Тема 8. Контроль виконання проекту.

 

8.1. Модель планування і контролю проекту.

8.2. Методи аналізу виконання проекту.

8.3. Звітування і контроль за змінами.

 

8.1. Як уже зазначалося, функції планування і контролю проектів взаємопов'язані: спочатку розробляються і плануються всі пара­метри проекту, потім він виконується згідно з цим планом. Пара­лельно здійснюється контроль проекту зіставленням фактичного рівня показників із запланованим, за необхідності план перегля­дається або коригується.

 

 

 

Виходячи зі схеми (рис. 8.1), яка показує нерозривний зв'язок між плануванням і контролем, побудуємо цілісну модель плану­вання і контролю проекту (рис. 8.2).

Ця модель містить такі елементи:

1.Визначення проекту: створення WBS

2.Систему оцінки WBS

3.Планування:

— організації;

— систем;

— кодування;

— CTR-каталог;

— календарні, ресурсні та витратні плани.

4.Виконання і контроль: збір інформації (даних); аналіз; оцін­ка; звітування; прийняття рішень і виконання.

5.Систему контролю за змінами.

 

1. Визначення проекту дає змогу розглянути, що являє собою проект, що потрібно зробити, аби досягти його мети. Воно міс­тить такі складові:

1) цілі проекту;

2) стратегія виконання проекту;

3) обсяг робіт;

4)WBS та її кодування;

5) специфікації;

6) приблизний календарний план (початок, кінець, найважли­віші контрольні етапи, точки);

7) орієнтовний бюджет.

2. Оцінка WBS. Вона містить оцінку вхідної інформації, необхідної для подальшого планування календарних строків, ресурсів і затрат.

3. Планування проекту. Передбачає створення: 1) ОВ5, СВ8;

2) системи кодування проекту; 3) СТR – каталогу.

Ці роботи можна виконувати під час оцінки, до або протягом складання планів і підписання контрактів.

4. Контроль. У міру здійснення проекту накопичується інформація та аналізується хід його виконання, на підставі чого готуються звіти. Це робиться, аби вжити відповідних заходів у разі відхилень або виникнення проблем. Ефективний контроль також потребує порівняння фактичних даних із оцінними та плановими. При цьому дуже важливо оцінки давати у тій самій структуризації, на підставі WBS, що і плани та їх контроль.

5. Система контролю за змінами. Як зазначалося, жоден проект не виконується без змін, тому треба передбачити систему контролю за змінами, яка б виконувала такі функції:

1) передування процесу прийняття рішень на підставі вагомих критеріїв процесу виникнення або впровадження змін;

2) моніторинг і звітування щодо головних наслідків змін. Система контролю за змінами поширюється на всі елементи плану і структурована відповідно до OBS, СВS та їх кодування.

Контроль — це процес перевірки виконання плану і вжит­тя заходів для усунення відхилень.

 

8.2. Одним із найважливіших елементів контрольного циклу є аналіз перебігу виконання проекту. Раніше найпоширенішим був аналіз відхилень, який проводився за формулою:

П = П _факт - П_план [8.1]

 

де П — відхилення показника;

П_факт- — фактичний рівень показника;

П_план — запланований рівень показника.

 

Найчастіше визначались відхилення:

- фактичної дати початку від запланованої;

- фактичної дати кінця від запланованої;

- фактичної тривалості виконання від запланованої;

- фактичних витрат від запланованих;

- фактичної трудомісткості від запланованої;

- фактичних затрат підрозділу від запланованих;

- фактичного відсотка завершення від запланованого.

У сучасному управлінні проек­тами широко застосовують метод скоригованого бюджету (earned value), який базується на обчисленні планового, скориго­ваного і фактичного бюджетів виконання проекту. Скоригований бюджет - це планові витрати, що їх обчислено на фактично виконаний на певну дату обсяг робіт.

Розгляньмо на прикладі, як обчислюється та оцінюється виконан­ня проекту за цим методом. Нехай після закінчення першого тижня виконання проекту менеджер проекту отримав таку інформацію:

- за планом за 1-й тиждень проектна команда мала виконати 80 % обсягів певної роботи, яка коштує 800 грн. Фактично було зроблено 70 % цієї роботи і витрачено при цьому 680 грн.

- за планом на кінець 1-го тижня бюджет складав:

С_пл = 640грн. (С_ПЛ= );

С_ф = 680грн.;

С_ск=560грн. (С_ск= ),

де С_пл — плановий бюджет на певну дату;

— плановий бюджет на весь проект (або роботу);

— запланований обсяг робіт на певну дату, %;

С_ф — фактичний бюджет на певну дату (береться зі звіту);

С_ск — скоригований бюджет на певну дату;

— фактичний обсяг виконаних робіт на певну дату, % (бе­реться зі звіту).

