Правила та рекомендації по оформленню договорів

Необхідно розуміти, що договір, укладений на підприємстві це результат сукупних злагоджених дій у першу чергу менеджера і юриста. Не потрібно, звичайно зменшувати роль бухгалтерії та фінансового відділу в даному питанні тому що в деяких моментах вона може зіграти просто ключову роль під час підписання договору. Наприклад: узгодження фінансовим відділом ціни контракту або визначення бухгалтером першої події в угоді для цілей податкового планування.

Насамперед, необхідно визначитися з типами договорів, які укладає підприємство. Умовно їх можна розділити на «типові договори (внутрішні)», підготовлені самим підприємством для зовнішнього використання з контрагентами й «нетипові (зовнішні договори)» - всі договори, які надходять на підприємство від сторонніх організацій.

Далі, необхідно визначитися з тим, хто має право підписання договорів в організації. Як правило, таким правом наділений керівник підприємства або вповноважене їм особа.

Ну й не зайвим, звичайно, буде для юриста уточнення процедур підписання договору менеджером з контрагентом, а також його подальшого зберігання на підприємстві. Упевнено, він зможе знайти для себе багато цікавих речей.

Ця початкова стадія організації договірно-правової роботи на підприємстві необхідна в першу чергу для розуміння специфіки вже сформованих договірних відносин в організації й підготовки нового Положення про договірну роботу з методичними рекомендаціями для всіх учасників даного процесу. Починаючи з «виконавця договору» і закінчуючи безпосередньо директором підприємства й архіваріусом, відповідальним за систематизацію й схоронність всіх договорів на фірмі.

Яка мета нового Положення про договірну роботу на підприємстві й що необхідно передбачити в ньому до моменту його затвердження?

Метою нового Положення повинне стати створення єдиної системи організації, планування й контролю над договорами, що укладаються та виконуються, оптимізація та уніфікація процедур підготовки, узгодження, реєстрації й підписання всіх договірних документів, що укладають підприємством зі сторонніми організаціями.

Далі, доцільним буде прописати основні поняття, використовувані в ньому, починаючи з визначення самого договору як угоди двох або більше осіб про встановлення, зміну або припинення взаємних прав й обов'язків і закінчуючи визначенням додаткової угоди до договору. Не зайвим буде впровадження й наступні терміни:

«Узгодження договору» - обов'язкове надання всіх договорів, доповнень і змін до договору в юридичний відділ, бухгалтерію й фінансовий відділ на узгодження;

«Реєстрація договору» - обов'язкова процедура, проведена відповідальною посадовою особою з організацією зберігання й обліку підписаних договорів й аркушів погоджень.

«Аркуш узгодження» - бланк для внесення зауважень і пропозицій по тексту договору вповноваженими посадовими особами підприємства.

Зупинимося більш детально на цьому внутрішньому документі організації. Практика показала, що поряд з ефективним використанням виправлень в електронному документі, до сих пір діючим залишається й старий, - «дідівський» спосіб складання зауважень до договору «від руки». При цьому він може мати ряд своїх переваг: завжди наприклад зручніше читати роздрукований документ, чим документ із монітора або електронний варіант вам ще не надіслали, а узгодження договору необхідно проводити вже зараз, плюс, особа, що погодила договір, ставить свій підпис під складеними зауваженнями до договору або відсутністю таких.

Саме для таких цілей, може служити Аркуш узгодження договору або доповнення до нього. Нерідко до речі, його впровадження показувало, що деякі відділи на підприємстві, а найчастіше «менеджери-виконавці договору», зовсім не піклуються змістом договору й намагаються якомога швидше «проштовхнути» такий договір через відділи, з єдиною метою - скоріше його укласти й показати виконання плану. Така позиція принципово є неправильною та неприпустимою і не рідко «менеджер-виконавець» або «ініціатор договору» потім сам стає заручником казусної ситуації, доводячи, що він зовсім не про це домовлявся з контрагентом під час підписання договору. Для таких цілей Аркуш узгодження договору повинен містити наступні реквізити:

- Предмет узгодження (договір і додаткова угода до нього, рідко - протоколи розбіжностей, протоколи про наміри й т.п.);

- Найменування контрагента, країну й місто його перебування або реєстрації;

- Відповідальний співробітник від підприємства (відділ, ініціатор договору, його внутрішній телефон, підпис начальника відділу, що обізнаний про підписання такого договору);

- Дата заповнення Аркуша узгодження;

- Дати передачі договору на узгодження в конкретні відділи, а також строки, надані Положенням про договірну роботу кожному з відділів;

- Дата повернення договору виконавцеві;

- Місця для підпису начальників відповідальних відділів за узгодженням договорів.

Далі, у Положенні про договірну роботу варто прописати процедуру складання й узгодження типових договорів на підприємстві, як невід'ємної частини договірного бізнесу-процесу в організації. Тут не мало важливим буде наявність такого документа як Технічне завдання на договір, на підставі якого юридичний відділ зможе скласти той або інший проект типового договору для підприємства. Технічне завдання повинне містити всі істотні умови, які необхідно відбити в підготовлюваному договорі, а також вказівка на відповідального співробітника, що може уточнити виниклі при підготовці договору питання. Технічне завдання готується на ім'я керівника підприємства на бланку встановленої форми з рекомендаційною оцінкою про дату підготовки документа юридичним відділом і коротким поясненням необхідності розробки даного договору. Після узгодження всіма відділами, розробленого типового договору він передається на затвердження керівникові підприємства. Затверджений текст договору повинен бути внесений відповідальним співробітником в електронний архів, наприклад у розділ «Типові договори» для подальшого використання в діяльності підприємства.

Технічне завдання на договір може містити наступні реквізити:

- Вид договору (надання послуг, комісія, оренди, і т.д.);

- Банківські реквізити підприємства;

- Підписант договору і його повноваження (реквізити доручення й т.п.);

- Предмет договору;

- Загальна сума договору, валюта ціни й порядок розрахунків;

- Обов'язки та права підприємств за договором;

- Обов'язки та права контрагента за договором;

- Строк виконання своїх обов'язків;

- Строк виконання своїх обов'язків контрагентом;

- Місце виконання своїх обов'язків підприємством;

- Місце виконання своїх обов'язків контрагентом;

- Спосіб виконання своїх обов'язків підприємством (порядок дій, їхня послідовність, строки);

- Спосіб виконання своїх обов'язків контрагентом (порядок дій, їхня послідовність, строки);

- Відповідальність сторін;

- Термін дії договору;

- Інші, додаткові умови.

Зрозуміла справа, що визначити вид і предмет договору іноді не під силу простим менеджерам й у цілому це є більше прерогативою юриста. Однак не варто забувати, що підготовка договору повинна містити в собі спільні дії й виконавця і юриста. Такий тандем дозволить максимально швидко визначити предмет угоди й підготувати договір у найкоротший термін. Можливо, хтось буде не згодний з додатковим навантаженням менеджера по заповненню Технічного завдання на договір, але як показує практика, таке навантаження не рідко надає переваги менеджерові в процесі ведення переговорів з контрагентом, особливо в частині поінформованості зі змістом типового договору підприємства.

Слід зазначити, що Технічні завдання на складання типового договору, успішно може застосовуватися й для складання інших, більше індивідуальних і нестандартних договорів для певного виду правовідносин з контрагентом.

Після підготовки й затвердження на підприємстві типового договору, такий договір при його підписанні більше не вимагає ні яких подальших погоджень і може вільно використатися менеджерами при виконанні своїх обов'язків. Однак у цьому випадку підприємство повинне запровадити певні міри безпеки при передачі контрагентові типового договору на узгодження й підписання, з метою усунути самостійну зміну тексту в договорі. У цьому випадку може бути розглянуто кілька варіантів. Наприклад: встановлення паролів на електронний документ, створення шаблонових електронних документів із графами для заповнення, надання документа тільки для його роздруківки й заповнення від руки, у форматі, що виключає його редагування й т.п.

Поряд з вищевказаними поясненнями, у Положенні про договірну роботу на підприємстві також можуть бути прописані процедури узгодження тексту договорів усередині підприємства, із вказівкою строків і відповідальних відділів, процедура узгодження договору при його підписанні зі сторонньої організацій, із вказівкою яким чином контрагент може внести свої зауваження в договір, процедура безпосередньо підписання договору й перевірки повноважень контрагента при такому підписанні, процедура реєстрації вже підписаного договору на підприємстві і його зберігання, порядок виконання, підписаного договору й акцептації первинних документів контрагента, процедура розірвання договору й інших способів припинення зобов'язань за договором, відповідальність осіб, що беруть участь у договірно-правовій роботі на підприємстві.

Окремо хотілося б зупинитися на Методичних рекомендаціях для співробітників підприємства, як на внутрішньому нормативному документі, що містить правову основу роботи з контрагентами при висновку договорів. Даний документ може бути як додатком до Положення про договірну роботу так і частиною самого положення й повинен містити в собі підготовчі заходи, які менеджер повинен провести перед підписанням договору.

До таких заходів варто віднести в першу чергу перевірку повноважень контрагента на укладання договору. Так, відповідальна особа зобов'язана впевнитися в наявності юридичних повноважень або законних прав на підписання договору в представника контрагента - особи, що буде підписувати договір. Звичайно договір підписує директор або інший керівник. Варто пам'ятати, що основна процедура надання права підпису договорів на підприємстві закріплена в його Статуті (право підпису певних договорів може бути закріплене за різними посадовими особами, а їхні повноваження обмежені розміром суми укладеного договору). Для цього необхідно ознайомитися з оригіналами установчих документів контрагента:

Статут підприємства контрагента. На першій сторінці проставляються всі відмітки про внесені в нього змінах, які потрібно брати до уваги;

Протокол про обрання керівника підприємства або наказ про його призначення на дану посаду;

Паспорт представника або будь-яке інше офіційне посвідчення його особистості (з фотографією).

У випадку укладання договору через довірену особу (як правило, у великих компаніях перша особа, що володіє правом підпису договорів, не в змозі укладати всі угоди, через що договори підписуються іншими фахівцями), недостатньо засвідчити по паспорту особистість представника - необхідно одержати від нього доручення, що гарантує повну юридичну чинність його підпису.

Обов'язковими реквізитами доручення є:

- назва підприємства;

- точний опис прав і повноважень повірника;

- прізвище, ім'я, по батькові й підписі керівника, що завірив доручення;

- кругла печатка організації, що містить номер ЄДРПОУ;

- дата доручення.

З оригіналу доручення рекомендуємо зняти копію й завірити її (завірення копії проводиться за допомогою проставляння на ній дати, посади що завіряє, печатки підприємства й вказівки на те, що це копія документа). Копію доручення необхідно залишити при вашому екземплярі договору. Це пов'язане з тим, що згодом несумлінний контрагент може заявити про те, що ніякого доручення в природі не існувало, а належним чином завірена ксерокопія документа, буде мати юридичну чинність. Слід зазначити, що доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, навіть складена на бланку строгої звітності, не дає права на укладення договорів.

Під час підписання договору до нього прикладаються наступні документи:

- Копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або СПД (приватного підприємця) - фізичної особи;

- Копія довідки Статуправління про внесення даної юридичної особи в єдиний державний реєстр підприємств й організацій України (оскільки приватне підприємство й дочірнє підприємство, є самостійними юридичними особами, то вони повинні бути внесені в Єдиний державний реєстр підприємств й організацій України, із присвоєння їм відповідно коду ЄДРПОУ й видачі свідоцтва про держреєстрацію);

- Копія свідоцтва про реєстрації юридичної особи як платника ПДВ, єдиного податку.