Использование вычисляемых значений

Обширные возможности отчетов Access во многом определяются их способностью выполнять простые и сложные вычисления с данными базовых таблиц или запросов. Access предоставляет десятки встроенных функций, предназначенных для обработки данных или для добавления информации в отчет.

 

Вычисления в области данных

В качестве значения свойства Данные любого элемента управления, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые пользователь сам определил в модуле. При желании можно воспользоваться помощью построителя выражений. Чтобы сообщить Access, что в свойстве Данные надо использовать выражение, то его необходимо начать со ввода знака равенства «=».

 

Пример 16. В отчете Цены на товары необходимо уточнить размер торговой надбавки, которая составляет 5 % от цены. В конструкторе отчета необходимо:

1) разместить в верхнем колонтитуле надпись Наценка;

2) выбрать на панели элементов Поле и указать его размещение в области данных;

3) вызвать окно Свойств (Alt + Enter) для нового поля, где:

- в закладке Данные в свойстве Данные указать: = [Цена]*0,05;

- в закладке Макет в свойстве Формат поля указать Денежный, в свойстве Число десятичных знаков – 0.

 

Упражнения

В БД Супермаркет реализовать следующие действия:

1. Создать отчет Цены на товары, отображающий цены на все товары (данные упорядочить по алфавиту). В режиме Конструктор отчета в верхний колонтитул добавить логотип магазина (использовать любой рисунок), а также адрес супермаркета и контактный телефон.

2. Создать отчет на основе запроса Расходы по поставкам:

- выделить в отчете Отделы;

- товары в каждом отделе отсортировать по алфавиту;

- для полей Количество и Итого подвести суммарные итоги по каждому отделу;

- определить по каждому отделу среднюю цену поставляемых товаров.

3. Создать отчет Товары в отделах, отображающий, какая продукция продается в каждом отделе. Откорректировать формат отчета (изменить цвет фона области данных, цвет фона колонтитулов, размеры шрифтов).

4. В отчете Сведения по поставщикам за месяц отобразить: когда, сколько и какой продукции было поставлено в магазин каждым из поставщиков за месяц, указанный пользователем. Вставить текущую дату в верхний колонтитул (добавить новое поле, в котором задать условие «= Now ()»).

5. Подвести итоги по поставкам в отчете Объемы поставок за период (название товара, дата его поставки, количество поставленного товара). Вычислить суммарные объемы поставок по каждому отделу в частности, а также процентное соотношение поставок по отделам.

6. Сформировать отчет Сотрудники в отделах.

7. В отчете с диаграммой сопоставить среднюю зарплату сотрудников по каждому отделу.

8. Подготовить почтовые наклейки для рассылки с Наименованиями и Адресами поставщиков (сделать так, чтобы в одной строке вмещались на книжной странице 3 наклейки, напечатанные шрифтом 14).

 

Контрольные вопросы

1. Дайте определение объекта Отчет.

2. Опишите разделы объекта Отчет.

3. Перечислите элементы управления, с помощью которых конструируется отчет.

4. В каком разделе отчета выводятся итоги по группе?

5. В поле какого типа можно задать опцию Группировка по интервалу?

6. Как добавить вычисляемое поле в Область данных?

7. Какие изменения можно внести в отчет в режиме Предварительный просмотр?

 

Тема 11. Формы в Access

 

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Грамотно разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

- ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм, которые обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде;

- управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов;

- вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

- печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме.

 

Способы создания форм

Для создания формы следует в окне БД перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. После этого на экране появится окно Новая форма, в котором предлагается выбрать источник данных для формы и способ ее создания.

Access предлагает следующие способы создания форм:

- Конструктор форм – позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных;

- Мастер форм – позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных;

- Автоформа: в столбец – позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля располагаются в один или несколько столбцов;

- Автоформа: ленточная – позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра;

- Автоформа: табличная – позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной, но каждая запись в такой форме находится на отдельной странице;

- Автоформа: диаграмма – позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы;

- Автоформа: сводная таблица – этот мастер использует MS Excel для создания объекта сводной таблицы и MS Access для создания формы, в которую внедряется объект сводной таблицы.

Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная и диаграмма необходимо выбрать источник данных для создания формы. Во всех остальных случаях это делать необязательно.

 

Сложные формы

Создать форму, позволяющую просматривать и редактировать записи только одной таблицы, довольно просто. Но на практике требуются формы, позволяющие производить одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более связанных таблицах.

Сложные формы строятся на основании нескольких таблиц. Сохраняются в виде нескольких форм, одной из которых «подчиняются» все остальные. Например, при выводе информации о результатах поставок продукции было бы неплохо сразу размещать необходимую информацию о товарах. Эти данные реально хранятся в двух разных таблицах (Поставки и Товары), связанных отношением «один-ко-многим». Но можно создать форму, которая позволит вводить, редактировать и просматривать все эти данные одновременно. В таких случаях для отображения записей основной и подчиненной таблиц можно использовать многотабличную иерархическую форму.

Иерархической называется форма, содержащая поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм.

Подчиненные формы используются для отображения данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».

Наиболее простым способом создания иерархической формы является использование Мастера форм.

Для создания сложной формы необходимо:

- перейти на вкладку Формы в окне БД, нажать кнопку Создать и выбрать в качестве режима создания Мастер форм;

- в окне Создание форм в качестве источника записей формы указать таблицы и их поля, которые будут располагаться на форме, т. е. определить главную и подчиненную таблицы;

- выбрать вид представления данных на сложной форме:

- опция Подчиненные формы – данные будут располагаться на одной форме;

- опция Связанные формы – данные будут представлены на двух отдельных формах, соединенных кнопкой;

- выбрать внешний вид подчиненной формы;

- выбрать стиль формы;

- задать имена форм, а также указать режим, в котором будет открыта форма после завершения ее создания.

 

Создание формы с диаграммой

Для создания формы с диаграммой необходимо предварительно в соответствующем запросе подготовить данные, которые будут вынесены на диаграмму. Для этого:

- в окне БД выбрать объект Форма, нажать кнопку Создать;

- в окне Новая форма выбрать Диаграмма, а также в нижней части окна указать запрос (таблицу), на основании которого (-ой) будет строиться диаграмма;

- выполнить шаги построения диаграммы;

- сохранить форму с диаграммой.

 

Упражнения

В БД Супермаркет реализовать следующие действия:

1. Создать форму Отделы с помощью Мастера форм, на которой должны быть расположены все необходимые сведения об отделе. Внешний вид формы – в один столбец.

2. Создать форму Товары с помощью Мастера форм. Внешний вид формы – ленточный.

3. Создать с помощью мастера сложную форму Поставки товара на основе полей из таблиц Товары и Поставки, где по конкретному наименованию товара должна отображаться информация о том, когда, кем и в каком объеме поставлялся этот товар (вид представления данных – Подчиненные формы).

4. Создать с помощью мастера сложную форму Поставщики и их поставки. Вид представления данных – Связанные формы.

5. Создать форму Сотрудники с помощью Мастера форм, на которой должны быть расположены все необходимые сведения о сотрудниках и их фотографии (предварительно заполнить в таблице Сотрудники фотографиями сотрудников поле Фото). Внешний вид формы – в один столбец.

6. Создать форму с диаграммой (тип диаграммы – Круговая) – Средняя заработная плата по отделу, где должна сопоставляться соответствующая информация.

7. Создать диаграмму Пятерка самых дорогих товаров (тип диаграммы – Линейчатая).

8. На форме Сотрудники в отделах разместить диаграмму, отображающую, в каком отделе, сколько человек работает (тип – Гистограмма, в параметрах диаграммы указать подписи данных).

9. Создать форму с диаграммой Объемы закупок за квартал, где сопоставить затраты в денежном выражении на покупку товара за последние 3 месяца.

 

Контрольные вопросы

1. Дайте определение объекта Форма.

2. Охарактеризуйте разделы форм.

3. Перечислите элементы управления, с помощью которых конструируется форма.

4. Как используется при создании форм Список полей?

5. Как изменить порядок обхода элементов в форме?

 

 

Тема 12. Конструктор формы

 

Создавать и редактировать формы любой степени сложности позволяет только Конструктор форм. В режиме Конструктор можно отредактировать формы, созданные в режимах Мастер или Автоформа.

Любая форма в Access состоит из различных объектов, которые имеют характерные для них свойства. Для каждого объекта можно определить действия, выполняемые при наступлении определенных событий. Процесс создания формы в режиме Конструктор состоит в размещении объектов в областях формы и определении для них свойств, связанных с ними событий и выполняемых действий.

Для создания формы в режиме Конструктор нужно перейти на вкладку Формы в окне БД и нажать кнопку Создать. В окне Новая форма выбрать таблицу (запрос), являющуюся источником данных для формы, и указать режим создания Конструктор. На экране откроется окно Конструктор форм.

С помощью горизонтальной и вертикальной линеек можно точно устанавливать размер и местоположение объектов формы. Область построения формы имеет горизонтальную и вертикальную сетки, предназначенные для выравнивания объектов формы. При необходимости убрать или вывести вновь на экран линейку и сетку можно командами Вид → Сетка и Вид → Линейка.

 

Разделы форм

При открытии окна Конструктор форма содержит только один раздел – область данных. Помимо этого, она может содержать разделы заголовка и примечания формы, верхний и нижний колонтитулы.

Для добавления или удаления разделов в форме используются команды Вид → Заголовок/примечание формы и Вид → Колонтитулы. Каждый раздел отделен горизонтальной линией, на которой написано его название.

Данные, размещаемые в заголовке, области данных и примечании, отображаются в форме. Элементы, расположенные в области данных, отображаются для каждой записи базовой таблицы (запроса). Элементы, расположенные в разделах заголовка и примечания формы, отображаются только в заголовке и примечании формы.

Содержимое верхнего и нижнего колонтитулов отображается только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Для изменения размера какого-либо раздела нужно в режиме Конструктор форм установить указатель мыши на верхнюю часть его границы и переместить ее на новое место.