Тема 7. Довідково-інформаційні документи

Завдання та запитання для самоперевірки

1. Які документи належать до довідково-інформаційних?

2. Що таке довідка? На які групи поділяються довідки за призначенням?

3. Які реквізити містить оголошення?

4. Що таке прес-реліз?

5. Назвіть основні реквізити прес-релізу?

6. Які виділяють різновиди прес-релізу?

7. За якими правилами оформлюють текст протоколу?

8. Що таке витяг з протоколу?

Довідка

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження біографічних, юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, установ, підприємств і видається на вимогу останніх для пред’явлення у межах організації чи в іншій установі. За призначенням довідки поділяються на службові (засвідчують обставини і факти з діяльності організацій, установ) й особисті (засвідчують факти з життя і діяльності окремих громадян).

Реквізити:

- назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

- повна назва установи, організації або підприємства – автора документа;

- дата;

- індекс;

- місце видання;

- назва виду документа;

- текст (містить прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка, дані про її роботу, посаду, навчання тощо;

- призначення довідки;

- підписи службових осіб; печатка.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

Запорізький національний технічний університет

ДОВІДКА

27.03.2012 №5 м. Запоріжжя

Студентка Козакевич Христина Григорівна навчається на ІІ курсі Запорізького національного технічного університету за спеціальністю "Технологія машинобудування”.

Видано на вимогу гімназії № 2 м. Запоріжжя.

 

Декан машинобудівного

факультету ЗНТУ (підпис) В.І. Глушко

 

Оголошення

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

- заголовок;

- дата, час та місце проведення заходу, його назва;

- порядок денний;

- за необхідності вказують адресу та способи приїзду;

- підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

Оголошення

Вітаємо всіх студентів, викладачів та співробітників ЗНТУ з Днем рідної мови, який святкується у всьому світі 21 лютого.

Запрошуємо всіх небайдужих до проблем державної мови взяти участь у акції «Розмовляймо українською».

Вашій увазі пропонуються такі заходи:

1. Конкурс читців української поезії та художньої прози –

21.02.2012, 15.00, ауд. 208.

2. Конкурс стіннівок на тему «Барви рідного слова» –

22.02.2012, 15.00, ауд. 208.

3. Брейн-ринг «Магія слова» – 23.02.2012, 15.00, ауд. 204.

Кафедра загальної мовної підготовки

 

Прес-реліз

Прес-реліз – це коротке повідомлення для преси про певну важливу подію. Основною підставою для написання прес-релізів є необхідність ознайомити широкі верстви суспільства з подіями, фактами стосовно діяльності установи, фірми, компанії.

Реквізити:

- дата подання, назва документа;

- назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз;

- контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації;

- заголовок; текст, який містить відомості про зміст події;

- організатор, місце події, час, причини і значення події.

Умовно прес-реліз можна поділити на два види: стандартний і спеціальний. Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств. Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба проінформувати про незаплановані події.

 

Протокол

Протокол – це документ колегіальних органів, у якому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в процесі обговорення. Крім того, протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Реквізити:

- назва виду документа (протокол), його порядковий номер;

- назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо) у родовому відмінку;

- назва підприємства, організації;

- дата, місце проведення зібрання;

- кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист);

- посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний (питання формулюються в називному відмінку);

- текст протоколу, перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

 

Зразок:

Протокол № 5

загальних зборів студентів ІІ курсу

Запорізького національного технічного університету

від 25 грудня 2010 року

Голова – Карпенко М.С.

Секретар – Терещенко Р.В.

Присутні: професор Мойсеєнко Л.П., професор Гаврилюк В.І., доцент Івасюк К.О., доцент Панченко С.Є., доцент Кіндратюк Г.Н., асистенти Сторожук Т.Л., Литвин Б.Ф., Бойченко У.Я., студенти І курсу.

Порядок денний

1. Підготовка студентів до успішного закінчення навчального семестру.

2. Проведення захисту студентських курсових робіт.

3. Організація кураторами виховних заходів зі студентами під час зимових канікул.

