Глава 2. Загальні правила документообігу

2.1. Розрахункові документи складаються на бланках, форми яких наведені в додатках до цієї Інструкції. Реквізити розрахункових документів за цими формами заповнюються згідно з вимогами додатка 8 до цієї Інструкції та відповідних її глав.

У бланках форм розрахункових документів допускається застосування як слова “отримувач”, так і слова “одержувач”.

2.2. Бланки розрахункових документів (крім розрахункових чеків, що належать до документів суворого обліку та/або виготовляються і розповсюджуються централізовано) виготовляються на папері формату А4 або А5 будь-яким способом (друкарським, з використанням комп’ютерної техніки тощо) за умови обов’язкового забезпечення наявності та схематичного розташування всіх елементів (рамки, лінії, текстові елементи тощо, за винятком цифр у квадратних дужках, що позначають номери реквізитів) згідно із зразками, наведеними в додатках до цієї Інструкції.

Усі текстові елементи бланків мають бути виконані українською мовою.

2.3. Відповідальність за правильність заповнення реквізитів розрахункового документа несе особа, яка оформила цей документ і подала до обслуговуючого банку. (Пункт 2.3 глави 2 в редакції Постанови Національного банку N 407 від 18.10.2006)

2.4. Банки перевіряють відповідність заповнення реквізитів розрахункових документів клієнтів вимогам додатка 8 до цієї Інструкції:

банк платника перевіряє заповнення таких реквізитів:

"Платник”, “Код платника”, “Рахунок платника”, “Банк платника”, “Код банку платника”, а також “М.П.” та “Підписи платника” (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення);

банк отримувача — заповнення таких реквізитів: “Отримувач”, “Код отримувача”, “Рахунок отримувача”, “Банк отримувача”, “Код банку отримувача”, а також “М.П. отримувача” та “Підписи отримувача” (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення);

банк стягувача — заповнення таких реквізитів: “Стягувач”, “Код стягувача”, “Рахунок стягувача”, “Банк стягувача”, “Код банку стягувача”, а також “М.П. стягувача” та “Підписи стягувача” (якщо згідно з формою документа вимагається їх заповнення).

2.5. Якщо розрахункові документи, у яких перевірені реквізити, заповнено з порушенням вимог цієї глави, глав 5 і 6 та додатка 8 до цієї Інструкції, то банк, що здійснив перевірку, повертає їх без виконання згідно з пунктами 2.15 і 2.18 цієї глави.

Також банки повертають без виконання розрахункові документи, якщо:

у розрахунковому документі не заповнено хоча б один із реквізитів, заповнення якого передбачено його формою, крім реквізиту “Дата валютування";

немає супровідних документів, надання яких разом з розрахунковим документом передбачено цією Інструкцією, або закінчився строк дії цих супровідних документів;

розрахунковий документ подано до банку з порушенням законодавства України, або документ не може бути виконано відповідно до законодавства України;

порушено інші вимоги цієї глави, глав 5 та 6 цієї Інструкції.

У разі недотримання банками вимог, викладених у цьому пункті та в пункті 2.4 цієї глави, відповідальність за шкоду, завдану платнику (отримувачу, стягувачу), покладається на банк, що обслуговує платника (отримувача, стягувача).

2.6. Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків, з використанням електронно-обчислювальних і друкарських машин (далі — технічні засоби) за один раз.

Дозволяється заповнення розрахункового документа власноручно.

2.7. Примірник розрахункового документа (незалежно від способу його виготовлення), реєстр платіжних вимог, які залишаються в банку, мають містити відбиток печатки (якщо картка із зразками підписів та відбитка печатки містить відбиток печатки) і підписи/підпис відповідальних/ої осіб/особи.

2.8. Під час підписування розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле, а також виправлення та заповнення розрахункового документа в кілька прийомів.

2.9. Банк не має права робити виправлення в розрахунковому документі клієнта, за винятком випадків, обумовлених пунктом 2.26 цієї глави та іншими нормативно-правовими актами Національного банку.