Бюджет усього проекту становить 2400 грн., термін виконан­ня — чотири тижні. Оцінюємо хід виконання проекту стосовно бюджету за допомогою коефіцієнта по витратах К_в:

Тобто з кожної реально витраченої гривні за планом члени команди мали витратити лише 0,824 грн. Якщо такі тенденції збережуться і надалі, то за прогнозом вартість усього проекту становитиме:

С^пргн= 2400/0,824=2913,

де С^прогн — прогнозна оцінка вартості усього проекту.

Як бачимо, перевищення бюджету проекту може становити 513грн.

Оцінка своєчасності виконання проекту ведеться за відповід­ним коефіцієнтом К_t.

К_t =

Знайдений рівень свідчить про наявність відставання у проект­них термінах, яке може призвести до того, що виконання всього проекту затягнеться і за прогнозом вимагатиме 4,8 тижня:

Т^прогн=4/0,875=4,8 тижня

де Т^прогн— прогнозні терміни виконання проекту.

 

Крім аналітичного, ці дані можна використати для графічного аналізу проекту за допомогою так званих S-подібних кривих ( рис. 8.3).

Як бачимо з графіка, якщо тенденції, що спостерігаються піс­ля завершення першого тижня проектних робіт, матимуть місце, то бюджет за проектом буде перевищено на 513 грн., а терміни збільшаться майже на тиждень.

 

8.3. Після того, як проведено аналіз, треба підготувати відповідні звіти і тут виникає, особливо для великих проектів, досить поши­рена проблема перенасиченості інформацією, цифрами, коли ме­неджери проектів оперують сотнями показників, а комп'ютери видають сотні аркушів звітів щомісяця. Для організації відповід­ної системи звітування потрібно додержуватися таких принципів:

1. Система звітування має бути побудована таким чином, аби подавати менеджеру кожного рівня інформацію, релевантну його функціям і відповідальності, — не більше і не менше.

При підготовці звітів слід давати більш детальну додаткову інформацію та аналіз по тих показниках, де є відхилення від плану.

2.Систему інформування і звітування треба будувати у розрізі WBS і OBS. Більш докладна інформація надається по відхилен­нях для того, щоб сконцентрувати увагу і зусилля на проблемах, які справляють значний вплив на витрати й час виконання проекту.

3.Система інформування і звітування має ґрунтуватися на чіт­кій системі кодування у розрізі WBS, OBS, CBS. Це дає змогу у подальшому комбінувати і консолідувати необхідні показники (у розрізі робіт або підрозділів).

4.Основним елементом системи інформування і звітування під час здійснення контролю має бути звіт про витрати.

5. Потрібно побудувати систему звітів. Завдяки цьому керів­ництво компанії одержує консолідовані звіти по всіх проектах, що виконуються, замовники і партнери — звіти по відповідних проектах, менеджер групи креслень — по всіх проектах, у яких задіяно цю групу, і т. ін.

6. Система звітування має бути пристосованою до відстежування і виявлення джерела негативних відхилень.

Система контролю за змінами вирішує такі завдання:

§ визначає зміни відносно початкового обсягу;

§ прогнозує витрати, час і вплив цих змін на інші роботи;

§ фіксує інформацію щодо їх запровадження;

§ інформує про них вище керівництво;

§ запроваджує систему вирішення суперечностей з мінімаль­ними конфліктами.

Систему контролю за змінами інколи називають «прогнозуван­ням трендів», «контролем відхилень», «контролем за формами». Дуже важливо запровадити її якомога раніше. За цією системою готуються тижневі або місячні огляди на стадіях конструювання і постачань. Контроль здійснюється за допомогою оперативного звітування щодо змін та обговорювання їх необхідності і наслід­ків (стосовно затрат і часу) у колі провідних спеціалістів.

Для створення системи контролю за змінами треба зробити такі кроки:

1. Встановити початковий обсяг, специфікацію, параметри, визначити графік виконання проекту.

2. Визначати зміни стосовно до початкових показників, пові­домляти про них тих, кого це стосується, й оцінювати їхні нас­лідки.

3. Аналізувати, приймати або відхиляти ці зміни.

4. Запроваджувати ці зміни.

 

Контрольні питання.

1. Назвіть основну мету контролю проекту.

2. Який зміст контролю проекту?

3. Назвіть основні вимоги до системи контролю проекту.

4. Як побудувати ефективну систему контролю?

5. Які Ви знаєте методи аналізу виконання проекту?

6. Як управляти змінами в проекті?