Мониторинг и оценка результатов

В современном мире бизнеса на функционирование любого предприятия оказывают влияние постоянные изменения, давление и стресс. События в обществе происходят с головокружительной скоростью: меняются приоритеты, появляются новые проблемы, которые следует немедленно решать. По этой причине вся деятельность групп по решению проблем должна корректироваться меняющимися внешними и внутренними событиями и факторами.

После того как принятое решение было представлено руководству, многие группы полагают (обычно ошибочно), что согласованные мероприятия произойдут сами по себе. Одним из самых слабых мест процесса решения проблем для многих является мониторинг деятельности и оценка результатов.

Поставив воображаемую точку при выборе решения проблем и начала его реализации, чаще всего участники успокаиваются на этом и с энтузиазмом приступают к обсуждению следующей проблемы. Без должного контроля план согласованных действий может так и остаться на бумаге, и через какое-то время эта же проблема возникнет вновь. Принимая все это во внимание, важно признать, что мониторинг и оценка результатов являются существенной и неотъемлемой частью процесса решения проблем, и без проведения этих этапов нельзя считать проблему полностью решенной.

Мониторинг реализации решения означает осуществление обратной связи процесса, т. е. постоянное наблюдение за результатами воздействий на объект проблемы, их оценку и корректировку по отклонениям от планируемых значений.

Ответственность за мониторинг принятого плана действий возлагается на саму группу и носит индивидуальный или коллективный характер.

В процессе реализации проекта группа должны учесть все возможные факторы, способные повлиять на конечный результат. Для этого лучше всего использовать маркетинговые или статистические методы. Кроме того, когда это возможно, рекомендуется пользоваться контрольными листками, чтобы четко проследить полную картину наличия или отсутствия происходящих изменений.

Ответственные за внедрение принятого решения должны постоянно осуществлять контроль за исполнением принятых в план сроков и действий. Кроме того, при появлении новых внешних или внутренних изменений, влияющих на решение данной проблемы, необходимо обязательно вносить коррективы в существующий план для достижения положительного результата.

Руководитель предприятия на данном этапе играет важную роль, он должен держать под своим контролем весь ход процесса реализации решения и быть заинтересованным как в работе группы, так и в реализации решения. Участники группы обязательно должны знать, что не зря теряют время на своих собраниях, что их работа принесет пользу предприятию и что руководство небезразлично к выполнению их рекомендаций.

На этапе оценки группа должна проанализировать информацию о том, как выполняется его решение, эффективно ли оно в плане достижения результата. Группа должна задать себе вопросы:

· Достигло ли решение цели?

· Вносит ли реализация решения свою долю в увеличение объема товаров?

· Было ли оно эффективно по издержкам?

· Открыло ли оно горизонты роста для предприятия?

· Согласны ли рядовые сотрудники, что это продуктивное решение?

· Какие трудности встретились при осуществлении решения?

Возможно, решение окажется неудачным и тогда понадобиться провести новый анализ проблемы, оценку вариантов и выбор нового плана действий. Именно так решаются многие крупные проблемы: последовательно внедряются различные варианты, каждый из которых способствует улучшению ситуации.

На предыдущем этапе (анализ эффективности решений) группа оценила расходы, доходы, а также иные выгоды от реализации принятого решения. Поэтому очень важно сравнить достигнутые результаты с прогнозируемыми. Период времени, взятый для сравнения, может быть произвольным в зависимости от обстоятельств, но сама оценка должна стать формальной стартовой точкой плана действий по выполнению данного решения. Для большинства вопросов сравнительная оценка может производиться за период в 12 месяцев. Это достаточный срок, чтобы убедиться в том, что данная проблема не возникла снова и что запланированные доходы действительно получены.

Результаты принятого решения должны быть по многим критериям. Любой процесс реализации решения должен измеряться деньгами, временем, стоимостью или другими количественными критериями, а также менее значимыми оценками, которые качаются отношений людей, улучшения контактов, лучшего понимания и т. д. Эти менее значимые критерии являются второстепенными в работе групп по сравнению с материальными достижениями в деятельности предприятия.

