Принципы построения структуры органов местного самоуправления

 

Структура системы управления представляет собой синтез структуры ее элементов, а структура элементов системы управления — синтез структур разновидностей этих элементов (звеньев).

Рассматривая конкретный объект структуризации — систему управления муниципальным образованием — можно выделить различные по содержанию взаимосвязи элементов линейную, функциональную и линейно-функциональную структуры аппарата управления. В настоящее время для обеспечения гибкости сложных систем управления вводятся новые элементы: управление по проекту, управление по продукту, матричные структуры, комиссии, штабы и т.д.

Организационная структура управления фиксируется в схеме структуры управления объектом (уставе муниципального образования, регламентах деятельности местной администрации и муниципального совета, положениях о структурных подразделениях), а также в должностных инструкциях (должностных регламентах). В схеме структуры управления отражается состав структурных подразделений, подчинённость, внутренняя структура каждого подразделения.

Критерии рациональности структуры управления: соответствие звеньев управления функциям управления; наименьшее число ступеней в иерархии управления; сосредоточение на каждом уровне всех необходимых функций управления; концентрация функциональных звеньев (например, все экономические службы объединяются под руководством первого заместителя премьера по экономической политике); реальная возможность участия каждого функционального звена в едином процессе управления объектом и исключением дублирования функций; наименьшее число источников «приёма» и «выхода» команд у каждого звена управления.

Существуют основные принципы формирования организационных структур управления, которыми необходимо руководствоваться при их создании:

1. Принцип единства распорядительства и персональной ответственности. Он исключает двойное подчинение и возможность получения противоположных указаний. У каждого звена (исполнителя) должен быть только один руководитель, которому оно подчинено и от которого получает распоряжения (команды).

2. Принцип установления точных границ между линейным и функциональным руководством. Линейное руководство должно осуществлять управление производственно-хозяйственной деятельностью. Функциональные органы управления контролируют, готовят информацию местному руководству для принятия управленческого решения, несут ответственность за качество информации.

3. Принцип распространённости контроля. Следует правильно определить количество лиц, которым может эффективно руководить один человек, т.е. норму управляемости. Под нормой управляемости понимают такое число лиц или объектов, непосредственно подчинённых одному руководителю, которым он может управлять.

4. Принцип чёткого функционального разграничения. Каждое звено системы должно иметь чётко очерченные функции, не затрагивающие функций других подразделений ни на одном уровне управления.

5. Принцип регламентации — соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена и должностного лица. Толькотакоесоответствиесоздаёт реальные условия для выработки, принятия и реализации оптимальных управленческих решений.

6. Принцип гибкости и экономичности. Организационнаяструктурауправлениядолжнареагироватьнаизменения внутренней и внешней среды с наименьшими затратами, т.е. обладать свойством рациональной самоадаптации.

7. Принцип соответствия структур (подструктур или звеньев) управления этапам управленческой деятельности.

Любая управленческая деятельность подразумевает ряд обязательных элементов. Приведем перечень этапов управленческой деятельности:

Аналитический (анализ проблемы, определяют возможные пути ее решения).

Постановка задачи (выявляют приоритеты деятельности).

Принятие управленческого решения (устанавливают технологию и алгоритм решения задачи, конечный и промежуточные результаты).

Исполнение решения (конкретная деятельность по реализации управленческого решения).

Оценка результатов (анализ результатов деятельности, подготовка к очередному аналитическому этапу и новому циклу).

Из приведенного перечня этапов становится понятным, что при построении структуры управления муниципальным образованием необходимо предусмотреть, чтобы все эти этапы были обеспечены соответствующими структурными подразделениями.

Каждое структурное подразделение должно четко осознавать пределы своей компетенции и специфику принимаемых управленческих решений.

Исходя из вышеизложенного, структура управления муниципальным образованием должна обеспечить:

· процесс формирования и исполнения управленческих решений на всех этапах цикла;

· комплексность и внутреннюю координацию деятельности всех структурных подразделений;

· завершенность и поступательность развития.

В соответствии с этим и сформулированы принципы, перечисленные ниже.

8. Принцип целевой ориентации муниципального образования. Первичное определение целей и задач деятельности муниципального образования происходит при его формировании посредством определения его компетенции.

Исходя из общественно-государственной природы местного самоуправления на их органы возлагаются определенные обязанности со стороны:

· государства в соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

· населения в соответствии с уставами муниципальных образований.

Таким образом формируются сферы ответственности органов местного самоуправления перед государством и населением. В рамках этих сфер и происходит формирование приоритетов с точки зрения как их значимости, так и временных характеристик. Соответственно данным приоритетам и должна формироваться структура как органов исполнительной власти, так и представительного органа местного самоуправления.

Например, органы местного самоуправления столиц субъектов России сегодня осуществляют активную деятельность по несвойственной на первый взгляд для них функции — взаимодействию с сельхозпроизводителями. Однако наличие агротделов обусловлено существованием на территории пригородных зон объектов сельхозпроизводства, находящихся в ведении города, горожане имеют дачные участки, в городе перерабатывается сельхозпродукция.

Муниципалитеты некоторых моногородов (наукоградов) формируют органы, обеспечивающие условия для деятельности фундаментальной науки, хотя ясно, что это компетенция федерального уровня государственного управления.

Сама постановка задач, решаемых органами местного самоуправления, напрямую зависит от особенностей муниципального образования. Очень важно отслеживать изменения, происходящие в условиях хозяйствования и жизни на территории муниципального образования.

9. Принцип горизонтального разделения функций. Функции местного самоуправления, исходя из перечня предметов ведения местного самоуправления, многогранны. Разделение функций проводится как по вертикали, так и по горизонтали. Под разделением функций по горизонтали подразумевается разграничение их между органами и должностными лицами одного уровня. Спектр возможного разделения широк. Традиционная для нашей страны схема — деление на представительные и исполнительные функции. В дореволюционной России предусматривалось разделение на представительные, распорядительные и исполнительные (городская дума, городская управа и городской управляющий), уже сегодняшний опыт показывает, что возможно вычленение в качестве отдельных контрольных функций. Подобное вычленение функций и закрепление их за конкретными органами определяется населением муниципального образования и закрепляется в уставе.

Рассмотрим ряд принципиальных замечаний.

1. Разграничение функций не обязательно подразумевает создание под каждую функцию отдельных органов. Так, английская комиссионная система подразумевает, что руководство исполнительными структурами осуществляют выборные муниципальные политики, являющиеся одновременно членами представительного органа. В нашем федеральном законодательстве предусмотрено в связи с этим только одно ограничение — обязательность наличия представительного органа.

2. Детальное разграничение функций и создание отдельных органов для их исполнения является прежде всего механизмом взаимного контроля за их деятельностью и, следовательно, должно применяться в крупных муниципальных образованиях, где существует многочисленная и сложная управленческая система. Для небольших муниципальных образований применима схема, при которой эти функции группируются, а иногда ряд функций непосредственно осуществляется самим населением муниципального образования.

Приведенные выше замечания касаются прежде всего структур первого уровня, относятся к разграничению функций между органами местного самоуправления.

Однако не менее важно разграничение функций во внутренней структуре самих органов местного самоуправления. Рассмотрим это на примере организации деятельности исполнительного органа местного самоуправления, который обязан:

· осуществлять исполнительно-распорядительные функции;

· готовить предложения по комплексному социально-экономическому развитию территории муниципального образования, местному бюджету и иным вопросам, отнесенным к ведению представительного и иных органов местного самоуправления.

Прежде чем приступить к планированию структуры данного органа, проследим его место и роль на каждом этапе принятия управленческого решения. Если мы проведем такой анализ, то получим классификацию структурных подразделений администрации с точки зрения организации и целей их деятельности.

Структурные подразделения, деятельность которых охватывает весь комплекс вопросов, отнесенных к ведению муниципального образования, можно определить как структурные подразделения общей компетенции. К ним следует относить подразделения, осуществляющие функции финансового и экономического планирования, а также различные аналитические и контрольные структурные подразделения администрации.

Другая группа подразделений построена по отраслевому принципу, и к их ведению должны быть отнесены вопросы, связанные с конкретными отраслями городского хозяйства и управления. Их определяют как отраслевые структурные подразделения администрации (управление жилищного хозяйства, транспортный отдел и др.).

Следующую группу составляют подразделения, не обладающие собственной компетенцией и выполняющие функцию сервисного обслуживания структур, отнесенных к двум первым группам. Это вспомогательные службы и подразделения (аппарат мэра и Совета, служба делопроизводства и др.).

10. Принцип вертикального разделения функций. Значительную роль в системе взаимодействия органов местного самоуправления играет вертикальное взаимодействие, которое можно определить как взаимоотношения с разными видами субъектов. Определим их по видам деятельности:

· хозяйствующие субъекты, как муниципальные, так и иных форм собственности;

· общественные организации, объединения граждан, иные формы самоорганизации;

· территориальные отделы администрации и муниципальные учреждения.

Говоря об отношениях первой группы, необходимо выделить несколько различных функций, которые осуществляют органы местного самоуправления:

1) в отношении всех хозяйствующих субъектов орган местного самоуправления выступает как орган нормативный, имеющий право регулировать определенные виды хозяйственных отношений и издающий обязательные для исполнения на территории муниципального образования нормативные акты и правила;

2) орган местного самоуправления выступает для большинства хозяйствующих субъектов в роли заказчика определенных видов работ, причем в последнее время эта роль все время возрастает;

3) абсолютно для всех хозяйствующих субъектов орган местного самоуправления выступает как организация, обеспечивающая условия для осуществления хозяйственной деятельности;

4) для муниципальных предприятий орган местного самоуправления выполняет функции собственника.

Как видно из перечисленных функций, все они должны осуществляться в различных структурных подразделениях, и взаимодействие с хозяйствующими субъектами должно строиться на разных принципах. Так, с точки зрения размещения муниципального заказа органу местного самоуправления безразлично, какое предприятие будет его выполнять, лишь бы условия (стоимость, сроки и др.) были наиболее выгодными.

С точки зрения собственника муниципальных предприятий орган местного самоуправления заинтересован в их наивысшей рентабельности. Но предоставление преимуществ этим предприятиям при распределении муниципального заказа приведет к монополизму, завышению цен на услуги муниципальных предприятий и в итоге к дополнительным расходам местного бюджета. Поэтому важно, чтобы функции единого заказчика и непосредственного управления деятельностью предприятий в структуре администрации были разведены.

Очень важна организация работ по взаимодействию с общественными организациями, действующими на территории муниципального образования. Объединения граждан по интересам занимаются структурированием общества. Для муниципалитета выгодно иметь дело со структурированным общественным полем. Структура интересов людей разнообразна; назовем лишь самые устойчивые объединения:

· по политическим интересам (политические партии и объединения);

· по интересам проживания (территориальное общественное самоуправление);

· по национальному признаку или национально-культурной автономии (национальные землячества, общины и другие формы);

· для совместной деятельности (гаражные и дачные кооперативы и др.);

· по возрастному, событийному и другим принципам (советы ветеранов, советы женщин и др.).

На определенных этапах развития местного самоуправления те или иные виды самоорганизации граждан начинают играть особую роль. Так, для районов этнических конфликтов национально-культурные автономии — механизм снятия этнических противоречий. Непосредственный интерес представляют органы территориального общественного самоуправления, поскольку могут выступать как элемент управления территорией, особенно для крупных по территории или населению муниципальных образований. Также интересны и организации для совместной деятельности, поскольку снимают ряд проблем, которые муниципалитет иногда решить не в состоянии.

11. Принцип одноуровневости бюджета. В крупных городах могут существовать районные администрации, а в сельском районе — старосты сел и волостей.

Принципиально важен при построении подобных структур принцип сохранения одноуровневости бюджета, поскольку в современной Конституции РФ и законодательстве по вопросам местного самоуправления установлены равные права для муниципальных образований. В связи с этим появление местных бюджетов на уровне территориальных структурных подразделений приведет к образованию самостоятельного образования. Даже без создания муниципального образования управление подобными бюджетами затруднено из-за невозможности разграничения полномочий с подобными территориями. Для стимулирования инициативы территориальных органов можно использовать автономию в рамках сметы расходов или разрешить образование внебюджетных целевых фондов.

12. Принцип комплексности. Этот принцип важен для целостности при построении структуры и требует при анализе структуры исходить из целостности той или иной функции. Особенно в том случае, когда исполнение функции разнесено по разным структурам или в ходе исполнения данной функции использованы все структуры администрации. Например, в бюджетном процессе участвуют абсолютно все структуры администрации и, следовательно, важно определить роль и место каждой их них. Для этого необходимо разбить бюджетный процесс на элементы и этапы и разделить их между органами местного самоуправления. После подобного анализа станет ясно, какая из функций не подкреплена структурно.

Этот принцип требует также комплексности при подходе не только к исполнению конкретной функции, но и к органам самоуправления. Желательно, чтобы вопросы, отнесенные к ведению того или иного органа администрации, носили максимально завершенный характер, что особенно важно для отраслевых структурных подразделений.

13. Принцип диапазона контроля. При формировании структуры подчиненности необходимо учитывать, что менеджер не может эффективно руководить большим количеством подчиненных. Например, если количество подчиненных равно 5, то количество потенциальных взаимосвязей между работниками 100. Когда количество подчиненных увеличивается до 10, то число взаимосвязей становится 5210. Считается, что руководитель в состоянии контролировать не более 100 связей.

14. Принцип «одного окна». Концепция «одно окно» — это создание сервис-бюро местной администрации для быстрого стандартного обслуживания клиента при помощи автоматизированного информационного обеспечения. С помощью «окна» граждане могут не обращаться в разные службы для получения необходимой информации или справки, т. к. предполагается использование скомбинированных баз данных.

При проектировании организационных структур управления крупных городов необходимо руководствоваться не только принципами проектирования структур, но и учитывать принципы управления крупным городом.

Поэтому важнейший принцип проектирования структуры управления крупным городом — сочетание принципов проектирования организационных структур и принципов управления крупным городом (15). Рассмотрим более подробно это положение, основываясь на следующих утверждениях.

1) Объект сложной антропогенной и социальной природы первичен, субъекты управления вторичны. Крупнейшие города и градосистемы, являясь сложнейшими объектами управления, во многом предопределяют организационные структуры и механизмы управления им.

В нашей стране с 30-х годов ХХ века после дискуссии о «социалистическом расселении» и «соцгороде» утвердилось понимание города лишь как территории для размещения производства и расселения трудящихся. Этот подход очень узкий. Сегодня необходимы и другие подходы. А именно:

2) Субъект управления должен осознать и делимитировать свой объект как целостность и относительную автономность. Открытость и широта функций крупнейших городов и их агломераций создают постоянную проблему делимитации и определения их границ как объектов управления.

Естественных территориальных границ в крупнейших городах быть не может, так как они не только постоянно расширяются, но и распространяют свои функции на близлежащие города, образуя таким образом агломерации поселений.

Следует отметить, что городская агломерация — это целостный объект, относительно автономная система, функционирующая в суточно-недельном цикле жизнедеятельности населения, которая принята мировой практикой в качестве объекта управления городом.

Авторы [2] в качестве отрицательного примера приводят Московскую столичную агломерацию, которая управляется двумя субъектами — властями Москвы и Московской области, так как разрывается на части единый градоэкологический организм, между Москвой и Подмосковьем нарастают социальные проблемы в области ценообразования, транспорта, землепользования, пенсионного обеспечения.

Границы других городов России также нуждаются в переосмыслении. Так диктуют требования городского управления, правового государства и многоукладного хозяйства.

Не менее важно выявить реальные социально-пространственные структуры крупнейшего города как ключевые условия организации внутригородских институциональных структур управления — районов и общин.

3) Плодотворное управление требует, чтобы объект более полно отражался в субъектах управления.

После 1985 г. политики и управленцы России оказались не подготовлены к выполнению управленческих функций. Они стали раздавать избирателям обещания упростить структуры управления городами, а известно, что если управляющая система чрезмерно упрощена, она не способна целенаправленно воздействовать на объект.

4) Структура объекта сложной природы (города) иерархична.

Крупнейшие города обладают 6-, 11-уровневой реальной социально-пространственной организацией — от кварталов до агломерации, выполняющей функции города. Эта иерархичность требует адекватной иерархии управления. Однако мировой опыт управления как деятельность, имеющая собственную структуру самоорганизации, выработал оптимум, ограниченный, как правило, тремя — пятью уровнями институциональной организации городского управления.

Например, существует точка зрения, отраженная в [2], что Московская столичная агломерация нуждается в пятиуровневой организации управления: агломерация → собственно Москва → 8 ее зон → 82—88 районов → 560—600 общин собственно местного самоуправления (территориальное общественное самоуправление). Искусство городского управления заключается, в частности, в динамичном перераспределении функций, прав и компетенции субъектов разных уровней. Самым плодотворным распределением является принцип делегирования функций и полномочий нижних уровней верхним. Принцип же договора между общинами и районной администрацией без приоритета общин и делегирования ими полномочий — это узаконенный диктат административного управления над общинами и отказ от главного ресурсного потенциала — непосредственного участия граждан в обеспечении городского управления.

В мировой практике выделяют три типа управления агломерацией в зависимости от степени ее развития:

1) ассоциативное или координационное управление. Орган власти поселений и местных структур с помощью созданной ими ассоциации решают общие проблемы агломерации. Этот тип является самым распространенным, он присущ менее развитым агломерациям и отличается достаточно низкой эффективностью;

2) промежуточный тип,когда в правоотношениях ассоциации субъектов за главным городом государство законодательно закрепляет ряд приоритетов в решении общих проблем и механизмах управления агломерацией;

3) наиболее эффективное управление достигается при единстве органов распорядительной власти и органов управления агломерацией. На основе этого принципа управляется 36 крупнейших «метрополий» (агломераций). Подобный тип управления присущ государствам всех известных типов управления и детерминируется развитостью агломераций как таковых.

Как было уже сказано выше, наиболее устоявшаяся структура управления городом — жесткая иерархическая соподчиненность. Для этого типа характерно то, что даже сугубо гражданский институт участия горожан в управлении — первичные органы самоуправления в микрорайонах — трактуется как уровень власти и управления. Однако жизнь города чрезвычайно сложна, а социально-пространственные структуры во много раз более иерархичны. Обеспечение их институциональным управлением и дополнительными уровнями обходится дорого и снижает эффективность всей системы городского управления. Помогает избежать жесткости иерархического управления принцип дополнительности путем:

· наделения отдельных органов власти и управления функциями и полномочиями, не совпадающими с реальной иерархией управления и/или распространяющимися на отдельные зоны и секторы города;

· создания сети органов и служб, не совпадающих с территориальной организацией власти и управления города;

· обеспечения этих взаимодополняющих органов легитимными функциями, ресурсами и иными механизмами воздействия.

Механизмы городского управления детерминируются внешней средой и диктуются городом как адаптирующейся системой. Огромное значение для управления большим городом имеет его генеральный план. Ведущие центры европейских государств разработали новый тип программно-проектного документа — стратегическую программу развития города или градосистемы, который, будучи приспособлен к каждой стране, вместе с тем носит общий характер.

Как говорится в [1, 2], города смогут быть управляемыми в том случае, если они будут использовать мировой опыт по созданию в каждом городе «собственного кодекса» с учетом конкретных условий функционирования и развития. Для этого необходимо провести следующую работу:

· городские уставы и муниципальные правовые акты должны базироваться на предварительной разработке стратегии города, осмыслении организации управления городом;

· крупнейшим градостроительным системам следует иметь собственные градостроительные и иные нормативы как важнейшие механизмы регулирования развития города и готовить их должны местные специалисты.

Теория и практические исследования говорят о том, что при любых обстоятельствах любая организационная структура управления требует, чтобы задачи, технология управления, внутренние и внешние условия функционирования, организационный механизм управления системы соответствовали требованиям развития экономики. Поэтому не существует одной оптимальной организационной структуры управления [2].

Процесс формирования структуры управления муниципальным образованием сложен, но уже первые шаги в этом направлении показывают, что отказ от унифицированных моделей, опора на анализ и учет местных особенностей дают положительные результаты.

 

Пример функций главы местной администрации, заместителя главы местной администрации города (городского округа)

Глава местной администрации подотчетен населению и представительному органу местного самоуправления.

Функции главы местной администрации следующие:

· организация разработки и исполнения местного бюджета, осуществление функции распорядителя кредитов при исполнении бюджета;

· организация подготовки генерального плана развития территории муниципального образования;

· организация разработки и исполнения программы экологической безопасности;

· определение структуры, штатов администрации и внесение их на утверждение представительному органу местного самоуправления;

· заключение от имени администрации договоров и соглашений с различными структурами;

· представление не реже одного раза в год населению и представительному органу местного самоуправления отчета о деятельности местной администрации;

· принятие мер по обеспечению правопорядка, координация мер по борьбе с преступностью;

· руководство гражданской обороной муниципального образования, осуществление мероприятий по защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций;

· назначение и освобождение других руководителей местной администрации и муниципальных предприятий;

· издание постановлений и распоряжений;

· осуществление иных исполнительно-распорядительных функций в пределах своей компетенции.

Глава местной администрации в соответствии с уставом муниципального образования имеет своих заместителей. Так, глава администрации города имеет:

а) первого заместителя;

б) заместителей-руководителей структурных подразделений (директор департамента ЖКХ, председатель комитета по управлению имуществом города, директор департамента торговли, продовольствия и платных услуг, директор департамента городского хозяйства, благоустройства и транспорта);

в) заместителя по социальным вопросам, заместителя по экономике, заместителя по строительству.

Распределение обязанностей (функций) между заместителями устанавливается распоряжением главы местной администрации. Заместители выполняют функции, переданные главой администрации, в пределах своих полномочий.

 

Пример функций заместителя главы местной администрации города (городского округа)

Приведем примерный перечень функций первого заместителя главы администрации города.

1. Первый заместитель главы администрации города ведет вопросы:

· развития отраслей промышленности;

· обеспечения эффективного функционирования жилищно-коммунального хозяйства города;

· санитарно-эпидемиологического надзора;

· защиты прав потребителей;

· работы предприятий и организаций почты, связи;

· охраны окружающей среды;

· организаций санитарно-защитных зон;

· жилищной политики — выделение квартир по причине сноса, ветхости, аварийности жилья, переселение из зон подтопления, создание межрайонных комиссий по вопросам переселения, в том числе из санитарно-защитных зон.

2. Первый заместитель главы администрации города контролирует и направляет деятельность:

· отдела международных связей;

· отдела промышленности;

· глав администрации районов города по вопросам инвестиций и развития сельского хозяйства;

· городского центра санэпиднадзора;

· комитетов по управлению жилищным фондом, по управлению имуществом, по охране окружающей среды и природных ресурсов;

· фонда имущества;

· агентства по защите потребителей;

· департаментов: жилищно-коммунального хозяйства; городского хозяйства; благоустройства и транспорта; торговли, продовольствия и платных услуг.

3. Первый заместитель главы администрации города осуществляет руководство:

· межведомственными комиссиями;

· комиссиями по телефонизации;

· комиссиями по регистрации граждан в городе;

· административной комиссии;

· противоэпидемической комиссией.

По закрепленным за ними вопросам заместители главы местной администрации издают распоряжения, обязательные к исполнению соответствующими органами и должностными лицами. Заместители главы местной администрации несут персональную ответственность за выполнение ими своих обязанностей.

 

Пример функций аппарата местной администрации города (городского округа)

Функциональным органом местной администрации является ее аппарат.

Основными структурными подразделениями аппарата местной администрации, как правило, являются:

· общий отдел;

· организационный отдел;

· контрольный отдел;

· юридический отдел;

· межведомственный архив;

· управление ЗАГС.

В структуре отделов аппаратов администраций могут быть образованы более мелкие функциональные подразделения: подотделы, бюро, группы, секторы, способствующие реализации закрепленных за отделом функций.

Например, в структуре общего отдела аппарата администраций, как правило, выделяются:

· сектор приема граждан и письменных обращений граждан;

· сектор по работе с распорядительными документами;

· канцелярия;

· копировально-множительное бюро.

Структура аппарата администрации, его численность, фонд оплаты труда утверждаются главой администрации. Руководители и работники отделов аппарата назначаются и освобождаются от должности главой администрации по представлению руководителя аппарата.

Руководитель аппарата администрации в пределах своих полномочий организует, контролирует и направляет деятельность всех его структурных подразделений.

Приведем примерные функции руководителя аппарата администрации.

1. Руководитель аппарата администрации ведет вопросы:

· контроля за выполнением принимаемых распорядительных документов администрации, поручений главы администрации;

· организационного обеспечения деятельности аппарата администрации;

· работы органов записи актов гражданского состояния, архивного дела;

· взаимодействия администрации со средствами массовой информации;

· организации приема, рассмотрения заявлений и писем граждан;

· организации и проведения учебы аппарата, отделов и служб администрации;

· делопроизводства администрации: обеспечение единого порядка работы с документами;

· подготовки наградных материалов;

· планирования работы администрации;

· организации помощи в подготовке материалов к заседаниям муниципального совета;

· рассмотрения проектов распорядительных документов и представления их на подпись главе администрации;

· финансово-хозяйственной деятельности аппарата администрации;

· подготовки материалов коллегий администрации, совещаний;

· информатизации и компьютеризации отделов, служб администрации;

· обеспечения порядка в здании администрации, дежурства ответственных работников.

2. Руководитель аппарата администрации контролирует и направляет деятельность:

· общего отдела;

· организационного отдела;

· контрольного отдела;

· межведомственного архива;

· управления ЗАГС.

Местная администрация подконтрольна в своей деятельности предварительному органу местного самоуправления (муниципальному совету) и обязана по запросу совета, депутатской комиссии и депутатов предоставлять необходимую информацию и документы.

Муниципальный совет не вправе вмешиваться в оперативную, финансово-хозяйственную и исполнительно-распоряди­тель­ную деятельность местной администрации. Вопросы, отнесенные законодательством к компетенции местной администрации, могут рассматриваться муниципальным советом исключительно в порядке контроля.

Глава местной администрации в случае, если он одновременно является главой муниципального образования, обеспечивая руководство единой системой местного самоуправления:

· входит в состав муниципального совета и может председательствовать на заседаниях совета;

· подписывает муниципальные правовые акты, отнесенные к исключительной компетенции муниципального совета;

· отклоняет решения муниципального совета с обоснованием мотивов отклонения;

· предлагает вопросы к повестке дня сессии совета;

· обеспечивает условия для взаимодействия муниципального совета, его аппарата с администрацией и ее структурными подразделениями;

· осуществляет совместно с советом внешние связи с органами местного самоуправления других городов;

· представляет совету на утверждение политико-правовые акты, заключенные им от имени администрации;

· не реже одного раза в год представляет совету отчет о деятельности администрации.

Контроль за исполнением постановлений и распоряжений местной администрации осуществляет глава местной администрации, его заместители, технические секретари приемных, руководители структурных подразделений администрации и уполномоченные ими лица.

Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на контрольный отдел местной администрации, который осуществляет координацию и оперативную работу по контролю за исполнением документов и анализирует данные о ходе и сроках выполнения документов, заданий. Ответственность за организацию контроля в структурных подразделениях администрации возлагается непосредственно на их руководителей.

Основная задача контроля за исполнением распорядительных документов — обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, поручений, зафиксированных в них.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию руководства на обязательный контроль может быть поставлен любой документ.

Контроль за исполнением документов включает:

· контроль по существу вопросов, содержащихся в поставленных на контроль документах;

· контроль за сроками исполнения документов;

· контроль по регулированию хода исполнения документов.