Виды управленческой документации, используемые в банковской деятельности.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации, именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках государства, так и отдельной организации.В банковской деятельности используются самые разные документы (директивные, юридические, плановые). При необходимости (и отсутствии утвержденного бланка) банки разрабатывают и утверждают собственные формы документов.

М емориальными документами называют расчетно-денежные документы, мемориальные,кассовые и внебалансовые ордера. Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Учетно-операционные документы - это:- то, что является основанием для операции отражения в учете банка;-то, на основе чего совершаются бухгалтерские записи;- то, что подтверждает правильность совершенных операций и их отражения в учете.В составе документов выделяют те, которые содержат эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).К числу мемориальных документов относятся расчетно-денежные документы, мемориальные документы, кассовые и внебалансовые ордера.Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. Все мемориальные документы с приложенными первичными документами, подтверждающие совершение банком операций за данный день, называются документами дня. Совокупность мемориальных и первичных документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию.

Все документы по месту их составления подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от предприятий, учреждений и организаций.

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

- дату документа;

- номер документа; -наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);- наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);- сумму (числом и прописью);

- контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

- назначение платежа (содержание операции, а при необходимости - основание для ее совершения);

- коды технической обработки;

- подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

- подписи работников банка, проверивших документ.

 

 

59. Систематизация документов и их хранение. Средство защиты банковской информации.

Систематизация и хранение документов являются важными организационно – технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопросами создания архивов и баз данных самого различного назначения и рационального использования документной информации в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием документной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

Организация систематизации и хранения документов является важнейшей частью работ по делопроизводству. Обеспечение сохранности нужных документов, организация быстрого поиска и доступа к нужным материалам – все это задача правильной систематизации и хранения документов.Документы после их исполнения группируются (помещаются) в дела. Для того чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. Номенклатура дел составляется в соответствии с правилами, изложенными в единой государственной системе делопроизводства. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой.

Различают два типа номенклатур дел - типовую номенклатуру и конкретную номенклатуру дел.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности.

Конкретная номенклатура дел представляет собой список наименований дел, которые возникают в результате деловой деятельности одного конкретного учреждения или предприятия. Од ной из важнейших проблем функционирования банка как такового является проблема его безопасности.

Данная проблема очень многообразна, крупнейшими сферами банковской безопасности являются: обеспечение безопасности банковской информации (банковской тайны) и обеспечение безопасности банка как такового, то есть личной безопасности сотрудников и сохранности материальных и финансовых активов (имущества). Именно эту часть проблемы безопасности осуществляет, в первую очередь, служба безопасности банка. бурным развитием банковской системы России, развитием Банка России большое значение уделяется правовой (законодательной) охране банковских клиентов

Защита банковской информации становится все более актуальной, выдвинувшись на первое место относительно физической охраны и средств технической защиты помещения банков. Одним из главных методов овладения банковской информацией, является банковский шпионаж.

Под банковским шпионажем понимается незаконное, скрытое, тайное добывание банковской информации с целью ее противозаконного использования. Распространенными способами незаконного использования банковской информации стали многочисленные способы организации утечки информации из компьютерных сетей.Современная концепция проектирования и строительства банковских помещений с точки зрения обеспечения безопасности включает:установку современных средств защиты от проникновения грабителей; создание просторных холлов, удобных для размещения клиентов и выполнения мелких денежных операций (переводы, перечисления и т. п.);выделение специально защищенных кабин для проведения операций с крупными наличными средствами; разделение банковских операций, проводимых в интересах организаций и частных лиц; создание отделенных от общего холла зон для бесед с клиентами, имеющих конфиденциальный характер и т.д.