Информационная поддержка спецмероприятий

Специальное мероприятие – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее «ключевых» этапов.

 

Основная задача специалиста по PR заключается в том, чтобы превратить специальное мероприятие в значимое для целевой аудитории событие. Ценность события несет в себе необходимую популярность, привлекая внимание СМИ. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

 

Событийная коммуникация вообще немыслима без участия СМИ. Планирование любого события обязательно должно принять в расчет восприятие его средствами массовой информации. Более того, событие является поводом для налаживания необходимого контакта с журналистами, лучше формирует их интерес и расположение, нежели в обычных условиях. Недооценивать этот контакт нельзя, так как от СМИ зависит не только освещение данного мероприятия, но и дальнейших действий компании.

 

Важной ступенью в организации события является формирование паблисити, поэтому составление концепции ПР-обращения (что именно хотим мы получить в итоге планируемых мероприятий?) играет основную роль и соединяет общий замысел действий события с принципиальным способом создания паблисити.

 

Пресс-релизы выпускаются несколько раз: во время подготовки мероприятия, в момент проведения и после проведения, т.е. 1) о том, что должно произойти: о подготовке события - что и почему планируется, кто из vip-персон приглашен и т.д.; результат - информация и планируемые события становятся для них более интересными и долгожданными + это лишний повод для компании напомнить о себе.

 

2) о том, что происходит и 3) о том, что произошло.

 

Часто привлечение СМИ становится самоцелью организации события. Например, привлечение внимания общественности и СМИ к компании, ее деятельности и продуктам; формирование паблисити; формирование, поддержание и защита деловой репутации компании (с помощью освещения в СМИ); создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта (с помощью освещения информации в СМИ); создание дополнительного источника информации о компании.

 

Присутствие представителей СМИ на специальном мероприятии требует тщательной подготовительной работы. Специалист по СО может построить работу со СМИ в 4 этапа:

 

1)Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие (здесь важно не забывать о специализированных СМИ, корпоративных изданиях, об информационной поддержке в Интернет, на сайте компании; о возможности выхода репортажей по ТВ и освещению событий по радио; информацию, кроме того, можно поместить на стендах в самой компании). 2)Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события. 3)Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие. 4)Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

 

Специалисту по СО необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, т.к. это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации специальных мероприятий необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность ПР-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме этого, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, ПР-специалист имеет возможность заложить материалы и основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.

 

Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Кроме того, необходимо провести работу с журналистами, которые аккредитовались, но не смогли присутствовать на мероприятии (выслать им пресс-киты и т.д.)

22. Креативный подход в планировании и проведении спецмероприятий.

Успех или провал PR-кампании в целом, а так же конкретных спецмероприятий в частности, во многом зависит от творческих способностей PR-специалистов, их проводящих. Значение творческой характеристики настолько велико, что сам процесс, сначала на сленге практиков, а затем и в специальной литературе, получил название креатив (от англ. сreative – творческий, созидательный; creativity – творческая функция коммуникационного агентства при наполнении кампании).

 

Креативный подход к коммуникации в рамках PR-кампании, в том числе, при разработке спецмероприятия – сложный и многоплановый процесс, который помимо творческой составляющей обязательно включает в себя элементы предварительного анализа ситуации, исследования рынка и целевых аудиторий, каналов коммуникации.

 

Логично будет определить цели и задачи данного спецмероприятия, способы оценки его эффективности. Необходимо конкретизировать целевую аудиторию, определить ее интересы и предпочтения, сформулировать информационный блок, приготовленный для нее.

 

Лишь учитывая эти аспекты можно в определенной степени полагать, что креативный подход будет иметь успех.

 

Обычно суть креатива заключается в эффективном использовании слов или символов, в оригинальном подходе к использованию средств коммуникации.

 

Творческое использование коммуникационных средств в рамках спецмероприятия очень важно. Для обретения успеха необходимо заранее решить следующие вопросы:

· Каков уникальный способ заинтересовать конкретную группу общественности?

· Какие средства коммуникации никогда не использовались до этого, но могли бы быть использованы?

 

Для выработки оригинальных и эффективных в креативном плане символики, слов, слоганов, характера спецмероприятия, его особенностей существует ряд инструментов, которыми обычно пользуются специалисты PR. Наиболее распространенными являются:

 

· мозговой штурм – широкое и свободное обсуждение ситуации группой специалистов, основанное на ассоциативных цепочках и синтезе идей с целью выработки нового оригинального решения;

· идеи одного человека (креатора, творческого директора)

· адаптация ранее использованных успешных идей.

 

При более детальном рассмотрении процесса индивидуального креатива (по А. Осборну), можно выделить следующие пункты:

 

· Ориентация – определение проблемы;

· Подготовка – сбор относящейся к делу информации;

· Анализ – классификация собранного материала;

· Формирование идеи – сбор различных вариантов идей.

· Инкубация – выжидание, во время которого приходит озарение;

· Синтез – разработка решения;

· Оценка – рассмотрение полученных идей.

 

Важно принимать все идеи, не вынося тут же суждений. Критика убивает творческое вдохновение и может задавить потенциально хорошую идею на корню.

 

Естественной тенденцией представляется желание специалистов привнести научный подход в творческий процесс разработки кампаний и мероприятий.

 

В числе наиболее распространенных научных креативных технологий можно назвать применение ТРИЗ – теории решения изобретательских задач Г.С. Альтшуллера. Согласно этой теории, принятие решений, интуиция, творческие озарения, с одной стороны, и шаблонность мышления, неприятие нового – с другой, реализуются на основе единого психофизиологического механизма: принципа доминанты, открытого А.А. Ухтомским. В вопросах предпочтения решающую роль играют не разум и логика, а устоявшиеся стереотипы.

 

Другая не менее популярная научная креативная теория, используемая многими практиками, – теория NLP (Neuro-Linguistic Programming), которая считается искусством и наукой о личном мастерстве. Здесь каждый может применить свою творческую индивидуальность, управляя системой стандартных человеческих реакций при достижении определенной цели.

 

Таким образом, мы определили ряд технологий и теорий, которые PR-специалисты могут использовать при креативном подходе к организации спецмероприятия, либо кампании в целом. Нельзя забывать, что творческая составляющая необходима и важна, однако ее эффективность повысится, если предварительно будет проведен анализ ситуации, создан четкий план и предложены варианты оценки эффективности.

 

Ранчин на консультации сказал, что нужно обязательно привести пример из реальности. Вот какие пункты при этом необходимо осветить:

- креативный подход в выборе организующей идеи спецмероприятия (указать ряд возможных, методику определения и обосновать выбор)

- креативный подход в эстетической организации пространства спецмероприятия

(указать ряд возможных, методику определения и обосновать выбор)

- необходимость соотнесения креативных идей с характером целевой аудитории

- влияние креативного подхода на успешность мероприятия.