Тема 3. Организационная структура службы управления персоналом (СУП)

Во многих корпорациях западных стран руководителями служб управления персоналом являются вице-президенты. Благодаря высокому статусу руководитель департамента управления персоналом находится в курсе всех дел организации и знает об изменении ее политики и стратегии развития. Это позволяет оперативно вносить изменения в тактику работы с персоналом.

Построение структуры службы управления персоналом (далее СУП) зависит от ряда факторов внутренней и внешней среды организации. Набор функций, определяющий менеджерский состав каждого подразделения СУП находится в прямой зависимости от структуры целей управления персоналом предприятия. При этом важным фактором, оказывающим влияние на проектирование структуры СУП, является характеристика ситуации, сложившейся на рынке труда. Так, например, в условиях дефицита рабочей силы на рынке труда, приоритетное направление в деятельности по управлению персоналом может быть определено как развитие работников организации, а значит, в структуре СУП может быть выделена отдельная структурная единица (подразделение), выполняющая ряд функций по обучению и организации продвижения работников организации. В условиях высокой конкуренции на рынке труда, при возрастающей потребности организации в дополнительной численности работников акцент в деятельности по управлению персоналом может производиться на функциях набора и отбора, поэтому в подразделении, выполняющем соответствующие функции, может быть увеличен штат работников, могут быть также привлечены специалисты (имиджмейкер, психолог и др.). Подразделение, выполняющее приоритетные функции в управлении персоналом, может быть разбито на несколько отделов.

Ситуация 3. Проектирование департамента управления персоналом гостиницы "Z"

До прихода нового руководителя в гостинице "Z", как и в большинстве российских организаций, существовало традиционное отношение к СУП как штабной службе. Гостиница не имела долгосрочной стратегии управления персоналом. СУП выполняла только технические функции кадрового делопроизводства. Основные кадровые процедуры реализовались руководителями функциональных отделов и служб, которые самостоятельно разыскивали необходимых специалистов, заботились о повышении квалификации и готовили резерв на замещение, выполняя тем самым функции службы персонала.

По результатам кадрового аудита были выявлены следующие проблемы:
- несоответствие структуры организации задачам предприятия на современном этапе развития;
- невыполнение многих функций управления персоналом (отсутствие закрепления ключевых функций управления персоналом за сотрудниками);
- недоукомплектованность кадрового состава в целом и по уровням управления;
- несоответствие уровня подготовленности персонала требованиям деятельности;
- высокий коэффициент текучести кадров;
- незаинтересованность сотрудников в достижении общих целей организации.

Решено было реорганизовать структуру управления, создав СУП, полностью отвечающую современным требованиям организации и нацеленную на формирование, сохранение и развитие конкурентоспособности предприятия, в том числе на рынке труда.

В рамках общей стратегии организации топ-менеджерами были разработаны функциональные стратегии, в том числе и кадровая стратегия.

Был проведен анализ кадровой ситуации в регионе, который показал, что предприятие работало в условиях дефицита квалифицированной рабочей силы. Существенную долю регионального рынка профессий отрасли туризма и гостиничного хозяйства занимал рынок (сегмент) выпускников учебных заведений, что являлось возможностью для гостиницы. Однако при оценке потенциала данного сегмента можно отметить отсутствие у привлекаемых кадров практического опыта.

Многие учебные заведения осуществляли переподготовку специалистов данной отрасли, организовывали курсы повышения квалификации.

В таких условиях приоритетными становились следующие направления в работе с персоналом:
- повышение квалификации персонала;
- планирование карьеры работников;
- проблемы мотивации (удовлетворение потребности в стабильности, безопасности, социальном принятии); инициирование процесса разработки инновации.

Таким образом, на данном этапе была произведена структуризация целей управления персоналом. На следующем этапе проектирования СУП гостиницы "Z" руководителями был определен состав функций управления, позволяющих реализовать эти цели.

