Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема: операции над рабочими листами.↑ ⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 10 Содержание книги
Поиск на нашем сайте
Цель: изучить операции над рабочими листами, уметь связывать их при выполнении различных задач. Теоретические сведения Взаимосвязанные таблицы удобно размещать на отдельных листах одной рабочей книги. При этом устраняется потребность запоминания имен многочисленных файлов, более упорядоченными и упрощенными становятся операции над таблицами. Каждая создаваемая новая рабочая книга состоит из определенного числа рабочих листов (по умолчанию 16). Их количество изменяется в зависимости от установки по команде Сервис > Параметры, вкладка Общие. В ряде случаев требуется ввести одни и те же данные в несколько рабочих листов или одинаково отформатировать определенные диапазоны ячеек. При этом эффективным оказывается предварительное выделение этих рабочих листов. После выделения группы листов можно приступить к вводу данных в ячейки активного листа. Все вводимые данные появятся в таких же ячейках выделенных листов. Аналогичный образом будут действовать операции по форматированию ячеек. В Excel существует возможность связывания рабочих листов. С ее помощью можно, например, свести воедино значения разных таблиц на одном рабочем листе. Прямое связывание Для ссылки из таблицы, расположенной на Листе 1, на данные таблицы, расположенной на Листе 2, надо в ячейке таблицы Листа 1 указать абсолютный адрес ячеек с данными Листа 2, в виде: Лист2!$А$1. Если нужно сослаться на данные, расположенные в незагруженном файле (другой рабочей книге), то нужно задать полный путь местонахождения файла: =D:\ EXCEL\[PRIMER]ЛИCT 2!$N$20, где ЛИСТ2! — имя рабочего листа в одинарных кавычках, [PRIMER] — имя рабочей книги. Консолидация данных Данные, расположенные в различных областях одного рабочего листа, на различных рабочих листах или в различных рабочих книгах, могут быть сведены вместе путем их консолидации. В Microsoft Excel существуют следующие методы консолидации данных: • по расположению, если данные во всех сводимых областях • по категориям (именам), если сводимые области отличаются Чтобы консолидировать данные, сначала необходимо определить область местоназначения для размещения результатов консолидации информации. Область местоназначения может быть выбрана на любом рабочем листе или в любой рабочей книге. Если необходимо рассчитать промежуточные суммы в таблице, например, вычислить итоги по продаже каждого из товаров, перечисленных в таблице, то удобно воспользоваться следующей процедурой: • отсортировать таблицу по столбцу, содержащему группы, по • установить курсор в любую ячейку этого столбца; • задать команду Данные > Итоги; • в поле При каждом изменении в указать столбец с группами, • в поле Использовать функцию указать СУММА; • в перечне Добавить итоги по указать столбцы, значения в которых должны быть просуммированы; • нажать кнопку ОК. Для скрытия или высвечивания входящих в итоги промежуточных данных нажать кнопку с номером уровня (чем выше номер, тем больше детализирующей информации отображается на экране). Для скрытия детализирующих данных по определенной группе нажать кнопку «—» (минус) слева от данной группы. Нажатие кнопки «+» (плюс) приводит к высвету детализирующей информации по группе. Для удаления полученных таким образом итогов установить курсор в любую ячейку столбца, содержащего группы, задать команду Данные – Итоги и нажать кнопку Убрать все. Для анализа данных используются различные приемы. Пусть имеется формула, которая прямо или косвенно зависит от некоторого параметра. Задача состоит в определении такого значения этого параметра, которое позволяет получить нужный результат формулы. В таком случае используют подбор параметра Математическая суть задачи состоит в решении уравнения f(x) = а, где функция f(x) описывается заданной формулой, х — искомый параметр, а — требуемый результат формулы. Пусть имеется формула, которая зависит от некоторых переменных. Задача состоит в определении результатов формулы при различных значениях этих переменных. Математическая сущность задачи состоит в табулировании функции. Эта задача является обратной к задаче подбора параметров. Анализ выполняется при помощи таблицы подстановки данных, поиска решений, диспетчера сценариев и др. Таблица подстановки данных представляет собой блок ячеек, в котором выводятся результаты подстановки различных значений переменных в одну или несколько формул. Анализ может проводиться для функций с одной переменной или для функций с двумя переменными. Причем в случае одной переменной можно табулировать сразу несколько функций, зависящих от этой переменной. Средства Microsoft Excel позволяют создавать и сохранять в виде сценариев наборы входных значений, приводящих к различным результатам. Сценарий — это множество входных значений, называемых изменяемыми ячейками, которое можно сохранить под указанным именем, а затем применить к модели рабочего листа, чтобы проследить, как значения изменяемых ячеек влияют на другие значения модели. Для каждого сценария можно определить до 32 изменяемых ячеек. Программа Поиск решения является инструментом оптимизации. С помощью этой программы можно найти оптимальное или заданное значение некоторой ячейки путем подбора значений нескольких ячеек, удовлетворив нескольким граничным условиям. Целевая ячейка — это ячейка, для которой нужно найти максимальное, минимальное или заданное значения. Изменяемые ячейки — это ячейки, от которых зависит значение целевой ячейки. Целевая ячейка должна содержать формулу, прямо или косвенно зависящую от изменяемых ячеек. Поиск решения подбирает значения изменяемых ячеек до тех пор, пока не будет найдено решение. Ограничение — это условие, накладываемое на некоторую ячейку. Ограничения могут быть наложены на любые ячейки таблицы, включая целевую ячейку и изменяемые ячейки. С помощью программы Поиск решения можно создать три типа отчетов по результатам, полученным при успешном завершении процедуры решения. Каждый отчет создается на отдельном листе текущей рабочей книги. Для создания отчета надо в диалоговом окне Результаты поиска решения выбрать нужный тип отчета в поле Тип отчета. Можно выбрать сразу несколько типов (при выделении нескольких строк используется клавиша <Ctrl>). Типы отчетов: • Результаты — отчет содержит целевую ячейку, список из • Устойчивость — отчет содержит сведения о степени зависимости модели от изменений величин, входящих в формулы, применяемые в задаче (формулы модели и формулы ограничений). • Пределы — выводится целевая ячейка и ее значение, а также
Задание 1. Изучите прием связывания листов. 2. Выполните консолидацию данных. 3. Подведите промежуточные итоги в таблице. 4. Изучите способы анализа данных. 5. Выполните предложенное упражнение. Технология работы 1. Связывание рабочих листов таблицы Определить процентное отношение ячеек, содержащих числовые значения, к общему числу ячеек. 1.1. На листе 1 в ячейке В6 введите число 3. 1.2. Перейдите на рабочий Лист 2 (щелкнув левой кнопкой по ярлыку) и в ячейке А1 введите формулу: =Лист 1!$В$6/5*100. В ячейке А1 Листа 2 получим 60. 2. Консолидация данных Консолидация по расположению При использовании этого способа данные во всех консолидируемых областях должны располагаться идентично. Для консолидации следует выполнить действия в такой последовательности. 2.1. На новом листе создайте итоговую таблицу, структура которой соответствует сводимым таблицам. Установите курсор в верхнюю левую ячейку области, где будут располагаться значения консолидируемых данных. 2.2. Задайте команду Данные –Консолидация. 2.3. В окне Консолидация в поле Функция укажите нужную функцию (например, СУММА). 2.4. Установите курсор в поле Ссылка, в каждой из сводимых таблиц поочередно с помощью мыши выделяйте диапазон подлежащих консолидации данных (без имен-категорий!) и в окне Консолидация нажмите кнопку Добавить. Если результат консолидации должен изменяться при изменении исходных данных, в окне Консолидация следует включить параметр Создавать связи с исходными данными. Консолидация по категориям (именам) В данном случае не обязательным является одинаковое расположение данных в сводимых областях (они могут располагаться даже на одном рабочем листе, но обязательно должны иметь одинаковые имена-категории сводимых диапазонов). Для выполнения консолидации по категориям необходимо: 2.5. Установите курсор в верхнюю левую ячейку области, где будут 2.6. Задайте команду Данные – Консолидация. 2.7. В окне Консолидация в поле Функция укажите нужную функцию (например, СУММА). 2.8. В наборе флажков Использовать в качестве имен следует установить флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: подписи верхней строки, значения левого столбца или подписи верхней строки и значения левого столбца одновременно. 2.9. Установите курсор в поле Ссылка, поочередно на каждом листе с помощью мыши определяйте подлежащие консолидации данные (вместе с именами-категориями!) и в окне Консолидация нажмите кнопку Добавить. Если результат консолидации должен изменяться при изменении исходных данных, в окне Консолидация следует включить параметр создавать связи с исходными данными. Примечание: Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию. Если метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы. 3. Подведение промежуточных итогов в таблице 3.1. Создайте рабочую книгу из трех листов. Присвойте первому листу имя «Январь», второму — «Февраль», третьему — «Итого». 3.2. Выделите все листы и введите шапку таблицы. 3.3. Снимите выделение листов и внесите необходимые изменения в 3.4. Введите заголовки и заполните данными таблицу 1 (рис. 1), на листе «Январь», а таблицу 2 (рис. 2) — на листе «Февраль».
