Тема 8. Связующие процессы в менеджменте.

Успех или неудачу любой организации, существующей в со­временных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации». Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспе­чивается единство организации в достижении общей цели. Лю­бая заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство» (Ю.Д. Красовский). Это могут подтвердить 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей, которые выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффек­тивности их организации. При этом сами руководители тратят на коммуникацию от 50 до 90% своего времени.

Коммуникация в организации в зависимости от критериаль­ного подхода может быть разделена на несколько видов.

По структурному/иерархическому критерию выделяется:

межуровневая коммуникация, или вертикальная, — обмен ин­формацией и знаниями осуществляется как по нисходящей (со­общение подчиненным о принятом управленческом решении), так и по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные за­писки). В рамках межуровневой коммуникации отдельно можно выделить коммуникацию «руководитель—подчиненный». Она направлена на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых ре­зультатов; обсуждение проблем; оповещение подчиненного о предстоящих изменениях; получение сведений об идеях, усовер­шенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникация между различными отделами, или горизонталь­ная. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

В управленческой деятельности отдельно выделяется межлич­ностная коммуникация. Это такой тип коммуникационного об­мена, при котором и отправителем и получателем выступают отдельные индивиды. Для этого типа обмена информацией, зна­ниями характерен непосредственный контакт между субъектами общения. В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие преграды. Одна из преград, связан­ных с восприятием в межличностной коммуникации, возникает из-за конфликта между суждениями и убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же инфор­мацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Рас­хождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации. Или возьмем семанти­ческие барьеры — поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним че­ловеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Существуют невербальные преграды (обмен взглядами, выражение лица, интонация, моду­ляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной коммуникации также ме­шают установить, действительно ли сообщение, принятое полу­чателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле.

Еще одним основанием для типологии коммуникации в орга­низации может служить степень их формализации.

Формальная коммуникация стандартизирует взаимоотноше­ния между коммуникатором (передающим информацию) и ре­ципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, ос­новными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчи­востью и надежностью и направлены на достижение организаци­онных целей.

Неформальная коммуникация возникает в том случае когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение це­лей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, не­формальные связи используются для информационного обеспе­чения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов орга­низации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонталь­ными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (на­пример, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации — рас­пространение слухов. Таким образом,информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.

Помимо перечисленных видов в организации выделяют вер­бальную (письменную и устную) и невербальную (визуальную) коммуникацию.

Коммуникация организации с внешней средой в современных российских условиях направлена на рыночный и институциональ­ный уровни. Основной целью такого рода коммуникации является создание баланса между входом и выходом организации как си­стемы и информационное обеспечение этого баланса. Такая ком­муникация, как правило, ориентирована на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государствен­ные органы исполнительной и законодательной власти и т. д.). Помимо обеспечения баланса решаются также следующие задачи: создание имиджа организации на местном, государственном и международном уровнях; обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекла­мы); воздействие на разработку законов, постановлений, касаю­щихся деятельности данной организации (например, используя лоббирование).

Эффективность коммуникационных процессов в организа­ции зависит от многих факторов: уровня и масштабности постав­ленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.

Коммуникационный менеджмент

В последние годы, связанные с рыночными преобразования­ми в России, все больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с контактными аудитория­ми, в составе которых живут, работают, конфликтуют ее сотруд­ники. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем и необходимости в их профес­сиональном разрешении.

Коммуникационные проблемы напрямую связаны с коммуни­кационными потребностями организации. Что это такое? Зачас­тую коммуникационные потребности отождествляют с информа­ционными потребностями, т. е. потребностями в различного рода информации (так же, как отождествляют информацию с комму­никацией, средства массовой информации со средствами массо­вой коммуникации). К коммуникационным потребностям орга­низации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний от­носительно какого-либо объекта), так и собственные коммуни­кационные потребности, т. е. потребности в общении или спло­чении вокруг организации целевых групп общественности (в том числе внутренней), а также потребность в эффективной обрат­ной связи. Наглядным примером неэффективных контактов с «желательными» аудиториями могут служить взаимоотношения организации со СМИ.