2.10. Клієнт, виходячи з технічних можливостей своїх та обслуговуючого банку, може подавати до банку розрахункові документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних розрахункових документів, використовуючи системи дистанційного обслуговування. Спосіб подання клієнтом документів до банку передбачається в договорі банківського рахунку.

Банк, що обслуговує платника із застосуванням систем дистанційного обслуговування, зобов’язаний перевірити відповідність номера рахунку платника і його коду (номера), що зазначені в електронному розрахунковому документі, і приймати цей документ до виконання, лише якщо вони належать цьому платнику.

2.11. Якщо закінчення строку для пред’явлення розрахункового документа в банк припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається робочий день, наступний за неробочим.

2.12. Розрахункові документи приймаються банками без обмеження їх максимальної або мінімальної суми, крім випадків, передбачених чинним законодавством, у тому числі нормативно-правовими актами Національного банку.

2.13. Банки приймають до виконання лише розрахункові документи:

своїх клієнтів, які подають їх у банк у порядку, передбаченому договорами банківського рахунку цих клієнтів; клієнтів інших банків або органів державного казначейства, якщо документи надсилають безпосередньо інші банки або органи державного казначейства;

платіжні вимоги стягувача на примусове списання коштів, на яких є підпис відповідального виконавця та відбиток штампа банку, що обслуговує цього стягувача, якщо він доставляє їх у банк платника самостійно (посильним, рекомендованим або цінним листом тощо).

Розрахункові документи, оформлені своїми клієнтами, банк приймає протягом часу, визначеного в договорах банківського рахунку цих клієнтів. Розрахункові документи, оформлені клієнтами інших банків або органів державного казначейства, банк приймає протягом операційного дня.

2.14. Банк платника на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів і на реєстрах обов’язково заповнює реквізити “Дата надходження” і “Дата виконання”, а банк стягувача — “Дата надходження в банк стягувача” (якщо ці реквізити передбачені формою документа), засвідчуючи їх підписом відповідального виконавця та відбитком штампа банку. На документах, прийнятих банком після закінчення операційного часу, крім того, ставиться штамп “Вечірня”.

Відміткою про дату реєстрації банком платіжного доручення платника про сплату платежів до бюджету є заповнення в ньому реквізиту “Дата надходження”, який банк заповнює незалежно від дати складання платником цього платіжного доручення.

У розрахункових документах дата, зазначена в реквізиті “Дата виконання”, має відповідати:

даті списання коштів з рахунку платника та зарахування на рахунок отримувача в разі їх обслуговування в одному банку; даті списання коштів з рахунку платника та з кореспондентського рахунку банку платника в разі обслуговування отримувача в іншому банку.

2.15. Порядок повернення банком своїм клієнтам оформлених ними розрахункових документів та супровідних документів визначається в договорах банківського рахунку клієнтів. Банк, повертаючи розрахунковий документ у день його надходження, має зробити на його зворотному боці напис про причину повернення документа без виконання (з обов’язковим посиланням на статтю закону України, відповідно до якої розрахунковий документ не може бути виконано, або/та главу/пункт нормативно-правового акта Національного банку, який порушено) та зазначити дату його повернення (це засвідчується підписами відповідального виконавця і працівника, на якого покладено функції контролера, та відбитком штампа банку).

2.16. Якщо на вимогу банку клієнт не надасть документи і відомості, що потрібні для з’ясування його особи, суті діяльності, фінансового стану, або умисно подасть неправдиві відомості про себе, то банк повертає йому платіжне доручення без виконання. Банк, повертаючи таке платіжне доручення в день його надходження, має зробити на його зворотному боці напис про причину повернення документа без виконання (з обов’язковим посиланням на статтю 64 Закону України “Про банки і банківську діяльність” та на цей пункт) та зазначити дату його повернення (це засвідчується підписами відповідального виконавця і працівника, на якого покладено функції контролера, та відбитком штампа банку).

