Начало работ и непосредственное исполнение проекта

Последний шаг в процессе планирования ведет непосредственно к началу про­екта. Руководитель проекта должен осуществлять его администрирование и сле­дить за выполнением заданий. Легче всего это сделать, если отвести время специ­ально на то, чтобы проектная группа докладывала о ходе мероприятий. Так гораз­до быстрее можно выявить ошибки и вовремя принять меры по их исправлению. Если этого сделать не удается, тогда проекту грозит провал!

Наиболее часто поступают жалобы на то, что никто не уверен, началась ли уже работа над проектом, нет четкости в распределении обязанностей и непонятно, кто чем занимается. Приступая к работе, необходимо в первую очередь убедиться в том, что каждый понимает свою роль и обязанности. Легче всего это сделать, собрав всех участников проекта на общее совещание, на котором объявляется об открытии проекта. Эта формальная встреча группы с высшим руководством или спонсором дает руководителю проекта возможность еще раз объяснить основной план и ответственность каждого. Собрание позволяет людям почувствовать свою причастность к коллективу и понять ответственность за взятые обязательства по выполнению проектного задания. Встреча пройдет еще успешнее, если организо­вать «шведский стол» и прохладительные напитки.

Осуществление проекта требует от каждого своевременного исполнения взя­тых на себя обязательств и участия в работе коллектива. Рекомендации участникам реализации проекта:

· регулярно предоставлять отчет руководителю проекта о выполнении своей части работы;

· регулярно в устной форме сообщать руководителю проекта о ходе работы;

· распознавать потенциальные опасности и проблемы, вовремя реагируя на них;

· сообщать своему начальнику и руководителю проекта о возникающих проблемах;

· продолжать регулярные встречи со своим руководителем, чтобы не нарушать баланс между работой над проектом и повседневными обязан­ностями;

· посещать совещания, организованные руководителем проекта;

· посещать совещания и брифинги членов проектной группы, не опазды­вать на них, стараться принимать активное участие в дискуссиях. Отче­ты о проделанной работе должны быть точными, краткими и понятными;

· поддерживать других членов проектной группы, если они просят о по­мощи, не исключено, что вам тоже понадобится их помощь;

· обращать пристальное внимание на качество работы, выполнять ее как можно лучше;

· придерживаться намеченного плана. Если вдруг у вас появляются новые идеи, сообщайте о них руководителю проекта. Он сможет принять ком­петентное решение, стоит или нет вносить изменения в план;

· если повседневные обязанности изменились вследствие непредви­денных обстоятельств, следует немедленно заявить руководителю проекта о том, что план работы под угрозой срыва. В этом случае можно будет принять соответствующие меры;

· если цели и задачи проекта меняются, необходимо принять эти изме­нения и активно участвовать в составлении нового плана, даже если это будет означать переделывание или дублирование уже выполненной ра­боты. Следует определить, насколько повлияли внесенные изменения на повседневную и на проектную работу;

· следует регулярно оценивать собственное исполнение заданий — всегда зада­вайте себе вопрос, как можно улучшить производительность.

 

 

Рис. 39. Рабочий план (сетка-таблица)

 

Руководитель проекта отвечает перед руководством предприятия за выполнение целей и задач проекта в соответствии с согласованным планом. Для этого необходима четко и хорошо налаженная связь между участниками проекта, каждый из которых до­лжен вовремя и в полном объеме выполнять возложенные на него обязательства. Успех проекта зависит от вашего вклада и от вклада любого другого члена проек­тной группы, поэтому вы обязаны обращать особое внимание на перечисленный выше список мероприятий.

Завершение проекта

По мере продвижения проекта к заключительной фазе руководитель должен тща­тельным образом планировать каждый шаг. Осуществление проекта означает, что каждый его участник должен «оглянуться» на поставленные цели и оценить свои достижения. Необходимо определить участки, требующие переделки или доработ­ки в рамках существующего плана. В процессе осуществления проекта потреб­ность может измениться, и результаты проекта окажутся частично или полностью ненужными. Единственное, что остается в подобной ситуации, - это изменить направление проекта с учетом сложившейся новой ситуации.

Кроме того, проектная группа должна подумать о том, что должно произойти по окончании проекта. Здесь часто возникают сложности, потому что многие проекты, похоже, вовсе не имеют конца! Их осуществление продолжается и продолжается, вносятся уточнения, модификации, а иногда даже ставятся но­вые цели и задачи. Может показаться логичным, что хорошо работающая и спло­ченная команда должна выполнить «немного дополнительной работы» перед тем, как ее распустят и распределят на другие проекты. Искушение внести «изменение в направление проекта» чревато последствиями. Во-первых, оно может значитель­но увеличить совокупную стоимость проекта. Во-вторых, изменяя направление проекта, вы подвергаете себя риску получить лишь частичные результаты, сни­зить контроль, моральный настрой коллектива, и со стороны будет складываться впечатление, будто проект провалился.

Поэтому на завершающем этапе самое важное — объявить об официальном завершении проекта, обозначив дату его конца. Это не мешает позже провести мероприятия «по горячим следам», что-то усовершенствовать, подключив к рабо­те всю проектную группу или ее часть. Эти мероприятия должны быть основаны на четких целях, направленных на достижение конкретных результатов:

• претворить в жизнь результаты проекта;

• разработать и осуществить программу повышения квалификации;

• расширить горизонты проекта;

• расширить сферу применения результатов проекта;

• установить оборудование и сервисную программу;

• учредить службу помощи пользователям.

Если вышеперечисленные цели не были включены в общий план осуществле­ния проекта, то каждая из них может быть рассмотрена как отдельный проект, осуществляемый в соответствии с описанными фазами.

Заключительный этап работы над проектом включает в себя две группы ме­роприятий:

• закрытие проекта;

• послепроектная оценка и анализ работы (подробнее в гл.13).

Закрытие проекта — это формальный конец проекта, который сопровождается следующими действиями:

• по согласованию со спонсором составляются и подписываются докумен­ты, содержащие результаты проекта;

• составление проектных документов завершается написанием итогового отчета по проекту;

• прекращается срок действия всех действующих контрактов — как внут­ренних, так и внешних;

• окончательно подсчитывается стоимость проекта и фиксируются все изме­нения бюджета, выходящие за рамки первоначальной суммы издержек;

• все данные по проекту проверяются и подготавливаются для отправки в архив.

Завершение проекта так же, как и его начало, является подходящим поводом для организации банкета и итогового собрания членов проектной группы. Нако­нец результаты проекта могут быть официально представлены высшему руковод­ству, которое выслушает отчет руководителя проекта о том, почему результаты оказались именно такими, и какое влияние они будут иметь на дальнейшее раз­витие бизнеса.

По мере приближения проекта к завершению часто возникает тенденция к его преждевременному закрытию и принятию предварительных ре­зультатов. Подобной ситуации следует по возможности избегать, поскольку пре­ждевременное закрытие проекта может привести к обнародованию неполных ре­зультатов, которые могут стать причиной разногласий в коллективе.