Полномочия, ответственность, делегирование

Понятие ОСУ.

Организационная система управления – это внутреннее строение органов управления, с характерными для них прямыми, обратными и многосторонними взаимосвязями.

Каждая организация создает свою ОСУ. ОСУ различаются друг от друга по различным критериям:

- сложностью, то есть степенью разделения деятельности по различным функциям;

- формализацией, т.е. той степенью, в которой прописаны основные правила и процедуры;

- соотношением централизации и децентрализации в управлении.

Решающим фактором формирования ОСУ является разделение труда в сфере управления. Связи между элементами структуры (работниками, отделами, подразделениями и др.) могут быть вертикальными и горизонтальными.

Горизонтальные связи (межфункциональные или кооперационные) носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;

Вертикальные связи – это связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, вертикальные связи бывают линейными и функциональными.

Линейные связи основаны на принципе единоначалия. При линейной оргструктуре управления руководители подразделений низших ступеней непосредственно подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него. Руководитель, таким образом, несет полную ответственность за результаты деятельности подчиненных ему подразделений. Доминирующим принципом построения линейной структуры служит вертикальна иерархия, обеспечивающая простоту и четкость подчинения. Функциональные связи — это связи, при которых руководитель принимает решения, касающиеся деятельности организации только в одной из функциональных сфер (например, в финансовой, инновационной или производственной). У каждого работника, таким образом, оказывается несколько руководителей, которым он подчиняется лишь в вопросах, находящихся в их компетенции. Разделение линейных и функциональных полномочий, особенно в условиях глубокой специализации производства, обеспечивает высокое качество принимаемых решений.

В ОСУ выделяют 3 вида персонала:

- линейный – руководители, которые отвечают за деятельность всей организации либо подразделения;

- штабной - специалисты, призванные повышать эффективность работы менеджеров линейных подразделений, их полномочия ограничиваются советами;

- функциональный - работники, поддерживающие деятельность организации и работу линейных менеджеров.

Принципы формирования ОСУ:

1) Принцип единства распорядительства и персональной ответственности;

2) Установления точных границ между линейными и функциональными руководителями;

3) Распространенности контроля;

4) Соответствия прав, обязанностей и ответственности должностного лица;

5) Гибкости и экономичности.

 

Виды ОСУ

В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический.

Бюрократическая ОСУ разработана М.Вебером в 1900г. Основные характеристики структуры: четкое разделение труда; иерархическое управление, при котором нижестоящие подчиняются вышестоящим; наличие формальных правил и норм поведения персонала; дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей; подбор кадров по деловым и профессиональным качествам.

Таким образом, главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность.

Органические ОСУ возникли как антипод бюрократической организации (60-е гг.).

В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой организации труда. Основные черты:

- решения принимаются на основе обсуждения;

- творческий подход к работе;

- правила работы формулируются в виде принципов, а не установок;

- совместная работа по достижению общей цели, а не личных целей;

- распределение работ между сотрудниками не по должности, а по характеру решаемых проблем;

- готовность к инновациям.

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

- линейная;

- функциональная;

- линейно-функциональная;

- матричная;

- дивизиональная;

- множественная.

Линейная ОСУ. Каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию.

Преимуществами такой структуры можно назвать:

- Простое построение

- Однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности

- Жесткое руководство органами управления

- Оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

- Затруднительные связи между инстанциями

- Концентрация власти в управляющей верхушке

- Сильная загрузка средних уровней управления.

Функциональная ИСУ.

Д- директор; ФН - функциональные начальники; И - исполнители

 

Реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления

Основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.

Преимущества:

- Сокращение звеньев согласования

- Уменьшение дублирования работ

- Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью

нижестоящих уровней

- Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение

конкретных функций

К недостаткам:

- Неоднозначное распределение ответственности

- Затруднённая коммуникация

- Длительная процедура принятия решений

- Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как

каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.

Линейно-функциональная ИСУ -ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Д- директор; ФН - функциональный начальники; ФП - функциональные

подразделения; ОП - подразделения основного производства.

Преимущества:

- снижение загрузки линейных руководителей

- повышение качества подготовки решений за счет привлечения узких специалистов

- улучшение горизонтальных связей.

Минусы:

- опасность конфликта

- нечеткость процедуры принятия решений

- увеличение штатов.

Матричная ОСУ

Рис. Матричная структура управления по проектам

Характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой - руководитель программы или направления).

Плюсы:

- гибкость и адаптивность;

- четкое распределение обязанностей, полномочий по проектам

- хозяйственная и административная самостоятельность проектных программ

- благоприятная атмосфера для реализации коллективного стиля управления

Минусы:

- высокие требования к руководителям;

- ослабление персональной ответственности за счет того, что она заменяется коллективной

Дивизиональная ОСУ

Плюсы:

- адаптивность;

- четкое разграничение ответственности;

- разгрузка высшего руководства.

