Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

• сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;
• ссылки на индексы отправителя (Reference Line);
• дату (date);
• «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;
• указание на конкретное лицо – «К сведению» (Attention Line);
• вступительное обращение (Salution);
• заголовок к тексту (Subject Line);
• основной текст письма (Body of the Letter);
• заключительная формула вежливости (Complementary close);
• подпись (Signature);
• указание на приложение (Enclosure);
• указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый, телеграфный и электронный адреса. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, офис-менеджера (машинистки), отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:

In your please refer to E1/КД/15621 (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/ЛД/15621;

Kindly mention Ex 16 / 1716 in your reply (просим упомянуть Ex 16 / 1716 в Вашем ответе).

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2006.04.01 (ср. датировку в наших Правилах документирования: 01.04.06). Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2006 (10 июня 2006).

Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2006 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2006г., а в США – как 7 июня 2006г. К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2006; 20 February 2006. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2006. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

• наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;
• имя (имена), фамилия, приставка к имени;
• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);
• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);
• приставка к имени, (например, старший, младший);
• занятие, функция (например, инженер, судья, нотариус);
• по адресу (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);
• пункт доставки;
• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);
• название улицы (Станционная авеню, Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория);
• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 16, 4 этаж, квартира № 9);
• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.
• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Докленд, Ерлхэм, Сохо);
• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);
• общая доставка.

Включается также почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 780 14: ВН2 120);
• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и (или) букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллинзона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);
• название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, например, Берн 31 (почтовый ящик).

И наконец название территории или провинции и (или) название страны (например, Техас, Йоркшир, Уэльс, Швейцария, Франция, США).

Mr. F. Simpson
American Book Co
P.O. Box 99
Afton,WY83110
USA

October 20,2001

Dear Mr. Simpson:

Re: International Exhibition

We are pleased to once again invite you to participate in our International Exhibition of Technical and Scientific Books, held annually. The exhibition will be arranged from 10 to IS November 2001 at the Exhibition Center, Moscow.

We do hope that you will exhibit your books at our exhibition and would request you to send your publications to be displayed as well as catalogues, leaflets and any promotional material. We expect your books to have arrived by 5th November 2001 but we are prepared of course to receive your most recently published books that are considered of outmost impor-. tance even up until the opening of the exhibition.

Please find enclosed the detailed information leaflet as well as Application Form.

We look forward to your early reply and will await your application with the greatest of pleasures.

Sincerely yours, Lena Bukvareva Public Relations Dept.

Enc. Application Form (1)

Leaflet (1)
............................................................................................

США
83110 Вайоминг, Афтон
а/я 99
Компания
"Американские книги"
г-ну Симпсону С.

от 20.10.2001г. №07/155
на№ ___________________

О международной выставке

Уважаемый господин Симпсон!

С удовольствием приглашаем Вас еще раз принять участие в ежегодной выставке технической и научной книги. Выставка будет открыта с 10 по 15 ноября 2001 года в выставочном центре в Москве.

Электронные сообщения

10.3.1. Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые объединяет способ передачи информации (телеграф).

В состав телеграммы входят такие реквизиты: отметка о категории (правительственная, международная, срочная, вне категории, внеочередная авиа, шторм, связь - авария); адрес, текст, фамилия должностного лица, подписавшего текст, почтовый адрес организации – отправителя, подпись должностного лица, от чьего имени передается текст, печать, дата.

Телеграммы могут быть, кроме того, с уведомлением о вручении, до востребования, вручаемые адресату лично, с доставкой, с оплаченным ответом.

Телеграммы и телетайпограммы оформляются на специальных типографических бланках, при их отсутствии – на обычной бумаге нужного формата. Второй экземпляр телеграммы (копия) остается в делах организации.

Для текста свойственен особый телеграфный стиль: отсутствуют предлоги, союзы, частицы, знаки препинания. Числа и цифры рекомендуется писать словами, кроме многозначных чисел. Формулировки текста должны быть предельно лаконичны, без двусмысленности и умолчаний. При возможности двоякого толкования употребляются условные сокращения знаков препинания: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, ДВТ – двоеточие, КВЧ – кавычки, НР – номер.

Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтами. Текст международной телеграммы печатается через 1,5 интервала, прописными буквами, без красной строки, абзацев и переноса слов и исправлений.

Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование адресата (лица), наименование пункта или страны назначения. Текст подписывается руководителем предприятия.

В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона.

10.3.2 Телекс – разновидность телеграмм, передаваемой по абонентской телексной (телетайпной) сети.

Телекс используется более широко в международных экономических связях. Телетайп как автоматическое устройство передачи отличается скоростью печатания. Адресат получает сообщение практически в тот же момент, когда оно отправлено.

В отличие от телеграммы, в телексах не используются категории и виды. Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, текст, подпись, наименование и адрес отправителя. В тексте телексного сообщения используются знаки препинания.

Особенность оформления телекса: в левом верхнем углу помещается блок оперативных сведений (блок ОС). В нем содержится информация об адресате и отправителе, времени передачи сообщения. Значительную часть блока ОС занимает закодированное сообщение, которое содержит набор цифр и букв, обозначающих маршрутный номер станции, индивидуальный номер абонента, сокращенное название фирмы и сокращенное наименование страны, а также время выхода на связь: 05 12 35, что означает число текущего месяца, 12 часов 35 минут.

10.3.3. Факсограмма (телефакс, факс) – копия документа, полученная с помощью аппаратуры факсимильной связи.

Поскольку факсограмма является копией, она не обладает юридической полноценностью. Поэтому такие сообщения обычно бывают письмами или бумагами информационно-справочного характера. Однако по соглашению между организациями, поддерживающими такую связь, передаваться могут и приказы, договоры, распоряжения, протоколы и т.д., при этом они могут иметь силу подлинного документа.

Для передачи оперативной информации, которая не подтверждается подписями, могут использоваться бланки фоксограмм с постоянными реквизитами оформления.

10.3.4. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, адресат, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание на должности и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или исполнителем. Текст не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений – адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограмм полезно придерживаться следующих рекомендаций:

• передавать простую и срочную информацию;
• проверять правильность записи повторным чтением;
• не передавать логически сложные тексты;
• не использовать редко употребляемые слова;
• слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать по буквам (бухштабирование).

Как правило, телефонограммами передают приглашения на совещания и встречи, подтверждения, согласие, извинения, благодарности и т.п. Благодаря соблюдению правил записи, оформления и стиля телефонограммы она приобретает качество документа.

 

Электронное письмо

Электронная переписка имеет свои правила обмена информацией, которые регулируют особенности удостоверения, расположения реквизитов, свои правила приема, удостоверения и отправки сообщений. Однако содержательно электронные сообщения практически не отличаются от письменных. Электроника в данном случае – лишь способ письма.

Однако современную деловую жизнь уже невозможно представить без компьютера. В деловом электроном общении используют так называемую мультимедийную связь (изображение + текст + звук). Поэтому все люди, работающие в этой сфере, должны не только хорошо владеть персональным компьютером, но и способами проведения видеоконференций, владеть электронной почтой, скайпом и др., то есть «быть на ты» с новыми информационными технологиями на уровне пользователей. Сейчас в странах СНГ активно внедряется так называемое электронное правительство. Но эта тема требует отдельного разговора, привлечения уже созданных стандартов электронного общения

 

10.4. Опыт зарубежной внутренней перписки

В книге «Как овладеть искусством делового письма», предназначенной для менеджеров, Рон Теппер выделяет такие разновидности писем:

Служебные записки:

Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы.

Благодарности и поздравления.

Напоминания, просьбы, проведение мероприятий.

Под служебными записками имеется в виду внутренняя переписка на фирме.

Внешняя корреспонденция фирмы разделена на шесть видов:

· Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.

· Ответные письма с благодарностью.

· Поздравления.

· Извинения.

· Требования и запросы.

· Соболезнования.

Эти шесть видов писем, в свою очередь, делятся на две категории:

· Формальные.

· Неформальные.

Как видно из перечня жанров, основанием их классификации служит назначение письма. Если сравнить эти жанры с жанрами нашего документооборота, то можно увидеть, что в последнем случае нет и упоминания о благодарности, извинении, поздравлении и др. То есть, почти нет писем, обращенных к кому-либо лично.

Администрация иногда обращается лично к сотруднику так: объявляется благодарность в приказе. Признательность в приказном порядке как-то не очень вяжется с непредвзятым здравым смыслом. Но такова традиция, переломить которую очень сложно, даже осознав проблему. В нашей деловой жизни принято еще преподносить и так называемые приветственные адреса. Но это по торжественным юбилеям, круглым датам заметных фигур. Составляются они обычно в стиле служебной характеристики. Теплое человеческое участие, дружеская радость прячутся за избитыми выражениями. Впрочем, есть и у нас мастера в этом жанре, но это не правило, а исключение из него.

Но вернемся к классификации. В книге Р. Теппера перечисляются такие разновидности благодарственных писем: «за предоставленную возможность организовать Ваше недавнее путешествие»; «за новую разработку проекта»; «за добровольную помощь в поддержке рекламной (выборной) кампании»; «за финансовую помощь»; «за денежную помощь на разработку специальной программы»; «за вклад в банк дополнительных средств»; «за медицинское обслуживание»; «за работу над конкретным проектом»; «за руководство компанией» и т. д.

Как видно из сопоставления, западная деловая традиция активно использует «человеческий фактор» в переписке.

В развитие этой темы назовем разновидности писем к клиентам с извинениями администратора: за ошибку, допущенную при ведении учета, за поведение служащего, за недоразумение с заказом на поставку, за несостоявшуюся встречу, за повторное требование оплаты и др.

А вот разновидности приветственных писем: новому жильцу от владельца местного магазина или владельца фирмы бытовых услуг и др. Чтобы увидеть содержательную сторону таких писем, процитируем полностью письмо домовладельца новому жильцу.

Уважаемый...

Я рад приветствовать (выделено нами. — B.C.) Вас в Вашем новом доме.

Как жилец Вы можете пользоваться всеми удобствами, в том числе бассейном, сауной, спортивным залом и теннисным кортом.

Однако я убедительно прошу, чтобы Ваши гости пользовались специальной стоянкой для автомобилей, что позволит избежать неудобств для других жильцов.

Благодарю Вас за выбор (номер квартиры) и искренне надеюсь, что Ваша новая квартира удобна. Прошу Вас дать мне знать, могу ли я быть чем-нибудь Вам полезен.

При внимательном прочтении в письме можно выделить несколько целей его составления: приветствие (1-й абзац), информирование о правах (2-й абзац), просьба о правильной парковке машин (3-й абзац), благодарность за выбор квартиры и приглашение к сотрудничеству (4-й абзац).

Тон письма благожелателен, направлен на создание дружеских, доверительных отношений между домовладельцем и квартиросъемщиком. В письме нет призыва рекламировать этот дом, но расчет на это можно прочесть в подтексте: наверняка и о качестве обслуживания и о доброжелательном стиле общения домовладельца новый жилец расскажет своим знакомым.

Обратим внимание на то, что слова «Вы» и «Вас» повторяются часто, они прямо-таки «кричат», а слово «я» спрятано, приглушено. Письмо написано не от имени владельца, а для клиента, интересы которого и преобладают в содержании письма.

Попробуем провести мысленный эксперимент. Представим себе, что на месте владельца дома — наш начальник домоуправления или председатель жилищного кооператива (КСК). Как бы он поступил, если бы в дом въехал новый «ответственный квартиросъемщик»? В конце концов, поставим себя на место домоуправа. Скорее всего, мы бы не стали вообще ничего писать новому жильцу. Въехал, ну и пусть себе живет. Или, во избежание недоразумений с парковкой машин, мы бы написали такое примерно объявление:

«Жильцам дома следует парковать машины на специально отведенной стоянке. За нарушение правил парковки машин их владельцы будут привлекаться к ответственности или штрафу в размере 2000 тенге.

