Методы закупочной логистики.

Закупочная логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами, размещение ресурсов на складах, их хранение и выдача в производство.

Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимальной экономической эффективностью. Эта цель достигается решением ряда задач:

· выдерживание сроков закупки сырья и материалов;

· обеспечение соответствия количества поставок потребностям в них;

· соблюдения требований производства к качеству сырья, материалов и комплектующих изделий.

Функции, выполняемее закупочной логистикой, заключаются в следующем:

· формирование стратегии приобретения ресурсов и прогноз потребности в них;

· получение предложений от потенциальных поставщиков и их оценка;

· выбор поставщиков;

· определение потребностей в материальных ресурсах и расчет заказов;

· согласование цены ресурсов и заключение договора на поставку;

· контроль за сроком поставки;

· контроль качества поступивших материальных ресурсов и их размещение на складе;

· доведение материальных ресурсов до производства;

· поддержание запасов материальных ресурсов на складе на уровне норматива.

В производственных объединениях встречается три формы организации закупочной логистики: централизованная, частично централизованная и децентрализованная.

Предпосылками централизации закупочной логистики являются:

• отсутствие их юридической самостоятельности;

• территориальная близость всех производственных единиц;

• технологическая однородность выпускаемой продукции.

Частичная централизация закупочной логистики характерна для предприятий,

которые имеют в своем составе филиалы. В данном случае головное предприятие осуществляет планирование снабжения, заключает договоры. Завоз материальных ресурсов производят предприятия-филиалы, имеющие службы снабжения и свои склады.

Децентрализованное управление закупочной логистикой применяется в случае нецелесообразности централизации в силу ряда причин (специфика потребляемых материалов, особенности выпускаемой продукции). В данном случае отдел снабжения головного предприятия занимается координацией деятельности службы снабжения предприятий, входящих в состав объединения, а также вопросами реконструкции и технического оснащения складского хозяйства.

Рациональное построение систем закупочной логистики предприятия способствует применению следующих принципов: системность, комплексность, гибкость, экономичность, специализация и универсализация.

Принцип системности исходит из необходимости единства целей, методов и стиля функционирования всех звеньев организационной структуры предприятия.

Принцип комплексности означает, что организационная структура управления закупочной логистикой должна включать все подразделения предприятия, которые участвуют в обеспечении производства материальными ресурсами.

Принцип стабильности и гибкости предусматривает сочетание преимуществ устойчивой работы, повторяющейся с ее перестройкой.

Принцип экономичности достигается путем научного обоснования численности и состава персонала, обоснования необходимости создания каждого подразделения.

Принцип специализации и универсализации организационной структуры означает необходимость преодоления узкой специализации подразделений службы закупочной логистики и одновременно устранение дублирования в их работе.

Крупные и средние предприятия, которые потребляют различные материальные ресурсы в больших размерах, используют построение службы закупочной логистики по товарному признаку. Товарные группы выполняют весь комплекс работ по планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материалов. На небольших предприятиях служба закупочной логистики представлена отделом материально-технического снабжения, работа которого строится по функциональному признаку. Плановая группа осуществляет планирование всех видов материалов, заготовительная группа закупает материалы в организациях оптовой торговли или непосредственно у изготовителя и поставляет на склад предприятия, где их хранят и отпускают цехам.

Структура службы закупочной логистики предприятия, количество подразделений и их численность определяется на основе всех факторов, влияющих на организацию материально-технического обеспечения. К таким факторам относят:

· характер деятельности;

· степень специализации производства;

· номенклатура потребляемых материалов;

· структура органов управления;

· месторасположение предприятия;

· состояние транспортной системы;

· уровень логистического сервиса посреднических организаций.

Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. Графики поставки материалов могут корректироваться и соответственно уточняются графики выпуска продукции. Поставленные по заказу материалы принимают в соответствии с документацией по количеству, качеству и цене.

Планирование закупок.