Попросту говоря, коммуникацией надо управлять. Без гра­мотного управления коммуникацией немыслим переход России к открытой экономике, расширение областей конкурентных преимуществ, переход от традиционного товарного обмена к бо­лее высоким формам сотрудничества — обмену интеллектуаль­ным капиталом, научно-технической кооперации, производ­ственной интеграции.

Можно сказать, так появилась потребность в коммуникаци­онном менеджменте, который возник в качестве всеобщего фе­номена в 80 — 90-е гг. XX столетия. Как когда-то РR вышли из рекламы (с исторической точки зрения, связи с общественностью действительно рождались как ответвление рекламного дела), так коммуникационный менеджмент обязан своим происхождением РR, которые в американском стандарте существуют с начала XX в. и у которых за плечами целая история развития, связанная с различными этапами становления американского общества и бизнеса. Но в отличие от public relations развитие коммуникаци­онного менеджмента связано не столько с различиями в социаль­ном, экономическом и политическом климате в разных частях мира, сколько с трансформацией всеобщего представления о том, что есть коммуникация. Начало такой трансформации по­ложил настоящий технологический прорыв, особенно в компью­терной области. «Информационная магистраль», факсимильная связь, система голосовой почты, сотовые телефоны, настольные издательства, библиотеки в формате компактного диска, конфе­ренции в режиме on-Line — все эти и другие достижения техноло­гической революции (или эволюции) привели к появлению но­вых каналов и средств общения, а значит, к новым возможностям и противоречиям в развитии коммуникации.

Коммуникационный менеджмент — это самостоятельный вид специального менеджмента, осуществляющий познание и ис­пользование закономерностей обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем. Это взаимодействие и взаимо­связь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала экономических систем. Это такая система управления, которая посредством ин­тегрированной коммуникации с целевыми аудиториями способ­ствует достижению максимальной эффективности по всем на­правлениям развития организации в условиях изменяющейся внешней среды. Наконец, коммуникационный менеджмент — это профессиональная деятельность производителя, посредника и потребителя по реализации коммуникационной стратегии, сфор­мированной в соответствии с мотивами, установками, интереса­ми, отношениями и конкретными целями каждого.

Политика коммуникационного менеджмента — это научно выверенные и научно обоснованные коммуникационные про­граммы, которые служат как организации, так и общественным интересам; это грамотный выбор и формирование оптимальных каналов коммуникации; это обязательное следование этическим нормам бизнеса. На современном этапе экономического разви­тия коммуникационный менеджмент становится индикатором Ценностной ориентации общества, его стремления к модернизации, а также индикатором выбора критериев эффективности го­сударственной политики в целом и в области экономики в част­ности.

Миссия коммуникационного менеджмента заключается в формировании и реализации стратегии приращения ценности человека и фирмы/организации как субъекта хозяйствования че­рез увеличение всех видов капитала экономической системы. Миссия напрямую связана со стратегией коммуникационного менеджмента, которую в общем виде можно рассматривать как долгосрочную программу достижения основных коммуникаци­онных целей организации в рамках ее стратегического управле­ния.

Цель коммуникационного менеджмента — повышение эф­фективности экономической системы, формирование и исполь­зование всех видов ее капитала путем организации коммуника­тивного пространства — формирует соответствующие задачи:

· отбор и аккумулирование информации из внешних по отно­шению к данной экономической системе источников;

· классификация, трансформация, обеспечение доступности информации;

· распространение и обмен информацией как внутри системы, так и вне ее;

· поиск эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации;

· воплощение фирменной коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении;

· создание, оценка и использование нематериальных активов.

