Тема: «составление, ведение и закрытие номенклатуры дел. Составление акта на уничтожение конфиденциальных документов и дел».

Цель работы: Научиться составлять номенклатуру конфиденциальных дел; составлять опись дел, передаваемых в архив; составлять акт на уничтожение конфиденциальных дел

Ход работы:

1. Составить перечень конфиденциальных дел (руководящие документы, распорядительные, организационные, финансово-бухгалтерские, кадровые).

2. Оформить номенклатуру дел соответствующим образом

 

(типовая форма номенклатуры)

 

Наименование организации   НОМЕНКЛАТУРА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ   На 20 ___ г. №_____

Гриф конфиденциальности (при необходимости)   УТВЕРЖДАЮ ________________________ (должность руководителя организации)   ________________________ (подпись, инициалы и фамилия) «____»____________ 20___ г.

 

№ дела и гриф конфиденциальности	Заголовок дела	Наименование подразделения, которому предоставляется дело	№ тома	Дата заведения тома (дела)	Дата закрытия тома (дела)	Количество листов в томе (деле)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Архивный шифр, № и дата акта об уничтожении, отметки об отправке

Руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства ______________________________ (подпись, инициалы и фамилия) «____»_______________ 200__ г.

 

 

Согласующие визы должностных лиц

(руководителей структурных подразделений, архива, председателя экспертной комиссии)

 

В графе 1 указывается индекс или номер дела (учетного журнала) и его гриф конфиденциальности.

В графу 2 вносится заголовок дела.

В графе 3 перечисляются подразделения, которым предоставляется право пользования соответствующим делом.

Графы 1-3 заполняются при составлении номенклатуры.

В графе 4, 5 проставляются арабскими цифрами номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются в день подшивки первого документ тома дела. Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: «Переходящее с 20__ г.», с проставлением года заведения дела.

В графе 6 проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год, то в графе указывается: «Переходит на 200__ г.»

В графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела).

Графы 4-7 заполняются по каждому тому отдельной строкой.

В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей по установленному перечню документов с указанием сроков хранения. При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются экспертной комиссией.

В графе 9 проставляются архивный шифр дела, если дело передано в архив (№ фонда, описи, единицы хранения), или номер и да акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другую организацию, наименование адреса, номер и дата сопроводительного документа

 

3. Составить акт на уничтожение конфиденциальных документов и дел.

Акт о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов утверждается руководителем организации (в правом верхнем углу с указанием должности, инициалов и фамилии с проставлением подписи).

Акт состоит из следующих граф:

1 – порядковый номер;

2 – № (индекс) дела или документа и гриф конфиденциальности;

3 – заголовок дела или документа;

4 – год дела или документа;

5 - №№ экземпляров документа;

6 – кол-во листов в деле или экземпляре документа;

7 – срок хранения и №№ статей по перечню;

8 – примечание.

В конце сделать запись:

1. О количестве дел и документов, подлежащих уничтожению (за подписью членов комиссии);

2. Проверки правильности включения в акт дел и документов (за подписью членов комиссии).

3. Акт об уничтожении согласовывается с председателем ЭК с указанием его инициалов и фамилии, а также номера протокола и даты проведения заседания экспертной комиссии по данному вопросу.

4. Каким образом были уничтожены дела (за подписью членов комиссии).

Контрольные вопросы:

1. Что такое «дело»?

2. Дайте определение понятию «номенклатура конфиденциальных дел».

3. Каким образом формируются документы в дело?

4. Какие реквизиты указываются на обложке дела при его заведении?

5. По какому принципу необходимо составлять номенклатуру конфиденциальных дел?

6. Присваивается ли гриф конфиденциальности номенклатуре дел?

7. Какова процедура уничтожения дел?

8. Каковы угрозы возникают в процессе уничтожения документов?

 

Лабораторная работа № 7