Заголовок к тексту письма. 11

Первый абзац письма. 12

Текст письма. 13

Заключительный (конечный) абзац. 15

Заключительная формула вежливости. 16

Подпись. 16

Приложения и постскриптумы.. 17

Надписи на конверте. 18

2. ПРИМЕРЫ ПИСЕМ НА РАЗЛИЧНЫЕ ТЕМЫ.... 18

СORRESPONDENCE RELATING TO PRICES. 18

2.2. CORRESPONDENCE RELATING TO GUARANTEES
AND ELIMINATION OF DEFECTS. 23

CORRESPONDENCE ON INSURANCE.. 25

2.4. CORRESPONDENCE ON FORCE-MAJEURE [CIRCUMSTANCES] 25

CORRESPONDENCE ON CLAIMS AND ARBITRATION.. 25

2.6. CORRESPONDENCE ON CARRYING OUT DESIGN
AND SURVEY WORKS. 27

CORRESPONDENCE ON SENDING RUSSIAN SPECIALISTS ABROAD.. 28

CORRESPONDENCE ON TRAINING LOCAL PERSONNEL. 29

CORRESPONDENCE ON THE DELIVERY OF EQUIPMENT. 30

CORRESPONDENCE RELATING TO COOPERATION ON.. 30

CORRESPONDENCE PERTAINING TO THE DELIVERY OF SPARE PARTS 32

CORRESPONDENCE ON PROVISION OF MEDICAL SERVICES. 33

CORRESPONDENCE RELATING TO EXECUTION OF CIVIL AND ERECTION WORKS. 33

CORRESPONDENCE ON TENDERING.. 34

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ.. 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 RESUME.. 55

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ТЕМАТИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ. 57

Запросы.. 57

Предложения. 57

Заказы и контракты.. 57

Исполнение контрактов. 60

Претензии и их урегулирование. 61

Задержка в поставке. 61

Претензия, связанная с повреждением товара. 63

Претензия на низкое качество товара. 63

Претензии из-за поставки несоответствующего товара. 64

Претензия из-за недопоставки товара. 64

Агенты и агентские соглашения. 65

Реклама. 66

6. ТЕСТЫ... 67

Formal and informal letter. 67

Talking on the phone. 69

Writing emails. 73

Writing references. 75

Writing CVs. 78

Types of legal contracts. 81

Vocabulary. 84

 

Введение

Данный практикум предназначен для тех, кто, так или иначе, связан с работой по развитию внешнеэкономических связей в области коммерческой деятельности. Оно может быть использовано в системе высших учебных заведений и специализированных коммерческих школ, где целевой установкой обучение языку является приобретение навыков письменной речи в сфере делового (коммерческого общения) на факультетах и в институтах., повышения квалификации, и для самостоятельного обучения лицами, владеющими английским языком, которым необходимо усовершенствовать его в области коммерческой коммуникации.

Целью предлагаемого практикума является оказание реальной практической помощи все тем, кому приходиться заниматься коммерческими вопросами, так как практикум позволяет приобрести соответствующий необходимый лексический минимум знания для осуществления деловой коммуникации и коммерческой деятельности.

Практикум состоит из двух частей, заданий для самостоятельной подготовки, приложений и тематического англо-русского словаря.

Первая часть (вводная) является справочной и дает последовательное описание делового письма: написание и оформление даты, адреса, вступительного обращения, заголовка к тексту письма, текста письма, заключительного абзаца, заключительной формулы вежливости, подписи, приложений и постскриптумов.

Во второй части практикума предлагаются примеры деловых писем на различные темы. Тематика деловых писем охватывает все стороны коммерческой деятельности. В этой части представлена переписка по: вопросам цены контракта; вопросам форм, расчетов и условий платежа; вопросам гарантий и устранению дефектов; вопросам страхования и форс-мажорных обстоятельств; вопросам рекламаций и урегулированию претензий; вопросам командирования специалистов; вопросам подготовки кадров; вопросам поставки оборудования; вопросам сотрудничества (с агентскими фирмами); вопросам транспортных операций; вопросам рекламы. Все представленные деловые письма включают в себя общепринятые стандартные обороты и являются типовыми, что ускоряет процесс коммуникации и позволяет использовать их с большой экономией времени. На основе работы с конкретными письмами происходит накопление и повторение деловой (коммерческой) лексики, фразеологии и структур (штампов), которые представлены в первой части практикума.