Классические функции коммуникационного менеджмента - постановка цели, планирование, организация, мотивация, конт­роль и оценка результатов. Реализация каждой функции сопря­жена с определенной спецификой. Так, например: целеполагание увязывается с миссией, стратегическими целями и задачами развития организации; планирование — это планирование на ба­зе специальных исследований результата и обратной связи, а не планирование процесса коммуникации; организация (и как про­цесс создания структуры, и как совокупность функций, процес­сов и различных структур, направленных на практическую реа­лизацию планов) имеет ярко выраженную гетерархическую направленность, в связи с чем в организации складывается особенный, наиболее прогрессивный, стиль управления — личностно-ориентированный, направленный на освобождение потенци­ала, корпоративное поведение всех сотрудников, координацию коллективных и индивидуальных усилий; мотивация обусловле­на коммуникативными установками отправителя сообщения, служит мощным побудительным стимулом для реакции получа­теля сообщения; контроль и оценка результатов отличаются тем, что осуществляются как непосредственно топ-менеджментом организации, так и заинтересованными в ее деятельности целе­выми аудиториями, в том числе средствами массовой информа­ции.

Специфика коммуникационного менеджмента отражена так­же в ряде специализированных функций:

• интегративная — выступает как средство объединения дело­вых партнеров, специалистов и т. п. для коммуникативного про­цесса, генерирования идей; обусловлена использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных техноло­гий, инновационной активностью и творчеством;
• информационная — ставит цель расширить информационный фонд партнера, передать необходимую для профессиональной деятельности информацию, прокомментировать инновацион­ные сведения; обусловлена знанием закономерностей информа­ционного обмена, который совершается для достижения какой-то практической цели, решения какой-то проблемы;
• контактоустанавливающая — ставит цель сформировать у де­ловых партнеров ценностные ориентации и установки, убедить их в правомерности тех или иных стратегий взаимодействия, сде­лать их своими единомышленниками; от ее реализации зависит успех коммуникативного замысла, поэтому требуется доскональ­ное знание целевой аудитории;
• функция самопрезентации — позволяет организации самовы­разиться и самоутвердиться, продемонстрировать свой интеллек­туальный потенциал; реализуется при создании имиджа, репута­ции, которые, однако, могут и не соответствовать статусу и коммуникативной роли;
• ритуальная — формирует у партнеров эмоциональный на­строй, передает чувства, переживания, побуждает к необходимо­му действию, сохраняет старые традиции организации, создает новые; используется в методах работы с персоналом (корпоративные празднества, награждения, чествования по поводу и т. д.), а также осуществляется при официальных церемониях;
• образовательная — исследует коммуникативные навыки целе­вых аудиторий, реализует на практике новые идеи, распростра­няет достижения в области современной коммуникации; способ­ствует развитию организационной/корпоративной культуры.

Коммуникационный менеджмент обеспечивает организации развитие по нескольким направлениям: разработка стратегии эффективности организации; формирование корпоративной культуры; формирование каналов коммуникации внутри органи­зации; формирование каналов коммуникации во внешней среде организации. В качестве «продуктов» коммуникационного ме­неджмента организации (региона, страны) специалисты опреде­ляют репутацию, имидж и доверие.

Имидж и репутация организации так же важны, как и ее фи­нансовое положение. Мировая практика доказала, что благопри­ятное отношение к компании способствует повышенному спросу на ее товары и услуги. Эту зависимость ведущие производители усвоили еще в середине XIX столетия, когда потребители объяв­ляли бойкот даже качественным товарам, если они были произве­дены корпорацией, игнорирующей интересы общества. И бизнес вынужден был идти на уступки.

Имидж организации зависит от применения одной из техно­логий коммуникационного менеджмента — репутационного ме­неджмента, т. е. от грамотного управления суммой нематериальных активов, создающих добавленную стоимость за счет стимулирова­ния благоприятной реакции соответствующих целевых аудито­рий. С этой точки зрения рентабельность постиндустриальной экономики выглядит просто фантастично по сравнению с рента­бельностью экономики доиндустриальной. К примеру, «доля ре­путации», точнее, капитализации компании за счет ее репутации, в общей стоимости таких ведущих интернет-компаний, как Yahoo! и America Online, превышает 80%. Изменение индекса ре­путации на 1% приводит к изменению рыночной стоимости ком­пании на 3%.