КСК

 

Возможно, исходя из нашей традиции, мы бы проинформировали жильцов о порядке ремонта сантехники, ответственности за порчу имущества и т. п. Но, опять-таки, не через личное письмо (администрация привыкла общаться с массами), а через холодное начальственное объявление.

Налицо разные стили административного поведения, разные типы отношений и общения, которые сказываются уже в выборе жанра: приветствие и казенная информация с угрозами применить штраф.

 

10.5. Построение коммерческого письма

 

Если вчитаться в большинство коммерческих писем, помещенных в книге Рона Теппера, то можно обнаружить нечто общее в их построении. Точнее, в последовательной смене целей, которые поочередно ставятся по мере развертывания текста. Сам автор книги показывает это правилами. «Каждое из этих правил можно выразить одним словом: 1. Внимание; 2. Интерес; 3. Просьба; 4. Действие» (5, 79).

Попробуем разобраться в сути такого построения.

Журналисты хорошо знают, что запоминаются первая и последняя фразы текста. Первой фразой газетного материала является заголовок. Насколько нестандартно, остроумно и коротко сделан заголовок, насколько он «поцарапает» сознание читателя, настолько больше людей обратит внимание на газетный материал, прочитает его, если интерес не угаснет. Несколько примеров юмористических названий: «Романс для буренки»; «Любовь и кошка»; «Сказки про работу»; «Дружеский фарш»; «Где раки зимуют»; «Вредные ископаемые» и др. В качестве приемов словесной выразительности используются риторические вопросы, ирония, гипербола, антитеза, обновление устойчивых сочетаний слов и т. д. Цель приемов — вырваться за рамки привычного, вывести восприятие из автоматизма. Нечто подобное необходимо для начала делового письма, печатной рекламы. Но здесь важна не просто хлесткая начальная фраза, а и ее связь с текстом. Р. Теппер приводит в качестве удачных первых фраз следующие:

Мой начальник убил бы меня, если бы узнал, что я пишу Вам это письмо, но я кое-что ему хочу доказать...

Если Вы работаете не там, где хотели бы, значит, Вы предлагали свои услуги не так, как следовало бы...

Существует семь способов увеличения Вашего дохода...

Забудьте все, что раньше слышали о...

Сейчас Вы прочтете нечто такое, что может резко изменить Вашу жизнь в следующем году.

В знаменитой и весьма содержательной книге Дейла Карнеги «Как завоевать друзей и оказывать влияние на людей…» содержатся, между прочим, и советы, как можно привлечь внимание читателя. Но, давая эти и другие советы, автор книги настойчиво повторяет, что он не учит фокусам, что лесть и лицемерие не срабатывают, а лишь искренний интерес к человеку, признание его значимости помогут добиться внимания читателя письма, наладить сотрудничество

 

Впрочем, не все знатоки рекламного дела и деловой переписки рекомендуют «шокирующее» начало и психологические уловки, предпочитая сдержанный, но настойчивый стиль изложения. Все зависит от вашего выбора, ваших принципов общения и ситуации. Здесь важен результат. Ну, а если его нет, то надо менять что-то, и вполне возможно, ваш стиль общения.

Для того чтобы содержательно оценить другие композиционные моменты, рекомендуемые Р. Теппером, приведем полный текст коммерческого письма Джимми Картера, бывшего президента США. Каждая часть письма будет отделяться композиционными рубриками.

Внимание

Уважаемый...

Я уже писал Вам две недели назад, но вновь посылаю письмо, потому что хочу сказать Вам нечто очень важное.

Интерес

У меня, как бывшего президента США, попросили назвать моим именем некоторые прекрасные и достойные начинания.

Я посоветовался с Розалин, и мы решили принять участие в чем-то, что могло бы действительно улучшить жизнь людей, а не просто предоставить наше имя для названия какой-то организации. Мы решили поддержать работу организации «Окружающая среда для человечества». И с тех пор я являюсь членом Совета директоров этой организации. Мы выпустили книгу, в которой подробно описываем опыт работы нашей организации, показывая на ее примере, как можно сделать свою жизнь более интересной.