1. Система планирования:
- анализ состава и использования рабочей силы;
- контроль и оценка деятельности;
- разработка программ развития трудовых ресурсов.

2. Система набора и оценки персонала:
- отбор и расстановка персонала, основанные на анализе его квалификации и перспективе продвижения (роста) в организации;
- установление связей с организациями, работающими
на рынке труда и образовательными учреждениями.

3. Система адаптации персонала:
- организовывание устойчивых коммуникационных систем, охватывающих всех работников;
- создание процедур управления конфликтами;
- организация и координирование системы наставничества.

4. Мотивационная система:
- создание системы учета индивидуальных и групповых результатов;
- создание системы вознаграждения работников, с использованием объективных методов оценки труда и учетом инновационных решений в деятельности работника;
- создание системы поощрения выполнения новых и значительно измененных функций и работ;
создание программы формирования мотивационного потенциала работника на производительный труд;
создание программы поддержания корпоративной куль
туры.

5. Система развития персонала:
организация и координация расширения компетентности работника и его карьерного роста в организации;
- организация и координация системы оценки работы персонала линейными руководителями и системы обученияна рабочих местах;
- составление индивидуальных карьерных планов (личностного и служебного продвижения) всех работников;
- организация обучения и профессионального развития работников.

Для реализации указанных функций была спроектирована структура СУП гостиницы "Z" (рис. 1.1). Был определен состав кадровой службы и разработано штатное расписание. При планировании состава и количества персонала СУП топ-менеджерами гостиницы "Z" больший приоритет отдавался подразделениям, отвечающим за выполнение основных целей: мотивирование и развитие персонала.

Рис 1.1. Организационная структура службы управления персоналом гостиницы "Z"

Статус СУП гостиницы "Z" определяется специальным положением, которое включает:
- общие положения;
- функциональные обязанности;
- права;
- ответственность;
должностные обязанности всех работников службы. Положение предусматривает субординацию, порядок назначения и перемещения руководителей и специалистов, ответственность, корреспондирующуюся с правами, исполнение функций в компании (в соответствии с коммуникационной структурой).

Для правильной организации работы кроме положения СУП разработаны и другие регламентирующие документы (в соответствии с кадровой политикой) методички, инструкции, другие положения.

Важным этапом является определение бюджета расходов по СУП. При проектировании службы кадров гостиницы "Z" расходы распределены по следующим направлениям: затраты на содержание отдела, заработная плата персонала СУП: смета на корпоративные мероприятия; затраты на подбор, тестирование и обучение персонала.

Задание

1. Назовите этапы формирования СУП в организации.
2. Схематически представьте возможную СУП в той же организации при условии приоритетности в деятельности по управлению персоналом представленных ниже направлений (актуальных при проведении открытой кадровой политики в условиях высокой конкуренции на рынке труда):

-набор квалифицированного персонала, адаптация к специфике данного предприятия;
-создание благоприятного имиджа по реализации кадровой политики;
-повышение конкурентоспособности предприятия на рынке труда. Осуществите закрепление управленческих функций за сотрудниками каждого подразделения СУП.

3. Дайте характеристику документа "Положение депар тамента/отдела СУП" на примере гостиницы "Z".

4. Составьте возможную схему функциональных взаимо связей гостиницы "Z", отражающую горизонтальные связи функциональных подразделений аппарата управления с подразделениями СУП, в том числе функциональных взаимосвязей между подразделениями СУП

В табл. заносятся символы, отражающие степень участия функциональных подразделений в выполнении функций управления персоналом:
О отвечает за выполнение функции, организует ее выполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;
П представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения функции;
У участвует в выполнении данной функции;
С согласовывает подготовленный документ;
Р принимает решение, утверждает, подписывает.

Вопросы для обсуждения:
1. Понятие и задачи кадровой службы.
2. Структура кадровой службы,
3. Этапы формирования кадровых служб.
4. Профессиональная квалификация работников кадровых служб.
5. Влияние кадровой стратегии и политики на формирование и функционирование СУП.