Неотъемлемым компонентом практикума являются задания, предлагаемые для самостоятельного перевода, которые должны использоваться после прохождения соответствующего материала, представленного в первой и второй части данного практикума.

В приложении I даются образцы написания резюме и биографии на английском языке. В приложении II предлагается тематический словарь, который состоит из лексических единиц, обычно представляющих определенные трудности. Словарь отражает следующие темы: запросы; предложения; заказы и контракты; исполнение контрактов; претензии и их урегулирование; агенты и агентские фирмы; реклама.

Практическая ценность и актуальность материала, представленного в практикуме, состоит в том, что элементы словарного запаса, необходимого для написания делового письма, дают студентам возможность работы с литературой в сфере бизнеса, а также помогают освоить структуру делового письма в рамках профессиональной подготовки.

СТРУКТУРА ПИСЬМА

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей.

1. Даты

2. Внутреннего адреса

3. Вступительного обращения

4. Заголовка к тексту

5. Начального абзаца

6. Текста письма

7. Конечного (заключительно) абзаца

8. Заключительной формы вежливости

9. Подписи

10. Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса.

 

Дата

В английских деловых письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении.

ПРИМЕР: 2 апреля 2001 года.

2^nd Apr. 2001.

Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано выше.

January – Jan.

February – Feb.

March – Mar.

April – Apr.

June – Jun.

July – Jul.

August – Aug.

September – Sep.

October – Oct.

November – Nov.

December – Dec.

 

В американских деловых письмах дата пишется иначе.

Например: Apr 2, 2001.

Читается: April second, nineteen ninety.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуждение, так как в США обозначается сначала месяц, затем день и год.

Например: 9.2.2001.

Значит: second of September 2001.

 

Внутренний адрес

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали.

Messrs (множественное число от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо любых званий и лишь когда это товарищество.

НО:

Sir James Brown & Co.,

14, Manor Gardens,

LONGBURY,

Hants

 

The Brown Electrical Co.,

26, Exton Square,

LONDON, W.C. 3.

 

Dr John Duncan & Co.,

22, Green Lane,

SLEAFORD, Lincs.

 

Отметим, что в практике внешнеторговых объединений МВЭС наблюдается неправильное употребление Messrs в обращении к любым фирмам, в том числе публичным и частным зарегистрированным компаниям.

Messrs никогда не употребляется при обращении к зарегистрированной компании, будь то публичная или частная компания. Рекомендуется направлять корреспонденцию непосредственно тому должностному лицу, для которого она предназначена, то есть директору-распорядителю, коммерческому директору (заведующему отделом сбыта), управляющему экспортными операциями и т.д. В таком случае указывается название фирмы без обращения к ней. Оно становится частью адреса точно так же, как название улицы или города.

Если мы не знаем, кто конкретно будет заниматься нашей корреспонденцией, рекомендуется адресовать письма секретарю компании, поскольку в соответствии с “Companies Act” все фирмы обязаны иметь секретаря компании.

Письма мужчинам можно адресовать, в зависимости от того, как сам человек подписывает свои письма.

К незамужним женщинам и девушкам можно обращаться: «Мисс» («Miss»). К замужним женщинам – «Миссис»: «Миссис М(ария) Браун» («Mrs M(ary) Brown»); прежде нужно было обязательно указывать имя мужа: «Миссис Т(омас) Браун» («Mrs T(homas) Brown»).

