Тема: «Учет конфиденциальных документов и их носителей. Работа с входящими документами».

 

Цель работы: Научиться работать с входящими конфиденциальными документами.

Ход работы:

ВАРИАНТ – 1:

1. Создать журнал учета входящих конфиденциальных документов (3 листа). Оформить соответствующим образом (см. лекцию).
2. Для учета входящих документов оформить любой из перечисленных видов документов:

- нормативно-методические (НМД);

- руководящие (РД);

- распорядительные (РПД);

- информационно-справочные (ИСД);

- организационные (ОД);

- финансово-бухгалтерские (ФБД);

- кадровые (по личному составу) КД.

 

1. Произвести учет входящих конфиденциальных документов (при учете заполнить все необходимые графы журнала).
2. На документе проставить все необходимые реквизиты (виза руководителя о принятии решения, отметку о его исполнении и направлении в дело)

 

ВАРИАНТ – 2:

1. Создать журнал учета входящих конфиденциальных документов (3 листа). Оформить соответствующим образом (см. лекцию).
2. Составить акт о повреждении пакета с конфиденциальными документами;
3. Написать сопроводительное письмо к акту.
4. В журнале заполнить все необходимые графы по данной ситуации

 

 

ВАРИАНТ – 3:

1. Создать журнал учета входящих конфиденциальных документов (3 листа). Оформить соответствующим образом (см. лекцию).

2. Составить акт об ошибочно присланных документах.

3. Написать сопроводительное письмо к акту.

4. В журнале заполнить все необходимые графы.

Выводы:______________________________________________________

Контрольные вопросы:

1. Какова последовательность работы с поступающими конфиденциальными документами?

2. В течение какого срока ведется журнал учета поступивших документов?

3. Что необходимо сделать при получении пакетов?

4. Какие действия необходимо предпринять при нарушении оформления пакетов, несоответствия данных на пакете и в сопроводительном документе?

5. Что в первую очередь проверяется при вскрытии пакетов?

6. Что необходимо предпринять при получении ошибочно присланных документов?

7. Какие графы заполняются в журнале в момент регистрации?

 

 

Лабораторная работа № 4

Тема: «Подготовка и издание конфиденциальных документов. Порядок копирования и размножения конфиденциальных документов. Конвертование (пакетирование) отправляемых конфиденциальных документов».

 

Цель работы: Получить практические навыки работы по подготовке и изданию конфиденциальных документов. Научиться конвертовать (пакетировать) отправляемые конфиденциальные документы.

Ход работы:

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рисунок 1):

- разработка проекта документа;

- согласование документа;

- подписание документа;

- регистрация документа;

- отправка документа.

 

Рисунок 1 - Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

 

Для выполнения лабораторной работы необходимо:

1. Разработать любой из видов документов (НМД, РД, РПД, ИСД, ОД, ФБД, КД) в соответствии с правилами издания конфиденциальных документов;

2. Присвоить документу учетный номер и гриф конфиденциальности;

3. Оформить конверт по технологии, описанной ниже.

 

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПРАВЛЕНИЙ

Отправления, вложенные в конверты, изготовленные из плотной непрозрачной бумаги, или упакованные в плотную бумагу, считаются пакетами.
Размеры пакета менее11х15см и не более 5х25х35см. Вес не должен превышать 2 кг.

Для доставки отправлений могут использоваться:

четырех-клапанные конверты	стандартные евроконверты	евроконверты с прозрачным окном

Запрещается использовать для упаковки документов газетную, рыхлую, глянцевую, лощеную, пергаментную, просвечивающуюся бумагу, а также художественные, маркированные, с трафаретами для проставления индексов и ранее использованные конверты.

На оборотной стороне пакета ставятся оттиски мастичной печати. На четырехклапанных пакетах оттиск печати ставится в центре, чтобы он захватывал все его клапаны.

 

При пересылке документов, упакованных в стандартные евроконверты, опечатывается только клапан конверта (не менее двух печатей).

 

На адресной стороне пакета указываются: в правом верхнем углу - пометка «К» или «Конфиденциально»; в левом верхнем углу - адрес и наименование получателя; в правом нижнем углу - адрес и наименование отправителя.

При адресовании пакетов указывается:

• республика, край, область;
• район;
• пункт назначения;
• название улицы;
• номер дома;
• полное наименование получателя;
• контактный номер телефона (по возможности).

При использовании для доставки Отправлений одноразовых пластиковых пакетов типа «СЕКЬЮРПАК» адресная часть оформляется либо на одной из сторон пакета (при наличии специально выделенного на пакете места), либо на отдельном листе бумаги, который вкладывается в прозрачный карман пакета.

При необходимости на Отправлениях могут указываться фамилии получателей.

• Соблюдение порядка и расположения адресования обязательны. Почтовый индекс не указывается. Адресная информация указывается непосредственно на пакете.

• В случае оформления пакета в евроконверте с прозрачным окном в нем указывается адрес и наименование получателя.

• Адреса и наименования отправителя и получателя на пакете должны быть написаны от руки несмываемыми чернилами или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета либо нанесены типографским или иным способом.

• Адреса должны быть написаны четко, точно и без сокращений, кроме общепринятых сокращенных наименований. Исправления при написании адресной части не допускаются.

• Наименование отправителя на оттиске мастичной печати должно соответствовать указанному в адресной части на пакете.

• В случае если Отправление должно быть доставлено в срочном режиме, в центре пакета наверху проставляется пометка «Срочное».

 

 

Под адресатом перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет. При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. Со стороны клапана в пакет может помещаться прокладочный лист (вставка).

Для обеспечения надлежащей сохранности документов пакет, в котором они пересылаются, рекомендуется заклеивать силикатным клеем и прошивать крест-накрест через середину нитками с захватом всех клапанов либо, если вложения нельзя прокалывать, через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета, на узел прошивки накладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском печати подразделения конфиденциального делопроизводства. Наклейка должна быть на 2-4 мм больше размера оттиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы захватывала все клапаны пакета в середине, концы ниток не находились под наклейкой, а узел прошивки был ею накрыт. Наклейка сверху покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 2-4 мм больше наклейки.

 

Вывод: ______________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Контрольные вопросы:

 

1. Где и как проставляется гриф конфиденциальности?

2. Какие реквизиты заполняются на конверте?

3. Что необходимо предпринять перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты?

4. Расскажите о технологии пакетирования конфиденциальных документов.

5. Какой связью можно доставлять пакеты с конфиденциальными документами?

6. В течение какого срока должны обрабатываться и отправляться документы?

 

Лабораторная работа № 5