Позвольте теперь рассказать Вам, почему я так заинтересован в работе данной организации. Будучи президентом, я из первых рук получил информацию о том, насколько серьезна жилищная проблема для бедных и как она ожесточает людей. Я был просто потрясен! Я ужаснулся!

Сегодня здесь, в Америке, тысячи семей живут в таких плачевных условиях, которые даже нельзя представить: закопченные, кишащие крысами квартиры, развалившиеся деревенские лачуги, обветшалые, с осыпающейся штукатуркой квартиры в старых домах.

Одной из этих семей была семья Стронгов: Руби, Оскар и пятеро их детей — все они боролись за существование в захламленной хибарке в городе Самнер, штат Миссисипи. (Перечисляется, что сделала организация.)

Просьба

Нам требуется помощь миллиона человек, каждый из которых готов вложить хотя бы 20 долларов и стать участником интересной и необходимой работы по улучшению жизни людей. Благодаря фантастическим усилиям нашей организации мечты о хорошем и недорогом жилье становятся реальностью. Все это делается в духе христианской любви и не стоит налогоплательщикам ни копейки.

По-моему, это самое лучшее вложение денег!

Действие

Я призываю Вас присоединиться к Розалин и ко мне в этом жизненно важном деле. Любая сумма, которую Вы сможете послать, будь то 20, 50 долларов или больше, очень нужна.

С благодарностью,

Джимми Картер.

P.S. Я не знаю лучшего способа вложить деньги для истинно благородного человека, чем оказать помощь какой-нибудь малоимущей семье. Пожалуйста, присоединяйтесь ко мне и сделайте свой взнос. Благодарю Вас.

Мы привели столь длинную цитату потому, что внимательное ее прочтение может многое сказать.

Начальные строки (Внимание) производят впечатление уже тем, что автором письма является сам президент США, хотя и бывший. К тому же он собирается сказать нечто важное. Читатель подумает: «О чем же таком важном хочет со мной поговорить президент?». Внимание завоевано.

В следующей части письма (Интерес) бывший президент упоминает о некоем проекте, которого пока не называет. Читателю становится интересно, что это за проект. Далее в письме подробно раскрываются личные мотивы участия Дж. Картера в проекте. Упоминание о личных и очень эмоциональных впечатлениях делает убеждение еще более искренним.

Располагая какой угодно статистикой, автор письма в качестве аргумента, тем не менее, приводит в пример жилищные условия семьи Стронгов. Очень удачный риторический ход. Читатель проникся заботами Дж. Картера и готов в душе оказать помощь. Как раз здесь и появляется разъяснение (Просьба), что она действительно требуется, причем без нажима на максимум, но конкретно (20 долларов).

И только после этого появляется призыв к конкретной помощи (Действие).

Как видим, «психологический сюжет» разыгран по всем правилам риторического убеждения: и логические доводы, и апелляция к чувствам и совести читателя, и личный пример. Нигде ни намека на общественное положение автора письма, стремящегося задавить авторитетом, стиль всего письма спокойный, доброжелательный, убеждающий на конкретике.

Из этого произведения, между прочим, видно, что составление хорошего письма — это творческая задача, которую не решить в пять минут. Гораздо легче составить шаблон (шесть секунд!): «Совет директоров благотворительной организации «Окружающая среда для человечества» просит всех граждан внести посильный вклад в улучшение жилищных условий нуждающихся. Расчетный счет...».

Очень привычно (исключая детали), но впечатления не производит. Очень выразительна концовка — постскриптум письма Джимми Картера. В нем обобщаются основные мысли автора и повторяется суть призыва к действию.

Читателю может показаться, что приведенное письмо — редкость, пусть и блестящая. Нет, не редкость, не уникум, а обычная практика. Но, разумеется, практика людей, видящих в умелом общении единственный способ влиять на людей — убеждая их. Рон Теппер анализирует в своей книге десятки примеров такого построения текста делового письма.