Минусы:

- затратность за счет дублирования функций;

- сложность осуществления единой политики;

- разобщенность персонала.

Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах – линейно-функциональная или матричная.

 

Принципы проектирования ОСУ

Элементы:

1. Определение состава подразделений

2. Распределить задачи и функции по подразделениям

3. Распределяем ответственность, полномочия и права

4. Проектирование коммуникаций – определение кто с кем и по каким вопросам должен вступать во взаимодействие

5. Построение документооборота

Подходы к проектированию ОСУ по Мескону:

1. Осуществить деление организации по горизонтали на широкие блоки, которые соответствуют направлениям деятельности организации и способствуют достижению стратегической цели. Решить, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие-штабными.

2. Определить соотношение полномочий, прав и обязанностей для конкретных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3. Определить должностные обязанности каждого работника в должностных инструкциях.

Проблемы, которые необходимо решить при проектировании:

- Формализация управления (степень формализации)

- Уровень принятия решений

- Системность ОСУ

Реализация системности ОСУ понимается как:

· Не упущение ни одной управленческой задачи

· Взаимоувязка задач, функций, ответственности между всеми звеньями как по горизонтали, так и по вертикали

· Учет степени централизации и децентрализации управления

Полномочия, ответственность, делегирование

Организация как функция менеджмента представляет собой процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения целей.

Невозможно понять организационный процесс без предварительного понимания делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности.

Делегирование - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Сущность состоит в том, что при помощи делегирования руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения общей цели.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована.

Каждый элемент структуры управления организацией – подразделения или отдельная должность – является носителем управленческих полномочий, то есть совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Выделяют несколько видов управленческих полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчетные, согласительные.

Распорядительные полномочия могут быть линейными и функциональными. Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Функциональные полномочия осуществляются в условиях косвенных связей. Для сокращения единства управления, или единоначалия, которое обеспечивается подчинением исполнителей только одному (линейному) руководителю, содержание и объем полномочий строго регламентируются.

Рекомендательные полномочия заключаются в том, что их обладатели при необходимости могут дать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям по каким-либо узким вопросам. Но эти советы не являются обязательными для исполнения и не носят инициативный характер.

Координационные полномочия связаны с выработкой и принятием совместных решений (комиссии, комитеты – временные и постоянные).

Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей.

Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных и функциональных полномочий.

 

Управленческие полномочия неотделимы от ответственности. Различают 2 вида ответственности: общая (создание условий, которые необходимы для выполнения той или иной деятельности) и функциональная (связана с выполнением конкретной работы).

Управленческие полномочия и ответственность должны соответствовать друг другу. Так, превышение полномочий по сравнению с соответственностью порождает свободу для административного произвола.

5 причин нежелания руководителей делегировать полномочия (по У.Ньюмену):

- заблуждение («Я сделаю это лучше»);

- отсутствие способности руководить;

- отсутствие доверия к подчиненным;

- боязнь риска;

- отсутствие выборочного контроля для предупреждения руководства о возможной опасности.

Понятие ОСУ.

Организационная система управления – это внутреннее строение органов управления, с характерными для них прямыми, обратными и многосторонними взаимосвязями.

Каждая организация создает свою ОСУ. ОСУ различаются друг от друга по различным критериям:

- сложностью, то есть степенью разделения деятельности по различным функциям;

- формализацией, т.е. той степенью, в которой прописаны основные правила и процедуры;

- соотношением централизации и децентрализации в управлении.

Решающим фактором формирования ОСУ является разделение труда в сфере управления. Связи между элементами структуры (работниками, отделами, подразделениями и др.) могут быть вертикальными и горизонтальными.

Горизонтальные связи (межфункциональные или кооперационные) носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;

Вертикальные связи – это связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, вертикальные связи бывают линейными и функциональными.

Линейные связи основаны на принципе единоначалия. При линейной оргструктуре управления руководители подразделений низших ступеней непосредственно подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него. Руководитель, таким образом, несет полную ответственность за результаты деятельности подчиненных ему подразделений. Доминирующим принципом построения линейной структуры служит вертикальна иерархия, обеспечивающая простоту и четкость подчинения. Функциональные связи — это связи, при которых руководитель принимает решения, касающиеся деятельности организации только в одной из функциональных сфер (например, в финансовой, инновационной или производственной). У каждого работника, таким образом, оказывается несколько руководителей, которым он подчиняется лишь в вопросах, находящихся в их компетенции. Разделение линейных и функциональных полномочий, особенно в условиях глубокой специализации производства, обеспечивает высокое качество принимаемых решений.

