Приёмка и обработка документов в бухгалтерии, хранение документов

Все документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются бухгалтерской обработке, т.е. проверяются:

- по существу – это проверка законности данной операции;

- по полноте заполнения – обращается внимание на то, чтобы все реквизиты в документе были заполнены;

- арифметически – т.е. проверяются все расчеты, делается таксировка документа (цена х количество).

После этого делается:

1) группировка однородных документов;

2) на каждом документе проставляется проводка;

3) документы записываются в учетные регистры.

Документы, которые прошли все стадии учетной обработки сохраняются в течение определенного времени. Для этого создаются архивы.

Различают архивы:

- текущий

- постоянный.

В текущем архиве хранятся документы за текущий год. Он обычно находится в помещении бухгалтерии. По истечении года документы сдают в постоянный архив.

Для постоянного архива отводят специальное помещение. Документы предварительно переплетают в особые папки и на каждой папке указывают: год, месяц, название документов, их номера и другие справки. Отдельно переплетают кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков и другие документы, по которым произведена выплата денежных средств.

Поступающие в архив дела регистрируют в архивной книге. Установлены сроки хранения документов. По истечении этих сроков особо важные документы сдают в государственный архив, а остальные уничтожают или сдают во вторсырье.

 

Документооборот и его этапы

Документооборот – это путь, который проходит документ с момента создания до сдачи в архив.

С целью рациональной организации документооборота разрабатываются графики документооборота, в которых указываются:

· наименование документа;

· структурное подразделение (где он создается);

· исполнители;

· лица, ответственные за оформление документа;

· порядок, место и время прохождения документа.

При составлении графиков документооборота учитываются особенности структуры и организации предприятия, а также автоматизация учета.

Правильно организованный документооборот:

§ исключает лишние операции;

§ повышает ответственность исполнителей за оформление документов;

§ сокращает сроки обработки информации, что повышает оперативность учета.

Целесообразно в бухгалтерии иметь должностные инструкции на каждого работника и эталон документооборота каждого первичного документа.

 

Инвентаризация, её значение, виды и порядок проведения

Инвентаризация – является одним из элементов метода бухгалтерского учета. Это проверка фактического наличия ТМЦ за определенный период и сверка с учетными данными.

Инвентаризации бывают:

1) плановые (контрольные).

Количество плановых инвентаризаций определяется в приказе об учетной политике, но их должно быть не менее одной инвентаризации в год (перед составлением годового отчета)

2) внеплановые.

Проводятся в следующих случаях:

- уход материально - ответственного лица в отпуск,

- смена материально – ответственного лица,

- стихийные бедствия,

- ограбления,

- переоценка ТМЦ,

- и т.д.

 

Порядок проведения инвентаризации

 

Основанием для проведения инвентаризации является приказ руководителя. Материально – ответственное лицо составляет материальный (товарный) отчет на момент инвентаризации и дает подписку до начала инвентаризации.

Затем комиссия приступает к подсчету, взвешиванию и измерению материальных ценностей.

Основной документ, который составляется при инвентаризации – инвентаризационная опись, куда комиссия записывает фактически имеющиеся ценности.

По окончании инвентаризации материально - ответственное лицо дает подписку, подтверждающую фактический остаток ценностей.