Учет расчетов с подотчетными лицами (хозяйственные расходы)

Учёт ведётся на А сч 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

ПЛ - работники организации в том числе их совместители, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчётов об их использовании.

Для того, чтобы получить подотчётные средства работник должен написать заявление. Руководитель орг на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи и поставить свою подпись и дату, издавать приказ с перечнем ПЛ НЕ НУЖНО.

Каких либо ограничений на суммы выдаваемые работникам под отчёт законодательство НЕ устанавливает, однако оплачивая расходы ПЛ действует от имени организации, следовательно ПЛ должно соблюдать предельный размер расчётов наличными 100 000 по 1 договору.

Орг может выдавать средства ПЛ на:

· Хозяйственные расходы

· Командировочные расходы

· Оплату представительских расходов

Хозяйственные расходы.

Под этими расходами обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хоз принадлежностей, материалы, бензина на АСС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Выдавая деньги под отчёт из кассы нужно оформить РКО, в нём указывается цель выдачи ДС.

Работник получивший ДС под отчёт, должен за них отчитаться, для этого он предоставляет в бухгалтерию авансовый отчёт формы АО-1 с приложенными документами подтверждающими расходы, а не израсходованные средства, должен вернуть в кассу.

Сумма обоснованные истраченные сверх выданной суммы могут быть возмещены работнику.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счёта-фактуры. Сумма НДС по расходам не производственного характера из бюджета не возмещается.

Из кассы выдано под отчёт или выдана в возмещении перерасхода

Д 71 К 50

Учтена подотчётная сумма

Д 10, 20, 23, 25, 26, 29 и т.д. К 71

Учтён НДС

Д 19 К 71

Принят к вычету НДС

Д 68 НДС К 19

Списан НДС по расходам непроизводственного характера

Д 91/2 К 19

В кассу сдан остаток подотчётных сумм

Д 50 К 71

 

Если работник не представил отчет о расходовании ден. средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу сост. проводка

Отражена сумма невозвращенных ден. средств

Д-94 К-71

В дальнейшем эта сумма может быть удержана из зп.

Д-70 К-94

При невозможности удержания невозвращенной сумма из зп сост. проводка

Отражена задолженность работника сумме невозвращенного аванса

Д-73.2 К-94

Командировочные расходы

Командировка-это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. В командировку может быть направлен штатный работник, с которым заключен трудовой договор. Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Ст 259 ТК РФ.

В командировке работнику выплачивают среднюю зп за все рабочие дни недели по графику установленному по месту постоянной работы. Перед тем как направить работника в командировку, нужно оформить служебное задание по форме Т-10а.

После возвращения из командировки, работник на том же бланке служебного задания, должен заполнить краткий отчет о выполнении задания.

На основании служебного задания составляют приказ о направлении работника в командировку по форме Т9 или Т9а, если в командировку направляется несколько работников.

На основании приказа о направлении работника в командировку, выписывается командировочное удостоверение форма Т10. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия работника, которые заверяются подписью ответственного лица и печатью той организации куда работник был направлен.

Все командировочные удостоверении регистрируются в журнале учета работников выбывающих в командировке, а командировочные удостоверения прибывших сотрудников других предприятий регистрируют в журнале учета работников пребывающих в командировке.

Работник вернувшийся из командировки не позднее 3-х дней после возвращения должен составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. К нему прилагаются оправдательные док-ты (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.)

Командированному работнику оплачивают:

· Расходы по найму жилого помещения

· Расходы по проезду к месту командировки и обратно

· Суточные

· Другие расходы (оплата услуг связи, почты и т.д.)

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. После возвращения из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу.

Из кассы выдано под отчет

Выдано в возмещение перерасхода

Д-71 к-50

Учтены расходы по командировке

Д-20, 23, 25, 26, 29 К-71

Учтен НДС

Д-19 К-71

Принят к вычету НДС

Д-68 НДС К-19

Списан НДС не принимаемый к вычету

Д-91.2 К-19

В кассу сдан остаток подотчетных сумм

Д-50 К-71

Представительские расходы

Это расходы фирмы по приему и облуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а так же участников прибывших на заседание совета(правления) организации.

Полный перечень представительских расходов которые могут быть учтены при налогообложении прибыли приведен в ст.364 НК РФ.

Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а так же на оплату проживания участников проживания участников переговоров представительскими расходами для цели налогообложения не явл.

Для контроля за затратами по приему делегации рекомендуется устанавливать предельные размеры(нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц утверждаются приказом руководителя. После окончания приема, работник ответственный за расходование средств, составляет авансовый отчет и прилагает к нему оправдательные док-ты (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских расходов уменьшает налооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда. Ст.264 НК РФ.

Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.

Сумма представительских расходов которая превышает этот норматив налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам уменьшающим налогооблагаемую прибыль принимается к вычету.

Выдано под отчет на представительские расходы

Д-71 К-50

Учтена сумма представительских расходов

Д-44 К-71

Учтен НДС

Д-19 К-71

Принят к вычету НДС

Д-68 НДС К-19

Списан НДС не принимаемый к вычету

Д-91.2 К-19

В кассу сдан остаток подотчетных сумм

Д-50 К71