Понятие о должностных инструкциях и положениях об отделах и службах.

Определение понятия «должностная инструкция».

Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке.

Так, по смыслу части 2 статьи 64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него:

- профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации);

- личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель в праве предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:

- обязательны для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона (например, наличие российского гражданства, являющееся по смыслу п. 6, 7 ст. 16 Федерального закона от 27.07.04 № 79-Ф3 (ред. от.02.02.2006) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» обязательным условием для принятия на государственную службу, за исключением случаев, когда иное предусмотрено международным договором РФ);

- необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере).

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях - для руководителей структурных подразделений.

Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.

Они разрабатываются в целях обеспечения:

- взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями;

- исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций;

- четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);

- установления их меры ответственности.

Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом.

Положения об отделах и службах. Описание разделов.

В разделе "Общие положения" указываются точное название подразделения, его место в организационной структуре предприятия, степень самостоятельности, в чьем непосредственном подчинении находится данное подразделение, кто непосредственно руководит подразделением. Кроме того, здесь необходимо дать перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми отдел руководствуется в своей деятельности.
Раздел "Задачи" содержит формулировку основных задач подразделения, обеспечивающих эффективный вклад этой деятельности в выполнение задач, стоящих перед предприятием в целом. Особое внимание при этом необходимо обращать на взаимную согласованность формулировок задач для взаимосвязанных подразделений.
В разделе "Структура" излагается характеристика внутренней структуры подразделения. В данном разделе следует показать перечень звеньев, входящих в него, порядок распределения обязанностей между работниками подразделения.
Раздел "Функции" является основным разделом положения. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности данного подразделения. Функции должны быть четко сформулированы на основе глубокого изучения организационной деятельности в целом и необходимости распределения между внутренними звеньями подразделения всего объема работ, возложенных на данное подразделение. Кроме того, указывается степень самостоятельности подразделения в решении тех или иных вопросов.
Раздел "Права" содержит перечень прав, реализуемых руководителем и другими должностными лицами подразделения, необходимых для реализации возложенных на подразделение функций, в соответствии с установившимися разделением и кооперацией труда. Следует выделить специальные права подразделения, если оно наделено ими в отличие от других аналогичных подразделений (право самостоятельно распоряжаться определенными средствами и т.п.). Важно при изложении прав подразделения отразить их соответствие действующему законодательству, постановлениям правительства и вышестоящих органов, а также документам, регламентирующим деятельность внутри предприятия.
Не менее важным является раздел "Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия". В данном разделе определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления производственно-хозяйственной деятельности, взаимные обязательства, отражается характеристика входящей и исходящей документации (плановой, отчетной, аналитической и др.). При разработке раздела указываются наименование документации, периодичность представления, наименование подразделения, которое представляет данную информацию, а также наименование подразделения, получающее ее.
В разделе "Ответственность" с учетом особенностей работы подразделения отражается характеристика основных позиций, по которым руководитель подразделения несет личную ответственность за выполнение возложенных на подразделение задач, предусматриваемых данным положением, за достоверность документации, подготавливаемой подразделением, за правильность применения тех или иных инструкций, положений и т.п., за рациональную организацию труда исполнителей, за состояние трудовой дисциплины, за работу с кадрами.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых на данном предприятии, от сложившихся разделения и кооперации труда управленческих работников. Должностная инструкция - правовой акт, являющийся действенным средством управления и выполняющий регламентирующую и регулирующую роль. Должностные инструкции позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, исключить параллелизм в выполнении определенных трудовых функций, позволяет обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности сотрудников, служат нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
В целях наиболее рационального использования специалистов, повышения эффективности их труда и ответственности за порученное дело на предприятиях проводится аттестация руководящих работников, специалистов и служащих. Она должна содействовать дальнейшему улучшению подбора и подготовки кадров, повышению их деловой квалификации. В ходе аттестации определяются деловые качества работников, делаются выводы о их соответствии занимаемой должности.
Для проведения аттестации создается аттестационная комиссия. При этом от правильного подбора ее состава зависит объективность оценки деятельности аттестуемых. В аттестационные комиссии должны входить высококвалифицированные руководители и специалисты, представители общественных организаций предприятия, психологи, социологи.
Аттестационная комиссия должна дать оценку соответствия работника занимаемой должности и внести конкретные рекомендации о присвоении квалификационной категории, установлении размера должностного оклада, а также надбавок и доплат. Кроме того, аттестационной комиссией вносятся рекомендации о присвоении или снижении работникам классных званий, поощрении их за успехи в работе, зачислении в резерв на выдвижение на вышестоящие должности, переводе на другую работу и т.д.
Важнейшим документом при проведении аттестации является должностная инструкция. Основой для разработки должностных инструкций служат должностные квалификационные характеристики, приведенные в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции содержат общую часть, основные задачи и обязанности работника, его права, ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных прав.
В первом разделе - общей части - содержатся основные сведения о должности, наименование подразделения, в котором работает сотрудник, занимающий данную должность, нормативные документы, которыми он руководствуется в своей работе, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, внутридолжностное квалификационное категорирование (для специалистов).
Во втором разделе перечисляются должностные обязанности работника, вытекающие из задач и назначения данного подразделения. Важно, чтобы все функции, возложенные на подразделение, были отражены в должностных обязанностях его работников.
Следующий раздел содержит описание полномочий работника, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права работника, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право визирования документов, осуществление контроля.
В последнем разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей.
Таким образом, разработка положений об отделах и службах, должностных инструкций исполнителям играет важную роль в регулировании деятельности предприятия, рациональной организации труда работников, обеспечивает взаимоувязанное последовательное достижение целей, поставленных перед предприятием.

