Закупка товаров на выставках

Выставки, как и оптовые ярмарки, являются центром об­мена не только коммерческой, но и научно-технической ин­формацией. Их посещение для коммерческих работников может быть полезным для сбора информации о направлени­ях развития производства и повышения общего уровня ин­формированности специалистов торговли.

Выставка — мероприятие, предназначенное для демон­страции образцов товаров, возможности выполнения работ, оказания услуг в целях рекламы данных товаров, работ, ус­луг, их производителей (продавцов), проводимое в опреде­ленное и ограниченное время в специально обозначенном месте.

Наиболее часто организуются торгово-промышленные выставки, на которых демонстрируются научно-технические достижения в области производства, науки и техники. Хотя они и выполняют культурно-просветительную функцию, в последнее время торгово-промышленные выставки приобре­тают коммерческий характер, организуются в целях разви­тия деловых контактов, на них допускается заключение оп­товых сделок.

Классификация и порядок организации выставок анало­гичны проведению оптовых ярмарок и регулируются Поло­жением о порядке организации выставок и ярмарок, утверж­денным постановлением Совета Министров РБ 22.07.2004 г. № 890.

Согласно Положению, организатор выставки (ярмарки) по своему усмотрению выбирает тип, тематику, наименова­ние (логотип), место и сроки ее проведения, а также перечень услуг, предоставляемых экспонентам (участникам) и посети­телям.

В настоящее время в РБ выставки про­водятся по различным направлениям (промышленность, тор­говля, туризм, реклама, медицина и др.). К организации выставок привлекаются заинтересованные министерства и ведомства, региональные исполнительные комитеты, что позволяет учесть их интересы. Расходы по организации и проведению выставок несут участники. Некоторым органи­зациям (научным, учебным и др.) предоставлена возмож­ность участвовать в выставках бесплатно.

Большое значение в продвижении отечественных товаров и формировании позитивного имиджа страны имеют нацио­нальные разделы Республики Беларусь в зарубежных меж­дународных выставках (ярмарках). Для участия в таких мероприятиях Министерство торговли ежегодно на основа­нии предложений республиканских органов государственно­го управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, областных (Минского городского) исполнительных комитетов, Бело­русской торгово-промышленной палаты формирует и вносит на утверждение Совета Министров Республики Беларусь План национальных выставок (экспозиций) республики за рубежом.

Организацией национальных и международных выста­вок и ярмарок занимаются такие компании, как Националь­ный выставочный центр «Белэкспо», ВО «Экспофорум», ЗАО «Центр XXI век», ЗАО «Минскэкспо», ЗАО «Техника и ком муникации», концерн «Белресурсы»,- Белорусская торго­во-промышленная палата и др.

Регулирование выставочно-ярмарочной деятельностью осуществляет Совет по выставочно-ярмарочной деятельно­сти Министерства торговли республики, который является совещательно-консультативным органом.

6.4.4. Закупка товаров на аукционах

Аукционные торги — вид рыночной торговли, при кото­рой продавец, желая получить максимальную прибыль, использует прямую конкуренцию нескольких покупателей. Характерно для: пушнины, предметов антиквариата, художественных изделий, изделий из драгоценных металлов, чая, фруктов, цветов и др.

Аукцион — способ продажи товаров, обладающих индивидуальны­ми свойствами, с публичного торга в заранее установленное время в назначенном месте. В общем объеме оптовой торговли удельный вес аукцио­нов невелик, однако по указанным товарным группам имен­но аукционные торги определяют базовые мировые цены.

Товарные аукционы являются коммерческими структу­рами и их организационное построение аналогично структу­ре оптовых ярмарок. Управление аукционом осуществляет аукционный комитет, возглавляемый директором. Аукцион­ный комитет утверждает правила и порядок аукционных торгов, график их проведения, назначает ведущего торгов — аукциониста. Директору аукционного комитета подчиняют­ся финансовая, правовая, экспертная и другие службы.

Организация проведения аукциона включает: подготовку аукциона; проведение экспертизы товаров; аукционный торг; оформление и исполнение аукционной сделки.

Подготовка аукциона предусматривает оповещение про­давцов и покупателей о сроках проведения торгов, распрост­ранение рекламных материалов, прием заявок от желающих принять участие в аукционе.

Продавец должен оформить предложение (заявку) на выдвижение своего товара для продажи на аукционе. В нем указываются наименование и количество товара, характери­зуются его свойства, качество и особенности, дается краткое описание, а также приводятся сведения о владельце.

Товары (имущество), продаваемые на аукционе, подле­жат экспертной оценке, которая завершается установлением стартовой цены.

Все условия аук­ционной продажи товара фиксируются в аукционном согла­шении, подписываемом заинтересованными сторонами.

Принятые от продавцов товары сортируются по лотам (стандартная партия или единица товара). Каждому лоту присваивают номер, по которому он будет продаваться с аук­циона. По завершении этой работы составляется аукционная ведомость, выпускается каталог с указанием номеров лотов, который рассылается возможным покупателям с приложе­нием правил аукционного торга.

Обязательное условие организации аукциона — забла­говременное предоставление потенциальным покупателям возможности ознакомиться с товарами. Все товары, заявлен­ные для продажи и внесенные в аукционную ведомость, дол­жны быть предварительно выставлены для осмотра, так как после продажи товара на аукционе никакие претензии к ка­честву не принимаются (кроме скрытых дефектов).

Классификация: В зависимости от порядка организации: Принудительные аукционы проводят государственные организации с целью продажи конфискованных, невостребо­ванных и неоплаченных товаров, заложенного и невыкуп­ленного в срок имущества. Добровольные аукционы организуются по инициативе владельцев товаров (имущества) с целью наиболее выгодной их продажи.

По технологии проведения: а укционный торг с повышением/понижением исходной цены.

Аукционные торги могут вестись: негласном способом - покупатели подают аукци­онисту заранее условленные знаки согласия на поднятие це­ны и он, объявляя новую цену, не называет покупателя. При гласном способе аукционист объявляет номер лота, на­чальную цену товара и после каждого очередного ее повы­шения повторяет новую цену и называет место, откуда пос­тупило предложение. После продавци товара (имущества) аукционист объявляет окончательную цену товара и поку­пателя.

В случае отсутствия интереса у покупателей к лоту аук­ционист имеет право без объяснения причин снять лот с тор­га и выставить его позже вновь.

После окончания торгов покупатель оформляет аукцион­ную сделку. Для оплаты купленного на аукционе товара бух­галтер выписывает товарный чек в двух экземплярах, в кото­ром указывает наименование товара, номер информацион­ной карты, номер лота, окончательную аукционную цену, сведения о покупателе, дату продажи. На основании опла­ченного товарного чека бухгалтер регистрирует продажу товаров в аукционной ведомости для последующего распреде­ления аукционной выручки (разницы между стартовой и продажной ценами) между владельцем товара и организато­рами аукциона.

Порядок распределения аукционной выручки предусмат­ривается в аукционном соглашении.

Широкое распространение в индустриально развитых странах получили электронные торги и закупки при помощи автоматизированных компьютерных систем. Они позволяют оперативно получать информацию о наличии свободных то­варных ресурсов у широкого круга поставщиков, быстро про­водить сравнительный анализ предлагаемых цен и условий поставки и принимать оперативные решения о закупках. За данными системами, несомненно, большое будущее, однако их функционирование основывается на описанных выше принципах и подходах.

6.4.5. Закупка товаров на конкурсах

Конкурс — особая форма выдачи заказов на поставку то­варов или подрядов на выполнение работ, которая предпола­гает привлечение предложений от нескольких поставщиков/подрядчиков с целью обеспечения наиболее выгодных коммерческих и других условий сделки. Выбор поставщика осуществляется на конкурсной основе.

Конкурсы по госзакупкам товаров при изводятся в целях обеспечения эфф-го расходования средств и регламентир-ся. Конкурсы по государственным закупкам товаров (работ, услуг) для нужд сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности осуществляются Республ. комиссией по проведению конкурсов по госзакупкам товаров для нужд сельского хозяйства и перераб-щей пром-ти. Конкурсы по госзакупкам товаров для других минис­терств (внутренних дел, обороны, по чрезвычайным ситуаци­ям) проводятся соотв-ми межведомств-ми комиссиями по выбору поставщиков.

Согласно указанному Положению, информация о госзакупках на территории РБ публикуется в информационно-аналитическом бюллетене «Конкурсные торги в Беларуси и за рубежом» и на сайте информ-го унитарного предприятия Нац-й центр маркетинга и конъюнктуры цен.

Процедура закупки — регламентированная последова­тельность действий заказчика и комиссии по выбору поставщика. При ориентировочной стоимости закупки (исходя из годовой потребности, определенной в годовом плане закупок) от 8000 базовых величин и более применяется процедура конкурса.

К участию в конкурсах допускаются только белорусские участники, предлагающие товары (работы, услуги) про­исхождения РБ (искл.: товары, не производящиеся в РБ или их производ­ство недостаточно для покрытия потребности в них).

Конкурсы могут быть открытыми и закрытыми. Открытый конкурс — это способ выбора поставщика, при котором заказчик информи­рует о проведении конкурса путем открытой публикации из­вещения о проведении конкурса посредством размещения конкурсного приглашения к участию в открытом конкурсе в официальных печатных из­даниях и на сайте в сети Интернет.

Конкурсное приглашение должно содержать следующие реквизиты: вид конкурса; полное наименование, место нахождения, номер теле­фона заказчика, фамилия, имя и отчество контактного лица; наименование, количество товаров; источник финансирования закупки; сроки, место и порядок представления конкурсных до­кументов; сроки, размер и порядок внесения платы за конкурсные документы; окончательный срок, место и порядок представления конкурсных предложений и при необходимости другие сведения.

Закрытый конкурс проводится в случае, если информация о закупаемых товарах (работах, услугах) может повлечь распространение сведений, составляющих государственные секреты. Информация о закрытом конкурсе не размещается в официальном печатном издании и на официальном сайте в сети Интернет.

Для участия в конкурсе необходимо подготовить конкурсные документы, основными из которых являются: конкурсное предложение; документы и информация, подтверждающие квалифи­кационные данные участника конкурса; подробное описание закупаемого товара (потребительские, технические, экономические показатели; соответствующие указания на возможность представления альтернативных конкурсных предложений и описа­ния способа их оценки; расчет и выражение цены конкурсного предложения; перечень критериев для выбора наилучшего конкур­сного предложения и поставщика (подрядчика, исполните­ля), способ оценки конкурсных предложений; заявление о применении преференциальной поправки, об условиях и порядке ее применения при оценке конкур­сных предложений; требования к сроку действия конкурсных предложений; место, дата и время вскрытия конвертов с конкурсны­ми предложениями; срок заключения договора; порядок обжалования действий или решений заказчи­ка и/или конкурсной комиссии и другие документы.

При проведении конкурсных торгов особое значение име­ет конкурсное предложение, которое оформляется в письменном виде в соответствии с требованиями конкурсных доку­ментов. Конкурсное предложение запечатывается в конверт и представляется заказчику, регистрируется им. Заказчик может потребовать от участников представле­ния конкурсного обеспечения в виде банковских гарантий, поручительства или залога. Конкурсное обеспечение пред­ставляется на следующие случаи: отзыв участником своего конкурсного предложения после срока его представления; представление участником недостоверной информации о сво­их квалификационных данных или неподтверждение их; ус­тановление факта недобросовестных действий участника; отказ участника подписать договор при выборе его конкурсно­го предложения лучшим, а его — поставщиком. Размер конкурсного обеспечения определяется заказчи­ком (организатором, уполномоченной организацией) и не должен превышать, как правило, 3 % цепы конкурсного предложения. Конкурсное обеспечение возвращается учас­тнику при соблюдении им условий проведения конкурса.

Порядок проведения открытого конкурса: Все конверты с конкурсными предложениями вскрывает конкурсная комиссия в установленный день в порядке и мес­те, указанных в конкурсных документах, в присутствии всех участников или их представителей. При вскрытии конвертов с конкурсными предложениями объявляются наименование и место нахождения каждого участника, цена его предложения. Эти данные заносятся в протокол заседания конкурсной комиссии. Если представленные участниками конкурсные предло­жения соответствуют требованиям конкурсных докумен­тов, то конкурсная комиссия оценивает их но следующим критериям: цена; характеристики товаров; сроки поставки товаров; расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт, связанные с товарами; порядок и сроки осуществления платежей; условия предоставления гарантий на товары. Если на конкурс представлены товары бел. и иностранного происхождения, то при оценке конкурсных предложений применяется преференциальная поправка к цене конкурсного предложения участника, пред­лагающего товары производства РБ, в виде уменьшения ее на 15 %. Каждому предложению присваивается порядковый номер (место). Первое место - наиболее выгодное конкурсное пред­ложение. По итогам конкурса заказчик (организатор, уполномочен­ная организация) составляет справку о процедуре закупки, которая подписывается секретарем конкурсной комиссии.

Открытые и закрытые конкурсы могут проводиться в один и два этапа. Двухэтапный конкурс проводится если: невозможно оп­ределить характеристики товаров (работ, услуг), составить их подробные спецификации и для выявления возможностей поставщиков необходимо провести с ними переговоры или запросить у них предварительные конкурсные предложения; требуется проведение научных исследований, эксперимен­тов; заказчик принял решение о проведении предваритель­ной квалификации участников.

На первом этапе конкурса у потенциальных поставщи­ков запрашивается предварительное конкурсное предложе­ние (с характеристикой товаров, договорными условиями их поставки и др.). На втором этапе заказчик вносит изменения и дополне­ния в конкурсные документы по результатам первого этапа конкурса, запрашивает окончательные конкурсные предло­жения участников, прошедших первый этап конкурса, под­водит итоги.

6.4.6. Закупка товаров на товарных биржах

Товарные биржа являются особым видом постоянно дей­ствующих рынков, на которых совершаются оптовые сделки купли-продажи на массовые сырьевые и продтовары. Особенность сделок на биржах состоит в том, что продаются стандартные партии товара, обладающие опреде­ленным качеством для каждого сорта. Это позволяет не толь­ко совершать биржевые операции без осмотра реальных това­ров, но и заключать сделки на несуществующие товары (на­пример, товары, планируемые к поставке в будущем).

По своей сути биржи являются посредническими органи­зациями, которые так же, как и организаторы выставок-ярмарок, не участвуют в сделках, но содействуют их заключе­нию путем предоставления помещений, коммуникационных услуг, оформлению расчетов и др. За это с участников торгов взимается определенная плата. Объектами биржевых торгов являются зерновые (пшеница, рожь, ячмень, кукуруза), пи­щевкусовые товары (какао-бобы, сахар, кофе, арахис), пило­материалы, сырьевые текстильные товары (хлопок, шелк, джут, мытая шерсть). Задачами и функциями товарной биржи яв­ляются: создание условий для проведения биржевых торгов; регистрация биржевых сделок; выявление спроса и предложения товаров; котировка и ее публикация; изучение факторов, влияющих на динамику биржевых цен; формирование биржевой инфраструктуры.

При осуществлении биржевой торговли ее участники ру­ководствуются требованиями Закона РБ «О товарных биржах» (от 13.03.1992 г. с изменениями и до­полнениями). По становлением Сов. Мина РБ от 16.06.2004 г. № 714 «О мерах по развитию биржевой тор­говли на товарных биржах» утверждены: правила биржевой торговли на товарных биржах; перечень товаров, сделки с которыми подлежат совер­шению на биржевых торгах в открытом акционерном общес­тве «Белорусская универсальная товарная биржа».

Товарная биржа является юридическим лицом, осущес­твляет свою деятельность в соответствии с законодательс­твом и Уставом биржи. Биржи могут создавать союзы, ассо­циации, иные объединения.

Каждая биржа имеет собственные внутренние документы и правила биржевой торговли.

Правила биржевой торговли содержат: виды биржевых сделок; порядок проведения торгов; порядок заключения, регистрации и оформления бир­жевых сделок; регламент работы биржи; порядок участия в биржевых торгах членов биржи и посетителей торгов; санкции за нарушение биржевой торговли.

Биржевые сделки заключаются на биржевой товар. Предметом биржевой сделки является заключение договора на поставку товара, допущенного к биржевой торговле, а также права на его куплю или продажу. Виды сделок: сделки с реальным товаром (могут быть с немедленным исполне­нием (кассовые сделки) и отложенным исполнением (форвар­дные сделки)); фьючерсные сделки, т.е. сделки, которые в момент их совершения порождают у данного участника обязательство в установленный срок купить или продать товар по цене зак­лючения сделки, с возможностью свободной переуступки сторонами своих прав и обязанностей в ходе торгов до момен­та реального исполнения договора; опционные сделки, т.е. договоры купли-продажи, объектом которых является право на покупку или продажу в будущем определенного товара по фикс-й цене.

Участники биржевых торгов: Брокер — участник торгов, оказ-й пос­реднические услуги по совершению биржевых сделок членам биржи или клиентам за их счет. Биржевой дилер — участник торгов, осуществляющий биржевые сделки от своего имени и за свой счет. Биржевые торги проводятся в форме голосовых или элек­тронных торгов. Заключенная биржевая сделка является основанием для оформления и подписания сторонами сделки биржевого до­говора, который подлежит обязательной регистрации на бир­же. Споры по биржевым сделкам разрешаются арбитражной комиссией товарной биржи в соответствии с порядком бир­жевой торговли.

6.5. Учет и контроль оптовых закупок

Учет и контроль оптовых закупок у предприятий про­мышленности и иных поставщиков - это про­цесс наблюдения за ходом выполнения договоров путем со­поставления показателей фактического поступления товаров с договорными обязательствами партнеров. Оперативная ин­формация о ходе выполнения договоров поставки использу­ется при управлении товарными запасами и организации товародвижения. Учет и контроль оптовых закупок направлен на обеспече­ние своевременного и бесперебойного поступления товаров согласованного ассортимента и надлежащего качества в ор­ганизации торговли. Поскольку сбои и срывы в закупках то­варов не приводят к выполнению договорных обязательств оптовой торговли перед розничной сетью, то контроль опто­вых закупок обеспечивает условия для выполнения планов оптовой организацией.

Учет и контроль оптовых закупок включает четыре основных этапа: разработка плана-графика контрольных показателей поступления товаров от поставщиков; оперативный учет выполнения договоров закупки; анализ промежуточных и конечных показателей выполнения договоров; корректирующее воздействие на поставщиков товаром (при необходимости).

Основанием для учета поставок товаров от промышленных предприятий и иных поставщиков служат прилагаемые к каждой партии товаросопроводительныедокументы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, сертифика­ты качества) и внутренние документы торговой органи­зации, свидетельствующие о результатах входного контро­ля, — акты приемки по количеству и качеству. Учет выполнения договоров ведется по каждому постав­щику в развернутом ассортименте. Все операции по учету поступления товаров связаны с обработкой больших масси­вов информации.

Ведение учета вручную на специальных карточках или в журналах контроля поступления товаров сопряжено с боль­шими затратами рабочего времени коммерческих работни­ков и не позволяет быстро и точно контролировать процесс поступления товаров. Осуществлять непрерывный контроль за поступлением товаров по каждой ассортиментной пози­ции, своевременно получать информацию о нарушениях гра­фиков поступления товаров каждым поставщиком и опера­тивно принимать меры для устранения выявленных недос­татков стало возможно благодаря современной компьютерной технике и программному обеспечению.

Наблюдение за процессом поступления товаров — это только одна сторона процесса учета и контроля оптовых за­купок. Контроль предполагает и корректирующее воздействие на поставщиков товаров при выявлении случаев теку­щих нарушений ими договорной дисциплины. Меры такого воздействия включают письменные предупреждения постав­щикам, возврат или замену товаров, предъявление рекламаций, штрафные санкции, требования о возмещении ущерба и др. Организации торговли должны оперативно реагировать на отклонения от планов-графиков поступления товаров, не следует ожидать того момента, когда весь договор закупки окажется под угрозой срыва. Именно меры корректирующе­го воздействия направлены на устранение выявленных не­достатков и недопущение случаев их повторения в будущем. При наличии оперативной информации о систематических нарушениях договорной дисциплины конкретным постав­щиком отдел закупок в случае необходимости может разра­ботать план экстренных действий по поиску альтернативных источников поставки.

Материалы учета и контроля оптовых закупок использу­ются для оценки конкурентоспособности поставщиков при заключении новых договоров поставки.