Окно отчета и его инструменты

Окно Панель элементов содержит все кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании отчета: это поля, надписи, рисунки, флажки и т. д. Чтобы открыть эту панель, нужно выбрать команду Вид → Панель элементов либо щелкнуть на кнопке Панель элементов на панели инструментов. Не все элементы управления находят применение в конструкторе отчета.

В табл. 8 приведены описания кнопок Панель элементов.

 

Т а б л и ц а 8

Описание элементов управления

 

Вид кнопки	Название и описание
	Надпись. Размещение в отчете (форме) произвольного текста
	Поле. Размещение в отчете (форме) данных из соответствующего поля базовой таблицы/запроса, вывод результатов вычислений, а также прием данных, вводимых пользователем
	Выключатель. Создание выключателя, кнопки с фиксацией на форме
	Переключатель. Создание селекторного переключателя
	Флажок. Создание контрольного переключателя на форме
	Поле со списком. Размещение элемента управления на форме, объединяющего поле и раскрывающийся список
	Список. Создание списка, допускающего прокрутку. В режиме формы выбранное из списка значение можно ввести в новую запись или использовать для замены уже существующего значения
	Кнопка. Создание командной кнопки, позволяющей осуществлять разнообразные действия в форме (поиск записей, печать отчета, установка фильтров и т. п.)
	Рисунок. Размещение в отчете (форме) рисунка, не являющегося OLE-объектом
	Свободная рамка объекта. Размещение в форме свободного OLE-объекта, который остается неизменным при перемещении по записям
	Присоединенная рамка объекта. Размещение в отчете (форме) OLE-объектов. Используется для объектов, сохраненных в базовом источнике записей формы, поэтому при перемещении по записям в отчете (форме) отображаются разные объекты
	Линия. Размещение в отчете (форме) линии для отделения логически связанных данных
	Прямоугольник. Размещение в форме прямоугольника для группировки элементов управления или выделения логически связанных данных

Список полей

Список полей упрощает размещение в отчете присоединенных элементов управления (элементов управления, связанных с полями таблицы или запроса). Он открывается щелчком по кнопке Список полей на панели инструментов или выбором команды Вид → Список полей. В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, необходимо выбрать его тип, щелкнув на соответствующей кнопке на панели элементов, затем перетащить поле из списка в нужное место отчета. Если кнопка не выбрана, типом элемента управления по умолчанию является Поле.

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в окне, зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, необходимо выделить нужный объект и щелкнуть по кнопке Свойства на панели инструментов или выбрать команду Вид → Свойства.

 

Сортировка и группировка

Отчеты предоставляют возможность группировать выводимую информацию с помощью окна Сортировка и группировка. Чтобы открыть его, надо щелкнуть по кнопке Сортировка и группировка на панели инструментов или выбрать команду Вид → Сортировка и группировка. В окне Сортировка и группировка можно определить до 10-ти полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Начав ввод со знака равенства (=), можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

По умолчанию Access сортирует значения по возрастанию. Для изменения порядка сортировки необходимо выбрать значение По убыванию в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбца Порядок сортировки.

В отчете должно быть зарезервировано место для заголовка каждой группы и примечания, в котором могут выводиться вычисляемые итоговые поля. Чтобы добавить в отчет эти разделы, надо установить для свойств Заголовок группы и Примечание группы значение Да. Кроме того, можно попросить Access выводить все детальные данные для данного уровня группировки на одной странице (если это возможно), выбрав для того же свойства значение Вся группа.

 

Задание диапазонов группировки

Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна сортировки и группировки, можно установить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируются по каждому значению поля или выражения. Записи можно группировать не только по отдельным значениям, но и диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начинать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля.

Чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо:

- установить для свойства Группировка значение По первым знакам;

- в свойстве Интервал ввести число начальных символов – 1, по которым будут образованы группы.

Для чисел можно установить свойство Группировка в значение Интервал. В этом случае свойство Интервал определяет диапазоны группировки. Access вычисляет диапазоны, начиная с 0. Если задать интервал, равный 10, то будут формироваться группы значений от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т. д.

Для полей Дата/время можно установить в качестве значения свойства Группировка такие единицы измерения, как По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам.

Для свойства Интервал надо указать число единиц измерения, если надо проводить группировку по определенному отрезку времени. Например, при создании группы с интервалом в два года, необходимо установить для свойства Группировка значение По годам, а в ячейке свойства Интервал ввести 2.