Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации (товарный знак) – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке и отражающее направление деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы), рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Размеры эмблемы не ограничены.

Наименование организации

Каждое юридическое лицо имеет своё фирменное наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименование организации пишется в строгом соответствием с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах (уставе предприятия или учредительном договоре, свидетельстве).

В наименовании обычно используются сокращения типа ТОО, АО и т.п.

Обычно в бланке указывается только наименование организации. Кроме этого реквизита, над ним более мелкими буквами может называться ещё и вышестоящая инстанция, например наименование финансово-промышленной группы.

Справочные данные об организации

Совокупность перечисленных в этом реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Данный реквизит расширен введением номера факса, адреса электронной почты, других сведений по усмотрению организации. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Наименование вида документа

Данный реквизит даёт общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований. Он располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса и печатается прописными буквами от границы левого поля, например АКТ, СПРАВКА, ПРОТОКОЛ.

Дата документа

Дата документа – обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют разные стадии работы с документом.

Датой документа является:

- дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил, инструкций);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для инструкций, положений, протоколов, актов).

Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например порядковый номер). Он проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «Дата документа».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом: на №25/01-25 от 12.06.2012

Гриф ограничения доступа к документу

Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит размещается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо поставить номер экземпляра данного документа.

Грифы «Секретно», «Совершено секретно» проставляются на документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию.

Адресат

Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата). Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

- наименование учреждения, организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- указания должности получателя в дательном падеже;

- фамилии в дательном падеже и инициалов, которые указываются после фамилии;

- почтового адреса.

Гриф утверждения документа

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы, а также планы, отчёты, инструкции, правила, некоторые акты.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (постановления, решения, приказа) или специальным оформлением (проставлением грифа утверждения).

Резолюция

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. Четкость, конкретность, краткость – вот основные требования, предъявляемые к резолюции. Этот реквизит проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «О чём?» и обычно начинается с предлогов «О» или «Об», например, «О проведении инвентаризации…», «О выплате…» и т.д. В правилах и инструкциях заголовок может отвечать на вопрос «Чего?»: «Журнал регистрации входящих документов» или «Почему?»: Положение по бухгалтерскому учёту «Учётная политика».

Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор должны сочетаться в падеже с названием вида документа, например: «Акт сдачи-приёмки дел», «Протокол заседания Совета директоров».

Отметка о контроле

Отметка о контроле обозначается буквой «К» или в виде контрольной даты и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах.