Особенности работы с запросами на изменение

Для того чтобы обезопасить себя от каких-либо случайностей, необходимо перед выполнением запроса-действия создать резервную копию используемой таблицы.

Для создания резервной копии таблицы необходимо перейти в окно БД, выбрать таблицу, в которой произойдут изменения, затем воспользоваться командой Правка → Копировать, выполнить команду Правка → Вставить и в диалоговом окне указать имя для копии таблицы.

Создание запросов на обновление, добавление и удаление невозможно без разрушения целостности данных, поэтому упражняться лучше на созданной копии БД.

Новый запрос желательно создать вначале как запрос на выборку, так можно проверить правильность отбора записей.

Прежде чем щелкнуть по кнопке Запуск, просмотрите результат в режиме таблицы, воспользовавшись кнопкой Вид.

Access отмечает запросы-действия специальными значками.

 

Запросы на обновление записей

Этот тип запросов-действий предназначен для изменения значений некоторых полей для всех выбранных записей.

После входа в режим Конструктор запроса нужно выбрать команду Запрос → Обновление, в результате в бланке запроса появится строка Обновление. Эта строка используется для того, чтобы задать новые значения для выбранных записей.

Обновлять значения можно не только в полях критериев, а в любом поле таблицы. Также для выбранных записей можно создавать вычисляемые поля.

 

Пример 13. Создать запрос на обновление Переоценка подакцизных товаров, который увеличивает на 10 % цену подакцизных товаров:

- сделать запрос на выборку, который отбирает подакцизный товар;

- указать тип запроса – Обновление;

- для поля Цена из таблицы Товары в строке Обновление задать условие: [Товары]![Цена]*1,2.

Теперь при запуске запроса цены подакцизных товаров будут увеличиваться на 20 %.

 

Запросы на создание таблицы

Для сохранения результатов выборки в реально существующей таблице используются запросы на создание таблицы. Это ускоряет доступ к данным, полученным по запросу. Сохранение в виде отдельной таблицы полезно и в том случае, если какие-либо данные нужно хранить в течение длительного времени. Например, сводную информацию по годам необходимо хранить в течение 5 лет. Для этого создается итоговый запрос и результат его выполнения сохраняется в виде отдельной таблицы.

Для этого в режиме Конструктор запросов нужно выбрать команду Запрос → Создание таблицы. Access выведет на экран диалоговое окно Создание таблицы, где нужно указать имя таблицы, в которой будут сохранены результаты выборки.

У к а з а н и е. Рекомендуется перед проверкой работы запроса на изменение предварительно сделать резервные копии обрабатываемых таблиц, а также копию самой БД (меню Файл → Резервная копия базы данных).

 

Запросы на удаление записей

Этот вид запросов служит для удаления группы записей БД, удовлетворяющих определенным условиям. Обычный запрос можно преобразовать в запрос на удаление с помощью команды Запрос → Удаление в режиме Конструктор запросов. При этом в бланке запроса появится строка Удаление, где можно ввести условие для удаления записей.

В режиме Конструктор запроса необходимо указать таблицу, в которой будут производиться удаления. Затем определить критерии и обязательно просмотреть результаты выполнения запроса на выборку.

Если в результате запроса присутствуют только подлежащие удалению записи, следует преобразовать его в запрос на удаление.

Удаление записей может привести к непредсказуемым результатам, в том числе и к нарушению целостности базы данных, по следующим причинам:

- таблица является частью отношения «один-ко-многим»;

- в качестве условия обеспечения целостности данных использована опция Каскадное удаление связанных полей.

Например, вы решили исключить из БД Молочный отдел, при этом существует также таблица Товары, которая связана с таблицей Отделы, отношением «один-ко-многим». Если для обеспечения целостности данных выбрана опция Каскадное удаление связанных полей, в результате удаления записи об отделе будут удалены все записи по товарам, продающимся в этом отделе!

Если установлена опция Каскадное удаление связанных полей, и вы пытаетесь удалить записи в режиме Просмотр таблицы, то получите предупреждение о возможном удалении данных в других таблицах.

А при использовании запросов на удаление вы не увидите предупреждения. MS Access выдаст только информацию о количестве удаляемых записей, но ничего не скажет про каскадное удаление.

Пример 14. Создать запрос, удаляющий из БД сведения о поставках, которые касаются конкретно указанной даты.

У к а з а н и я:

- создать запрос на выборку, отображающий все даты поставок из таблицы Поставки;

- меню Запрос → Обновление;

- в строке Удаление выбрать Условие;

- в строке Условие отбора задать необходимый параметр (рис. 30).

 

 

Рис. 30. Конструктор запроса на удаление