II. Основні відомості про систему Microsoft Excel

 

Основна задача, яку вирішує Microsoft Excel - маніпулювання всілякими

даними /включаючи математичні операції над ними/, і представлення їх в графічному вигляді /діаграма/. Крім того, Microsoft Excel включає в себе простий графічний редактор.

Інтерфейс Microsoft Excel аналогічний інтерфейсам типових додатків Windows.

 

Переміщення по листу робочої таблиці

Переміщення по робочій таблиці здійснюється, в першу чергу, за допомогою миші. При переміщенні миші, форма її курсору змінюється залежно від того, в якій області вона знаходиться. У більшості областей робочої таблиці курсор має форму знаку плюс. За межами таблиці і на смугах прокрутки покажчик миші приймає форму стрілки. Якщо помістити покажчик миші в кінець вертикальної або горизонтальної смуги прокрутки і клацати кнопкою миші, то з кожним клацанням таблиця прокручуватиметься на один рядок або стовпець.

Крім того, можна помістити покажчик миші на бігунок і перетягнути його в потрібне місце смуги прокрутки. При цьому, коли ви відпустите кнопку миші, робоча таблиця прокрутиться відразу на декілька рядків або колонок.

Для переміщення курсору служать також клавіші < Tab > і < Enter > /і самі по собі, і в комбінації з клавішею < Shift >/. Клавіша < Tab > дозволяє перемістити курсор вправо, < Shift + Tab > - вліво, < Enter > - вниз, < Shift + Enter > - вгору.

По робочій таблиці можна переміщатися і за допомогою клавіш управління курсором. Діставшись до правого або нижнього краю і натиснувши клавішу < → > або < ↓ > відповідно, ви розширюєте таблицю, і на екрані з’являться раніш непомітні комірки.

Крім того, є ще ряд клавіш або їх комбінацій, що дозволяють переміщатися по таблиці Excel. Докладнішу інформацію про них можна одержати викликавши Меню С правка, з подальшою деталізацією запиту по темі, що цікавить.

 

Вибір діапазону комірок

Для виконання багатьох операцій необхідно вибирати великі області, або діапазони комірок. Для того, щоб вибрати, наприклад, всі комірки від А1 до F6, треба клацнути на комірці А1 і, не відпускаючи кнопки миші, перетягнути її покажчик до комірки F6 (рис. 2.1). Коли діапазон А1 - F6 буде вибраний, всі його комірки, окрім першої, будуть зображені в "негативі" /тобто білим по чорному/; перша комірка, хоч і зберігає звичайний зовнішній вигляд, теж входить до числа вибраних. Помістивши курсор в одну з комірок і клацнувши і перетягнувши покажчик миші, ви можете вибрати будь-який діапазон комірок.

Для вибору діапазону комірок можна використовувати також мишу і клавішу < Shift >. Клацніть кнопкою миші на першій комірці, потім натисніть < Shift > і, не відпускаючи її, клацніть на останній комірці. Всі комірки між першою і останньої будуть вибрані. Наприклад, якщо ви клацнули на комірці В2, натиснули клавішу < Shift > і клацнули на комірці Е15, то буде вибраний діапазон комірок від В2 до Е15, а активною стане комірка В2.

У Excel можна робити переривчасте виділення, тобто виділяти області, не розташовані поряд. Наприклад, ви можете вибрати два діапазони: В2 - С10 і А12 - Е16. Для цього звичайним способом виберіть перший діапазон. Потім натисніть клавішу < Ctrl > і, не відпускаючи її, виберіть другий діапазон. Excel вибере другу послідовність комірок, не відміняючи при цьому вибору першої.

Є і інші способи вибору діапазону комірок, з якими можна ознайомитися вибравши Меню С правка з подальшою деталізацією запиту по темі, що цікавить.

 

 

 

Рис. 2.1

 

Переміщення і копіювання інформації в таблицях

Існує безліч способів переміщення і копіювання інформації в робочих таблицях, що становлять робочу книгу. Якщо ви хочете скопіювати дані з одного місця в інше в межах однієї таблиці або з однієї таблиці в іншу, виконайте наступні дії:

1. Виділить діапазон даних для копіювання.

2. Клацніть на кнопці Копировать в буфер на стандартній панелі інструментів або виконайте команду П равка Þ К опировать /за допомогою Меню/.

3. Перейдіть в першу комірку таблиці, в яку повинна бути скопійована інформація.

4. Натисніть < Enter >, щоб виконати копіювання.

Переміщення даних в інше місце тієї ж таблиці або в іншу таблицю виконується таким чином:

1. Виділить дані, які ви хочете перемістити.

2. Клацніть на кнопці Удалить в буфер на стандартній панелі інструментів або виконайте команду П равка Þ В ырезать.

3. Перейдіть в першу комірку таблиці, в яку повинна вставлятися інформація. Переконайтеся, що область, в яку виконується переміщення, не менше області, з якої переміщуються дані, інакше ви втратите частину інформації /вона буде замінена при переміщенні/.

4. Клацніть на кнопці Вставить из буфера на стандартній панелі інструментів або виконайте команду П равка Þ Вст а вить, щоб перенести дані.

 

Введення даних

Ви не зможете працювати з робочими таблицями до тих пір, поки не заповнили їх даними. У будь-який елемент робочої таблиці Excel можна ввести як значення, так і формулу.

Значення - числа або послідовність символів дати або часу. Формули - комбінації значень, даних, що містяться в комірках, і операторів.

Коли ви поміщаєте курсор в комірку і починаєте вводити дані, вони з’являються в рядку формул у верхній частині вікна, як показано на рис. 2.2. У рядку формул курсор /вертикальна миготлива риска/ вказує, де з’являтимуться дані. В той момент, коли ви вводите дані, в рядку формул стають доступними кнопки Ввод, Отмена і Мастер формул. Закінчивши введення, клацніть на кнопці Ввод або просто натисніть клавішу < Enter >. Якщо ви вирішите не приймати введених даних, клацніть на кнопці Отмена в рядку формул або натисніть клавішу < Esc >.

 

 

 

Рис. 2.2

 

Окрім кнопок Ввод і Отмена, в рядку формул є список Имена /зліва від кнопки Отмена / і кнопка Мастер формул /праворуч від кнопки Ввод /. Список Имена показує ім’я або координати комірки, яка активна в даний момент. Клацнувши на кнопці Мастер формул, ви активуєте майстер функцій, який допомагає задавати формули.

Дані можна також вводити безпосередньо в елементи робочої таблиці.

 

Робота з формулами

В елементи робочої таблиці вводяться не тільки значення, але і формули. Вони використовуються для розрахунків, заснованих на значеннях, що зберігаються в інших комірках. Формули дозволяють виконувати звичайні математичні операції над значеннями з комірок робочої таблиці.

Для того, щоб створити формулу, вкажіть, які значення слід використовувати і в яких обчисленнях ці значення повинні брати участь. Пам’ятайте, що в Excel всі формули завжди починаються із знаку рівності.