Когда неизвестно, замужняя или незамужняя женщина, к которой Вам нужно обратиться, вместо «Мисс» и «Миссис» стало употребляться «Мс» («Ms»). Когда Вы сомневаетесь, употребляйте «Мисс». Если Вы не уверены, какого пола человек, которому Вы пишете, употребляйте «Мистер» («Mr»).

Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, оно может быть направлено в организацию (например, в торгпредство или на фирму), которая может передать или переслать ему это письмо. В таких случаях перед названием организации (торгпредства, фирмы) пишутся слова «Сare of» (=in care of), которые означают «на попечение», т.е. по адресу, через.

ПРИМЕР

Mr F. Popov,

C/O The Trade Delegation of

Russia,

32, Highgate West Hill,

London, N.6,

England

 

После названия фирмы в адресе указывается номер дома и название улицы, затем название города и графства.

В отношении больших городов Великобритании указание графств не обязательно, что касается небольших городов, обозначение графства в адресе обязательно, особенно потому, что названия небольших городов повторяются (например, в Великобритании существуют два Ричмонда, один – в графстве Суррей, а другой – в графстве Йоркшир).

В Великобритании при написании почтового адреса рекомендуется писать название города прописью, затем мелко название графства, затем почтовый код (система которых недавно введена в стране). Написание кода в адресе ускоряет доставку и позволяет обрабатывать почту с помощью автоматов.

Когда письма посылаются в другие страны, нужно всегда писать название страны, даже если это столица страны. Существует, например, Лондон в Англии, а также в Канаде, Бостон в Англии, а также в Америке, Триполи – в Ливии и в Ливане, Блэнтайер – в Шотландии и в Малави.

По той же причине, когда посылаются письма в Америку, нужно обязательно указывать название штата после названия города:

CHICAGO Ill. (Illinois); PENNSYLVANIA, VA. (Virginia)

После же названия города Нью-Йорк нужно обязательно указать название штата: Нью-Йорк или Нью-Джерси.

Для обеспечения сбалансированного расположения, а также чтобы легче было использовать конверты с прозрачным «окном» для адреса, допустимо расположение внутреннего адреса в нижнем левом углу письма.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: «Вниманию г-на …» («Attention of …»), затем печатается фамилия данного лица, поскольку эти слова не входят в состав самого письма.

Вступительное обращение

(Приветствие)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме (хотя это и не рекомендуется, но очень часто делается), форма приветствия будет «Господа» («Dear Sirs»), если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет: «Ув. г-н» или «Ув. г-жа» («Dear Sir» или «Dear Madam») (эта форма употребляется как при обращении к замужним, так и к незамужним женщинам). Таковы обычные приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen».

Если же они употребляют английские формы обращения, они ставят после них двоеточие вместо запятой.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте: «Ув. г-н» («Dear Sir»). Если получатель письма Вам известен лично, или же если Ваша фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более теплую и более дружественную форму обращение «Ув. г-н Браун!» («Dear Mr Brown!»).

 

Заголовок к тексту письма

Заголовок к тексту письма дает содержание письма (его тему), тем самым давая возможность получателю сразу понять о чем письмо. Он помещается, поскольку является частью письма, сразу после вступительного обращения в середине страницы. Перед заголовком сначала писали слово: Кас., которое означало «касательно, относительно» (от латинского «по делу»). В настоящее время это считается устаревшим, и больше не употребляется. Иногда употребляется указанная форма, означающая «о» (чем-либо). Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях рекомендуется его писать заглавными буквами.

Однако, этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы знать, о чем будут речь в письме.

