Заключительный (конечный) абзац

Конечный абзац содержит в заключении намерения, надежды и ожидания отправителя о действиях в будущем, то есть он подводит итог тому, что обсуждалось и дает перспективу тому, что нужно предпринять.

 

Полезные обороты и фразы

We look forward to trading with you to the mutual benefit of our companies.	С интересом ожидаем развития торговли с Вами к взаимной выгоде обеих сторон.
We hope to establish fruitful business relations with your company.	Надеемся установить с Вашей фирмой полезные деловые отношения.
We hope that you will act as requested.	Надеемся, что Вы поступите, как мы Вас просим.
We look forward to hearing from you soon.	С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем.
Your prompt (early) reply will be appreciated.	Мы будем Вам благодарны за Ваш скорый ответ.

 

Не рекомендуется писать заключительный абзац в форме причастного оборота потому что: во-первых, такая форма умаляет значение данного абзаца, во-вторых, это уже устаревшая форма, и в-третьих, очень часто в этой форме допускается ошибка, так как пишущий забывал добавить главное предложение и причастный оборот повисал в воздухе, не выражая того важного сообщения, которое должно передаваться заключительным абзацем.

Заключительная формула вежливости

Это просто вежливая форма окончания письма. Используемые обороты должны соответствовать ситуации, а также вступительному обращению.

Общепринятая форма (официальная):

Уважаемый господин! Dear Sir(s)

Уважаемая госпожа! Dear Madam

С уважением Yours faithfully

 

Менее официальная форма (между людьми, которые знают друг друга, и для придания деловому письму дружеского оттенка):

 

Уважаемый господин Браун! Dear Mr Brown

Уважаемая госпожа Браун! Dear Mrs Brown

Искренне Ваш – Yours sincerely

 

Для выражения большей теплоты, чем предыдущий оборот:

 

Уважаемый господин Попов! Dear Mr Popov

Многоуважаемая миссис Смит! My Dear Mrs Smith

Искренне Ваш – Yours very sincerely

Обороты типа «Faithfully yours, Sincerely yours, Truly yours» употреблять не рекомендуется (хотя они иногда еще бытуют в американских деловых письмах).

 

Подпись

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

Под заключительной формулой вежливости (выше подписи) прописными буквами печатается название фирмы или организации, за которую автор подписывает письмо. Если автор подписывает письмо от имени и по поручению компании или другого лица, употребляются слова «по доверенности» («per pro.» short of per procurationem – по доверенности) перед названием компании или фамилией. Человек, подписывающий письма за кого-то, уполномочивается на это официальным юридическим документом (доверенностью).

Иначе употребляется выражение «За и от имени» перед фамилией лица или перед названием фирмы.

Если письмо подписывается лицом от имени компании, оно должно быть написано в первом лице множественного числа.

Или можно выразить это иначе:

Если письмо пишется от первого лица множественного числа, то после заключительной формулы вежливости следует печатать название фирмы (В/О).

НАПРИМЕР:

С уважением,	Yours faithfully
За В/О «Продинторг»	for V/O “Prodintorg”
(И.Павлов)	(I.Pavlov)
Директор	Director
ИЛИ
С уважением,	Yours faithfully
от имени «Ориентал Трейдинг Ко. Лтд»	per pro. THE ORIENTAL TRADING CO.LTD
Ф. Говард	F.Howard
Секретарь	Secretary

 

Приложения и постскриптумы

Если к письму есть приложение (приложения), отметка о его наличии печатается в левом нижнем углу бланка под подписью либо полностью «Приложение» («Enclosure»), либо сокращенно Enc. (но не четыре буквы как все еще печатают в наших организациях, хотя это и устарело).

До этой отметки или после нее цифрой обозначается количество приложений, если их больше одного, а также перечисляются названия посылаемых документов и указывается общее количество листов (количество экземпляров).

НАПРИМЕР:

Приложение: Спецификация №13/45 Specification No.13/45

Приложение: (3) Счет-фактура (5л.) (3) Invoice

Коносамент Bill of Lading

Страховой полис Insurance Policy (6 pages)

(на 6 листах)

Отметка о направлении копии (копий) в другие адреса дается под отметкой о приложении:

Копия: Торгпредство России в Англии	Copy: Russian Trade Delegation
Копии: Московский банк	c.c. Moscow Bank
Торгпредство России в Англии	Russian Trade Delegation

 

Постскриптум допускается лишь в особых случаях, а не как обычное завершение письма, тогда, когда после написания письма поступила информация, подлежащая немедленной передаче. В противном случае это является признаком плохой организации письма. Постскриптум сокращается до двух букв PS, после которых точка не ставится. Вторая приписка обозначается PPS.

Надписи на конверте

Air Mail – авиапочтой

Urgent – срочное

Express – экспресс

Registered – заказное

Private – личное

Confidential – конфиденциально

To be called for – до востребования

Please forward – направить далее

By hand – нарочным

 

ПРИМЕРЫ ПИСЕМ НА РАЗЛИЧНЫЕ ТЕМЫ