2.17. Якщо банк відмовляє клієнту у виконанні платіжного доручення за операцією, яка містить ознаки такої, що підлягає фінансовому моніторингу, то таке платіжне доручення клієнта банк повертає йому без виконання. Банк, повертаючи таке платіжне доручення в день надходження, має зробити на його зворотному боці напис про причину повернення документа без виконання (з обов’язковим посиланням на частину 2 статті 7 Закону України “Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом” та на цей пункт) та зазначити дату його повернення (це засвідчується підписами відповідального виконавця, відповідального працівника, який приймає рішення щодо віднесення операції клієнта до операцій, які підлягають фінансовому моніторингу, та відбитком штампа банку).

2.18. У разі відмови виконати платіжну вимогу, оформлену стягувачем або отримувачем (якщо договірне списання коштів), банк у день її надходження має зробити на її зворотному боці напис про причину повернення документа без виконання (з обов’язковим посиланням на статтю закону України, відповідно до якої платіжна вимога не може бути виконана, та/або главу/пункт нормативно-правового акта Національного банку, який порушено), зазначити дату повернення (це засвідчується підписами відповідального виконавця і працівника, на якого покладено функції контролера, та відбитком штампа банку) і не пізніше наступного робочого дня надіслати цю платіжну вимогу в орган державного казначейства чи банк, від якого вона надійшла.

Якщо причиною повернення платіжної вимоги є неправильно зазначена назва банку платника, то банк на зворотному боці платіжної вимоги зазначає його правильну назву.

Якщо платіжну вимогу стягувач доставляє в банк платника самостійно (посильним, рекомендованим або цінним листом тощо), то банк повертає її рекомендованим чи цінним листом.

2.19. Розрахункові документи, що надійшли до банку протягом операційного часу, банк виконує в день їх надходження. Розрахункові документи, що надійшли після операційного часу, банк виконує наступного операційного дня.

Банк і клієнт мають право, ураховуючи встановлені законодавством строки проведення міжбанківського переказу, передбачити в договорі банківського рахунку інші, ніж встановлені в абзаці першому цього пункту, строки виконання розрахункових документів клієнта. Порядок виконання таких документів визначається договором між банком і клієнтом та внутрішніми правилами банку.

2.20. Якщо платіжні вимоги на примусове списання коштів надійшли до банку протягом операційного часу, але на час надходження на рахунку платника немає коштів або їх недостатньо, то банк виконує ці платіжні вимоги з урахуванням сум, що надійдуть на рахунок платника протягом операційного часу (поточні надходження). Якщо для виконання цих платіжних вимог недостатньо коштів (з урахуванням поточних надходжень), то вони виконуються частково відповідно до глави 5 цієї Інструкції.

Якщо на рахунку платника коштів немає і протягом операційного часу кошти на його рахунок не надходили, то після закінчення операційного часу ці платіжні вимоги повертаються без виконання згідно з пунктом 2.18 цієї глави.

2.21. Платіжні вимоги, які надійшли до банку після операційного часу, банк (незалежно від наявності коштів на рахунку платника на час їх надходження) виконує наступного операційного дня. Якщо на початок наступного операційного дня на рахунку платника буде недостатньо коштів для виконання платіжних вимог, то вони цього самого дня виконуються частково відповідно до пункту 5.10 глави 5 цієї Інструкції. Якщо на його початок на рахунку платника не буде коштів для виконання платіжних вимог, то такі документи цього самого дня повертаються відповідно до пункту 2.18 цієї глави.

2.22. Банк виконує розрахункові документи відповідно до черговості їх надходження та виключно в межах залишку коштів на рахунку клієнта, якщо інше не встановлено договором між банком і клієнтом.

