Рис.6.

Переваги матричної структури:
• краща орієнтація на проектні (або програмні) цілі і попит;
• більш ефективне поточне управління, можливість зниження витрат і підвищення ефективності використання ресурсів;
• більш гнучке і ефективне використання персоналу організації, спеціальних знань і компетентності співробітників;
• відносна автономність проектних груп або програмних комітетів сприяє розвитку у працівників навичок прийняття рішень, управлінської культури, професійних навичок;
• поліпшення контролю за окремими задачами проекту або цільової програми;
• будь-яка робота організаційно оформляється, призначається одна особа - "господар" процесу, що служить центром зосередження всіх питань, що стосуються проекту або цільової програми;
• скорочується час реакції на потреби проекту або програми, т. к. створені горизонтальні комунікації і єдиний центр прийняття рішень.
Недоліки матричних структур:
• труднощі встановлення чіткої відповідальності за роботу за завданням підрозділу та за завданням проекту або програми (наслідок подвійного підпорядкування);
• необхідність постійного контролю за співвідношенням ресурсів, що виділяються підрозділам та програмами або проектами;
• високі вимоги до кваліфікації, особистим і діловим якостям працівників, які працюють в групах, необхідність їхнього навчання;
• часті конфліктні ситуації між керівниками підрозділів і проектів чи програм;
• можливість порушення правил і стандартів, прийнятих у функціональних підрозділах, через відірваність співробітників, що беруть участь в проекті або програмі, від своїх підрозділів.
Висновок: впровадження матричної структури дає хороший ефект в організаціях з досить високим рівнем корпоративної культури і кваліфікації співробітників, у противному випадку можлива дезорганізація управління (на фірмі "Тойота" впровадження матричної структури зайняло близько 10 років). Ефективність втілення в життя ідей сучасної філософії якості в такій структурі доведена практикою фірми "Тойота".

1.2 Умови задачі:

Використовуючи можливості програми «Fox Manager» створити власну організаційну структуру за заданими варіантами. Приклади деяких структур наведені на малюнках.

Організаційна структура банку:

 

Організаційна структура готелю:

 

 

Порядок виконання роботи:

 

1. Уважно ознайомитися з теоретичним курсом лабораторної роботи для розуміння принципу побудова організаційної структури підприємства.
2. Запустити програму Fox Manager. На верхній панелі знайти «Адміністрування» де вибрати команду «Створити базу даних». Далі програма запропонує назвати файл і вибрати папку, куди буде автоматично зберігатися введену вами. Після вибору папки програма запросить авторизацію, де потрібно натиснути «увійти».
3. Зверху вікно ділитися трьома вкладками: «Організаційна структура», «Співробітники» і «Звіти», вибираємо «Організаційна структура» де в лівому верхньому полі клікаємо правою клавішею миші і вибираємо команду «додати».Будувати організаційну структуру краще починати з верхів, тобто головних керівних посад, а далі по мірі зменшення посади.
4. У новому вікні вводимо посаду. В результаті під базою відображається та посада, яку ви тільки що створили. Якщо у вас кілька головних керівних осіб, що стоять на одному рівні, то їх посади створюються за аналогією звичайного додавання.
5. Далі переходимо на побудову розгалужень по окремим галузям, або іншими словами, «будуємо» підлеглих які знаходяться під керівництвом головних керівних осіб. Для цього потрібно клікнути на посаду, під якою ви хочете додати підлеглого, і вибрати команду «додати підлеглого».
6.После того, як введення посад буде завершено, в цьому ж вікні натиснути правою клавішею миші і вибрати команду «згрупувати». В результаті ми отримаємо виведену на екран нашу організаційну структуру підприємства у вигляді схеми. Якщо програма автоматично не відобразила її на екрані, потрібно натиснути в меню «Інформація» - «Побудувати схему підрозділів».
8. Для того щоб ввести список обов'язків на кожну посаду, потрібно клікнути по ній двічі або на самій схемі, або вибравши її в переліку посад. В викликаному меню заповнюємо віконце «вимога до посади».
7. Далі переходимо до вкладки «Працівники», де клікаючи мишою на правому полі викликаємо меню і вибираємо команду «додати нового співробітника». Далі вводимо ПІБ людини, після чого переходимо на наступне віконце, де з правого боку шукаємо команду «призначити» і призначаємо його на посаду в нашій організаційній структурі.