Ориентацией политики закупок служит ряд мероприятий, устанавливающих связь между производственной программой, сбытом и потребностью в материалах. Для своевременной закупки материалов составляется прогноз сбыта, если он не обеспечен заказами клиентов. Прогноз – это исходное звено последующей плановой цепи на предприятии. Тщательность его составления имеет огромное значение для определения размеров запасов, готовности к поставкам и затрат на изготовление продукта и его сбыта. Сбыт должен балансировать так, чтобы возникла этапная производственная программа, которая служит определением потребностей в материалах. После определения потребностей в сырье и комплектующих изделиях, а также структуры материально-технического снабжения, выбирают способ действий и организуют поставки. Условно способы организации поставок (закупок) производственной продукции можно поделить на традиционные и оперативные (основанные на минимальных запасах на складе и оперативной связи между поставщиком и потребителем). Традиционная система организации материального снабжения основана на принципе хранения запасов. Если на складе отсутствует требуемый предприятию материал, отдел материально-технического снабжения оформляет на него заказ и отправляет поставщику. Заказанный груз отправляют заказчику автомобильным или железнодорожным транспортом. Оформление и обработка документации занимает много времени. Длительность цикла поставки предполагает многочисленной совокупности формуляров и соответствующего персонала и влечет значительные затраты. Главный недостаток традиционной системы закупок состоит в потребности комплектации складов и связан с административными издержками, такими как: содержание складских помещений, затраты на обслуживающий персонал, на транспорт.

Хорошо зарекомендовала себя в деле материально-технического снабжения система договоров с фирмами-посредниками. Функции отбора и доставки грузов переходят к оптовой торговой компании, выполняющей распределительные функции, имеющей свои торговые склады и являющейся посредником между промышленными предприятиями. Система договоров в материально-техническом снабжении имеет ряд преимуществ перед традиционной системой: сокращение делопроизводства т.е. административных издержек, возможны срочные поставки (в течение 24 часов).

В последние годы разработаны новые логистические системы, ориентированные на планирование потребностей ресурсов, из которых можно выделить следующие: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT и др.

Система "JIT" (поставки "точно в срок") основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических функций предприятия для минимизации уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов "точно в срок" позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.

Система KANBAN предусматривает, что на все производственные участки строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции.

Система MRP-1 - одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической концепции "планирования потребностей/ресурсов". Данная система оперирует материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию. Основные цели этой системы - удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.

Система MRP-II - система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микрологистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.

Система SDP - это усовершенствованная система "точно в срок" - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации материалов и прогнозирования их количества.

Система LP ("плоского/стройного производства") по существу также является развитием концепции "точно в срок" и включает элементы KANBAN и "планирования потребностей/ресурсов". Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели - высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.

Система DDТ (реагирование на спрос) - модификация концепции планирования потребностей/ресурсов. Наиболее известны четыре варианта концепции: "точка заказа (перезаказа)", "быстрого реагирования", "непрерывного пополнения запасов" и "автоматического пополнения запасов".

Чтобы обеспечить правильное функционирование логистики закупок, необходимо знать потребности производства и осуществлять планирование закупок.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

1) требуемые материалы;

2) количество требуемых материалов;

3) время, когда материалы должны поступить на склад и в производство;

4) возможности поставщиков относительно сроков, ассортимента, качества и других параметров;

5) приблизительные площади складов;

6) расходы на закупку;

7) возможность собственного производства средств производства и предметов труда.

Мероприятия по планированию закупок:

1) прогнозирование спроса на конечную продукцию;

2) корректировка спроса по последним поступившим заказам;

3) календарное планирование транспортных перевозок;

4) планирование потоков и движения продукции;

5) оперативное планирование производства;

6) календарное планирование снабжения (закупок);

7) составление плана закупок (снабжения).

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

1) управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

2) контроль за качеством предоставляемых услуг;

3) контроль за рейсами с отгруженным товаром;

4) учет и проведение инвентаризации запасов готовой продукции, сырья и материалов, полуфабрикатов, комплектующих;

5) оформление заказов региональных складов центральным складам;

6) обработка и анализ заказов производственных подразделений;

7) управленческий контроль за качеством предоставляемых услуг;

8) управленческая обработка заказов поставщикам.

Виды планирования закупок:

1) стратегическое планирование (на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения);

2) текущее планирование закупок (включает средства контроля и регулирования поступления сырья, материалов, комплектующих и полуфабрикатов). Основная задача — обеспечение наиболее эффективного использования ресурсов в производстве.

Приобретение материальных ресурсов производится на основании заказа. Заказ

анализируют с целью обеспечения минимальных издержек по каждому виду материалов.

Потребность в поставках материальных ресурсов (МР) учитывает наличие МР на начало планируемого периода (года), необходимость пополнения производственного запаса и запаса незавершенного производства или ликвидации сверхнормативных остатков МР. Потребность в поставках определяется по формуле:

 

П_п = Р – О_н ± П_пз, (7.1)

 

где П_{п –} потребность в поставках МР, Р – годовая потребность предприятия в МР, рассчитанная на основе производственной программы, О_н – ожидаемое наличие МР (наличие остатка) на начало планового периода, П_пз - потребность пополнения запаса до установленной нормы или уменьшение (ликвидация сверхнормативных остатков МР).

Ожидаемое наличие МР рассчитывается по формуле:

 

О_{н =} О_ф + О_п + Од - Ор, (7.2)

 

где О_ф – фактическое наличие МР на момент составления плана снабжения, О_п – ожидаемое поступление от даты определения фактического наличия и до начала планового периода, Од - ожидаемое поступление на основе договора поставки, Ор – ожидаемый расход (определен в производственной программе).

Так как один и тот же ресурс может использоваться для разных видов работ, то общая потребность в определенном виде МР складывается из потребностей на каждый вид работ.

После определения потребностей в МР проводится поиск источников их поставок. Определение потребностей в МР и источников их поставок позволяет классифицировать закупки по следующим признакам:

· тип потребности (сырье, материалы и т.д.);

· частота закупки;

· способ транспортировки;

· стоимость МР и др.

Классификация закупок МР способствует рациональному размещению заказа на поставки.

Размещение заказа на поставки МР может осуществляться следующим образом:

· проведение торгов в форме конкурса и обратного аукциона (в электронной форме);

· без проведения торгов (запрос котировок, на товарных биржах).

Конкурс – это торги покупателя, где победителем признается предприятие, предложившее лучшие условия исполнения договора поставки.

Обратный аукцион – это торги, где победителем признается предприятие, предложившее наиболее низкую цену закупки.

Запрос котировок – это письменное или устное обращение к поставщику с просьбой предоставить информацию об условиях поставки.

 

7.3.Определение метода закупок. Документальное оформление заказа.

Когда сформирована и выбрана форма организации и планирования снабжения, руководство предприятия принимают решение о выборе метода закупок.

Выбор метода закупок зависит:

· от сложности конечного продукта;

· от состава комплектующих изделий и материалов.

Наиболее часто используемые методы:

1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

· полный перечень товаров;

· количество товара, имеющегося на складе;

· требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

· количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

· поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

· оплачивается только поставленное количество товара;

· по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, небольшими заказами и множеством поставщиков.

Организация и планирование снабжения, а так же выбор метода закупок не возможны без сопутствующего информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия. Правовой основой закупочной деятельности является Положение «О поставке товаров в Республике Беларусь», утвержденное Постановлением Кабинетом Министров РБ № 444 от 08.07.1996 г. в соответствии с ГК РБ (с изменениями и дополнениями). Действие данного положения распространяются на отношения между юридическими лицами и (или) физическими, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица на территории РБ по поставкам товаров. В соответствии с Постановлением поставка товаров осуществляется на основании договоров.

Грамотное ведение закупочных операций требует знаний основ хозяйственного права, касающегося заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты. Контракт включает такие элементы как:

· предложение и принятие предложения;

· финансовые условия;

· право заключать контракт;

· законность.