В ОСУ выделяют 3 вида персонала:

- линейный – руководители, которые отвечают за деятельность всей организации либо подразделения;

- штабной - специалисты, призванные повышать эффективность работы менеджеров линейных подразделений, их полномочия ограничиваются советами;

- функциональный - работники, поддерживающие деятельность организации и работу линейных менеджеров.

Принципы формирования ОСУ:

1) Принцип единства распорядительства и персональной ответственности;

2) Установления точных границ между линейными и функциональными руководителями;

3) Распространенности контроля;

4) Соответствия прав, обязанностей и ответственности должностного лица;

5) Гибкости и экономичности.

 

Виды ОСУ

В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический.

Бюрократическая ОСУ разработана М.Вебером в 1900г. Основные характеристики структуры: четкое разделение труда; иерархическое управление, при котором нижестоящие подчиняются вышестоящим; наличие формальных правил и норм поведения персонала; дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей; подбор кадров по деловым и профессиональным качествам.

Таким образом, главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность.

Органические ОСУ возникли как антипод бюрократической организации (60-е гг.).

В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой организации труда. Основные черты:

- решения принимаются на основе обсуждения;

- творческий подход к работе;

- правила работы формулируются в виде принципов, а не установок;

- совместная работа по достижению общей цели, а не личных целей;

- распределение работ между сотрудниками не по должности, а по характеру решаемых проблем;

- готовность к инновациям.

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

- линейная;

- функциональная;

- линейно-функциональная;

- матричная;

- дивизиональная;

- множественная.

Линейная ОСУ. Каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Два руководителя не могут непосредственно связываться друг с другом, они должны это сделать через ближайшую вышестоящую инстанцию.

Преимуществами такой структуры можно назвать:

- Простое построение

- Однозначное ограничение задач, компетенции, ответственности

- Жесткое руководство органами управления

- Оперативность и точность управленческих решений

Недостатки:

- Затруднительные связи между инстанциями

- Концентрация власти в управляющей верхушке

- Сильная загрузка средних уровней управления.

Функциональная ИСУ.

Д- директор; ФН - функциональные начальники; И - исполнители

 

Реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления

Основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи.

Преимущества:

- Сокращение звеньев согласования

- Уменьшение дублирования работ

- Укрепление вертикальных связей и усиление контроля за деятельностью

нижестоящих уровней

- Высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение

конкретных функций

К недостаткам:

- Неоднозначное распределение ответственности

- Затруднённая коммуникация

- Длительная процедура принятия решений

- Возникновение конфликтов из-за несогласия с директивами, так как

каждый функциональный руководитель ставит свои вопросы на первое место.

Линейно-функциональная ИСУ -ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Д- директор; ФН - функциональный начальники; ФП - функциональные

подразделения; ОП - подразделения основного производства.

Преимущества:

- снижение загрузки линейных руководителей

- повышение качества подготовки решений за счет привлечения узких специалистов

- улучшение горизонтальных связей.

Минусы:

- опасность конфликта

- нечеткость процедуры принятия решений

- увеличение штатов.

Матричная ОСУ

Рис. Матричная структура управления по проектам

Характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один - линейный, другой - руководитель программы или направления).

Плюсы:

- гибкость и адаптивность;

- четкое распределение обязанностей, полномочий по проектам

- хозяйственная и административная самостоятельность проектных программ

- благоприятная атмосфера для реализации коллективного стиля управления

Минусы:

- высокие требования к руководителям;

- ослабление персональной ответственности за счет того, что она заменяется коллективной

Дивизиональная ОСУ

Плюсы:

- адаптивность;

- четкое разграничение ответственности;

- разгрузка высшего руководства.

Минусы:

- затратность за счет дублирования функций;

- сложность осуществления единой политики;

- разобщенность персонала.

Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах – линейно-функциональная или матричная.

 

Принципы проектирования ОСУ

Элементы:

1. Определение состава подразделений

2. Распределить задачи и функции по подразделениям

3. Распределяем ответственность, полномочия и права

4. Проектирование коммуникаций – определение кто с кем и по каким вопросам должен вступать во взаимодействие

5. Построение документооборота

Подходы к проектированию ОСУ по Мескону:

1. Осуществить деление организации по горизонтали на широкие блоки, которые соответствуют направлениям деятельности организации и способствуют достижению стратегической цели. Решить, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие-штабными.

2. Определить соотношение полномочий, прав и обязанностей для конкретных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3. Определить должностные обязанности каждого работника в должностных инструкциях.

Проблемы, которые необходимо решить при проектировании:

- Формализация управления (степень формализации)

- Уровень принятия решений

- Системность ОСУ

Реализация системности ОСУ понимается как:

· Не упущение ни одной управленческой задачи

· Взаимоувязка задач, функций, ответственности между всеми звеньями как по горизонтали, так и по вертикали

· Учет степени централизации и децентрализации управления