Рис.1. Справка по объемам эмиссии ГКО и доходах бюджета за январь
Рис. 2. Справка по объемам эмиссии ГКО и доходах бюджета за февраль 3.5. Выполните все необходимые расчеты следующим образом: • графа «Доходы бюджета» = графа «Выручка» — графа «Погашено» • графа «Средняя взвешенная цена» = графа «Выручка» / графа «Эмиссия» * 100. 3.6. Рассчитайте суммы итогов за январь и февраль методом автосуммирования. 3.7. Перейдите на лист «Итого», введите заголовок «Итоговая таблица». 3.8. Для получения итогов по каждой ценной бумаге выполните консолидацию по категориям (в качестве имен используются значения левого столбца). 3.8. Рассчитайте общие суммы по каждой графе для листа «Итого». 3.9. На листе «Февраль» рассчитать промежуточные итоги по каждому выпуску ГКО. 4. Анализ данных Подбор параметра Дано уравнение Х^2 + 3*Х - 2=А, где А — требуемый результат формулы; X — искомый параметр. Определить такое значение параметра X, при котором А будет равно 20. 4.1. Введите в ячейку А4 указанную формулу. В формуле сделайте ссылку на ячейку, в которой условно находится параметр X. 4.2. Задайте команду Сервис –Подбор параметра. 4.3. В поле Установить в ячейке указажите А4 (по умолчанию в это поле вводится адрес текущей ячейки). 4.4. В поле Значение введите — 20. 4.5. В поле Изменяя значение ячейки укажите адрес ячейки, в которой должен находиться параметр X. После выполнения команды в изменяемой ячейке появится значение параметра X, при котором результат формулы равняется заданной величине. При этом будет пересчитана вся таблица, т.е изменятся значения, прямо или косвенно зависящие от изменяемого параметра. Подбор параметра можно выполнять графически, перетаскивая точки данных на диаграмме. Таблицы подстановки данных Анализ формулы начинается с подготовки таблицы подстановки: 1. Левую верхнюю ячейку блока, отведенного под таблицу, оставить пустой. 2. В левый столбец блока, начиная со второй ячейки, последовательно ввести значения варьируемой переменной. 3. В верхнюю строку блока, начиная со второй ячейки, ввести Допускается и другая ориентация таблицы, когда значения варьируемой переменной вводятся в первую строку, а анализируемые формулы — в первый столбец блока. 4. Выделить таблицу подстановки (в ячейки, расположенные 5. В меню Данные выбрать команду Таблица подстановки. 6. Если значения варьируемой переменной расположены в столбце, то надо щелкнуть по полю Подставлять значения по строкам в и ввести в это поле адрес изменяемой ячейки (т.е. ячейки, которая играет роль варьируемой переменной в формуле). Если значения варьируемой переменной расположены в строке, то адрес изменяемой ячейки вводится в поле Подставлять значения по столбцам. 7. Щелкнуть по кнопке ОК. Таблица будет заполнена значениями. В случае анализа зависимости формулы от двух переменных таблица подстановки подготавливается по-другому: 1. В левую верхнюю ячейку блока, отведенного под таблицу, ввести ссылку на ячейку с анализируемой формулой. 2. В левый столбец блока, начиная со второй ячейки, последовательно ввести значения одной из варьируемых переменных. 3. В верхнюю строку блока, начиная со второй ячейки, ввести Выделить таблицу подстановки. 5. В меню Данные выбрать команду Таблица подстановки. 6. В поле Подставлять значения по строкам в ввести ссылку на 7. В поле Подставлять значения по столбцам в ввести ссылку на 8. Щелкнуть по кнопке ОК. Таблица будет заполнена значениями. Диспетчер сценариев Чтобы создать сценарий, следует: 1. В меню Сервис выбрать команду Сценарии. 2. Щелкнуть по кнопке Добавить. Откроется окно Добавление сценария. 3. В поле Название сценария ввести имя сценария. 4. В поле Изменяемые ячейки ввести ссылки на изменяемые ячейки. Несколько ссылок отделяются друг от друга точками с запятыми. Ссылки можно ввести с клавиатуры или выделить их на рабочем листе. Несмежные ячейки добавляются при нажатой 5. Щелкнуть по кнопке ОК. 6. В открывшемся диалоговом окне Значения ячеек сценария ввести значения каждой изменяемой ячейки. 7. Для создания других сценариев щелкнуть по кнопке Добавить (откроется диалоговое окно Добавление сценария) и повторить пункты 3—6. Для завершения работы с Диспетчером сценариев щелкнуть по кнопке ОК, а затем — по кнопке Закрыть. Рекомендуется сохранить в качестве сценария первоначальные значения изменяемых ячеек, чтобы потом можно было быстро восстановить эти значения. Для просмотра сценария нужно: 1. В меню Сервис выбрать команду Сценарии. 2. В поле Сценарии выделить имя сценария, который необходимо просмотреть. 3. Щелкнуть по кнопке Вывести. Вместо пунктов 2 и 3 можно дважды щелкнуть по имени нужного сценария. Чтобы отредактировать сценарий, надо: 1. В меню Сервис выбрать команду Сценарии. 2. В поле Сценарии выделить имя сценария, который необходимо отредактировать. 3. Щелкнуть по кнопке Изменить. 4. Внести необходимые изменения: можно изменить имя сценария, изменяемые ячейки, значения изменяемых ячеек. 5. Для завершения работы с Диспетчером сценариев щелкнуть Для создания итогового отчета по сценариям следует: 1. В меню Сервис выбрать команду Сценарии. 2. Щелкнуть по кнопке Отчет! 3. Выбрать тип отчета: Структура или Сводная таблица. В отчете типа Структура перечислены все сценарии с определенными для них значениями ячеек. Этот тип отчета полезен тогда, когда каждый пользователь определяет сценарий со своими данными. Отчет типа Сводная таблица предоставляет возможность эмпирического анализа сценариев. Этот тип отчета полезен тогда, когда сценарий имеет несколько наборов значений изменяющихся ячеек, заданных различными пользователями; с помощью сводных таблиц можно выполнить анализ для разных комбинаций сценариев. 4. В поле Ячейки результата ввести ссылки на ячейки, значения которых надо представить в отчете. В качестве разделителя ссылок используется запятая. Ссылки можно ввести с клавиатуры или выделить их на рабочем листе. Несмежные ячейки добавляются при нажатой клавише <Ctrl>. Итоговые отчеты создаются на отдельных листах. Поиск решения Чтобы запустить процедуру поиска решения, надо: 1. В меню Сервис выбрать команду Поиск решения. Откроется диалоговое окно Поиск решения. 2. В поле Установить целевую ячейку ввести ссылку на ячейку, в которой нужно получить максимальное, минимальное или заданное значения. 3. В поле Изменяя ячейки ввести ссылки на изменяемые ячейки. (Если щелкнуть по кнопке Предположить, то Поиск решения самостоятельно определит изменяемые ячейки). 4. Для задания ограничений щелкнуть по кнопке Добавить. 5. В открывшемся диалоговом окне следует: • в поле Ссылка на ячейку ввести ссылку на ячейку, содержащую формулу, которая определяет ограничение; формула должна прямо или косвенно зависеть от одной или нескольких изменяемых ячеек; • во втором поле выбрать оператор ограничения (>,<, = и т.д.); • в поле Ограничение ввести значение ограничения. 6. Для задания следующего ограничения щелкнуть по кнопке Добавить и повторить операции пункта 5. 7. Когда все ограничения будут заданы, щелкнуть по кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Поиск решения. 5. Изменять и удалять ограничения можно с помощью кнопок Изменить и Удалить. 9. С помощью кнопки Параметры можно задать: максимальное время решения; предельное число итераций; относительную погрешность; допустимое отклонение; сходимость; метод поиска. Если известно, что решаемая задача линейная (т.