Заключение контракта предполагает согласование разных условий, которые находят отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка. Это сумма, которая выплачивается поставщиком при нарушении срока поставки. Если поставить товар невозможно по причине не зависящей от поставщика, то в контракте следует установить следующее условие – форс-мажор. Структура контракта включает разделы:

1. Предмет контракта.

2. Количество товара.

3. Качество товара.

4. Сумма контракта и порядок расчетов.

5. Упаковка и маркировка.

6. Поставка товара.

7. Приемка товара.

8. Форс-мажор.

9. Ответственность сторон.

10. Разрешение споров.

11. Прочие условия.

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.

В них рекомендуется:

· обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;

· присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.). Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;

· указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;

· в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком. Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;

· указывается дата, наименование и адрес поставщика;

· поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;

· описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;

· если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;

· цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;

· нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими. Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:

· адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;

· номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием;

· не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.

Выбор поставщика.

Выбор поставщиков играет очень важную роль в деятельности предприятия. Для того чтобы фирма получала прибыль, существует множество факторов, один из которых - бесперебойность поставки сырья и материалов. Это может обеспечиваться именно поставщиками, эффективно и качественно занимающимися своей деятельностью.

Решение о размещении заказа определенного объема у того или иного поставщика должно приниматься на основе совокупности критериев, разрабатываемых каждой компанией для своего производства. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы нужного качества и в нужный срок, по минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя и др.

Все критерии, применяемые при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы - техническую, организационно-экономическую и психологическую.

Техническая группа критериев включает оценки потенциальных поставщиков:

· производственная мощность поставщика;

· соответствие современному уровню технологии;

· комплектность поставляемой продукции и возможные нарушения

· развитость инфраструктуры (транспорт, информационные системы);

· ассортимент поставляемой продукции, т.е. возможности поставщика;

· наличие дефектов в продукции (оценка постоянства качества).

Организационно-экономическая группа критериев включает в себя:

· доступность продукции (наличие продукции на различных складах);

· условия доставки продукции (выбор транспортного средства);

· сроки поставки и условия оплаты продукции;

· удаленность поставщика;

· финансовое положение поставщика (долги, кредиты, грань банкротства);

· организация логистики;

· стабильность стиля поставки (восприятие продукции потребителем).

Психологическая группа критериев включает в себя:

· надежность поставщика (честность, порядочность и т.д.);

· предыдущая история поставщика, его репутация (период существования поставщика на рынке в условиях конкуренции);

· местонахождение поставщика (климатические и другие условия расположения потенциального поставщика);

· договорная дисциплина (выполнение своих обязанностей).

Информацию по перечисленным критериям выбора поставщика не всегда удается получить у потенциальных поставщиков, поэтому необходимо прибегать к услугам предприятий, владеющих определенными данными, характеризующими поставщика.

Таблица 7.1 – Преимущества при выборе одного или нескольких источников снабжения:

Один поставщик	Несколько поставщиков
Решение проблемы при появлении срочных и объемных заказов	Долгосрочный контакт может исключать возможность разделения заказа
Поставщик является эксклюзивным обладателем патентов	Повышение гарантий снабжения за счет использования нескольких источников
Поставщик удовлетворяет критериям качества продукции и стоимости	Значительное снижение зависимости потребителя от поставщика
Объем заказа достаточно мал, и нецелесообразно делить его между поставщиками	Возможность предоставления дополнительных сервисных услуг
Концентрация закупок может привести к соответствующим скидкам	Гибкость снабжения и снижение риска несвоевременности поставок продукции

Эффективность логистики снабжения (закупок) позволяют выявить следующие виды оценки:

· технико-экономические – внешних производственных услуг и материальных ресурсов, поступающих в производственное потребление;

· существующих и потенциальных поставщиков;

· системы закупок (централизованная и децентрализованная);

· стратегии снабжения.

К основным критериям выбора поставщика относят: стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания.