Организация процесса оптовых закупок

Несмотря на определенные успехи в закупочной деятель­ности коммерческих служб, эта работа требует совершен­ствования по следующим направлениям: развитие сотрудничества орг-й торговли с по­ставщиками-изготовителями; постоянное изучение конъюнктуры рынка; совершенствование ярмарочно-выставочной работы (+за рубежом); развитие экономических связей со странами СНГ пу­тем создания в них торговых центров, домов торговли, кон­сигнационных складов, осуществления обмена инф-ей; создание в РБ постоянно действую­щей оптовой Интернет-ярмарки.

Предзакупочный период является весьма важным, его ре­зультаты вооружают коммерческих работников знаниями и конкретными материалами, необходимыми для осуществле­ния закупки товаров на выгодных условиях. В этом периоде проводится кропотливая работа по отбору, обработке и ана­лизу необходимой для оптовых закупок внутренней и внеш­ней информации о спросе, состоянии и тенденциях развития рынка, товарах, поставщиках, условиях поставки, состоя­нии товарных запасов и т.д. Исследование рынка ориентировано на получение комп­лексной и достоверной информации, необходимой для при­нятия эффективных коммерческих решений. В рамках мар­кетинговых исследований организации торговли изучают те­кущее состояние и прогнозируют развитие конъюнктуры рынка, спроса оптовых и розничных покупателей. Маркетологи!!

Мероприятия по изучению спроса могут проводиться ор­ганизациями торговли совместно с предприятиями промыш­ленности и быть направлены на изучение спроса как оптовых покупателей, так и населения. Объединение усилий = лучшие результаты. Программы совместных мероприятий - составная часть договоров о сотрудничестве или долгосроч­ных хозяйственных связей между партнерами.

Для определения потребности торговой организации в товарах по объему и структуре используются следующие методы: Метод экстраполяции основан на выявлении устойчивости тенденции (тренда) развития продажи в ретроспективе и распространении ее на определенный прогнозный период. Метод использования коэффициента эластичности ха­рактеризует влияние одной переменной (фактора) на объем продаж. Он показывает, как изменяется величина продаяш товаров при изменении цены на 1 %. Нормативный метод предполагает использование норма­тивов или норм при расчете потребности в товаре торговой ор­ганизации. По­требность торговой организации = N*Ч – Зк. Балансовый метод позволяет определить потребность в товаре, применив формулу товарного баланса З_н + П = Р + З_к.

При расчете потребности необходимо учитывать: демографические данные; нормы (нормативы) потребления; динамику продажи товара (не менее, чем за три года, предшествующие плановому); ассортиментную структуру в объемах продаяш пре­дыдущих периодов; состояние покупательского спроса на товары; динамику состояния товарных запасов; доходы населения.

Выявление и изучение источников закупки и постав­щиков товаров. Этой работой необходимо заниматься систе­матически. Коммерческие работники должны хорошо знать экономику района, его производственные возможности и ас­сортимент вырабатываемых товаров народного потребления на промышленных предприятиях. С этой целью они посеща­ют промышленные предприятия, участвуют в совместных совещаниях, выставках-просмотрах новых образцов изделий и других мероприятиях, следят за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специализированных из­даниях, за биржевыми сведениями, проспектами, каталога­ми и т.п. Результаты изучения источников закупки и поставщи­ков товаров коммерческие работники заносят в информаци­онный банк данных (или составляют на каждого специаль­ные карточки), где отражают сведения по производственной мощности предприятия, качестве и ассортименте выпускае­мой продукции, ее конкурентоспособности, цене, условиях поставки товаров и другие сведения, интересующие торго­вую организацию.

Собственно закупочный период включает непосред­ственное проведение оптовых закупок товаров народного потребления. В этом периоде согласовывается и уточняется ассортимент товаров, составляются необходимые к договору документы, т.е. устанавливаются хозяйственные связи меж­ду участниками закупочного процесса, заключаются догово­ры и разовые сделки на поставку товаров. При свободной купле-продаже товаров торговые организации самостоятель­но выбирают партнеров по закупкам, согласовывают с ними все условия поставки и несут ответственность за обоснован­ность принимаемых решений и совершаемых действий.

По товарам, распределяемым в централизованном поряд­ке, закупки осуществляются у тех поставщиков, к которым прикреплены торговые организации.

Заключительный период закупочной деятельности включает контроль за ходом выполнения закупок.

Оптовые закупки должны быть экономически выгодны­ми для торговой организации.