Иными словами, наступило время нового подхода к получе­нию суперприбылей — через так называемые стратегии лидерства по стоимости репутации. И качественная программа управления репутацией — это прекрасное вложение, которым компания сможет воспользоваться в будущем. В частности, многочисленные прецеденты свидетельствуют о том, что солидная репутация ми­нимизирует кризисы. Вот почему одна из главных проблем, сто­ящих перед специалистами по коммуникативным технологи­ям, — оценить стоимость репутации компании и, соответственно, вклад коммуникации в повышение стоимости бизнеса, опреде­лить роль репутации в конкурентной борьбе.

Доверие — тоже один из важнейших коммуникативных фак­торов, наиболее ценимый сегодня социальный капитал, необхо­димый для личностной, корпоративной и страновой состоя­тельности. Это не только эмоционально-психологическая, но и экономическая категория. Ведь уже доказано, что взлет японской экономики и экономики других азиатских «тифов» не в послед­нюю очередь связан с традиционно высоким доверием граждан друг к другу и к институтам власти. Советская же экономическая система, напротив, всегда страдала от всеобщего недоверия: госу­дарство не доверяло производителям, производители — государ­ству, а все вместе — гражданам.

Измерив уровень общественного доверия к государству (или, по-другому сказать, уверенность граждан и бизнеса в завтрашнем дне), специалисты департамента стратегического анализа Рос­сийской аудиторско-консалтинговой группы «Финансовые и бухгалтерские консультанты» (ФБК) получили следующую кар­тину: с трудом восстановленное после дефолта (1998 г.) и стабили­зированное к 2004 г. общественное доверие к государству с весны 2005 г. вновь начало снижаться. Причем в наибольшей степени эти колебания связаны с взаимоотношениями бизнеса и власти. Из этого можно сделать следующий вывод: рост экономики Рос­сии в последние годы (5—7% ВВП) был бы заметнее, если бы рос­ло общественное доверие.

Коммуникация как процесс обмена информацией, знания­ми, интеллектуальной собственностью является одной из глав­ных функций и одновременно — важным объектом управления.

В качестве принципиальных отличий постиндустриального развития отмечаются изменения в коммуникации. Основная проблема современной цивилизации заключается в непонимании, несовершенстве коммуникации как на бытовом уровне, так и между культурами, народами, конфессиями. Поэтому комму­никативный фактор развития экономических систем становится условием прогресса и внутренним элементом устойчивого эконо­мического и культурного роста. Используя знания о коммуника­тивных основах, можно предсказать поведение людей в тех или иных ситуациях, их реакцию на те или иные события.

Управление коммуникацией позволяет использовать силь­ные стороны организации (процесса, товара), а также нейтра­лизовать или элиминировать слабые. Только по достижении не­обходимого уровня коммуникативности организация может своевременно реагировать на сдвиги в рыночной ситуации (из­менить производственную программу, экспортный ассортимент, цены, формы и методы сбыта и т. д.), а также оказывать направ­ленное воздействие на рынок.

Коммуникационный менеджмент является самостоятельным видом специального менеджмента, осуществляющим познание и использование закономерностей обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем. В сферу коммуникационного менеджмента включаются не только собственно технологии и ин­струменты, но и сопряженные с ним виды деятельности по производству паблицитного капитала (качественная и количественная совокупность всей информации известной об объекте общественности, измеряемая в денежном эквиваленте), формирующие и корректирую­щие стратегию организационной коммуникации.

