Вимоги до тексту ділових листів

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати при­чину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездо­ганним, він повинен характеризуватися такими найважливішими оз­наками:

- правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що ді­ють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схо­жі випадки;

- змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, голов­ної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

- послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотні­шому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до другої;

- мовним багатством, що передбачає використання різноманіт­них засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторен­ня слів, однотипних конструкцій речень;

- точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового за­пасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільше відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

- доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адреса­та. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно врази­ти, викликати роздратування.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездо­ганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запору­кою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листуван­ня, слід дотримуватися певних правил його ведення.

 

Обов’язкові реквізити листів та їхоформлювання

- На фірмовому бланку стандартного формату вгорі вказуються реквізити адресата: фірмова емблема чи знак, повна назва, поштова та електронна адреси, номери телефонів, телексів, факсів.

Якщо лист оформлюється не на фірмовому бланку, то реквізити адресата (одержувача) розміщуються в лівій частині аркуша, а в правій частині – реквізити адресанта (відправника).

- Дата написання листа має вказувати число, місяць, рік; розміщується в лівій частині аркуша.

 

 

Зразок:

 

 

УКРАЇНА

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ЗАПОРІЗЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

(ЗНТУ)

Вул. Жуковського, 64, м. Запоріжжя, 69063, тел.[phone], факс[phone]

E- mail:[e-mail] Код ЄДРПОУ 02065148

 

__________ № _____ На № ____ від _____________

 

Начальникові управління освіти і науки Запорізької обласної державної

адміністрації Вєрозубову О.Г.

пр. Леніна, 164, м. Запоріжжя, 69107

 

- Звертання вказує на офіційний та почесний титул адресата, вживається у формі кличного відмінка, розміщується над текстом листа. Варіанти звертання: Шановний Петре Андрійовичу; вельмишановний пане директоре (директор); високоповажний добродію ректоре (ректор); шановна пані Маріє.

- В офіційних листах не прийнято звертатися на ти, навіть якщо стосунки між людьми, що займають високі пости, дуже тісні.

- Текст листа.

- Комплімент – це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист: з глибокою повагою; щиро Ваш; з подякою тощо.

- Підпис засвідчує цей документ. Зазначається посада, підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) особи, що склала документ.

Види листів

 

Запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформа­цією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі-запиті обов'язково зазначаються:

- підстава для запиту;

- назва товару (його марка, якість, модель тощо);

- умови й термін постачання;

- умови оплати.

Зразок

Шановні панове!

Наша компанія є одним із провідних виробників пральних машин. Зважаючи на виробничі потреби, нам потрібно придбати значну кіль­кість електромоторів.

Чи не змогли б Ви надати нам комерційну пропозицію на постачання таких моторів? У пропозиції просимо повідомити ціни на замовлення 500 моторів на рік. Просимо також вказати вартість транспортування.

Чекаємо на Вашу докладну пропозицію.

З повагою

Начальник відділу постачання (підпис) В.В. Вовк

 

Відповідь на запит

Відповідь на запит – це форма ділової кореспонденції, яка надсилається у відповідь на запит і є обов’язковою. Ви можете повідоми­ти, що отриманий запит вивчаєте; надіслати каталоги, прейскуранти; запропонувати змінити умови, зазначені в запиті; відмовити у поста­чанні товару чи іншому проханні.

Зразок:

Шановний пане директоре!

Підтверджуємо отримання Вашого запиту від 20.03.2012 на постачання 500 моторів. Повідомляємо, що цей запит прийнято до розгляду, а остаточне рішення повідомимо Вам додатково.

З повагою

Начальник відділу постачання (підпис)С.П. Крамаренко

 

Лист-прохання

Лист-прохання – це службовий лист, у якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів з певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Зразок:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами вже впродовж року на основі оплати про­ти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змі­нити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання.

З повагою

Директор ВАТ «Аргумент» (підпис) О.П. Кандиба

Рекомендаційний лист

Рекомендаційний лист – це службовий лист, який містить позитивний або негативний від­гук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі якщо це позитив­на рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узя­ти на себе відповідальність за рекомендовану фізичну чи юридичну особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закла­ду тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характери­стики, а саме:

- рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

- за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає осо­бу, фірму, компанію;

- особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

- у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок — "рекомен­дую" чи "не рекомендую".