е. зависимости между переменными линейны), то следует включить режим Линейная модель: процесс решения значительно ускорится. Для возврата в диалоговое окно Поиск решения щелкнуть по кнопке ОК. 10. Для инициализации процедуры поиска решения щелкнуть по кнопке Выполнить. Полученные результаты будут выведены на рабочий лист. После завершения процедуры решения в диалоговом окне Результаты поиска решения можно выполнить один из следующих вариантов: • сохранить найденное решение или восстановить исходные значения на рабочем листе; • сохранить параметры поиска решения в виде модели; • сохранить решение в виде сценария; • просмотреть любой из встроенных отчетов. Текущие установочные параметры для поиска решения можно сохранить в виде модели. Для этого надо в диалоговом окне Параметры поиска решения щелкнуть по кнопке Сохранить модель и указать на рабочем листе область для сохранения модели (можно указать только верхнюю ячейку области). При сохранении модели запоминаются целевая ячейка, изменяемые ячейки, ограничения и параметры поиска решения. Чтобы впоследствии загрузить модель, надо щелкнуть по кнопке Загрузить модель в диалоговом окне Параметры поиска решения. (Диалоговое окно Параметры поиска решения открывается при щелчке по кнопке Параметры в диалоговом окне команды Сервис > Поиск решения). Найденные решения (значения изменяемых ячеек) можно сохранить в качестве сценария. Для этого нужно: 1. В диалоговом окне Результаты поиска решения выбрать Сохранить сценарий. 2. В поле Название сценария ввести имя сценария. Просмотреть сценарии можно с помощью команды Сервис – Сценарии. Упражнение 1. Создайте таблицу, отображающую результаты хозяйственной деятельности предприятия. В строках таблицы разместите следующие показатели: сезонный фактор, объем сбыта, доход от оборота, себестоимость реализованной продукции, валовая прибыль, затраты на зарплату, затраты на рекламу, накладные расходы, валовые издержки, прибыль, коэффициент прибыльности, цена, себестоимость. В столбцах таблицы разместить значения этих показателей для каждого квартала, а также суммарные значения за год. Формулы и константы для расчетов: Объем сбыта = 35 х Сезонный фактор х V Затраты на рекламу + 3000. Доход от оборота = Объем сбыта х Цена. Себестоимость реализованной продукции = Объем сбыта х Себестоимость. Валовая прибыль = Доход от оборота — Себестоимость реализованной продукции. Накладные расходы =15% дохода от оборота. Валовые издержки = Затраты на зарплату + Затраты на рекламу + Накладные расходы. Прибыль = Валовая прибыль — Валовые издержки. Коэффициент прибыльности = Прибыль / Доход от оборота. Сезонный фактор: для I квартала — 0,9; для II — 1,1; для III — 0,8; для IV квартала — 1,2. Затраты на зарплату: для I квартала — 8000 р.; для II — 8000 р.; для III — 9000 р.; для IV квартала — 9000 р. Затраты на рекламу для каждого квартала — по 10000 р. Цена — 40 р.; себестоимость — 25 р. 2. Отформатируйте таблицу: ячейкам, содержащим денежные величины, назначьте денежный формат; ячейкам строки Коэффициент прибыльности назначьте процентный формат; расчертите таблицу линиями. 3. С помощью программы Поиск решения определите величину затрат на рекламу, обеспечивающую максимальную прибыль в I квартале. Сохраните установки задачи в виде модели. После просмотра результата восстановите исходные значения. 4. Определите величину затрат на рекламу для каждого квартала, обеспечивающую максимальную прибыль за год. Сохраните установки задачи в виде модели. После просмотра результата восстановите исходные значения. 5. Определите величину затрат на рекламу для каждого квартала, обеспечивающую максимальную прибыль за год при ограничении суммарной величины расходов на рекламу за год 40000 р. Сохраните установки задачи в виде модели. После просмотра результата восстановите исходные значения. 6. Измените ограничение, установив верхний предел расходов на рекламу за год 50000 р. Сохраните установки задачи в виде модели. После просмотра результата восстановите исходные значения. 7. Сохраните в качестве сценария первоначальные значения величин затрат на рекламу в каждом квартале. 8. Загрузите каждую модель и сохраните результаты в качестве сценариев. Просмотрите все созданные сценарии. 9. Загрузите каждую модель и создайте отчеты по результатам поиска решения. 10. Восстановите первоначальные значения с помощью первого сценария.
