Назначение и разновидности деловых писем

До сих пор мы рассматривали документы, которые обращаются преимущественно внутри организации. Перейдем теперь к обширному полю внешних информационных связей, которые носят общее название СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ – PR (pudlik relanionis). Общение организации с «внешним миром» используется коммерческими фирмами, государственными службами, политическими, образовательными, религиозными, благотворительными и другими общественными объединениями и частными лицами. Мы остановимся на тех формах деловой переписки, которые чаще всего используются в деловом общении государственных и частных компаний.

Итак, деловое письмо – это краткий документ, предназначенный для оперативного информационного взаимодействия предприятий, организаций, их структурных подразделений и граждан.

По своему общему назначению корреспонденция делится на:

· официальные деловые письма;

· частные деловые письма;

· служебная переписка (внутри организации). Об этом мы подробно говорили в разделе «Информационно-справочные документы».

Официальные письма в свою очередь по целевому назначению делятся на:

Просьбы, сообщения, запросы, заявления, подтверждения, заказы, предложения (оферты), дополнения, рекламации (претензии), информационные письма, гарантийные письма, презентационные письма, письма прямой почтовой рассылки (директ- мейл), уведомления, напоминания, сопроводительные письма.

Частные деловые письма могут содержать:

Поздравления, приглашения, извинения, возражения, выражения соболезнования и сожаления, для поддержания контактов (имиджевые), благодарственные, рекомендательные, открытки, отказы, уведомления, резюме и др.

Классификация писем по другим основаниям может включать следующие признаки:

• по количеству адресатов – в один адрес, несколько и «для всех»:
• по степени доступности информации – обычные, для служебного пользования и конфеденциальные (секретные);
• по срокам исполнения – исполняемые в установленные сроки (10 дней), срочные, особо срочные;
• по объему - краткие, средние и длинные;
• по композиции – простые (по одному вопросу) и сложные;
• по информационному поводу – инициативные и ответные:
• по стилю изложения официальные и частные.

В основу деления писем на разновидности можно использовать и другие критерии.

Все зависит от содержания, объема и числа документов, которыми вы пользуетесь. Учет переписки внутри организации ведется обычно по типу корреспонденции – входящая (пришедшая извне) и исходящая (направляемая из организации по разным адресам).

Граница между официальными и частными письмами весьма подвижна. Бизнес-сообщество широко использует личные контакты, основанные на доверии, «честном слове», уважении, человеческом внимании, этических нормах, «кодексе чести». Переписку ведут живые люди со всеми их достоинствами и недостатками. Поэтому нормы деловой этики вместе с неукоснительным соблюдением законов и правил – лежат в основе взаимоотношений деловых людей, в частности, и в их переписке. Вместе с тем, в информационном пространстве обращаются документы и сообщения недобросовестные, фальшивые, клеветнические, мошеннические, лишь слегка прикрытые рекламным флером, деланным оптимизмом и т.д. Это обязывает нас слепо не верить любым печатным или электронным текстам, проверять их подлинность и обоснованность, само существование и статус адресантов. Словом, «доверяй, но проверяй».

10.2.Стандарты оформления переписки

Интеграция страны в мировое сообщество настоятельно требует от нас соблюдения международных правил и конвенций.Эти правилавыработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.).

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены: форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975); межстрочные материалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).