Основные закономерности в проведении анализа

Анализ эффективности решений предполагает анализ и сравнение расходов, понесенных на входе реорганизации деятельности, и доходов, которые в результате могут быть получены. Содержание терминов «расходы» и «доходы» могут показаться в отдельных проблемах специфичными и неоднозначными, но на практике в нашей повседневной жизни мы постоянно используем анализ доходов и расходов, что позволяет подойти к любой проблеме с универсальных позиций.

Являясь частью процесса решения проблем, анализ эффективности представляет собой следующий этап, после того как группа согласует первоначальное мнение о том, какому решению следует отдать предпочтение. Это происходит после рассмотрения всех собранных данных и исследования всех возможных решений, но до тех пор, пока эффективность предложенных решений не будет просчитана, группа не имеет морального права давать свою окончательную рекомендацию. Таким образом, этот этап имеет огромное значение, и очень важно, чтобы группа была готова рассмотреть другие возможности и не слишком придерживалась уже выбранного решения до тех пор, пока не будет пройден данный этап.

Любые решения проблем организации, больших или маленьких, влекут за собой изменения – в системе управления, в технологии, в структуре издержек производства и т. д. Обратимся к мировому опыту по совершенствованию деятельности организации, чтобы не совершать распространенных ошибок.

В рамках традиционного подхода к совершенствованию процессов в организации чаще всего предусматриваются следующие мероприятия:

• Внесение изменений в технологию производства продукта под воздействием требований маркетинга или в результате появления инженерных разработок. Под гибкостью производства, по существу, понимается лишь способность быстро реагировать на эти условия. Очень мало кто понимает, что строгое следование этому подходу, собственно, и делает это производство негибким.
• Снижение издержек производства мыслится лишь через повышение индивидуальной производительности труда, через увеличение норм выработки или через замещение живого труда (как правило, рабочих) в производственных процессах капиталом и энергией.
• При снижении запасов – стремятся к сокращению их до минимума, но не к полной ликвидации. Таким образом, руководство просто страхует себя и производство на случай непредвиденных обстоятельств.
• Применяется интеграция производственных процессов, основанная на глубоком технологическом разделении труда. В результате некоторое ускорение выполнения отдельных технологических операций почти полностью сводится к нулю увеличением общего времени обработки деталей и узлов из-за отсутствия производственной программы, длительного времени переналадки производственного оборудования, перемещения и транспортировки деталей или узлов от одной операции к другой, с одного участка на другой.
• Увольнение работников производится в периоды плохой хозяйственной конъюнктуры и наем дополнительной рабочей силы в период подъема экономики.
• Рекомендуется приобретение материалов по как можно более низким ценам при наличии, как минимум, трех поставщиков, конкурирующих между собой. При этом качество материалов отходит на второй план.

Но, как показывает мировая практика, эти традиционные решения не являются на самом деле эффективными. Все вышеперечисленные действия руководства организации разрешают только текущую ситуацию, не влияя на корни возникающих проблем.

В рамках нового (передового) управленческого мышления изменения в технике и технологии производства, улучшение качества выпускаемых изделий происходят не спонтанно под давлением внешней среды (в виде требований маркетинга или появления новых инженерно-конструкторских разработок), а постоянно, чему как раз и может способствовать деятельность группы по решению проблем.

Рассмотрим основные закономерности совершенствования производства, выявленные в ходе практической деятельности по улучшению качества передовыми предприятиями и организациями с работающих на уровне мировых стандартов, о которых нельзя забывать всем тем, кто участвует в разработке и принятии решений:

• Стремление немедленно внести улучшение в продукт, изменить его какой-то элемент, который не понравился чем-то потребителю, может нарушить гармонию, сбалансированность изделия и в результате негативно отразиться на его качестве.
• Основную часть выгод в области производительности и качества продукции можно получить, не прибегая к закупке и внедрению дорогостоящей техники, что увеличивает в действительности издержки производства.
• Сложность производственного оборудования и рост издержек производства – два процесса, идущие рука об руку: чем сложнее техника, тем выше издержки производства.
• Внедрение средств автоматизации, а также попытки производить одновременно новую технику и внедрять новые методы управления без предварительной организационной подготовки производства, направленной на внедрение нового управленческого мышления оборачивается сплошными убытками, бесполезной тратой сил и ресурсов, ничего не добавляет конкурентоспособности компании.
• Чисто управленческими средствами можно добиться куда более впечатляющих успехов, применяя при этом более старое оборудование.

Среда принятия решений

При принятии управленческих решений всегда важно учитывать риск или уровень определенности, с которой можно спрогнозировать результат. Необходимо учитывать тот факт, что организация не автономна, она тесно взаимосвязана с внешней средой и зависит от взаимоотношений с факторами внешней среды.

В ходе оценки альтернатив и принятия решений участники группы должны учитывать все факторы и прогнозировать возможные результаты с учетом изменений разных обстоятельств. Решения обычно принимаются в разных обстоятельствах по отношению к риску. Эти обстоятельства традиционно классифицируются как условия определенности, риска и неопределенности.

Решение принимается в условиях определенности, когда руководитель точно знает результат каждого из альтернативных вариантов.