Глоссарий.

1) Производственная структура предприятия - состав образующих его участков, цехов и служб, формы их взаимосвязи в процессе производства продукции.

2) Рабочее место - неделимое в организационном отношении (в данных конкретных условиях) звено производственного процесса, обслуживаемое одним или несколькими рабочими, предназначенное для выполнения определенной производственной или обслуживающей операции (или их группы), оснащенное соответствующим оборудованием и организационно-техническими средствами.

3) Участок - производственное подразделение, объединяющее ряд рабочих мест, сгруппированных по определенным признакам, осуществляющее часть общего производственного процесса по изготовлению продукции или обслуживанию процесса производства.

4) Основное производство - часть производств, процесса предприятия, в ходе которого основные материалы превращаются в готовую продукцию.

5) Вспомогательное производство - часть производственной деятельности предприятия, необходимая для обслуживания основного производства и обеспечения бесперебойного изготовления и выпуска его продукции.

6) Обслуживающее производство - производство, вызванное необходимостью проведения технического контроля качества продукции, хода основных и вспомогательных процессов, осуществления внутризаводской транспортировки и пр.

7) Подсобное производство - цехи или участки промышленного предприятия, перерабатывающие отходы основного производства или выпускающие продукцию, не соответствующую специализации данного предприятия.

 

8) Побочное производство – цехи, в которых изготавливается продукция из отходов производства либо осуществляется восстановление использованных вспомогательных материалов для нужд производства.

 

9) Инфраструктура предприятия - это совокупность цехов, участков, хозяйств и служб предприятия, имеющих подчиненный вспомогательный характер и обеспечивающих необходимые условия для деятельности предприятия в целом.

10) Производственный процесс— сочетание предметов и орудий труда, а также живого труда в пространстве и во времени, функционирующих для удовлетворения потребностей производства.

11) Производственный цикл - один из важнейших технико-экономических показателей, который является исходным для расчета многих показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

12) Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника.

 

Список используемой литературы:

 

1) Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003;

2) Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995. - 480 с. ISBN 5-85173-039-0.

3) Р. А. Фатхутдинов. Производственный менеджмент: Учебник для вузов. 4-е изд. / СПб.: Питер, 2003. — 491 с: ил.

4) ПетроваА. Н. Стратегический менеджмент / СПб.: Питер, 2005. — 496 с: ил. — (Серия «Учебник для вузов»).

5) Карпей Т. В. Экономика, организация и планирование промышленного производства: Учебное пособие для учащихся ССУЗов. Издание 4-е испр. и доп. – Мн.: Дизайн ПРО, 2004. – 382 с.

6) Н. А. Сафронова Экономика организации (предприятия): учебник. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: 2006. – 618 с.

7) Предприятие: положения об отделах и службах, должностные инструкции. Справочное пособие