НАПРИМЕР

Dear Sir,

Abt: Order No.342 of 3^rd Apr., 2001

Dear Madam,

YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 2001

Dear Mr Brown,

Abt: the arrival of our inspectors

Первый абзац письма

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление, удивление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

 

Полезные обороты и фразы

a) In reply to your letter of 2^nd Mar. this year we would like to inform you … (=we are writing to inform).	а) В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что…
We thank you for your letter dated 3^rd Jun. and write to tell you…(wish to inform you…)	Благодарим за Ваше письмо (датированное) от 3 июня и сообщаем Вам, что …
b) We are sorry to have to remind you…	b) К сожалению нам приходится напоминать Вам, что
To your regret we shall have to…	К сожалению мы вынуждены…
We regret to inform you that…	С сожалением сообщаем Вам, что…
c) We are glad to inform you…	c) С удовольствием сообщаем Вам,
We are happy to tell you… что…	С удовольствием сообщаем Вам,
We are pleased to inform you…	Мы с удивлением узнали, что…
We are surprised to learn that …	Мы с удивлением узнали, что…
Further to our letter of 3^rd Jun …	В дополнение к нашему письму от 3 июня…
With reference to (=Referring to …) the enquiry of 4^th July, 199…	Ссылаясь на запрос от 4 июля 199…г.
We refer to you Order No.256 and	Мы ссылаемся на Ваш заказ №256 и…
We have received your letter dated13^th Mar….	Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта…
We thank you for the letter of 13^th Mar…

Текст письма

Его содержание (то, что сообщается). Письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу, если в нем затронуто несколько вопросов, оно может требовать внимания разных отделов, кроме того, это усложняет его подшивку.

Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых естественных, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых, многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством.

Чтобы письмо легче воспринималось и в какой-то мере было более привлекательным, необходимо делить его на абзацы с тем, чтобы каждый абзац содержал одну мысль, подчеркивал ту или другую сторону вопроса или давал дополнительную подробность.

Если несколько абзацев посвящены одной теме, они должны быть связаны между собой, т.е. каждый последующий абзац, характеризующий обсуждаемый вопрос с другой стороны, должен естественно вытекать из предыдущего. Это достигается либо нумерацией абзацев, либо использованием связующих слов, таких как:

however, still, yet, but – однако, все же, но

nevertheless – тем не менее

otherwise – иначе, в противном случае

on the contrary – наоборот

again – и еще

also, in addition, besides – кроме того

so, therefore, in this way – поэтому, таким образом

in short – короче говоря

as a result – в результате

on the other hand – с другой стороны

and some others – и некоторые другие.

Если письмо длинное, абзацы могут иметь заголовки, которые печатаются обычными или заглавными буквами. После заголовков можно ставить точку, двоеточие или тире.

Если заголовки печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца.

Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы.

Вторая и последующая страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма).

В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия и инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Кроме оборотов и фраз, выражающих сожаление, благодарность и другое отношение автора письма, данных выше, могут быть полезными следующие обороты:

 

1) To express apologies and regrets	1) Для выражения извинения и сожаления
We regret being unable to…	Сожалеем, что мы не можем…
Unfortunately we cannot…	К сожалению, мы не можем
Please accept our apologies for…	Просим принять наши извинения за…
We express our apology that …	Извините нас за…
We offer (make) our apology…	Мы приносим свои извинения…
2) To express gratitude	2) Для выражения благодарности
We would be very much obliged…	Мы были бы весьма признательны…
I shall be grateful to you…	Мы будем Вам благодарны…
We shall appreciate it if…	Мы будем Вам признательны, если…
We are indebted to the Chamber of Commerce and Industry for your address.	Мы обязаны за Ваш адрес торгово-промышленной палате.
We owe your address to … a certain compаny	Мы обязаны за Ваш адрес … такой-то фирме
3)To express request	3) Для выражения просьбы
Please let us know…	Просим Вас сообщить нам…
We would ask (request) you to …	Мы просили бы Вас…
We’d be obliged if…	Мы были обязаны, если бы …
We’d be glad to have your latest catalogue	Мы были бы рады получить Ваш последний каталог
Kindly inform us of the position of the оrder	Просим Вас ставить нас в известность о ходе выполнения заказа.
4) To express confirmation	4)Для выражения подтверждения
We confirm our consent to the alterations	Подтверждаем свое согласие с данными изменениями.
Please acknowledge receipt of our invoice	Просим Вас подтвердить получение нашего счета-фактуры