Кроме того, следует найти время и проанализировать проделанную работу, чтобы точно установить и заявить, что проект действительно достиг поставленных целей. К этому стоит добавить еще один очень важный аспект: оценка результатов реализации решения является последней воз­можностью для группы детально его проанализировать и оценить ре­альное исполнение. Участникам группы следует рассмотреть достаточно много вопросов и обдумать, какие шаги следует предпринять, чтобы усовершенствовать организа­цию проектов в будущем. Вот некоторые из вопросов, которые помогут сориентироваться:

• Были ли цели четко определены?
• Все ли задачи выполнены?
• Насколько актуальны сейчас цели и задачи проекта реализации решения?
• Оказывал ли спонсор активную поддержку во время работы над проек­том?
• Насколько эффективным было руководство проектом?
• Был ли правильно сделан выбор членов проектной группы?
• Удалось ли составить точный и эффективный план работы над проектом?
• Смогли ли сразу определить приоритетные задания?
• Могли ли предугадать возникшие проблемы?
• Удалось ли быстро решать проблемы и улаживать конфликты?
• Укладывались ли в сроки?
• Насколько удалась административная работа?
• Четко ли была налажена коммуникация в проектной группе?

Вопросов может быть очень много, и каждый будет определять последующий: «Если нет, то почему?» Ценность опыта, приобретенного в работе над проектом реализации решения, состоит в том, что участники группы смогут усовершенствовать свои методы работы в данной области.

В заключение следует заметить, что группы не только решают проблемы предприятия, но и дают гарантию того, что данная проблема не возникнет вновь и каждый сотрудник должен принимать активное участие в этой деятельности.

 

 

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

 

1. Какие виды проблем существуют в организации? Объясните сущность и структуру проблемы.
2. Когда целесообразно решать проблемы организации в группах? Перечислите преимущества и недостатки решения проблем группой.
3. Каковы личностные барьеры творческого мышления?
4. В чем проявляются организационные барьеры творческого мышления в организации?
5. Перечислите известные вам группы, занимающиеся решением проблем организации. Каковы отличительные черты данных групп?
6. Расскажите об алгоритме процесса решения проблем в группе.
7. Каковы основные условия проведения мозгового штурма?
8. Перечислите правила проведения мозгового штурма.
9. Какова последовательность этапов проведения мозгового штурма?
10. Перечислите основные методы, основанные на принципах мозгового штурма.
11. Почему важно четко сформулировать проблему? Как правильно определить ее суть?
12. В чем заключается метод «бритва Оккама»?
13. Расскажите о принципах построения диаграммы сродства. При рассмотрении каких проблем целесообразно применять данную диаграмму?
14. В чем заключается принцип построения древовидной диаграммы? В каких случаях может использоваться данная диаграмма?
15. Расскажите о последовательности построения диаграммы «Рыбьи кости».
16. В чем заключается идея диаграммы «Шесть слов»? Перечислите основные этапы ее построения.
17. Расскажите о принципах построения диаграммы связей. В каких ситуациях данная диаграмма рекомендуется к использованию?
18. Расскажите о порядке сбора информации по рассматриваемой проблеме. Каковы критерии сбора информации?
19. Перечислите правила составления контрольных листков.
20. Какие проблемы позволяет выявить диаграмма Парето?
21. Перечислите этапы построения диаграммы Парето.
22. Каков порядок построения гистограмм?
23. Как можно проанализировать гистограммы?
24. Расскажите о принципах применения анализа силового поля.
25. В чем заключается суть метода Дельфи?
26. Расскажите о методах «Обмен мнениями» и «Коллажи и фантазии». В каких случаях рекомендуется их использовать?
27. Перечислите основные закономерности в анализе эффективности решений. Среда принятия решений.
28. Каковы основные критерии оценки идей, которые необходимо учитывать при анализе эффективности решений?
29. Перечислите этапы проведения анализа эффективности решений.
30. Процесс представления решений, предложенных группой, руководству.
31. Реализация решений. Мониторинг и оценка результатов.

 

ЗАДАНИЯ НА САМОСТОЯТЕЛЬНУЮ РАБОТУ

Задание 1.

Распределите, используя метод «бритва Оккама», идеи, высказанные участниками группы по выявлению проблем автотранспортного предприятия, по темам. Сформулируйте проблему по каждой выделенной теме.

• Не хватает инструмента.
• Приходит много посторонних.
• Нехватка оборудования.
• Не хватает металла.
• Не хватает запасных частей.
• Не хватает спецодежды и обуви.
• Материал низкого качества или его нет.
• Маленькая зарплата.
• Нет работы.
• Раздуты штаты администрации.
• Много диспетчеров.
• Водители пьянствуют.
• Хромает дисциплина.
• В коллективе нет взаимопонимания.
• Мафия.
• Нет хорошего менеджера.
• Не хватает людей, осуществляющих поиск заказов и рекламы.
• В диспетчерской работу получают только «хорошие» водители.
• Не все служащие загружены работой.
• Неясное (туманное) будущее.
• Не хватает самостоятельности в решениях всей компании и в отдельных подразделениях.
• Старое мышление.