Работа №11 Тема: Работа со списками.
Цель: изучить операции над списками, уметь использовать списки как базы данных, организовывать поиск данных по какому-либо критерию при решении различных задач. Теоретические сведения
Список — определенным образом сформированный на рабочем листе Excel массив данных со столбцами и строками. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи — одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки. Для ведения больших, постоянно пополняющихся списков, для удобства их заполнения, а также для организации поиска данных по какому-либо критерию в Excel используются формы (маски данных), в которых отображаются значения только одной записи. На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно. В списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка. Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные. Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку. Фильтрация данных позволяет выбрать из списка только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию и в случае необходимости проанализировать их отдельно от всего списка. В отфильтрованном списке на экран выводятся только те записи, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные записи оказываются скрыты. В Microsoft Excel можно использовать для фильтрации данных как команду Автофильтр, так и команду Расширенный фильтр. В большинстве случаев достаточно команды Автофильтр, однако если нужно использовать сложные критерии для выборки данных или поместить результат фильтрации в отдельную область рабочего листа, следует воспользоваться командой Расширенный фильтр. Созданная для Расширенного фильтра область критериев может быть использована для вычисления значений списка, удовлетворяющих данным критериям с помощью специальных функций списка. При использовании пункта Условие можно задавать до двух Библиотека Excel содержит тринадцать встроенных функций списков (баз данных), позволяющих получить информацию из списка или произвести в нем необходимые вычисления. При этом некоторые из этих функций соответствуют уже известным Excel-функциям таблицы (например, БДСУММ(ШСписок; Поле; Критерий поиска), БСЧЕТ (Список; Поле; Критерий поиска), ДМАКС(Список; Поле; Критерий поиска) и др.), но являются более гибкими, так как в них можно указывать определенные критерии. Во всех функциях обслуживания баз данных первый параметр представляет собой ссылку на диапазон списка, второй параметр — ссылку на адрес, имя или содержимое ячейки с названием столбца в списке, к данным которого применяется данная функция, последний параметр представляет собой ссылку на критерии поиска. Excel вычисляет результат функции для значений из обозначенного столбца списка, перебирая при этом только те записи, которые отвечают критерию поиска. Если область критериев состоит из заглавной строки и пустой строки критериев поиска, т.е. не имеет элементов и поэтому не представляет никаких ограничений, то обрабатываются все записи списка. Для удобства работы с функциями баз данных следует заранее присвоить имена диапазонам ячеек, содержащим данные списка (включая заглавную строку) и область критериев. Расчетные формулы, содержащие функции баз данных, целесообразнее вводить в ячейки из той области рабочего листа, которая не будет в дальнейшем мешать дополнению и расширению списка. Сводные таблицы предоставляют еще один способ обработки больших списков данных. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информацию, благодаря ее возможности одновременно выполнять различные операции (подведение итогов, сортировку и фильтрацию).
