Элементы управления в конструкторе формы

Панель элементов используется для размещения объектов в форме. Обычно панель элементов появляется в режиме Конструктор форм автоматически, а убрать или восстановить ее на экране можно в меню Вид → Панель элементов.

Для добавления элемента управления на форме необходимо:

- открыть форму в режиме Конструктор;

- открыть панель инструментов Элементы управления (меню Вид → Панель элементов);

- выделить добавляемый на форму объект (например, кнопку или рисунок);

- обозначить расположение элемента на форме;

- в контекстном меню (щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте) объекта вызвать команду Свойства, чтобы указать более точное описание нового объекта на форме;

- сохранить изменения на форме.

 

Свойства объектов формы

Все объекты формы характеризуются своими свойствами, которые можно настроить в соответствии с определенными требованиями.

Для того чтобы получить доступ к свойствам объекта формы, следует сначала выделить этот объект в окне Конструктор форм, а затем выполнить команду Вид → Свойства (либо нажать кнопку на панели инструментов). В результате на экране появится окно со свойствами и событиями выбранного объекта.

При размещении в форме нового объекта для него устанавливаются значения свойств, принятые по умолчанию. Некоторые свойства наследуются из базовой таблицы (например, для элемента Поле свойства Формат, Число десятичных знаков, Маска ввода, Значение по умолчанию копируются из структуры таблицы, в которой находится данное поле).

Каждый элемент формы имеет свое имя. Это имя используется в дальнейшем для ссылок на данный элемент. По умолчанию новым элементам присваивается имя, состоящее из названия элемента и его номера, который определяется порядком создания, например, Поле1 или Надпись3.

Если элемент управления создается путем переноса поля с помощью мыши из списка полей, то в свойство Имя копируется значение свойства Имя поля. Например, если из списка полей в форму перенесено поле Номенклатура, то этому элементу в форме будет задано имя Номенклатура.

Не допускается существование на одной форме двух элементов управления с одинаковыми именами, однако в разных формах элементы управления могут иметь одинаковые имена. Нельзя присвоить одинаковые имена элементу управления и разделу в одной форме.

Отображение рисунка для отдельной записи на форме

Для отображения на форме для каждой записи из конкретной таблицы рисунка (или фотографии) необходимо предварительно заполнить в соответствующей таблице поле Фото с типом данных Поле объекта OLE следующим образом:

- выделить соответствующую запись в поле с типом данных Поле объекта OLE;

- перейти в меню Вставка → Объект;

- выбрать Создать из файла, нажать Обзор …, указать папку, в которой расположены рисунки или фото, выбрать файл и нажать ОК.

После заполнения Поля OLE в таблице на форме в режиме Конструктор следует разместить поле из списка полей, содержащее внедренную картинку.

 

Группы переключателей

С помощью группы переключателей на форме можно осуществлять выбор одного из вариантов ответов. В этом случае, согласно выбранному варианту, в поле таблицы заносится код в виде числа, соответствующий конкретному переключателю – варианту ответа.

 

Пример 17. Для того чтобы добавить на форме Отделы группу переключателей, с помощью которых будет уточняться категория отдела, необходимо (рис. 31):

1) в Конструктор таблицы Отделы добавить новое поле КатегорияОтдела (тип данных числовой);

2) открыть Конструктор формы Отделы, выделить элемент управления Группа переключателей;

3) определить месторасположение Группы переключателей, нажать кнопку Далее;

4) внести две подписи переключателей: Администрация и Торговый отдел;

5) выбрать по умолчанию Торговый отдел, нажать кнопку Далее;

6) установить значения для переключателей: Администрация – 1; Торговый отдел – 2, нажать кнопку Далее;

7) указать, что выбранное значение переключателя должно сохраняться в поле КатегорияОтдела, нажать кнопку Далее;

8) установить тип элементов управления – переключатели, оформление группы – приподнятое, нажать кнопку Далее;

9) установить подпись группы переключателей – Категория отдела, нажать кнопку Готово;

10) проверить работу переключателей. В результате проставления переключателей на форме Отделы в таблице Отделы в поле КатегорияОтдела должны отображаться значения 1 или 2.

 

 

Рис. 31. Группа переключателей на форме

 

Вычисления в полях

Вычисления в полях производятся аналогично вычислениям в запросах, а расчеты можно реализовывать прямо на формах.