Основні відомості для виконання даної роботи були викладені, але вони не охоплюють всіх можливостей даної програми. При бажанні можна більш детально розібратися в деяких її командах і в міру своїх творчих здібностей підібрати підлеглим фотографії, встановити розмір окладу, встановити додаткові зобов'язання і т.п. Можливо в майбутньому це стане в нагоді вам при побудові зручної структури власного підприємства.:)

 

 

11 Характеристика рекомендуємої літератури

 

В работах /1,14/ розглядаютьюя загальні питання інформатизації, даються поняття інформації, управління ІС, систем, проводиться їх класифікація, викладаються основні теоретичні і практичні питання, зв`язані з организацією та використанням ІС в економіці. В роботі /1/ особлива увага приділяється опису необходних видів забезпечення систем і технологій з врахуванням потреб користувачів-економістів в умовах роботи в компьютерних мережах, примінення засобів телекомунікацій, розглядається використання ІС в бухгалтерському обліку, податковій, банківській, страховій діяльності, казначействі. В учебовому посібнику /14/ приводяться дані по російському ринку фінансово-економічних програм, про використання компьютерних технологій в електронній комерції.

В роботі /8,10,11/ розглянутті основні категорії апаратних і програмних засобів ОТ. Вказані базові принципи побудови архітектур облікових систем, представлені методичне обгрунтування процесів взаємодії інформації, даних і методів. Наведені эфективні прийоми роботи з розповсюдженими програмними продуктами: Word, Excel, Access, PowerPoint /11/, CorelDraw, MathCad, а також описані Інтернет-технології: інформаційного пошуку і електронної пошти /10/. В роботах/8,10,17/ велику увагу приділено створенню Web-документів з приміненням мови HTML. В монографіях /4,15,18/ розкриваються теоретичні основи проектування економічних інформаційних систем на різних стадіях життєвого циклу, представлені різні аспекти оцінки ІС (технічний, соціальний, економічний) та методи вибору оптимального варіанту машинної обробки даних. Розглядаються методи і средства канонічного і індустріального проектування економічних інформаційних систем (ЕІС), а також управління процесом проектування. Особлива увага приділяється приміненню методологій реінжинірінгу бізнес-процесів, CASE-, RAD- і компонентних технологій при створенні корпоративних ЕІС. В работі /4/ розглядаються основи проектування ІС в умовах реформування системи державної статистики. Розглядаються можливості і функционування основних інформаційних технологій для автоматизованого рішення різних статистичних задач. В роботах /5,16/ розглядаються питання теорії побудови і примінення економіко-статистичних моделей в анализі і прогнозуванні соціально-економичних явищ.

Допоміжний матеріал для практичного вивчення АІТ найбоільш повно представлений у роботах /2,3,7,9,11-13/.

В учбовому посібнику /11,/ дана характеристика різних видів захисту інформації від компьютерних вірусів, показані прийоми архівування інформації, розглянуті принципи организації і функціювання мережі Інтернет, представлений опис інформаційних пошукових систем, показані області примінення ІС на робочих місцях економістів, фінансистів, бухгалтерів, менеджерів. Даний посібник забезпечений значною кількістю практичних завдань для самостійної роботи, в графичному редакторі Paint. В практикумі по Access /9/ також містяться конкретні завдання по побудові баз даних і пояснення по їх виконанню.В роботі /3/ розглянуті основні технологічні операції в офісних додатках Windows 95/98/NT, в частині: створення і форматування документів в текстовому процесорі MS Word і технологія роботи в табличному процесорі MS Excel. Практикум містить більше чим 40 завдань, сгрупованих в 9 практичних робіт. В роботах /2,7,12/ особливу увагу приділено питанням захисту інформації в ІС, в частині: види загроз безпеки інформаційним системам і технологіям, сучасним методам та засобам захисту інформації. В роботі /12/ міститься великий бібліографічний матеріал, включаючий ГОСТи на інформаційні технології, інформаційні системи і законодавчі документи по захисту інформації та програмнх продуктів. В монографії /6/ представлена характеристика сучасних пакетів прикладних програм для підтримки приняття рішениь (Deсision Support System), Marketing Expert, Project Expert і інших.