Задание 1. Потренируйтесь выполнять предложенные операции над списками. 2. Создайте сводные таблицы. 3. Выполните упражнение. Технология работы 1. Создание списка (базы данных) Для создания списка с помощью формы (маски ввода): 1.1. Сформируйте заглавную строку списка. В каждом столбце 1.2. Щелкните на любой из ячеек заглавной строки и выберите 1.3. В открывшемся диалоговом окне, содержащем поля, название и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов введите данные в каждое поле. Ширина полей соответствует самому широкому столбцу заголовка. Для перехода между полями можно пользоваться указателем мыши, либо клавишами <Таb> — для перехода вниз и <Shift><Tab> — для перехода вверх. 1.4. Нажмите кнопку Добавить для помещения значений данной записи в список и введите следующую запись. Для завершения процесса ввода данных нажмите кнопку Закрыть. 2. Поиск записей в списке Для того чтобы в большой таблице найти записи, удовлетворяющие некоторому условию: 2.1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные > Форма. Нажмите кнопку Критерии. 2.2. Введите критерии поиска в одно или несколько полей записи. Так, для поиска всех фамилий, начинающихся на букву А, достаточно в поле фамилии набрать А. Для поиска записей с величиной оклада, большей 500000, в поле оклада следует ввести >500000. 2.3. Нажимайте кнопки Назад и Далее, либо кнопки полосы прокрутки для поиска записей, отвечающих установленному критерию. 2.4. Для задания нового критерия поиска нажмите кнопку Очистить. 3. Редактирование записей с помощью формы 3.1. Для исправления значений (но не формул) в любом поле записи: 3.2. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные – Форма. 3.3. Найдите требуемую запись с помощью кнопок Назад и Далее. Отредактируйте запись. Нажмите кнопку Закрыть. 4. Удаление записей с помощью формы Для удаления записи: 4.1. Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные–Форма. 4.2. Найдите требуемую запись и нажмите кнопку Удалить. 4.3. Подтвердите удаление нажав ОК. Нажмите кнопку Закрыть. 5. Добавление записей При использовании диалогового окна команды Форма вновь создаваемые записи заносятся в конец списка. Для добавления записи внутрь списка: 5.1. Установите курсор в строку, перед которой будет вставлена 5.2. Выберите команду Вставка – Строка и введите в нее соответствующие значения. 6. Фильтрация списка Выбор элементов списка с помощью автофильтра Для отображения только тех данных списка, которые удовлетворяют некоторому критерию с использованием автофильтра следует воспользоваться следующей последовательностью действий: 6.1. Установите курсор в любую ячейку списка, задайте команду 6.2. Нажмите на кнопку со стрелкой в том столбце, по которому 6.3. Выберите любой элемент из списка. 6.4. Для восстановления всех записей списка задайте команду Данные – Фильтр –Показать все или же в раскрывающемся списке автофильтра выберите пункт Все. Для отмены фильтрации необходимо повторно выбрать команду Данные – Фильтр – Автофильтр. Фильтрация списка с использованием сложных критериев В данном случае должна быть выполнена следующая процедура: 6.5 Создайте область критериев таким образом, чтобы она не мешала дополнению и расширению списка. Область критериев представляет собой минимум 2 строки, в первой из которых содержатся названия полей из заглавной строки списка, а в остальных строках указываются критерии поиска. Для установки нескольких критериев для одного поля (логическое И), в интервал критериев должно быть включено несколько столбцов с названием этого поля. Если на экран надо вывести записи, удовлетворяющие одному из критериев (логическое ИЛИ), то ввод условий производится в разные строки одного столбца. 6.6. Установите курсор в любую ячейку списка и задать команду 6.7. Включите параметр Фильтровать список на месте, если результат фильтрации будет располагаться на том же месте, где и сам список или параметр Скопировать результат в другое место, если результат нужно поместить в целевую область. Целевую область также следует располагать так, чтобы избежать конфликтов с частями таблицы, выделенными подсписок и критерии. В первой строке целевой области следует привести имена полей, содержимое которых нужно увидеть в найденных записях (порядок и количество полей может быть произвольным). 6.8. В поле Диапазон критериев укажите диапазон тех ячеек, где размещается область критериев. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Поделиться: |
Познавательные статьи:
Последнее изменение этой страницы: 2016-12-28; просмотров: 390; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!
infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.16.135.226 (0.011 с.)