Отже, в рекомендаційних листах необ­хідно вказати:

- з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

- рівень її професійної майстерності;

- чи має вона авторитет;

- які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких обставин не забувайте, що об'єктивність реко­мендації – справа вашої честі.

Зразок:

Шановний Анатолію Васильовичу!

Дозвольте представити Вам пані Зінченко Тетяну Григорівну, яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.

Пані Тетяна працювала в нашій фірмі протягом 5 років на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зок­рема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробницт­ва, займалася розробленням та подальшою реалізацією комплексних рек­ламних кампаній. За час роботи набула досвіду співпраці з газетами та журналами (підготовка, створення макетів, написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання рекламних оголо­шень радіоканалів та каналів телебачення. Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані Зінченко Т.Г. рекламним кампаніям нашій фірмі вдалося досягти високих рівнів збуту автомо­білів.

Пані Тетяна зарекомендувала себе як людина принципова, досвідчена, сум­лінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завж­ди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.

Гадаю, що прийнявши Зінченко Т.Г. на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.

З повагою до Вас

Директор (підпис) А. В. Супрун

Супровідний лист

Супровідний лист – це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, буклетів, креслень) та інформаційно супроводжуєйого. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.

Зразок:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від 20.04.2012 надсилаємо Вам нині чинний прейскурант до кожного із зразків принтерів. Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою

Директор ТОВ «Прогрес» (підпис) А.В. Антонюк

 

 

ЛІТЕРАТУРА

Основна

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К.: Арій, 2009.

2. ДСТУ 2732 – 2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – Чинний з 28.05.2004.- К.: Держспожив-стандарт України, 2005.

3. ДСТУ 4163 – 2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.

4. Зубков М. Сучасна українська ділова мова / М. Зубков. – 2-ге видання, допов. – Х.: Торсінг, 2002.

5. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спрямування: Навчальний посібник / З. Мацюк, Н. Станкевич. – К.: Каравела, 2006.

6. Потелло Н.Я., Скиртач Г.Є. Українське ділове мовлення і спілкування: Навчальний посібник / Н.Я. Потелло, Г.Є. Скиртач. – К.: МАУП, 2003.

7. Український правопис / НАН України, Інститут мовознавства ім. О.О.Потебні; Інститут української мови. — К.: Наукова думка, 2007.

8. Шевчук С.В. Ділове мовлення: Модульний курс: Підручник / С.В.Шевчук. – К.: Арій, 2009.

9. Шевчук С.В. Службове листування: Довідник / С.В. Шевчук. – К.: Літера ЛТД, 1999.

10. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник / С.В.Шевчук. – К.: Арій, 2009.

11. Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: Підручник / С.В. Шевчук, І.В. Клименко. – К.: Алерта, 2010.

Додаткова

1. Бондарчук К.С. Українська мова: Довідник / К.С. Бондарчук. – Тернопіль: Підручники і посібники, 2009. – 208с. (Гриф МОН України).

2. Онуфрієнко Г.С. Риторика: Навчальний посібник для ВНЗ (для студентів, магістрантів, аспірантів) / Г.С. Онуфрієнко. – К.: Центр навч. літ., 2008. – 592 с. (Гриф МОН України).

3. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування: Навчальний посібник / Я. Радевич-Винницький. – К.: Знання, 2006.

4. Українська мова: Енциклопедія. — К.: Видавництво «Українська енциклопедія» ім. М.П.Бажана, 2004.

Словники

1. Вирган І.О., Пилинська М.М. Російсько-український словник сталих виразів / І.О. Вирган, М.М. Пилинська. – Х.: Прапор, 2002.

2. Ганич Д.И., Олейник И.С. Русско-украинский, украинско-русский словарь / Д.И. Ганич, И.С. Олейник. – 8-е изд. – К.: А.С.К., 2001.

3. Головащук І.С. Російсько-український словник сталих словосполучень / І.С. Головащук. – К.: Наукова думка, 2001.

4. Єрмоленко С.Я. Новий російсько-український словник-довідник / С.Я. Єрмоленко. – К.: Довіра, 1996.

5. Караванський С. Російсько-український словник складної лексики / С. Караванський. – Львів: Академія, 2006.

6. Російсько-український словник / НАН України. Ін-т мовознавства імені О.О. Потебні / За ред. В.В. Жайворонка. – К.: Абрис, 2003.

7. Савченко Л.Г. Російсько-український словник словосполучень. Труднощі перекладу / Л.Г. Савченко. – К.: Національний книжковий проект, 2010.