Ж.5 Критерии выборки представителей

Ж. 5.1 Методология

Представители (производственные площадки, подвергаемые аудиту) должны быть частично отобраны путем случайной выборки, частично - назначены. Не менее 25 % представителей должно быть выбрано случайным образом, остальные назначают с использованием критериев, учитывающих следующие аспекты:

- результаты внутренних аудитов или предыдущих оценок при сертификации;

- записи, касающиеся претензий и других аспектов выполнения корректирующих и предупреждающих действий;

- значимые изменения размеров производственных площадок;

- изменения технологических процессов;

- изменения со времени последней оценки при сертификации;

- изменения географического местоположения.

Ж.5.2 Процесс выборки не должен предшествовать началу процесса оценки. Это может быть сделано после завершения оценки центрального офиса организации. В любом случае центральный офис должен быть информирован о производственных площадках, являющихся частью выборки. Это должно быть сравнительно короткое время, но оно должно быть достаточным для подготовки аудита. Центральный офис должен быть исследован при каждом сертификационном аудите и, не менее одного раза в год, как часть инспекционного контроля.

Ж.5.3 Размер выборки

Орган по сертификации должен иметь процедуру для определения размера выборки при аудите производственных площадок как части оценки и сертификации организации со многими производственными площадками.

Последующие рекомендации основаны на примере деятельности организации с уровнем риска от малого до среднего с числом работников на каждой из производственных площадок - не более 50 человек.

Минимальное число производственных площадок, посещаемых при аудите:

первоначальный аудит - размер выборки (у) должен быть равен квадратному корню из числа отдельных площадок (х) (у = Ö x), округленному до ближайшего большего целого числа;

инспекционный контроль - размер ежегодной выборки должен быть равен квадратному корню из числа отдельных производственных площадок с коэффициентом 0,6 (у = 0,6Ö x), округленному до ближайшего большего целого числа;

ресертификация (повторная оценка) - размер выборки должен быть как при первоначальной оценке. Если система менеджмента качества подтверждает свою эффективность через три года, размер выборки должен быть снижен использованием коэффициента 0,8, т.е. (у = 0,8Ö x) с округлением до ближайшего большего целого числа.

В дополнение к этому необходимо посещать центральный офис организации. Размер выборки должен быть увеличен, если анализ риска деятельности, охватываемой системой менеджмента качества при ее сертификации, проведенный органом по сертификации, указывает на наличие специфических обстоятельств в отношении следующих факторов:

- размера производственных площадок и числа работников;

- сложности деятельности и системы менеджмента качества;

- изменения методов выполнения работ;

- изменения выполняемой деятельности;

- зарегистрированных претензий и других аспектов выполнения корректирующих и предупреждающих действий;

- любых аспектов многонациональности;

- результатов внутренних аудитов.

Если организация имеет иерархическую систему филиалов, например, головной (центральный) офис/национальные (размещаемые в различных странах) офисы/региональные офисы/локальные филиалы, то модель выборки для первоначального аудита, приведенная выше, применяется для каждого уровня иерархии.

Если применяемая органом по сертификации процедура дает меньший размер выборки по сравнению с выборкой, производимой в соответствии с вышеуказанными положениями, орган по сертификации должен зарегистрировать причины такого отклонения и подтвердить, что выборка произведена в соответствии с утвержденной процедурой.

Примеры:

1 центральный офис (посещается на каждом цикле аудита (сертификация, инспекционный контроль, ресертификация);

4 национальных офиса: выборка равна 2, из них минимум 1 - случайным образом;

27 региональных офисов: выборка равна 6, из них минимум 2 - случайным образом;

1700 локальных филиалов; выборка равна 42, из них минимум 11 - случайным образом.

Ж.5.4 Трудозатраты на оценку (аудит)

Важным элементом, который должен быть рассмотрен, являются трудозатраты на аудит каждой отдельной производственной площадки, и орган по сертификации должен быть готов уточнить время, расходуемое на оценку, исходя из общей политики распределения трудозатрат на аудит.

Обычно количество человеко-дней аудита системы менеджмента качества, приходящееся на одну производственную площадку, должно соответствовать трудозатратам, приведенным в таблице Д.1 приложения Д.

Сокращение трудозатрат может быть сделано, если часть положений этого приложения не относится к локальным производственным площадкам, а касается только оценки центрального офиса. Принимается во внимание также сложность выполняемой деятельности. Сокращение трудозатрат не допускается для центрального офиса.

Полные трудозатраты на аудит, включая первоначальную оценку и инспекционный контроль (понимаемое как сумма затрат времени на каждую производственную площадку плюс центральный офис), не должны быть меньше значения, которое может быть рассчитано в зависимости от сложности всех работ, если бы они выполнялись на одной производственной площадке (т.е. если бы все работники компании работали на одной производственной площадке). В большинстве случаев такие трудозатраты будут значительно больше.

Ж.5.5 Дополнительные производственные площадки

При присоединении новой группы производственных площадок к ранее сертифицированной совокупности (сети) площадок каждая такая группа должна быть рассмотрена независимо от определения первоначального размера выборки. После включения новой группы площадок в сертификат новые производственные площадки должны быть собраны вместе с уже имевшимися для определения размера выборки для будущих аудитов при инспекционном контроле и ресертификации.

Приложение И

(обязательное)