Задание 2

Рассортируйте идеи по разделам, предложенные участниками группы по теме: «Что теряет или может потерять работник предприятия от плохого управления в организации?», используя метод «бритвы Оккама». Дайте название каждого из разделов.

· Деньги

· Здоровье

· Молодежь

· Коллектив

· Квалификацию

· Репутацию

· Время

· Жилье

· Моральный дух

· Отдых

· Заинтересованность

· Кадры

· Идеи

· Перспективы

· Кофе

· Хорошие взаимоотношения

· Жизнь

· Сырье и материалы

· Благополучие

· Заказчиков

· Министерство

· Установившиеся связи

· Лидеров

· Творческую активность

· Изобретательскую деятельность

· Социальную активность

· Создание новой техники

· Деловитость

· Бодрость духа

· Одежду (костюмы, обувь)

· Аппетит

· Веру в будущее

· Уважение к себе

· Семью

· Волосы

· Одежду и любовь

· Возможности

· Производительность

· Мебель

· Систему

· Возраст

· Природу

Задание 3

Постройте диаграмму сродства по идеям, высказанным по проблеме: «Каким образом улучшить условия труда?» Дайте заголовок каждой теме, внутри которой группируются родственные данные (по 30, 50 и 76 идеям).

1. Создание хорошего климата (где надо кондиционер, радиатор…).
2. Озеленение кабинета.
3. Цветовая гамма кабинета.
4. Интерьер (обстановка, мебель, расположение).
5. Питание (горячее, разнообразное).
6. Обеспечение оргтехникой и канцтоварами.
7. Улучшить работу транспорта.
8. Обеспечение площадями на должном уровне.
9. Обеспечение перевозкой (до работы, после работы) персонала.
10. Отмена сроков выполнения задания, а их самоназначение.
11. Освобождение женщин от тяжелого труда с предоставлением более легкой работы.
12. Расстановка персонала по рабочим местам согласно их компетенции, что приведет к улучшению выполнения работ.
13. Провести дополнительное отопление.
14. Поставить кондиционер.
15. Закупить оргтехнику.
16. Поставить удобный стол.
17. Поставить регулируемое кресло.
18. Провести местное освещение.
19. Улучшить декоративность самого кабинета
20. Увеличить обеденный перерыв до 1 часа.
21. Сократить продолжительность рабочей смены до 6.40 часов либо сместить на 30 минут.
22. Организовать работу буфетов, кафетериев на все время смены, а не только в обеденное время.
23. Повысить мотивацию, причем не только финансовую сторону.
24. Повышать квалификацию работников с привлечением специалистов со стороны.
25. Обмен опытом с другими предприятиями, хотя бы на уровне экскурсии, с периодичностью 1 раз в полгода.
26. Объединить в одну компьютерную сеть все отделы завода.
27. Выбрать в коллективе лидера.
28. Провести уборку.
29. Дешевые обеды.
30. Культурное обслуживание.
31. Предоставление необходимых ресурсов для работы.
32. Хорошая работа транспорта.
33. Руководители должны рассматривать своих подчиненных как равных.
34. Разница в оплате самого высокооплачиваемого на заводе не больше 10 раз, чем самый низкооплачиваемый.
35. Чаще проводить образовательные курсы.
36. Повышение мотивации труда.
37. Улучшение социальной сферы.
38. Озеленение не только рабочего места, но и всего завода.
39. Дотации на питание или вообще бесплатное питание.
40. Бесплатное проведение концертов звезд эстрады для работников завода (1 раз в квартал).
41. Униформа для работников завода (в соответствии с размерами).
42. Соблюдение норм смены инструмента и оборудования.
43. Условие рабочего места.
44. Условия окружающей среды (внешней и внутренней).
45. Организация дисциплины труда.
46. Мотивация работы.
47. Система карьеры персонала.
48. Получение дополнительного образования по направлениям специфики работы.
49. Руководители должны уважать чувства достоинства в любом человеке.
50. Возможность попробовать новые идеи.
51. Нельзя увольнять людей просто потому, что надо снизить издержки.
52. Возможность саморазвиваться.
53. Возможность получать нужную информацию.
54. Нельзя унижать человека, особенно на проходной.
55. Возможность дополнительно зарабатывать.
56. Хотелось бы чувствовать, что о тебе заботятся.
57. Повысить количество командировок по обмену опытом.
58. Стараться закупать новое оборудование.
59. Закупать новый современный инструмент.
60. Современное универсальное программное обеспечение.
61. Условия отдыха.
62. Окружающая обстановка рабочего места.
63. Моральное состояние коллектива.
64. Оценка удовлетворенности условиями работы.
65. Совершенствование техники безопасности условий труда.
66. Изменение позиции руководства к условиям труда персонала.
67. Сравнение и ориентир на достижения в этой области других предприятий.
68. Изучение опыта улучшения условий труда.
69. Возможность влиять на решения руководства.
70. Хотелось бы, чтобы спрашивали советы по вопросам, по которым есть знания и опыт.
71. Оценка работника должна быть объективной.
72. Должен быть независимый профсоюз.
73. Внедрение современных технологий.
74. Хорошая медицина.
75. Возможность покупки в кредит от завода (квартира, машина и т. д).
76. Возможность постоянно обучаться, даже тому, что на данный момент не является причастным к работе.