 

10.6. Стиль коммерческого письма

Общая установка на равноправное, уважительное убеждение может быть реализована в формальном и неформальном ключе. Официальный язык в коммерческом письме, рассчитанном на личностное восприятие, не вполне уместен. Черты обыденного дружеского общения с его лаконизмом, эмоциональностью и конкретностью придадут письму доверительность и, в конечном счете, будут работать не только на логическое, но и эмоциональное убеждение.

Обратим внимание на желательные стилистические свойства делового письма, отмечаемые западными авторами.

Но сначала несколько общих соображений об оригинальности речи. Шаблонный рекламный текст не задерживает ваше внимание. Например, сотни раз повторенная в газетах информация: «Организация предлагает по ценам ниже рыночных...» (свежо, как прошлогодний снег). Поэтому текст надо оживлять, придавать ему разными способами яркость и необычность, чтобы он попал в поле внимания. При этом, конечно, надо понимать, что язык не может и не должен быть совершенно самобытным. Ведь он является средством общения для вас и для других в том смысле, что известные звуковые комплексы связаны с общепринятыми значениями. И оригинальность языкового творчества — вопрос только степени самобытности, в пределах понятности для собеседника. И тем не менее, одни говорят свежо и оригинально, другие — банально и тускло.

Выразительная речь — дело языкового вкуса, который воспитывается чтением и тренировкой, анализом образцов и целенаправленной переделкой собственных текстов.

Итак, что же рекомендуют для улучшения слога Д. Карнеги, Р. Теппер и П. Соппер.

Поль Соппер в своей книге «Основы искусства речи» видит основу оригинальности речи, прежде всего, в оригинальности идей. «Оригинальность мысли, — пишет он, — живо ощущается в самобытном выражении» (3, 319). Наиболее действенными он считает слова и выражения, непосредственно обращенные к чувственным восприятиям (шлепанцы, стушеваться, пустить товар по эфиру (о коммерческой рекламе) и т. д.).

От частого употребления, однако, даже самые сильные слова «ветшают, как платье», превращаются в стереотип. И поэтому публичный оратор должен быть внимателен по отношению к шаблонам, должен по возможности реже употреблять стереотипы (факел свободы, дорогая альма-матер, грязные барыши, сознание долга и под.)

П. Соппер советует избегать заезженных пословиц и поговорок: «Лучше поздно, чем никогда»; «Ждать у моря погоды», — прибегая к менее известным: «Даже волосок отбрасывает тень»; «Излишняя добродетель может стать пороком» и подобные.

Для оживления речи приемлемы известные с античных времен риторические вопросы: захочет ли человек перемен, если он всем доволен? Станет ли он есть, если не голоден?

Подобные вопросы не нуждаются в ответах, по существу они служат усиленному утверждению.

В выразительных целях эффективна также ирония: крыловский Соловей говорит Ослу: «Отколе умная бредешь ты голова». Заведомое преувеличение в этом случае создает экспрессивный эффект. Автор популярной риторики советует также применять гиперболу (преувеличение), инверсию (перестановка слов), антитезу (противопоставление) и другие фигуры речи.

Выработка приемов обращения со словом — вопрос практической речи. Поэтому Поль Соппер рекомендует: 1) бороться с погрешностями и несвязными построениями в обиходной речи; 2) разнообразить чтение, сопровождая его анализом всех видов литературного языка; 3) обогащать свой словарный запас не только с помощью словарей, но и путем апробации новых для вас слов на письме и в устной беседе; 4) экспериментально перерабатывать фразы при подготовке к выступлению, при составлении текста (3, 319 и сл.).

Разнообразные рекомендации содержатся и в книге Д. Карнеги «Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично». Улучшение слога автор связывает с чтением корифеев литературы, серьезных научных книг, с чтением словарей, изучением происхождения и «обкаткой» новых слов в практической речи и т. д. (1, 323 и сл.).