 

1. СЛУХАЛИ:

Мойсеєнко Л.П. – Упродовж навчального семестру найкращі результати виявили студенти 2, 4, 5 курсів, найгірші показники продемонстрував 3 курс.

ВИСТУПИЛИ:

Івасюк К.О. – Пропоную зробити всі заліки диференційованими і проводити заліки та іспити в письмовій формі.

Сторожук Т.Л. – Пропоную не допускати до сесії студентів, які мають заборгованість, поки вони її не ліквідують.

УХВАЛИЛИ:

1. Проводити заліки й іспити в письмовій формі, заліки зробити диференційованими.

2. Не допускати до сесії студентів, які не ліквідували заборгованість з певних предметів.

2. СЛУХАЛИ:

Гаврилюк В.І. – Теми курсових робіт студенти ІІ курсу отримали вчасно. Вони затверджені наказом ректора ЗНТУ. Студенти консультуються у викладачів щодо виконання розрахункової частини.

ВИСТУПИЛИ:

Панченко С.Є. – Пропоную захищати курсові роботи за секціями відповідно до спеціальностей.

Литвин Б.Ф. – Пропоную не допускати до сесії студентів, які не виконали і не захистили курсові роботи.

УХВАЛИЛИ:

1. Проводити захисти курсових робіт за секціями.

2. Не допускати до сесії студентів, які не захистили курсові роботи.

3. СЛУХАЛИ:

Кіндратюк Г.Н. – Вашій увазі пропонується план проведення виховних заходів зі студентами ІІ курсу на зимових канікулах:

1. Екскурсія в Запорізький обласний краєзнавчий музей.

2. Відвідування концертного залу ім. М. Глинки.

3. Перегляд вистави «Новорічна ніч» в Театрі молоді.

ВИСТУПИЛИ:

Бойченко У.Я. – Пропоную організувати для кращих студентів екскурсії до Києва та Львова, а також провести виховні заходи.

УХВАЛИЛИ:

1. Організувати на зимових канікулах екскурсії до Києва і Львова.

2. Провести виховні заходи.

 

 

Голова зборів (підпис) М.С.Карпенко

Секретар (підпис) Р.В.Терещенко

 

Витяг з протоколу – це документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

- назва виду документа (витяг з протоколу), його номер;

- назва органу засідання чи наради;

- місце складання, дата;

- порядок денний;

- текст із відповідного питання.

Зразок:

Витяг з протоколу № 7

засідання вченої ради гуманітарного факультету ЕГІ ЗНТУ

від 27 травня 2010 року

 

2. СЛУХАЛИ: Про обрання членів вченої ради ЗНТУ.

УХВАЛИЛИ: Обрати членами вченої ради ЗНТУ доцента кафедри філософії Бондаревич Ірину Миколаївну та старшого викладача кафедри політології і права Московку Вікторію Миколаївну.

 

Голова вченої ради (підпис) М.В. Дєдков

Секретар вченої ради (підпис) Т.В. Катиш

 

ТЕМА 8. ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ

Завдання та запитання для самоперевірки

1. Що таке службовий лист?

2. Які виділяють листи за функціональними ознаками?

3. Назвіть реквізити листа та правила їх оформлювання.

4. Як слід починати лист?

5. Наведіть приклад найпоширеніших звертань у листах?

6. Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів.

7. Наведіть приклади завершальних речень листа?

8. Що таке супровідний лист?

9. Які відомості слід вказувати в рекомендаційних листах?

10. З’ясуйте різницю між характеристикою та рекомендаційним листом?

11. Яких правил треба дотримуватися під час написання листа-претензії?

 

Лист — це поширений вид документації, один зі способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офі­ційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, ус­тановами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

листи-прохання;

листи-звернення;

листи-пропозиції;

листи-запити;

листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

листи-попередження;

листи-нагадування;

листи-підтвердження;

листи-відмови;

супровідні листи;

гарантійні листи;

листи-повідомлення;

листи-розпорядження.

За кількістю адресатів і адресантів розрізняють звичайні, цирку­лярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу од­нієї інстанції, циркулярний лист — ряду установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ або кількох фізичних осіб.

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.