Оценка трудозатрат на проведение аудита

 

Д.1 Оценка трудозатрат на проведение аудита систем менеджмента качества организаций различных размеров и сложности, функционирующих в различных отраслях экономики, проводится на основе Приложения 2 к Руководящим указаниям МФА по применению Руководства ИСО/МЭК 62:1996 [2].

Органу по сертификации необходимо определять затраты времени на аудит при первоначальном аудите (сертификация систем менеджмента качества), инспекционном контроле и ресертификации систем менеджмента качества для каждого заказчика.

Приведенные рекомендации не определяют минимальные/максимальные трудозатраты, но устанавливают номинальное значение трудозатрат, которое может быть использовано органами по сертификации для определения соответствующих затрат времени на аудит системы менеджмента качества с учетом специфики проверяемой организации. Использование процедур уточнения в сочетании с приведенными номинальными значениями при планировании аудита позволяет обеспечивать методически устойчивый подход к определению соответствующих трудозатрат на аудит. Карта затрат времени на аудит (таблица Д.1) содержит среднее число человеко-дней (опытные данные), затрачиваемое на сертификацию системы менеджмента качества организации с определенной численностью работающих.

Поэтому исходная величина для определения трудозатрат на аудит - численность работников.

Опыт также показывает, что для организации с определенной численностью возможны отклонения от приведенных в таблице значений. Варианты затрат времени на каждый аудит зависят от размера организации, области аудита, разнообразия производственных процессов и видов деятельности и состояния подготовленности к аудиту. Орган по сертификации должен исследовать эти и другие факторы в ходе анализа при заключении договора для оценки их потенциального влияния на необходимые затраты времени на аудит. Поэтому карту затрат времени на аудит можно использовать только в сочетании с учетом значимости соответствующих факторов.

Таблица Д.1 - Карта затрат времени на аудит

Численность работников	Трудозатраты на первоначальный аудит (человеко-дни)	Факторы, увеличивающие или уменьшающие затраты времени	Полные трудозатраты на аудит
1 - 10
11 - 25
26 - 45
46 - 65
66 - 85
86 - 125
126 - 175
176 - 275
276 - 425
426 - 625
626 - 875
876 - 1175
1176 - 1550
1551 - 2025
2026 - 2675
2676 - 3450
3451 - 4350
4351 - 5450
5451 - 6800
6801 - 8500
8501 - 10700
> 10700	Прогрессивное увеличение по типу, приведенному выше
Примечания 1 К категории работников, использованной в таблице, относят всех (физических) лиц, деятельность которых соотносится с областью сертификации, охватываемой системой менеджмента качества. Общая численность работников включает всех работников (постоянных, временных, сезонных), которые находятся на рабочих местах во время аудита. Численность частично загруженных работников должна быть приведена к численности при их полной загрузке. Это значение зависит от соотношения количества рабочих часов этих работников и длительности полного рабочего дня. 2 Затраты времени на аудит учитывают время, израсходованное экспертом (аудитором) или комиссией (группой аудита) на планирование (включая, соответственно, анализ документов вне производственной площадки), взаимодействие с организацией, персоналом, рассмотрение записей, документации, процессов и написание акта (отчета). Дополнительное время для планирования и/или написания акта (отчета) не должно выражаться в сокращении времени на аудит «на месте». Время, затраченное экспертами на поездки, в этих расчетах не учитывают, оно принимается как дополнительное к значениям, приведенным в карте затрат времени на аудит. 3 Затраты времени на аудит, приводимые в карте, указаны в виде человеко-дней. Рабочий день аудитора обычно представляет собой полный 8-часовой рабочий день. Количество человеко-дней, используемых для аудита, может не сокращаться на начальном этапе планирования путем программирования большей продолжительности рабочего дня. 4 Затраты времени на инспекционный контроль для данной организации должны быть пропорциональны времени, затраченному на сертификацию системы менеджмента качества, и составляют примерно ^1/3 времени, затраченного на сертификацию системы менеджмента качества. Планируемые затраты времени на инспекционный контроль должны время от времени пересматриваться с учетом изменений в организации, доработок системы и т.п., по крайней мере, к моменту проведения ресертификации. 5 Полные затраты времени на ресертификацию будут зависеть от выводов, сделанных по результатам инспекционного контроля. Затраты времени на ресертификацию должны быть пропорциональны времени, затраченному на первоначальную сертификацию системы менеджмента качества той же организации и должны составлять примерно ^2/3 времени, которое бы потребовалось на первоначальную сертификацию системы менеджмента качества той же организации на момент ее ресертификации. Затраты времени на ресертификацию превышают затраты времени на обычный инспекционный контроль, но если ресертификацию проводят во время планового инспекционного контроля, то времени, отпущенного на ресертификацию, будет достаточно и для выполнения требований к инспекционному контролю.