Задание 4

Выберите любую из тем, предложенных в разделе Задания по генерации идей (стр. 131) и постройте диаграмму шести слов. Сформулируйте двенадцать вопросов по выбранной формулировке проблемы и постарайтесь дать как можно больше ответов на каждый из них. Проанализируйте полученные данные и, если это необходимо, переформулируйте проблему.

Задание 5

Постройте древовидную диаграмму по любой из тем:

1. Поиск работы;
2. Цель обучения в университете;
3. Хорошее обслуживание в магазине;
4. Хорошие транспортные услуги;
5. Как представить как можно больше идей совершенствования в организации;
6. Как написать хорошую курсовую работу.

Задание 6

Постройте диаграмму «Рыбьи кости» по любой из проблем:

1. Плохое качество обучения;
2. Плохо организованное питание в учебном заведении;
3. Снижение продаж компьютерной техники;
4. Некомфортные условия рабочего места.

Задание 7

Постройте диаграмму связей по идеям, предложенным при решении проблемы «В организации отсутствует система мотивации персонала».

· Текучесть кадров

· отношение к человеку – «винтик», пустое место

· массовое отсутствие улыбок на лицах

· отсутствие перспектив развития для работников

· отсутствие заинтересованности руководства в изменении организации

· халатное отношение к работе

· низкая трудовая дисциплина

· отсутствие финансовых возможностей мотивации персонала

· когда всем «все равно» (а мне это надо?)

· отсутствие конкуренции

· отсутствие дифференциальной системы поощрений

· отсутствие четких должностных инструкций

· рост хищений

· главное для предприятия – деньги и экономические показатели

· наличие личного кладбища у предприятия

· отсутствие династий – преемственности поколений.

· карьера – «по трупам»

· оценивают не по способностям, а как «оближут»

· некомпетентность руководителей всех уровней

· начальство не любит возражений

· отсутствие страха потерять эту работу

Задание 8

Постройте диаграмму Парето по данным таблицы 1. Подсчитайте накопленную сумму числа дефектов, процент числа дефектов по каждому признаку в общей сумме и накопленный процент. Сделайте анализ по полученной диаграмме.

Таблица 1

Типы дефектов	Число дефектов	Накопленная сумма числа дефектов	Процент числа дефектов по каждому признаку в общей сумме	Накопленный процент
Деформация
Царапины
Раковины
Трещины
Пятна
Разрыв
Прочие
Итого

Задание 9

В таблице 2 приведены выходы некоторого химического процесса, идущего в мартеновской печи. Поскольку для проведения процесса использовались две печи А и В, требуется выяснить, нет ли между ними различия. Выделите в отдельные таблицы результаты расслоения данных печи А и печи В и постройте для каждого процесса обозначенных печей гистограммы. После построения проанализируйте полученные гистограммы. Таблица 2

Номер опыта	Печь	х	Номер опыта	Печь	х	Номер опыта	Печь	х	Номер опыта	Печь	х
	А	84,9		В	86,2		В	86,6		В	85,4
	А	83,8		В	87,2		В	87,0		В	84,6
	В	86,2		А	83,0		В	86,7		А	83,9
	В	85,7		В	86,3		А	84,9		А	83,2
	А	83,9		А	83,9		А	83,7		В	85,7
	В	86,4		А	83,5		В	84,7		В	86,9
	В	86,8		В	84,1		А	85,1		А	84,0
	В	87,0		А	85,3		А	84,4		А	84,3
	А	83,8		А	85,3		А	84,4		А	84,3
	В	86,0		А	84,5		А	84,2		В	86,0
	В	86,3		А	84,5		В	85,8		А	83,6
	А	83,0		В	86,2		А	85,1		В	86,0
	А	83,5		А	84,1		А	84,4		А	83,6
	А	82,7		А	83,2		А	83,8		В	86,5
	В	85,2		В	86,2		В	87,0		В	87,6
	В	86,7		А	82,9		В	86.9		А	84,7
	А	83,0		А	83,8		В	85,5		А	85,1
	В	85,9		А	83,7		А	83,7		А	83,8
	В	87,5		В	86,6		В	86,0		В	86,6
	А	83,8		В	85,7		А	84,5		В	86,7
	В	87,5		А	82,9		В	87,9		А	84,3
	А	84,4		В	86,9		А	82,7		А	83,7
	А	83,4		В	86,1		А	84,2		В	84,9
	А	84,3		В	86,0		А	83,9		В	85,8
	В	86,1		А	83,8		В	85,5		В	84.1