К решениям, принимаемым в условиях риска, относятся такие, результаты которых не являются определенными, но вероятность каждого результата известна.

Решение принимается в условиях неопределенности, когда невозможно оценить вероятность потенциальных результатов.

Рассмотрим основную группу факторов, влияющих на организацию.

 

 

Рис. 36. Основные факторы, влияющие на организацию

Из рис. 36 видно, что при выборе вариантов решения необходимо учитывать не только возможности организации, но и учесть все факторы взаимосвязей с каждым из определений, оказывающих влияние на организацию. Необходимо предусмотреть все возможные варианты поворота событий и учесть их при выработке решения.

Кроме того, следует учитывать и изменения ситуации, обусловленные ходом времени. В нашем быстро изменяющемся мире, в условиях развития науки и техники, политических и экономических условий, ситуация может преобразиться настолько, что критерии для принятия решения станут недействительными. Поэтому решения следует принимать, пока информация, на которой основаны решения, остаются релевантными и точными. Здравый смысл подсказывает, что решение следует принимать достаточно быстро для того, чтобы желательное действие сохранило свое значение.

Критерии оценки идеи

При оценке идей следует учитывать такие критерии, как:

- новизна,

- эффективность,

- проработанность и комплексность.

Идея обладает новизной, если она предлагает новые процессы, концепции, способы и материалы. Новизна идей проявляется в расширении поля исследования проблемы.

Потенциальные возможности. Они проявляются в способности идеи побуждать к нахождению новых решений.

Оригинальность. Это наиболее общая характеристика для оценки продукта интеллектуального творчества. С практической точки зрения идея считается оригинальной, если подобной ей нет среди уже известных людям, работающим в определенной области. Поэтому инженерная идея, предложенная бухгалтером, может быть оригинальной именно для него, а не для инженера.

Гибкость. Очень важная характеристика идеи. С одной стороны, обладая этим качеством, идея дает новый взгляд на проблему, новый путь ее решения, а с другой, она и сама способна к изменению и модификации.

Идея эффективна, если с ее помощью можно рассматривать любые компоненты проблемы.

Адекватность. Суть этого критерия достаточность идеи. Она адекватна, если отвечает степени сложности проблемы. Адекватность идеи может быть определена как ее способность преодолеть препятствия на пути к решению задачи. Добавим, что идея, помогающая решать более сложные проблемы, будет оценена значительно выше, нежели не обладающая таким качеством.

Применимость. Она характеризует степень удобства использования идеи для решения данной задачи. Этот критерий близок по смыслу к адекватности, которая оценивается тем, насколько отвечает идея сути проблемы.

Логичность. Применение этого критерия в оценках ценности идеи нередко вызывает удивление. Мы привыкли думать, что наши мысли всегда логичны. Однако имеет смысл использовать рассматриваемый критерий для выявления того, насколько идея отвечает "правилам игры", то есть соотносится с общепризнанными научными фактами. Но использование лишь этого критерия недостаточно для определения ценности идеи. Яркая логичная идея должна к тому же обладать новизной, которая будет выделять ее среди других не менее логичных идей.

Полезность. Идея, которую можно применить к решению определенных задач, уже полезна сама по себе.

Ценность. Любая идея, применимая к решению даже некоторых проблем, обладает определенной ценностью. Чем шире круг решаемых с ее помощью задач и чем они сложнее, тем выше ценность идеи.

Критерии, относящиеся к этой категории, отражают главным образом эстетические качества идеи. Использование таких критериев весьма субъективно и дает эффект лишь при наличии взаимопонимания между создателем идеи и ее оценщиком. Конечно, перед нами не встает этот вопрос, когда мы оцениваете свою собственную идею. В целом комплексность идеи определяется степенью учета ею различных элементов компонентов проблемы и сведением их в единое целое.

Привлекательность. Идея обладает привлекательностью, если она обращает на себя внимание людей, которые ее рассматривают или же тех, на кого она оказывает влияние. В дополнение к ощущению красоты, обычно ассоциирующемуся с привлекательностью, такая идея может также вызывать удивление, изумление, радость и готовность принять ее безоговорочно.

Степень сложности. Если идея объединяет множество элементов в одну систему, то мы говорим о ее комплексности. Степень сложности идеи может рассматриваться в различных аспектах: техническом, содержательном, феноменальном. Комплексность идеи ассоциируется также с определенной сферой применения и многообразием учитываемых ею факторов.

Изящество. Оно проявляется в способе изложения идеи. Изящная идея характеризуется простотой, доступной формой представления сложных понятий.

Выразительность. Под этим понимается ясность изложения сути идеи. Выразительная идея лучше и легче воспринимается. Очевидно, даже ценная идея может быть отвергнута, если она не представлена в соответствующей форме.

Органичность. Идея, комплексная или целостная, сама по себе уже органична: она воспринимается как единое целое, как система.

Возможность реализации. При рассмотрении хорошо проработанной идеи иногда становится очевидным, что ее реализация требует немалых сил. Чем больше ошибок сделано при формулировании идеи, тем более трудоемкой будет ее реализация.