Якщо до банку надійшло одночасно кілька розрахункових документів, на підставі яких здійснюється списання коштів, то вони виконуються в такій черговості:

у першу чергу списуються кошти на підставі рішення суду для задоволення вимог про відшкодування шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров’я або смертю, а також вимог про стягнення аліментів;

у другу — списуються кошти на підставі рішення суду для розрахунків щодо виплати вихідної допомоги та оплати праці особам, які працюють за трудовим договором (контрактом), а також виплати за авторським договором;

у третю — списуються кошти на підставі інших рішень суду;

у четверту — списуються кошти за розрахунковими документами, що передбачають платежі до бюджету;

у п’яту — списуються кошти за іншими розрахунковими документами в порядку їх послідовного надходження.

2.23. Розрахункові документи (платіжні вимоги, розрахункові чеки тощо), надані клієнтом обслуговуючому банку для інкасування, надсилаються цим банком до банку платника в день їх надходження або, якщо документи надійшли після операційного часу, — наступного робочого дня.

Строки відсилання документів, передбачених договором про відкриття акредитива, визначаються цим договором.

2.24. Списання коштів (і в повній, і в частковій сумі) з рахунку платника здійснюється на підставі примірника розрахункового документа, який залишається на зберіганні в банку платника.

На вимогу клієнта банк надає довідку про виконання (часткове виконання) платіжної вимоги, що підписується уповноваженою(ими) особою(ами), або примірник підписаної нею(ними) платіжної вимоги, на підставі якої здійснено оплату.

Інші примірники розрахункового документа, але не менше ніж один (за винятком розрахункових чеків), банк передає платнику.

Умови (строки, періодичність тощо) передавання розрахункових документів, у тому числі електронних розрахункових документів, що підтверджують списання/зарахування коштів з/на рахунків(и) клієнтів банку або підтверджують прийняття документів на інкасо та інших документів, визначаються в договорах банківського рахунку клієнтів з урахуванням вимог цієї Інструкції.

2.25. Платежі з рахунків клієнтів банк здійснює в межах залишків коштів на цих рахунках на початок операційного дня.

Банк може виконувати платіжні доручення клієнтів з урахуванням сум, що надходять на рахунки клієнтів протягом операційного дня (поточні надходження), якщо це визначено в договорі банківського рахунку.

2.26. Банк платника може робити в розрахункових документах виправлення реквізитів у разі:

часткового виконання платіжної вимоги (реквізит “Сума” виправляється згідно з пунктом 5.10 глави 5 цієї Інструкції); зміни з ініціативи банку платника (у зв’язку з реорганізацією банку, зміною в банку правил бухгалтерського обліку, виконанням банком вимог законодавства) номера рахунку платника, назви та коду банку платника. На звороті цього розрахункового документа зазначаються дата внесення виправлень, пункт цієї Інструкції, згідно з яким вони вносяться, підстава для їх унесення, і це засвідчується підписами відповідального виконавця та працівника, на якого покладено функції контролера, і відбитком штампа банку.

2.27. У разі порушення судом провадження у справі про банкрутство на час уведення мораторію на задоволення вимог кредиторів відповідно до Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом” банк повертає без виконання платіжні вимоги на примусове списання коштів з рахунків платника, крім платіжних вимог на примусове списання коштів, на які згідно із цим законом не поширюється дія мораторію.

2.28. У разі прийняття судом постанови про визнання платника банкрутом і відкриття ліквідаційної процедури відповідно до Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом” банк повертає без виконання:

платіжні доручення платника, який визнаний банкрутом (у порядку, установленому пунктом 2.15 цієї глави);

постанови про арешт коштів на рахунках платника.

Розпоряджається рахунком орган, уповноважений на це відповідно до Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом”.

2.29. Платник має право в будь-який час до списання платежу з рахунку відкликати з банку, що його обслуговує, платіжні доручення в порядку, визначеному внутрішніми правилами цього банку.

Платіжні доручення відкликаються лише в повній сумі.

2.30. Банк платника в разі надходження запиту (на паперових або електронних носіях) від банку, що обслуговує стягувача, не пізніше ніж наступного робочого дня після дня отримання такого запиту повідомляє останньому дату надходження в банк платника платіжної вимоги стягувача на примусове списання коштів, а в разі його повернення — дату повернення.