 

Тема 9. Роли менеджера

Менеджер (англ. manager - управлять наемный) - управляющий компанией, фирмой, банком, структурным подразделением, направлением, обладающий в пределах своей компетенции, исполнительной властью. Менеджер занимается планированием, организацией, управлением и контролированием в компании или подразделении.

Для осуществления своей деятельности менеджеры должны играть ряд ролей. Роль – набор определенных поведенческих правил в конкретной деятельности или ситуации. Выделяют три основные роли:

· Межличностные роли – установление контактов с подчиненными, начальниками, приезжими.

· Информационные роли – действия, которые позволяют менеджеру формировать информацию; проявляются, как способность менеджера получать и эффективно использовать необходимую бизнесу информацию.

· Решающие роли – роли по принятию решений, обеспечение реализации решений.

Наблюдая за работой многих менеджеров, канадский теоретик менеджмента Генри Минцберг в своей книге «Природа управленческой работы», описал десять ролей управленцев. По словам автора, в повседневной работе целесообразней рассматривать именно роли, а не выполняемые функции.

Межличностные роли:

· Глава организации – эта роль связана с выполнением рутинных функций правового, социального, представительского характера.

· Лидер – этот руководитель несет ответственность за мотивацию, активизацию, концентрацию подчиненных на достижении целей компании. Лидер отвечает за набор и подготовку работников, контролирует выполнения функций работниками. Собственно говоря эта роль и охватывает все управленческие действия с участием подчиненных.

· Связной – эта роль предполагает выполнения и поддержания хороших межличностных отношений за пределами организации. Основной ролью связного является переписка и ведения совещаний на другой стороне, другая работа с внешними организациями и людьми.

Межличностные роли делают руководителя пунктом со­средоточения информации, что придает ему информационные роли, и превращает его в центр обработки информации:

· Приемник информации – «ищейки», люди которые всегда чувствуют информационный голод, они собирают информацию о конкурентах, информируют о новинках, информируют об изменениях, происходящих за пределами компании. К непосредственным обязанностям относят обработку почты, обработка контактов связанных с приходом новой информации, ознакомительные поездки.

· Распространители информации – осуществляют оперативное распространение информации нужным отделам, полученной из внешних источников, или от сотрудников. Основная задача, рассылка почты, составления отчетов для общественности, передача полезной информации, личные контакты или беседы с той же целью.

· Представитель – выражение за пределами организации её официальной точки зрения, ответы на вопросы прессы. Участие в брифингах, пресс конференциях, разговоры в прессе и т.д.

Исполняя межличностные и информационные роли, руко­водитель играет также роли, связанные с принятием решений:

· Предприниматель – эта роль является самой ведущей в любой организации, ведь именно от эффективной работы этих ролей и зависит улучшения в развитии компании. Эти роли менеджмента изыскивают возможности внутри компании, разрабатывают и запускают проекты и контролируют их исполнения.

· Устранители нарушений – отвечает за корректировочные действия, когда орга­низация оказывается перед необходимостью серьезных измене­ний, вследствие нарушений выполнения стратегических и те­кущих программ действий.

· Распределители ресурсов – ответственные за распределение всех ресурсов компании. Поскольку все организации действуют в условиях ограниченных ресурсов, то как раз эта роль и занимается этим процессом. К ресурсам можно отнести деньги, люди, время, материалы и т.д.

· Переговорщик – роль менеджера, связанная с постоянной необходимостью торговаться с представителями других организаций или отдельными людьми для отстаивания интересов собственной компании или подразделения. Переговоры могут затрагивать вопросы вопросы выполнения работы, ресурсов, целей, разных условий продаж или покупок, влияющих на организацию, от имени которой выступает менеджер.

Не все авторы согласны с Минцбергом в части его опреде­лений и классификаций управленческого труда. Нет единого опи­сания работы менеджера, которое устраивало бы всех в отноше­нии содержания, ролей и функций управленческого труда.

Все перечисленные 10 ролей, взятые вместе, определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от харак­тера деятельности конкретной организации.