6.3. ИСТОЧНИКИ ОПТОВЫХ ЗАКУПОК И ПОСТАВЩИКИ ТОВАРОВ

Источниками поступления товаров на внутренний ры­нок республики являются:

• отрасли народного хозяйства Республики Беларусь, вырабатывающие товары народного потребления (предприя­тия АПК, легкой, пищевой, мясомолочной, химической про­мышленности и др.);

• предприятия частного сектора экономики республики (малые предприятия, фермеры, кооперативы, лица, занима­ющиеся индивидуальной трудовой деятельностью и др.);

• посреднические оптовые организации;

• импортеры товаров из-за рубежа.

Важная роль в коммерческой работе торговых организа­ций отводится вовлечению в товарооборот товаров, выраба­тываемых из местного сырья. Расширение производства то­варов за счет местных сырьевых ресурсов способствует более полному удовлетворению потребностей населения, высво­бождению транспорта от дальних перевозок товаров, сокра­щению расходов, связанных с перемещением товаров от про­изводителей в места их потребления.

В Республике Беларусь основная масса товаров народно­го потребления закупается на основе свободной купли-продажи, поэтому работа коммерческих служб по поиску источни­ков и поставщиков товаров требует высокой квалификации персонала. Выбор источников и поставщиков товаров явля­ется одним из наиболее ответственных решений в процессе оптовых закупок.

При закупках новых товаров информация об альтерна­тивных источниках поставки собирается и анализируется в обязательном порядке. Однако и при постоянной работе с од­ним и тем же ассортиментом товаров рекомендуется прово­дить регулярные исследования возможности закупа из но­вых источников. Ориентация на постоянных поставщиков может оказаться для торговой организации неэффективной. При хорошем предварительном анализе список должен включать не менее трех источников для закупки сырьевых товаров и товаров низкой степени обработки. Если же планируются закупки товаров, характеризующихся рядом сложных пока­зателей — модель, расцветка, качество и др., список возмож- пых источников поставки должен включать не менее 8—10 компаний.

Выбор источника поставки может быть обоснован некоторыми доводами.

Хотя организации торговли стремятся закупать товары у промышленных предприятий, непрямые контакты также могут быть оправданы. Если приобретается относительно не большое количество стандартных товаров, то в качестве ис точника закупки могут быть оптовые посредники (дистрибь юторы или торговые агенты) и промышленные предприя тия — непосредственные изготовители этих товаров. При боль­ших объемах закупки торговая организация должна сразу рассмотреть возможность закупки у производителя.

При анализе альтернативных источников поставки сле­дует учитывать возможность закупки товаров за рубежом. Согласно оценкам экспертов около 70 % организаций торгов­ли в развитых странах имеют хозяйственные связи не только с отечественными, но и зарубежными Поставщиками. Основными причинами закупок за рубе­жом можно назвать:

• отсутствие аналогичных отечественных товаров и стремление расширить ассортимент предлагаемых товаров;

• более высокое качество зарубежных аналогов;

• престижные товарные марки;

• поиск новых ультрамодных товаров.

Сложности: допол­н-е время на поиск иностранных партнеров и зак­лючение с ними сделок, дополнительных транспортных расходов, таможенных фор­мальностей, сертификации импортируемых товаров, валют­ных рисков и некоторые другие.

Классификация

По роду деятельности: поставщики-изготовители; поставщики-посредники

Посредники: оптовые организации республиканского и региональ­ного уровня, специализирующиеся на оптовой торговой дея­тельности; ПОС:посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним права собственности на товар (дистрибьюторы и др.); организаторы оптового оборота — товарные биржи, оп­товые ярмарки, аукционы, конкурсы, оптовые рынки. Они также являются самостоятельными субъектами оптовой тор­говой деятельности.

• По территориальному признаку: областные (местные);межобластные (региональные);республиканские;иностранные поставщики.

• По принадлежности к различным хозяйственным системам:внутрисистемные (принадлежащие к одной с покупате­лем системе);внесистемные.

После определения списка возможных поставщиков ком­мерческий работник должен собрать более подробную инфор­мацию о каждом из них для того, чтобы оценить надежность и способность точно выполнять обязательства по планируе­мому договору. Во внимание принимаются следующие ха­рактеристики:

• конкурентоспособность предлагаемых товаров;

• предлагаемые условия поставки;

• уровень используемых технологий и производствен­ных мощностей;

• финансовое состояние;

• практика выполнения аналогичных контрактов в про­шлом;

• уровень управленческой и организационной культуры компании;

• готовность к кооперации на длительную перспективу.

Всем учитываемым параметрам присваивается опреде­ленный ранг значимости и выводится конечная результиру­ющая характеристика. Полученная рейтинговая оценка каждого потенциального партнера и является основанием для принятия решения о целесообразности заключения с ним договора.