Банк ініціатора зобов’язаний на вимогу ініціатора письмово повідомити про стан виконання його доручення, що міститься на відповідному документі на переказ.

2.31. Банк отримувача зобов’язаний зарахувати на рахунки своїх клієнтів кошти, що надійшли за електронними розрахунковими документами протягом операційного дня, у день їх отримання, якщо під час проведення контролю за реквізитами цих документів, що здійснюється відповідно до цієї глави, не виявлено розбіжностей.

Банк отримувача зобов’язаний перевірити відповідність номера рахунку отримувача і його коду (номера), що зазначені в електронному розрахунковому документі, і зараховувати кошти на рахунок отримувача, лише якщо вони збігаються. У разі їх невідповідності банк має право затримати суму переказу на строк до чотирьох робочих днів (у які враховується і день надходження до банку отримувача електронного розрахункового документа) для встановлення належного отримувача цих коштів, яку зараховує на рахунок “Кредитові суми до з’ясування”. Банк має забезпечити зберігання належним чином оформленої/го (засвідченої/го підписом відповідального виконавця чи електронним цифровим підписом) паперової копії електронного розрахункового документа чи електронного розрахункового документа.

2.32. Для встановлення належного отримувача банк отримувача зобов’язаний надіслати банку платника запит щодо уточнення номера рахунку та/або коду (номера) отримувача. Обмін запитами щодо уточнення цих реквізитів та відповідями здійснюється засобами платіжної системи в захищеному вигляді за допомогою окремих типів електронних документів, формати та правила заповнення яких визначаються цією платіжною системою.

У разі надання банком платника уточнених даних щодо номера рахунку та/або коду (номера) отримувача з метою зарахування коштів на його рахунок банк отримувача оформляє меморіальний ордер на підставі електронного розрахункового документа та уточнених даних банку платника щодо номера рахунку та/або коду (номера) отримувача. У реквізиті “Призначення платежу” меморіального ордера банк отримувача зазначає номер і дату електронного розрахункового документа та повторює текст реквізиту “Призначення платежу” цього документа. Документ про уточнені дані щодо номера рахунку та/або коду (номера) отримувача зберігається разом із паперовою копією електронного розрахункового документа або в електронній формі. На вимогу отримувача банк надає йому паперову копію електронного розрахункового документа, реквізити якого уточнювалися, та копію документа про уточнені дані.

Якщо немає змоги встановити належного отримувача, або не надійшли уточнені дані від банку платника, то банк не пізніше четвертого робочого дня зобов’язаний повернути кошти банку, що обслуговує платника, із зазначенням причини повернення.

Відповідальність за шкоду, завдану суб’єктам переказу у разі недотримання цих вимог, покладається на банк, що обслуговує отримувача.

2.33. Якщо кошти зараховані на рахунок “Кредитові суми до з’ясування” унаслідок відсутності в банку отримувача рахунку, зазначеного в електронному розрахунковому документі як рахунок отримувача, і банк отримувача не має наміру уточнювати номер рахунку, то він повертає кошти з рахунку “Кредитові суми до з’ясування” не пізніше наступного робочого дня після їх надходження із зазначенням причини повернення.

Якщо кошти зараховані на рахунок “Кредитові суми до з’ясування” унаслідок зміни з ініціативи банку отримувача (у зв’язку із зміною в банку правил бухгалтерського обліку, виконанням банком вимог нормативно-правових актів Національного банку) номера рахунку отримувача, то банк отримувача перераховує кошти з цього рахунку на рахунок отримувача не пізніше наступного робочого дня після їх надходження.

Операцію з перерахування коштів з рахунку “Кредитові суми до з’ясування” на рахунок отримувача банк отримувача оформляє меморіальним ордером, у реквізиті “Призначення платежу” якого зазначає номер і дату електронного розрахункового документа, а також повторює текст реквізиту “Призначення платежу” цього електронного розрахункового документа.