Задание 10

Выберите любую проблему из списка Задания по генерации идей (стр.131). Рассмотрите данную проблему при помощи метода «Анализ силового поля». Определите конкретные шаги, направленные на уменьшение/устранение сдерживающих сил и усиление движущихся сил. Распланируйте действия, которые необходимо осуществить для решения проблемы.

Задание 11

Попробуйте решить любую задачу из списка Задания по генерации идей (стр. 131) или любую другую методом «Коллажи и фантазии». В зависимости от темы используйте любой из подходов – метод, который используется для решения задач в одиночку или метод, который применяется при работе в группе. Определите варианты решения проблемы после ее рассмотрения данным методом. Зафиксируйте, какие сложности испытывали при работе методом «Коллажи и фантазии».

Задание 12

Проведите анализ доходов и затрат по реализации предложенных ниже альтернативных вариантов решения проблемы «Каким образом можно заинтересовать руководство организации в создании и внедрении системы мотивации персонала?»

1. Проанализировать эффективность управленческих решений.
2. Связать оклад главного руководителя с минимальным окладом предприятия.
3. Конкретный расчет экономической эффективности от внедрения системы мотивации персонала.
4. Соединить стратегические цели предприятия и персонала.
5. Рассчитать потери от отсутствия на предприятии системы мотивации персонала.
6. Сравнительный анализ эффективности других предприятий, где работает система мотивации персонала.
7. Перенять опыт других предприятий.
8. Провести обучение руководства по управлению персоналом.
9. Руководитель должен быть из нашего города и быть с завода.
10. Анализ проработки функциональных обязанностей и задач.
11. Введение контрактной системы найма сотрудников.
12. Организация независимого профсоюза.

Задание 13

Разработайте критерии перспектив и вероятности успеха по внедрению вариантов решения по проблеме «Каким образом можно заинтересовать руководство организации в создании и внедрении системы мотивации персонала». Оцените при помощи разработанных критериев альтернативные варианты решения, перечисленные в задании 12. Сравните результаты, полученные при выполнении задания 12, и результаты, полученные при выполнении данного задания. Какие варианты наиболее приемлемы для решения данной проблемы?

Задание 14

Составьте логическую диаграмму на тему «Разработка и защита дипломной работы». По обозначенным мероприятиям постройте стрелочную диаграмму. Укажите сроки исполнения каждого этапа.

 

 

ЗАДАНИЯ ПО ГЕНЕРАЦИИ ИДЕЙ

 

1. К какому возрасту нужно заработать миллион, что бы чувствовать себя самодостаточным?

2. Какая отрасль представляется самой перспективной в ближайшем будущем в плане работы и зарабатывания денег?

3. Как перестать лениться?

4. Чем способствовать озеленению своего города?

5. Как сделать более интересной жизнь студентов в стенах университета?

6. Как заставить студентов вовремя сдавать контрольные и лабораторные работы?

7. Как не упускать из виду важные повседневные мелочи?

8. Как научиться исправлять свои ошибки?

9. Как закалить свой организм?

10. Как можно повысить успеваемость студентов?

11. Научиться отделять главное от второстепенного.

12. Стоит ли параллельно с основной работой заняться другим мелким бизнесом?

13. Чем можно заменить экзаменационные сессии?

14. Что отличает меня от нашего коллектива в худшую и лучшую сторону?

15. Какими бы Вы хотели видеть практические занятия?

16. Каким должен быть режим обучения в университете?

17. Как решить проблему второй смены?

18. Как организовать летнюю трудовую практику?

19. Как сделать процесс обучения более интересным?

20. Как лучше организовать питание в университете?

21. Как оценить эффективность дополнительного обучения на всякого рода курсах, семинарах, конференциях, тренингах?

22. Как решить проблему коррумпированности работников образования?

23. Как мне за пять месяцев выучить всю мировую историю?

24. Как сдавать экзамены на «отлично»?

25. Какой Вы видите систему обучения финансовой грамотности в школах?

26. Как быстро выучить иностранный язык?

27. Как сделать Россию свободной от наркотиков?

 

Приложение 1