Кроме того, в ходе отбора поставщиков организация тор­говли должна принять решение о степени концентрации за­казов у одного поставщика. Ориентация на одного партнера всегда ставит под угрозу долгосрочную стабильность поста­вок, поскольку наступление форс-мажорных обстоятельств на предприятии поставщика приведет к полному прекраще­нию торговли определенной товарной группой и потере пози­ций на рынке. Отсутствие конкуренции между поставщика­ми снижает их заинтересованность в предоставлении наи­лучших условий закупки и полного комплекса услуг оптово­му покупателю.

Преимущества ориентации на од­ного поставщика: низкие закупочные цены и снижение уровня расходов на транспортировку в цене товара.

6.4.1. Закупки товаров непосредственно у поставщиков-изготовителей

При оптовых закупках товаров используются различные формы, которые условно молено объединить в две группы: закупки товаров непосредственно у поставщиков-изго­товителей; закупки, осуществляемые в ходе специально организо­ванных коммерческих мероприятий (оптовых ярмарок, вы­ставок, аукционов, конкурсных торгов, товарных бирж).

Закупки товаров у поставщиков-изготовителей осущест­вляются в ходе индивидуальных встреч представителей по­ставщиков и покупателей, между которыми устанавливают­ся двухсторонние (прямые) хозяйственные связи.

Данная форма оптовых закупок товаров имеет ряд пре­имуществ: оперативное решение вопросов по обновлению ассорти­мента и повышению качества товаров; сокращение сроков доставки товаров; устранение посредников между поставщиком и поку­пателем товаров; снижение степени коммерческого риска; оперативное решение вопросов цен на реализуемую продукцию и др.

Наиболее эффективны закупки у производителей, осу­ществляемые оптовыми торговыми организациями, так как им принадлежит ведущая роль в формировании товарных ре­сурсов, они имеют значительные объемы товарооборота, рас­полагают необходимыми размерами складских площадей и способны получать товары в объеме не ниже минимальных норм отгрузки и с определенной частотой поставок.

Для крупных розничных торговых организаций такая форма закупки целесообразна по продовольственным и не­продовольственным товарам повседневного спроса. Мелким и средним розничным торговым организациям предпочти­тельнее закупать товары у оптовых посредников, которые поставляют подсортированный ассортимент любыми пар­тиями.

Процедура закупок товаров обусловливается взаимовы­годными условиями как для поставщика-изготовителя това­ров, так и торговой организации. Для этого каждой стороной определяются мотивы и возможности по купле-продаже то­варов:

Позиция производителя: Обеспеченность торговым ассорти­ментом исходя из потребностей оп­товых покупателей; Гарантированный объем поставки продукции; Качество продукции, обусловлен­ное технологией производства; Престижность и финансовая устой­чивость торговой организации; Престижность и финансовая устой­чивость торговой организации; Договорная цена, регулируемая рынком; Коммерческие сделки с учетом за­интересованности сторон; Мотивы и возможности поставщика-изготовителя и покупателя при закупках товаров; Взаиморасчеты на основе договора.

Позиция торговой организации: Расширение ассортимента, увели­чение объема продаж; Ориентация на качество и конку­рентоспособность продукции; Удовлетворение запросов покупа­телей; Привлечение потенциальных поку­пателей; Надежность поставщика и вероят­ность поставки товаров; Обеспеченность и устойчивость фи­нансирования.

6.4.2. Закупка товаров па оптовых ярмарках

Оптовая ярмарка — самостоятельное мероприятие, до­ступное для всех товаропроизводителей, оптовых продавцов и покупателей, организуемое в установленном месте и на ус­тановленный срок с целью заключения договоров купли-про­дажи и формирования хозяйственных связей.

Оптовые выставки и ярмарки проводятся в соответствии с Положением о порядке орг-ции выставок и ярмарок, утвержденным пост-м СовМина 27. 07.2004 г. № 890. Положение определяет порядок организации выставок и ярмарок и распространяется на юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, осуществляющих организацию выставок и ярмарок на тер­ритории Республики Беларусь, и национальные выставки (экспозиции) республики за рубежом.

Оптовые ярмарки по купле-продаже товаров проводятся с целью: ознакомления потенциальных покупателей с ассорти­ментом выпускаемой и готовящейся к выпуску продукции и выявления новых источников товарных ресурсов; установления участниками хозяйственных связей и заключения договоров на поставку товаров; активизации сбыта продукции, улучшения структуры ассортимента и повышения качества товаров; рекламирования новых товаров; оказания посреднических услуг продавцам и покупате­лям товаров.

Классификация: По террит-му признаку оптовые ярмарки делят: иностранные (организуемые на территории РБ, в которых принимают участие только не­резиденты республики); международные (ярмарки, в которых принимают участие не менее 10 % нерезидентов республики от общего числа участников); республиканские; региональные (межобластные); местные (областные, городские).