Суммировать сказанное об улучшении слога можно таким образом: если вы хотите владеть убеждающим и выразительным словом, вам надо работать над ним практически и постоянно. Чтобы научиться хорошо плавать — надо плавать.

10.7. Правила почтового оформления корреспонденции

Деловое письмо до сих пор остается наиболее распространенным видом связи. Телекс, телефон, компьютерная связь, конечно, более оперативны, но письмо выгодно отличается от них и варьируемостью объема, и дешевизной, и, что важно, юридической полноценностью.

Формальным сторонам корреспонденции за рубежом уделяется большее внимание, чем у нас. Чтобы не испортить отношений с партнерами, следует строго соблюдать этикет переписки.

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже есть ваши реквизиты. Внешний вид бланка — это уже своеобразная визитная карточка фирмы, и она отрабатывается до мелочей дизайна.

Адрес по международным правилам пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу самого письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. Естественно, что письмо при этом складывается так, чтобы адрес получателя был виден через окошко конверта.

Следующим обязательным реквизитом письма являются инициалы и фамилия адресата. В разных странах сложились разные традиции адресования, но в большинстве стран сначала принято писать имя, а затем фамилию. Обязательно обращение типа «Господину», «Доктору» и другое в сокращенном виде.

Затем пишется название фирмы, где работает адресат, почтовый адрес: номер дома, название улицы. И заключает адрес название города, штат (графство, кантон и т. п.), почтовый индекс и страна. Полный адрес имеет, например, такой вид:

Г-ну К. Липински,

Генеральному директору,

« ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.»,

109, Лапинти,

ТАМПЕРЕ, 33101,

ФИНЛЯНДИЯ (6, 71).

 

Ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата. Принятое у нас сокращение типа 12.05.11 в международной практике не применяется. Письмо датируется таким образом: 12 мая 2009 г. В США принято указывать сначала месяц, а затем число — Май 12, 2009.

Само письмо начинается, как уже было сказано, с точного повторения в верхнем левом углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу от левого поля пишется вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: «Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия» или «Дорогой доктор + фамилия», или «Уважаемые господа», «Уважаемый г-н + фамилия».

В деловых письмах не принято обращаться на «ты», даже если адресат вам хорошо знаком.

После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как это принято у нас.

Следующая строка после обращения называет тему письма. Для этого достаточно поставить Re («Reference»), русский эквивалент «Касательно» или сокращенно «Кас.». Например, Re: В ответ на ваш телекс от 8 мая 2007. Если тем несколько, то каждая из них называется с новой строки. Например:

Дорогой г-н Смит,

Re: О Ваших предложениях по проекту «Омега», или

Неоплаченные счета № 28765, 54328, или

О поставках нефтепродуктов в октябре 2009 г.

 

Более современным считается способ, когда заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например:

Дорогой г-н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега».

 

Далее следует текст письма.

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, то употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» (Very truly yours). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» (Sincerely yours). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания
г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т. д.

При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности: в ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение», например:

Приложение: 1. Контракт (5 л.);

2. Страховой полис (6 л.).

Указание на рассылку копий (если они есть) помещается под приложением.

Рассмотрим теперь в подробностях структуру почтового адреса, принятого на Западе.

Итак, для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы

· название организации (например, Nestle Ltd, Kodak Ltd, UNESСO);

· указание на род деятельности (например, фирма по гражданскому строительству, продажа автомобилей);

· название отдела или службы организации (например, отдел маркетинга, служба перевозок);

· пункт доставки;

· почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку.

· название территории или провинции, название страны.

Последние три элемента при написани адреса юридического лица указываются так же,

как и при написани частного лица. Если письмо адресуется организацииии, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Compani

3 12 Sixth Avenue New York

N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем - почтовый адрес. Например:

Mr. G.H.Black, Cairman,

A.Smith and Ch., Ltd.

London SWL, 75 C

England [kgl]

МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ К УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОМУ КОМПЛЕКСУ

[gl] Терминология дисциплины «Культура делового общения» [:]

Общение –