 

Пример 18. На форме Расчет стоимости поставки отобразите соответствующие расчеты в полях: Итого (цена, умноженная на количество), СуммаНДС (18 % от итого), а также СтоимостьПоставки (сумма итого и сумма НДС):

1) постройте запрос на выборку Поставки товаров, содержащий поля:

- из таблицы Поставщики – Наименование;

- из таблицы Поставки – КодТовара, ДатаПоставки, Количество;

- из таблицы Товары – Цена, ЕдИзмерения;

2) на основании запроса Поставки товаров постройте сложную форму Поставки товаров (тип – подчиненная), где будут отображены все поля запроса (в представлении данных на форме выделить Наименование, имя подчиненной формы – Расчет стоимости подчиненная);

3) перейдите в режим Конструктор формы – Расчет стоимости подчиненная, выделите элемент управления поле , задайте его месторасположение в области данных и опишите следующие его свойства:

- в закладке Данные в свойстве Данные внесите условие =[Цена]*[Количество];

- в закладке Макет в свойстве Формат поля укажите Денежный, в свойстве Число десятичных знаков укажите 0;

- в закладке Другие в свойстве Имя внесите Итого;

4) аналогично на форме Поставки товаров подчиненная создайте поле СуммаНДС, где значение будет равно значению из поля Итого, увеличенному на 18 %;

5) в новом поле СтоимостьПоставки просуммировать значения из полей Итого и СуммаНДС.

 

Автоформа: сводная таблица

Автоформа: сводная таблица является аналогом сводных таблиц в приложении Excel, позволяющим строить сводные таблицы для анализа данных, сопоставления значений по разным критериям.

Прежде чем приступать к конструированию сводной таблицы на форме, необходимо оформить запрос, в котором будет содержаться вся информация для сопоставления – запрос Общий.

Чтобы построить сводную таблицу на форме, необходимо:

- выбрать объект Формы, нажать кнопку Создать, выбрать Автоформа: сводная таблица, уточнить название запроса, на основании которого будет строиться сводная таблица;

- задать структуру сводной таблицы путем перетаскивания названий полей в соответствующие области;

- сохранить форму с соответствующим именем.

 

Упражнения

В БД Супермаркет реализовать следующие действия:

1. Добавить в таблице Отделы поле Эмблема отдела и заполнить его картинками. Открыть форму Отделы в режиме Конструктор, вызвать список полей (меню Вид → Список полей), из открывшегося окна вытащить на форму поле Эмблема отдела.

2. На формах Товары, Отделы для выхода из формы добавить кнопку Выход. Кнопку разместить в примечании формы (включить в меню Вид → Заголовок/примечание формы).

3. На форме Товары разместить в заголовке формы рисунок из файла, который будет выступать в роли логотипа магазина.

4. В режиме Конструктор создать форму Главная, на которой разместить Объекты:

- надпись Супермаркет;

- кнопки с названиями Товары, Отделы, Сотрудники, Поставки товара, открывающие соответствующие формы;

- кнопку Объемы закупок за квартал, открывающую форму с диаграммой, на которой сопоставляются соответствующие данные;

- рисунок – логотип фирмы;

- кнопку, открывающую MS Word (для быстрого перехода в текстовый редактор Word);

- кнопку Выход для выхода из БД (категория Приложение, действие – Выйти из приложения).

5. На форме Сотрудники с помощью группы переключателей организовать ввод данных о семейном положении сотрудника: название группы переключателей Семейное положение, переключатели (варианты ответа): – есть семья, нет семьи.

6. На форме Сотрудники оформить группу переключателей, с помощью которых можно будет выбрать гражданство сотрудника (название группы переключателей – Гражданство, переключатели (варианты ответа) – Республика Беларусь, Россия и другое).

7. На форме Сотрудники с помощью поля со списком организовать выпадающий список с вариантами ответа: высшее, среднее, среднее специальное, предварительно в конструкторе таблицы Сотрудники добавив новое поле Образование (тип данных текстовый).

8. На форме Сотрудники распределить сведения по двум вкладкам: Общие сведения (поля Должность, Оклад, ДатаПриемаНаРаботу, Образование, КодОтдела, Фото) и Паспортные данные (поля ДатаРождения, Гражданство, Семья). Поле Ф.И.О. разместить над вкладками.

9. Создать форму Поставщики, на которой будет предоставлена возможность из выпадающего списка выбрать страну поставщика: Республика Беларусь, Россия, Украина, Польша, Германия (предварительно в конструкторе таблицы Поставщики добавить новое поле Страна (тип данных текстовый)).

10. На форме Поставщики распределить сведения по двум вкладкам: Общие сведения (поля ЮрАдрес, Страна, Телефон) и Банковские реквизиты (поля РасчетныйСчет, КодБанка). Поле Наименование разместить над вкладками в области данных.

11. Построить форму Расчетные листки (тип формы – в один столбец), где на основании введенного количества рабочих дней сотрудника, будет формироваться расчетный листок со сведениями: СреднедневнаяЗП (Оклад/20), Сумма по окладу (СреднедневнаяЗП*КоличествоРабДней), Премия (Сумма по окладу*0,5), Начислено, ПодоходныйНалог (9 % от Начислено), ПенсионныйВзнос (1 % от Начислено), ОбщаяСуммаУдержаний (ПодоходныйНалог + ПенсионныйВзнос), К выдаче (Начислено – ОбщаяСуммаУдержаний).

12. Построить автоформу со сводной таблицей Анализ суммарных затрат на закупку товаров по периодам (месяцам или кварталам), позволяющую сопоставлять данные по каждому поставщику.

13. На автоформе со сводной таблицей Штатное расписание отобразить информацию о том, как распределены сотрудники по отделам.

14. На автоформе со сводной таблицей отобразить поставки товаров в отделы (в количественном выражении с сопоставлением данных по кварталам).

15. Построить автоформу со сводной таблицей Отдел кадров, отображающую дату приема на работу сотрудника, стаж его работы с возможностью просмотра кадровых перемещений по периодам, т. е. кто за определенный период был принят на работу и в какой отдел (заранее подготовить соответствующий запрос с необходимыми сведениями для сопоставления).

 

Контрольные вопросы

1. Перечислите элементы управления, с помощью которых конструируется форма.

2. Дайте характеристику элементов управления Поле и Надпись.

3. Чем отличается Поле от Поля со списком?

4. Для чего предназначен в Конструкторе формы элемент управления Вкладка?

5. Как вызвать окно Свойства объекта в режиме Конструктор форм?

 

 

Тема 13. Макросы, настройки в MS Access

 

Макросом называется набор из одной или более команд, выполняющих определенные, часто используемые операции, например, открытие форм или печать отчетов.

Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых действий. Если записать эти действия в виде макроса, то они будут выполняться автоматически при запуске макроса. Например, при нажатии пользователем определенной кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет или выведет на экран форму.

Макрокоманда – основной компонент макроса, инструкция, которая самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяет выполняемые в макросе действия (иногда макрокоманды называют просто командами макроса). Серия макрокоманд, из которых состоит макрос, выполняется каждый раз при его запуске.

 

Создание макроса

Для создания макроса в окне БД нужно выбрать вкладку Макросы и нажать на кнопку Создать. Появится окно Конструктор макросов. Оно состоит из двух столбцов: Макрокоманда и Примечание. В столбце Макрокоманда перечисляются команды, подлежащие выполнению. Чтобы в ячейке столбца Макрокоманда задать нужную макрокоманду, ее следует выбрать из списка.

Столбец Примечание содержит комментарии к командам. При выполнении макроса он игнорируется, однако его заполнение делает текст макроса понятнее.

Выполнение каждой макрокоманды зависит от ее аргументов (некоторые макрокоманды не имеют аргументов). Аргументы вводятся в специально отведенные для этого поля, расположенные в нижней части окна макроса. Аргументы могут вводиться с клавиатуры, однако, по возможности, лучше выбирать их из списка, чтобы избежать некорректных значений.

Следует помнить, что действие команды, в которой не указан целевой объект, распространяется на активный объект.

Существует следующий прием быстрого создания макроса, выполняющего действия над конкретным объектом БД. Нужно выбрать объект в окне БД и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. Для этого следует расположить окна БД и макроса рядом на экране с помощью команды Сверху вниз или Слева направо из меню Окно. Затем выбрать в окне БД соответствующую вкладку и объект и переместить значок объекта с помощью мыши в ячейку макрокоманды. Например, для того чтобы создать макрос, открывающий форму, следует переместить с помощью мыши значок формы из окна БД в ячейку макрокоманды.