На оптовых ярмарках регионального и местного масшта­бов совершаются оптовые закупки товаров сложного ассор­тимента, выпускаемых местными производственными пред­приятиями. На этих ярмарках оптовые покупатели соверша­ют закупки товаров но свободным ценам на основе индивиду­ального подбора, сравнения и выбора из ассортимента про­дукции различных производителей.

По товарному признаку: универсальные (на них предлагаются к продаже то­варные группы разных отраслей промышленности); специализ-е (ярмарки по продаже товаров, объединенных ограниченной специализацией (например, яр­марки бакалейных, парфюмерно-косметических товаров)).

По отраслевому признаку ярмарки делятся: отраслевые — их проводит одна или несколько смежных отраслей производства товаров (например, концерн «Беллегпром», «Минсельхозпрод» и др.); межотраслевые — на них предлагаются к продаже из­делия различных отраслей экономики.

Согласно Положению, Министерство торговли формиру­ет и ведет Национальный календарь ярмарок и выставок, ор­ганизуемых в Республике Беларусь.

Инициаторами и организаторами оптовых ярмарок мо­гут выступать крупные промышленные предприятия, фир­мы, ассоциации, концерны, торговые фирмы, товаррые бир­жи, совместные предприятия и др. Участниками оптовых ярмарок могут быть юридические и физические лица как субъекты хозяйствования независи­мо от форм собственности. В современных условиях для проведения оптовых ярма­рок и выставок создаются специальные, постоянно действу­ющие организационные структуры (например, «Белэкспо»),

Характерными чертами ярмарочной торговли являются: оптовая закупка товаров по представленным образцам; периодичность проведения оптовых ярмарок; предварительное установление сроков и места продажи товаров; единовременное и массовое участие оптовых продавцов и покупателей товаров.

Организационная структура оптовой ярмарки пред­ставлена ярмарочным комитетом, дирекцией, третейской ко­миссией, группой по учету договоров и др.

Ярмарочный комитет (Ярмарком) осуществляет руко­водство оптовой ярмаркой. В его состав включаются предста­вители государственной власти и органов управления торгов­лей и промышленностью, предприятий-изготовителей това­ров, торговых организаций и др. Функции: определяет сроки, порядок и режим работы оптовой ярмарки; создает рабочие органы ярмарки (дирекцию, третей­скую комиссию, группу по учету товаров и др.), утверждает их руководителей и состав, контролирует их работу; проводит смотры, выставки, аукционы, покупатель­ские конференции с целью выявления спроса оптовых поку­пателей, расширения и обновления ассортимента, улучше­ния качества товаров; рассматривает хозяйственные споры меясду участни­ками; решает другие вопросы, входящие в его компетенцию; подводит итоги ярмарки.

Дирекция ярмарки является исполнительным органом, в задачи которого входит: организаторская деятельность, связанная с подготов­кой и проведением ярмарки (аренда помещений, их обору­дование и оформление, подготовка необходимой документа­ции, размещение участников, оснащение оргтехникой и др.); охрана представленных на ярмарку образцов товаров; содействие участникам ярмарки в заключении догово­ров; ведение отчетности.

Третейская комиссия: обеспечивает правовое обслуживание ярмарки; рассматривает разногласия по условиям договоров между продавцами и покупателями товаров; дает заключение по проектам договоров; консультирует участников ярмарки по правовым воп­росам и др.

Группа по учету договоров: регистрирует договоры, заключенные на ярмарке; анализирует ход заключения договоров; готовит аналитические справки, записки, предложе­ния.

Консультативно-марке­тинговая служба - оказание информационных услуг участникам, которая выполняет следующие задачи: предоставляет информацию о тенденциях развития товарного рынка, изменениях спроса покупателей, предложе­нии товаров и т.д.; дает рекомендации поставщикам об обновлении ассортимента товаров, политике цен; информирует участников ярмарки о свободных товарных ресурсах и др.

Этапы: Предварительный этап включает принятие решения о проведении оптовой ярмарки или выставки-продажи. Но этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые разрабатывают положение о проведе­нии ярмарки и рассылают письма потенциальным участникам с информацией об условиях участия в ярмарке. Рабочая группа, кроме того, разрабатывает рекламные материалы (объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д.). К открытию ярмарки издается рекламная брошюра с информацией об условиях участия (стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т.д.).

За определенный срок до открытия участники ярмарки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на учас­тие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизи­тах, требованиях по размещению экспозиций и др.

Организационный этап заключается в подготовке рек­ламного каталога, включающего характеристику поставщи­ков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Данный этап включает также оперативную работу по разме­щению участников, организации их досуга, проведению аук­ционных торгов, презентаций и других мероприятий.

Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением как положительных, так и отрица­тельных моментов в ее работе. Обобщенные результаты ана­лиза конъюнктуры торговли товарами ассортимента ярмар­ки, предложения по производству товаров представляются заинтересованным организациям и органам управления тор­говлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.