В посібнику /13/ в справочній формі представлені детальні питання на найбільш поширені питання в області ІС.

 

Список літератури

 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике //Под ред. Г.А. Титоренко. –М.:ЮНИТИ, 2003. -399 с.

2. Баричев С. Криптография без секретов. –M.:Диалог-МИФИ, 1995.

3. Безручко В.Т. Практикум по курсу “Информатика”. – М.:Финансы и статистика, 2004. –272 с.

4. Божко В.П., Хорошилов А.В. Информационные технологии в статистике. –М.:Финстатинформ, 2002. –144 с.

5. Гамбаров Г.М., Журавель Н.М., Королев Ю.Г. и др. Статистическое моделирование и прогнозирование. –М.:Финансы и статистика, 1990. –383 с.

6. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. –М.: Финансы и статистика, 2001. –368 с.

7. Жельников В. Криптография от папируса до компьютера. –М.:ABF, 1997. –336 с.

8. Зараев А.В. Новая энциклопедия современного компьютера. –М.: Эксмо, 2003. –512 с.

9. Золотова С.И.Практикум по Access. –М.:Финансы и статистика, 2003.–144 с.

10. Информатика. Базовый курс //Под ред. С.В. Симоновича. -С.-Петербург: Питер, 2000. -640 с.

11. Информационные технологии (для экономиста) //Под общей редакцией А.К. Волкова. –М.: ИНФРА-М, 2001. –310 с.

12. Информационные технологии управления //Под ред. Г.А. Титоренко. –М.: ЮНИТИ, 2003. –439 с.

13. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. –М.: Москва: ИНФРА-М, 2001. -158 с.

14. Семенов М.И., Трубилин И.Т., Лойко В.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 416 с.

15. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем. –М.: Финансы и статистика, 2002. –512 с.

16. Советов Б.Я., Яковлев С.А. Моделирование систем. -М.: Высшая школа, 1985. -272 c.

17. Холмогоров В. Основы Web-мастерства.–С.-Петербург:Питер,2001.–352 с.

18. Хотяшов Э.Н. Проектирование машинной обработки экономической информации. –М.: Финансы и статистика, 1987. –248 с.

19. Матеріалі сайту Інтернет http://www.stu.ru/inform.

20.Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении Учебник. - СПб.: Изд-во Михайлова (Высшее проф. образование), 2000. – 358 с.

21.Электронная коммерция. В2В-программирование Практ. руководство: Пер.с англ. eCommerce Development: Business to Business. - СПб.: BHV (Мастер), 2001. - 365с.+прил.на CD.

22.Красильников О.Ю., Красильникова Е.В. Теоретические основы Интернет-экономики. – Саратов: Научная книга, 2007. – 111 с.

23.Холмогоров В. Интернет-маркетинг. Краткий курс. – Питер, 2002 -. 272 с.

24.Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами. Модульная программа для менеджеров. Модуль 17. –М.: ИНФРА-М, 2000. - 312 с.

25.Информационные технологии управления: учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. -М.: ИНФРА-М, 2001. - 216с.

26.Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Бондаренко А.В. Информационные технологии управления. - М.: Юнити, 2004.

27.Основы интернет-экономики и электронного бизнеса. Учебное пособие. - М.: МЭСИ, 2003.

28.Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. – СПб.: Питер, 2002. – 688 с.

29.Черенков А.П. Информационные системы для экономистов. Учебное пособие. – М.: Экзамен, 2002. - 192 с.

30.Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. Второе издание. – СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2001. – 360 с.

31.Информатика: Учебник / Под ред. проф. Макаровой Н.В. — М.: Финансы и статистика, 1997.

32.Лихачева Г.Н. Информационные технологии в экономике; УПП. - М.: МЭСИ, 2000.

33.Автоматизированные информационные технологии в экономике. Учебник / Под ред. проф. Титоренко Г.А. - М.: ЮНИТИ, 1998.

34. Гаспариан М.С., Лихачёва Г.Н., Григорьев С.В., Божко В.П. Применение информационных технологий в экономике. Учебно-методическое пособие. - М.: МЭСИ, 2000.

35.Гаспариан М.С. Некоторые вопросы практического применения информационных технологий в экономике и управлении. Методическое пособие. - М.: МЭСИ, 2000.

36.Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 1997.