 

Карта затрат времени на аудит, приведенная выше, содержит среднее число человеко-дней, затрачиваемых на аудит, она может быть использована для планирования аудита путем определения номинального значения трудозатрат, основанного на численности работников, с последующим уточнением (увеличением или уменьшением номинального значения) путем учета весовых коэффициентов значимых факторов, характерных для проверяемой организации.

После того как определены трудозатраты на аудит типичной организации с определенной численностью работников, следует учесть факторы, влияющие на затраты времени на аудит конкретной проверяемой организации.

К факторам, которые увеличивают трудозатраты на аудит, относят:

- сложную логистику организации, включающей несколько отдельных зданий или мест проведения работ;

- наличие нескольких рабочих языков в организации (требуются переводчики) или трудностей обеспечения доступа отдельных экспертов на рабочие места;

- масштаб организации (большая численность работников);

- высокую степень законодательного регулирования (производство пищевых продуктов, напитков, аэрокосмическая промышленность, ядерная энергетика и т.п.);

- наличие процессов высокой сложности или уникальной деятельности;

- наличие процессов, в которых используют комбинацию программно-технических средств, сложное технологическое оборудование.

К факторам, которые могут снижать трудозатраты на аудит, относят:

- организации, не отвечающие за проектирование или выпускающие стандартную продукцию;

- наличие продукции и/или процессов с низким уровнем или отсутствием риска;

- наличие информации о том, что система менеджмента качества организации была ранее сертифицирована на соответствие другому стандарту тем же самым органом по сертификации;

- очень небольшую производственную площадь с малым числом работников (например, только офис);

- простые виды деятельности;

- высокий процент работников, выполняющих одну и ту же работу, простые задания.

Для эффективного аудита должны быть рассмотрены все особенности системы менеджмента качества, процессов и продукции/услуг организации и сделаны уточнения затрат времени с учетом этих факторов (изменения относительно базовых значений в ту или иную сторону). Во всех случаях, когда такие уточнения относительно значений, приведенных в таблице, проведены, эти изменения вместе с соответствующими свидетельствами должны быть зарегистрированы.

Желательно, чтобы в сумме все уточнения затрат времени, сделанные для организации, учитывающие все факторы, изменили бы необходимое время для проведения сертификации системы менеджмента качества не более чем на 30 % относительно базовых значений, приведенных в таблице.

Приложение Е

(обязательное)

Форма плана аудита системы менеджмента качества

 

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа по сертификации ____________________________________ наименование органа по сертификации ____________________________________ подпись инициалы, фамилия «___»_____________ ____ г. ПЛАН АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА, ДЕЙСТВУЮЩЕЙ НА _______________________________________________________________ наименование проверяемой организации 1 ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ АУДИТА Аудит и оценкасистемы менеджмента качества________________________________ __________________________________________________________________________ наименование проверяемой организации на соответствие требованиям________________________________________________ наименование нормативных документов применительно к продукции_________________________________________________ 2 ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА:__________________________________________ 3 СОСТАВ КОМИССИИ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 4 ОБЪЕКТЫ АУДИТА Порядковый номер Проверяемые подразделения организации Проверяемые элементы СМК (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) (ИСО 9001:2000) Дата аудита Эксперт Представитель проверяемой организации

5 ТРЕБОВАНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ Комиссия (пункт 3 настоящего плана) обязуется не разглашать конфиденциальную информацию, полученную в ходе аудита системы менеджмента качества __________________________________________________________________________ наименование проверяемой организации и не передавать материалы оценки третьим лицам без согласия сторон, участвующих в сертификации. 6 ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ (в случае необходимости): указывается: рабочий язык аудита; методы классификации несоответствий; форма и структура акта, материально-техническое обеспечение деятельности по аудиту) СОГЛАСОВАНО Представитель руководства Председатель комиссии _______________________________________________________________________ наименование проверяемой организации наименование органа по сертификации _______________________________________________________________________ подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия

Приложение Ж

(справочное)