На вимогу отримувача банк надає йому паперову копію електронного розрахункового документа, кошти за яким були зараховані на рахунок “Кредитові суми до з’ясування”.

2.34. Якщо ідентифікаційний номер отримувача містить п’ять дев’яток, то банк, що обслуговує отримувача, зобов’язаний перевірити тільки номер рахунку отримувача, що зазначений в електронному розрахунковому документі. У цьому разі банк зараховує кошти лише за номером рахунку, якщо цей номер належить фізичній особі.

2.35. Кошти, що помилково зараховані на рахунок неналежного отримувача, мають повертатися ним у строки, установлені законодавством України, за порушення яких неналежний отримувач несе відповідальність згідно із законодавством України. У разі неповернення неналежним отримувачем за будь-яких причин коштів у зазначений строк повернення їх здійснюється в судовому порядку.

Банк, що обслуговує неналежного отримувача, не несе відповідальності за своєчасність подання ним розрахункового документа на повернення помилково зарахованих на його рахунок коштів.

2.36. Якщо з вини банку кошти зараховані на рахунок неналежного отримувача, то банк зобов’язаний одразу після виявлення своєї помилки перерахувати ці кошти на рахунок отримувача, якому вони призначалися, але внаслідок помилки банку не були зараховані. У разі невиконання банком цієї вимоги отримувач, якому призначалися кошти, має право в порядку, установленому законодавством України, вимагати від банку-порушника сплати пені в розмірі, визначеному законодавством України. Суму цих коштів банк відображає за рахунками дебіторської заборгованості до часу її відшкодування неналежним отримувачем.

Одночасно банк, який помилково переказав кошти, зобов’язаний негайно надіслати повідомлення неналежному отримувачу (безпосередньо або через банк, що обслуговує цього отримувача) про здійснення йому помилкового переказу та про потребу повернути зазначену суму протягом трьох робочих днів з дати надходження такого повідомлення. Форма повідомлення про помилковий переказ (далі в цій главі — повідомлення), яке надсилає банк неналежному отримувачу, наведена в додатку 22 до цієї Інструкції.

2.37. Банк, що обслуговує неналежного отримувача, отримавши повідомлення, передає його (у день отримання, але не пізніше наступного робочого дня) отримувачу під підпис або надсилає рекомендованим листом.

Переказану неналежним отримувачем згідно з повідомленням суму коштів банк направляє на погашення дебіторської заборгованості. У разі несвоєчасного повернення неналежним отримувачем коштів банк, що надсилав повідомлення, має право вимагати в установленому законодавством України порядку сплати цим отримувачем пені у визначеному законодавством України розмірі.

У разі неповернення коштів неналежним отримувачем добровільно банк, з вини якого кошти зараховані цьому отримувачу не за призначенням, стягує їх в судовому порядку.

Спори між банком, з вини якого здійснено помилковий переказ коштів, та неналежним отримувачем цих коштів вирішуються в судовому порядку.

2.38. Банк, з вини якого кошти списано з рахунку неналежного платника, зобов’язаний повернути на рахунок цього платника помилково списану суму, списавши її з рахунку того платника, з якого ці кошти підлягали списанню, а також сплатити неналежному платнику пеню у визначеному законодавством України розмірі, якщо договором не передбачено іншу відповідальність.

Повернення платнику коштів, що списані банком з рахунку платника без законних підстав або з ініціативи неналежного стягувача, або в разі порушення банком умов договору банківського рахунку чи іншого договору про надання банківських послуг в частині здійснення договірного списання, або внаслідок інших помилок банку, здійснюється в судовому порядку. За списання коштів з рахунку платника без законних підстав банк має сплатити платнику пеню у визначеному законодавством України розмірі, якщо договором не передбачено іншої відповідальності.

2.39. Працівники банку, з вини яких здійснено помилковий переказ коштів, несуть відповідальність згідно із законодавством України.