При переносе значка макроса в ячейку макрокоманды вводится макрокоманда, запускающая этот макрос, а при переносе значков других объектов (таблиц, запросов, форм, отчетов или модулей) в макрос добавляется макрокоманда, открывающая этот объект.

 

Запуск макроса

Выполнение макроса может начинаться:

- по команде пользователя;

- при вызове из другого макроса или процедуры обработки события;

- в ответ на событие в форме, отчете или элементе управления.

Например, можно назначить запуск макроса на кнопку в форме, в результате чего макрос будет выполняться при нажатии этой кнопки. Допускается также создание специальной команды меню или кнопки на панели инструментов, запускающей макрос, определение сочетания клавиш, нажатие которых запускает макрос, а также автоматический запуск макроса при открытии базы данных.

Существуют следующие варианты запуска макросов:

1) чтобы запустить макрос из окна конструктора макроса, нужно нажать кнопку Запуск на панели инструментов;

2) чтобы запустить макрос из окна БД, следует выбрать вкладку Макросы, активизировать имя макроса и нажать кнопку Запуск в окне БД (можно также выполнить двойной щелчок на имени запускаемого макроса);

3) чтобы запустить макрос из любого режима MS Access, нужно выбрать команду Сервис → Макрос → Запуск макроса и указать имя макроса.

 

Редактирование макросов

Редактирование макроса осуществляется в режиме его конструктора, для открытия которого нужно в окне БД на вкладке Макросы нажать кнопку Конструктор.

Структура окна конструктора макросов напоминает структуру обычной таблицы БД, поэтому стандартные приемы редактирования текста, используемые для удаления, переноса и копирования содержимого ячеек, могут применяться и здесь.

Формы являются основным способом организации интерфейса пользователя в приложениях MS Access и создаются с различными целями. Чтобы автоматизировать выполнение некоторой последовательности действий, можно создать формы для работы с макросами.

Существуют несколько способов создания кнопочной формы для запуска макросов:

1) создание кнопки с помощью мастера: открыть форму в режиме Конструктор и воспользоваться инструментом Кнопка на Панели элементов.

После указания места размещения кнопки на форме запускается Мастер создания кнопок. Работа с ним состоит из нескольких шагов (для перехода к следующему шагу нажимается кнопка Далее, а для завершения работы с Мастером – кнопка Готово):

- шаг 1: в поле Категория нужно выбрать параметр Разное, а в поле Действия → Запуск макроса;

- шаг 2: следует выбрать нужный макрос из списков, имеющихся в БД;

- шаг 3: задать рисунок или текст, который должен быть на кнопке;

- шаг 4: задать имя кнопки для дальнейших ссылок на нее;

2) создание кнопки без помощи мастера: открыть форму в режиме Конструктор и отключить Мастер создания кнопок нажатием кнопки Мастер на панели элементов (если она была активна).

Выбрать элемент Кнопка на панели элементов и указать в форме месторасположение и размер кнопки.

Открыть окно свойств, нажав кнопку Свойства на панели инструментов БД.

В свойстве Нажатие кнопки на вкладке События указать имя макроса, который должен выполняться при нажатии создаваемой кнопки. Чтобы поместить на кнопку подпись, нужно ввести ее текст в свойстве. Подпись находится на вкладке Макет. Вместо подписи на кнопку можно поместить рисунок, выбрав свойство Рисунок.

Диспетчер кнопочных форм

При организации интерфейса БД можно воспользоваться специальным помощником для построения удобного интерфейса БД. Для этого необходимо:

- из меню Сервис → Служебные программы вызвать Диспетчер кнопочных форм;

- в окне Диспетчер кнопочных форм с помощью кнопки Создать … указать названия страниц, на которых будет отображаться соответствующая информация;

- в окне Элементы кнопочной формы выделить название конкретной страницы, нажав кнопку Изменить …, охарактеризовать ссылки на объекты БД (формы, отчеты и др.), а также организовать ссылку для перехода на главную кнопочную форму (если это не главная форма).